Um Veranstaltungen effizient zu planen und durchzuführen, ist ein digitales Veranstaltungsmanagement auf Basis des E-Government-Gesetzes unerlässlich.
Das E-Government-Gesetz (EGovG) treibt die Digitalisierung von administrativen Tätigkeiten auf Behördenebene voran.
Auf den Zug aufspringen und Events digitalisieren
Doch auch kommunale Spitzenverbände wurden oder haben sich selbst verpflichtet, auf diesen Digitalisierungszug mit aufzuspringen. Um Konferenzen, Tagungen, Info-Veranstaltungen oder Seminare zeitgerecht, kostengünstig und effizient zu planen und durchzuführen, ist ein digitales Veranstaltungsmanagement unerlässlich.
Mit Volldampf in die Digitalisierung
Das E-Government-Gesetz aus dem Jahr 2013 (hier zum Volltext) legt fest, wie Verwaltungstätigkeiten des Bundes digitalisiert werden können. Die einzelnen Länder wenden diese Standards zum Großteil auf ihre Verwaltungseinrichtungen an. Grundsätzlich gilt das Gesetz aber für alle Behörden und Einrichtungen des Bundes, die öffentlich-rechtliche Verwaltungstätigkeiten realisieren. Mehr und mehr wird nun sichtbar, welche grundlegenden Veränderungen dadurch auf kommunale Spitzenverbände und Behörden zukommen.
Per Mausklick eine Konferenz organisieren
Im Facebook-Zeitalter sind Begriffe wie „Veranstaltung erstellen“ in die Alltagssprache eingezogen. Doch fünf Leute zum Fußball-Abend einzuladen, von denen zwei ohnehin nur „vielleicht“ an der „Veranstaltung“ teilnehmen, hat mit echtem Veranstaltungsmanagement ungefähr so viel zu tun wie Weißwurst mit Ketchup. Um Teilnehmer nicht nur für eine Veranstaltung zu gewinnen, sondern mit ihnen auch dauerhaft in Kontakt zu bleiben, ist eine moderne und ansprechende Teilnehmerkommunikation notwendig. Diese beginnt bei der Buchung und endet oftmals erst nach der Veranstaltung oder – bestenfalls – gar nicht.
E-Government auf Veranstaltungen anwenden
Das E-Government Gesetz dient deshalb auch Kammern und Verbänden als Orientierung. Ein Planer von Konferenzen, Tagungen, Schulungen, Seminare, Symposien oder anderer Veranstaltungen sollte daher folgende Dinge sicherstellen:
- Eine Online-Anmeldung soll möglich sein; (entspricht §2 EGovG, gemäß dem ein elektronischer Zugang bereitgestellt werden soll)
- Bezahlung via E-Payment soll ermöglicht werden; (entspricht §4 EGovG, gemäß dem elektronische Bezahlmöglichkeiten implementiert werden sollen)
- Teilnehmer- und Buchungslisten sollen elektronisch dokumentiert werden; (entspricht §6 EGovG, gemäß dem alle Akten elektronisch geführt werden soll)
Der Aufwand für den Veranstalter reduziert sich
Die Hürden bei der Umstellung auf ein digitales Veranstaltungsmanagement sind sehr niedrig. Die Eigenentwicklung von Software ist im Gegensatz dazu sehr kostspielig in Anschaffung und Unterhalt. Deshalb bieten Anbieter von sogenannten Software-als-Dienstleistungen kostengünstige und schnell implementierbare, cloud-basierte Lösungen an, die die oben gelisteten Anforderungen an ein digitales Veranstaltungsmanagement lückenlos abdecken:
1. Online-Anmeldung
Die Online-Anmeldung bedeutet für den Veranstalter eine enorme Entlastung, weil dieser Prozess vollautomatisch und rund um die Uhr durchgeführt werden kann. Beim Anmeldevorgang kommt es darauf an die Teilnehmerdaten geschickt abzufragen, ohne allzu aufdringlich zu wirken.
2. E-Payment
Beim E-Payment kann der Veranstalter den gesamten Bezahlvorgang auslagern. Gute Dienstleister zeichnen sich dadurch aus, dass sie nicht nur mit PayPal, Visa und co. kompatibel sind, sondern auch die gewöhnliche Überweisung akzeptieren und deren Zahlungseingänge überwachen.
3. Teilnehmerlisten
Der Veranstalter erhält jederzeit abrufbare elektronische Buchungslisten. Wenn auch das Einlassmanagement am Veranstaltungsort digital durchgeführt wird, hat der Veranstalter in Echtzeit Zugriff zu Teilnehmerlisten.
