Wer geschickt Teilnehmerdaten abfragt, erleichtert den Anmeldeprozess für die Teilnehmer sowie die Kommunikation im Zuge der Veranstaltungsplanung!
Vorname? Nachname? E-Mail-Adresse? Jeder kennt dieses Spiel. Ohne die Angabe von persönlichen Teilnehmerdaten würden Veranstaltungs- und Schulungsanmeldungen schwierig werden.
Nur wer fragt wird schlauer!
2 Sichtweisen: Teilnehmer und Veranstalter
Aus Sicht der Teilnehmerinnen und Teilnehmer kann die Abfrage von persönlichen Daten allerdings zu einem anstrengenden Prozess werden: Wie alt sind Sie? Sind sie Vegetarier/in? Haben Sie Unverträglichkeiten? Wenn Ja, welche? Und so weiter und so fort … Andererseits können geeignet formulierte Fragen, die zusätzlich zu Name und Kontaktdaten weitere Informationen erfragen, die Veranstaltungsplanung stark vereinfachen. Wenn Sie z.B. ein Chor-Seminar planen, gibt ihnen die Frage nach der Stimmlage die erforderliche Übersicht, ob sich für Ihren Kurs bereits genügend Teilnehmer angemeldet haben. Durch spezifisch gestellte Fragen können Sie zudem im Vorhinein gezielt mit einzelnen Teilnehmergruppen per E-Mail kommunizieren.
Unsere 5 Tipps zur Abfrage von Teilnehmerdaten
Damit Sie Ihre Mitglieder und Teilnehmer beim Anmeldeprozess nicht verlieren und dennoch genügend relevante Daten erfragen, haben wir ein paar Tipps für Sie gesammelt:
1. Nur notwendige Daten abfragen
Überlegen sie sich im Vorfeld, welche Daten sie wirklich brauchen. Zusätzliche Informationen helfen ihnen bei der Event-Planung, kein Teilnehmer will sich jedoch ausgequetscht fühlen während der Anmeldung.
2. Optional statt verpflichtend
Essentielle Daten können bei der Anmeldung als verpflichtende Angaben markiert werden. Lassen sie den Teilnehmern jedoch den Freiraum zusätzliche und nicht unbedingt notwendige Informationen optional anzugeben.
3. Vorfreude steigern
Eine geschickte Fragestellung mit zusätzlichen Informationen erhöht das Erlebnis und die Vorfreude der Teilnehmer bereits während der Anmeldung. Die Frage „Hätten Sie lieber eine vegetarische Alternative für das 3-Gänge Menü am Abend?“ weckt schließlich mehr Interesse als „Sind Sie Vegetarier/in?“.
4. Erklärungen angeben
Geben sie bei zusätzlichen Fragen einen kurzen Hinweis, warum sie diese Daten benötigen: „Bitte nennen Sie uns Ihr Geburtsjahr, damit wir Sie im Voraus in eine geeignete Gruppe einteilen können.“
5. Freie Textfelder nutzen
Für spezielle Informationen, die in der Regel nur wenige Teilnehmer betreffen bietet sich ein freies Textfeld an (z.B. bei Nahrungsunverträglichkeiten). So ersparen Sie dem Großteil der Teilnehmer das Ankreuzen von zu vielen Fragen.
Fazit
Egal ob es sich um eine Mitgliederversammlung, einen Rhetorik-Kurs, ein Coaching-Seminar oder eine Konzertreihe handelt: Bei der Veranstaltungsanmeldung müssen elementare Teilnehmerdaten vom Nutzer abgefragt werden. Nur mit diesen Daten lassen sich Teilnehmerlisten erstellen, Einlasskontrollen durchführen und Rechnungen ausstellen. Gehen Sie damit jedoch äußerst sorgfältig und bewusst um: Ihre Gäste sollen sich nicht ausspioniert vorkommen. Heben Sie schon im Anmeldeformular den Nutzen der gefragten Informationen hervor, dann sind Ihre Kunden auch gerne bereit diese preiszugeben.
