Häufig ist die Ursache einer niedrigen Teilnehmerzahl nicht die Veranstaltung selbst, sondern eine ungenügende Kommunikation mit der Zielgruppe.
Wer kennt es nicht: Man hat ein Event sorgfältig von vorne bis hinten geplant, keine Kosten und Mühen gescheut und trotzdem bleibt die erwartete Teilnehmerzahl aus.
Ein volles Haus dank mehr Teilnehmer
1. Zielgruppe definieren
Seien Sie sich ihre Zielgruppe bewusst! Handelt es sich um die eigenen Mitglieder? Oder bieten Sie eine Veranstaltung für externe Teilnehmer an? Die Art der Zielgruppe beeinflusst direkt die Ansprache sowie die Vermarktung Ihrer Veranstaltung.
2. Frühzeitig planen
Dieser Punkt ist selbsterklärend und dennoch essentiell. Je früher Sie mit der Planung beginnen, desto länger bieten Sie den Teilnehmern die Möglichkeit sich zu registrieren. Software-Lösungen helfen Ihnen hierbei bereits in frühen Phasen Serienveranstaltungen zu erstellen und Teilnehmer zu informieren.
3. Digital registrieren
Ein Großteil der Teilnehmer wird eine online Anmeldung gegenüber einer traditionellen jedoch veralteten offline Anmeldung bevorzugen. Beispielsweiße ermöglicht digitales Veranstaltungsmanagement Ihren Teilnehmern es sich komfortabel außerhalb von Öffnungszeiten zu registrieren.
4. Den Anmeldeprozess angenehm gestalten
Der Anmeldeprozess stellt einen wesentlichen Knackpunkt zur Erhöhung der Teilnehmerzahl dar. Eine unübersichtliche und komplizierte Eingabemaske führt nicht selten zum Abbruch einer Anmeldung – insbesondere bei Veranstaltungen für externe Teilnehmer. Eine geeignete Software begleitet den zukünftigen Teilnehmer während des gesamten Buchungsvorganges. Die Software sollte ein Vor- und Zurückspringen während der Buchung erlauben, eine Anpassung der Buchung ermöglichen und die resultierende Rechnung stets sichtbar darstellen.
5. Soziale Medien nutzen
Posten, teilen, sharen und twittern Sie was das Zeug hält. Soziale Medien bieten sich regelrecht an, um Ihre Veranstaltung viral zu verbreiten und dadurch direkt mit Ihren Teilnehmern zu kommunizieren – insbesondere durch das Teilen in den Netzwerken bereits angemeldeter Teilnehmer.
6. Teilnehmer binden
Erhöhen Sie die Verbindlichkeit an der Teilnahme durch das Bezahlen per Vorkasse. Wichtig dabei: Um diesen Prozess effizient zu gestalten sollten Sie einfache Bezahlmethoden, wie z.B. PayPal oder Kreditkarte, integrieren. Software-Lösungen unterstützen Sie auch hier bei der Integration dieser Bezahlmethoden!
7. Digital verwalten – Teilnehmerzahl erhöhen
Ein letztes Mal noch: Nutzen Sie für die Planung und Durchführung Ihrer Veranstaltung eine geeignete Software. Dadurch können automatisch Teilnehmerlisten erstellt werden und Sie behalten stets den Überblick über Ihre Veranstaltungen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit direkt mit allen angemeldeten Teilnehmern zu kommunizieren, z.B. im Falle von Änderungen oder für das Verschicken von Tickets. Denn am Ende, ist der Kunde immer noch der König!
