10 Dinge, die Eventmanager vom Oktoberfest lernen können

O’zapft is – so wie jedes Jahr!

Lernen Sie vom größten Event des Jahres

Pünktlich zur Oktoberfestsaison lohnt sich ein Blick auf das größte Volksfest der Welt aus Sicht eines Eventplaners und nicht nur durch das Bierglas. Was macht das Oktoberfest – oder auch “Die Wiesn”, wie es im traditionellen Sprachgebrauch heißt – so erfolgreich? Welche Marketingstrategien spielen dabei eine Rolle? Und lassen sich diese auch auf andere Veranstaltungen übertragen?

Das Oktoberfest als historisches Vorbild

Jedes Jahr aufs Neue versammeln sich in den letzten zwei Septemberwochen bis zu 7 Millionen Besucher auf der Theresienwiese in München. Dabei geht das Oktoberfest bis ins Jahr 1810 zurück, als am selben Ort die Feierlichkeiten zur Hochzeit von Kronprinz Ludwig und Prinzessin Therese stattfanden. Jahr für Jahr gewann das Spektakel immer mehr an Popularität und entwickelte sich dadurch stetig weiter. Heute nimmt es schier unvorstellbare Ausmaße an: 42 Hektar Fläche, 100.000 Sitzplätze, 7,2 Mio. Besucher, 1 Milliarde Euro Umsatz und fast 7,0 Mio Liter Bier – pro Jahr!  

Vom größten Fest der Welt lernen

Von der Werbung, über die Attraktionen, bis hin zur Positionierung: Alles dient dazu, die bayerische “Gmiatlichkeit” für die Wiesnbesucher zu gewährleisten! Ein Ziel, dass sich jeder Veranstalter zu Herzen nehmen sollte. Wenn man mehr als 200 Jahre Zeit hat Eventmanagement so zu perfektionieren, ist es nur logisch, dass es jede Menge Dinge gibt, die man sich davon abschauen kann. Ein Prosit auf 10 Marketing Tipps, die jeder Eventmanager vom Oktoberfest lernen kann!

1. Hören Sie nicht auf, wenn das Event vorbei ist

2015 verrieten die Veranstalter auf Homepage der Wiesn direkt nach Ende der Feierlichkeiten, dass 5,9 Mio Besucher in München waren und insgesamt 7,3 Mio Liter Bier ausgeschenkt wurden. Diese Zahlen belegen, dass die Gäste, ihre Freude am Feiern und der obligatorische Biergenuss, der wahre Grund sind, warum das Oktoberfest das größte Volksfest der Welt ist. Aus Marketing-Perspektive ist es essentiell, den Erfolg seiner Veranstaltung zu messen und darauf basierend Änderungen am Konzept vorzunehmen. Veröffentlichen Sie also positive Informationen, Interviews und post-event Feedback, um Ihre Marke zu stärken.

2. Liefern Sie eine Show

Das Oktoberfest ist ein Event das alles enthält: Musik, Essen und Bier! Vor allem die Ausgewogenheit zwischen traditioneller Unterhaltung und Party-Stimmung gibt dem Publikum genau das, was es sich wünscht. Jeder Unternehmer und Geschäftsführer, der neue Kunden anlocken will, sollte immer daran denken, dass eine gute Show Gold wert ist. Unterhalten Sie Ihre Gäste, fesseln Sie sie und schaffen Sie einen Wohlfühlfaktor (Stichwort: Gmiatlichkeit), der dazu einlädt, jedes Jahr aufs Neue Ihre Veranstaltung zu besuchen.

3. Investieren Sie dort, wo auch ein Publikum ist

Warum läuft das Geschäft auf der Wiesn so gut? Klar, weil jedes Jahr 6 Mio. Menschen und mehr dort hin pilgern. Das ist aber nur die halbe Miete. Die Veranstalter schaffen es jedes Jahr erneut, den unterschiedlichen Zielgruppen gerecht zu werden. Sei es der Familientag für Eltern & Kinder, die Alte Wiesn für die Einheimischen oder das Löwenbräu-Zelt für die Touristen. Wenn Sie eine Veranstaltung planen, dann stecken Sie Ihre kostbaren Ressourcen darin, die unterschiedlichen Bedürfnisse Ihrer Gäste zu decken. Nur da, wo sich auch ein Publikum befindet, lohnt es sich Zeit, Geld und Energie zu investieren.

4. Halten Sie an Traditionen fest

Genau wie die Marketing-Landschaft, ist auch die Brauindustrie einem stetigen Wandel unterzogen. Seien es Flaschenformen, Etiketten oder der Geschmack. Alles verändert sich mit der Zeit. Die meisten Brauereien auf dem Oktoberfest passten sich im Laufe der letzten 200 Jahre diesen Veränderungen an – nur das Augustiner Bräu nicht! Seit 1328 hat sich das Bier fast nicht verändert. Die Brauerei betreibt kein Marketing, exportiert nicht und sie ist die einzige, die noch aus traditionellen Holzfässern zapft. Und trotzdem, oder genau deswegen, zählt ihr Bier zu einem der besten auf dem Oktoberfest. Augustiner Bräu zeigt, dass das Idiom “Never change a running system” durchaus seine Berechtigung hat. Während Marketingexperten immer versuchen, das Rad neu zu erfinden, ist es oftmals gar nicht verkehrt, sich darauf zu besinnen, was die eigene Marke ausmacht. Halten Sie an den Aspekten fest, die die Marke prägen und ändern sie diejenigen, die sie vom Erfolg abhalten!

5. Erkennen Sie die Bedürfnisse Ihrer Gäste

Besucher des Oktoberfestes erwarten Tracht, Festzelte, Fahrgeschäfte, traditionelle Musik und vor allem: Bier! Und diese Erwartungen werden definitiv nicht enttäuscht. Jetzt könnte man denken, dass Schunkeln mit einem Maßkrug in der Hand nicht besonders förderlich für die Essensaufnahme ist. Doch die Essensstände haben sich an die Gegebenheiten angepasst: Sie servieren nur Gerichte, die man einfach, schnell und am Besten mit einer Hand essen kann. Anstatt, die “Einhändigkeit” als Problem anzusehen, nutzen Sie es zu ihrem Vorteil, indem sie genau das Anbieten, was die Gäste brauchen. Identifizieren Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden und stellen Sie sicher, dass Ihre Marketing-Strategie auf diese Schwachstellen ausgerichtet ist.  

6. Schaffen Sie ein Erlebnis

Jedoch dreht sich nicht alles auf dem Oktoberfest um Bier. Es geht vor allem um die Millionen von Menschen, die sich für zwei Wochen gemeinsam versammeln, zusammen feiern und Leidenschaft sowie Interessen teilen. Das Oktoberfest ist ein Erlebnis. Vom Zapfen des ersten Bieres durch den Bürgermeister bis zum letzten der 16 Tage, an dem die Gäste vorfreudig auf nächstes Jahr die Zelter verlassen. Ganz zu schweigen vom Einzug der Wirte, dem Trachtenumzug, den Fahrgeschäften, der Rosa Wiesn, dem Italiener Wochenende und, und, und …!

Oberstes Gebot auf dem Oktoberfest: Spaß haben!

Als Eventmanager sollten Sie immer mit neuen Ideen auftrumpfen, um Ihren Gästen ein einmaliges Erlebnis zu bieten. Etwas, von dem sie ihren Familien, Freunden und dem gesamten Sozialen Netzwerk erzählen möchten. Sei es ein unterhaltsamer Event Blog, ein Selfie-Wettbewerb via Snapchat oder eine post-event Party. Was auch immer es ist, gehen Sie sicher, dass es unterhaltsam und gleichzeitig hilfreich für Ihre Kunden ist.

7. Planung ist das A & O

Jedes Jahr, bevor auch nur die ersten Gäste die Theresienwiese betreten, ist die Wiesn bereits bis auf das noch so kleinste Detail durchgeplant. Das berühmte Oktoberfestbier wird schon im März gebraut. Riesigen Bierzelte werden über Monate hinweg von bis zu 10.000 Leuten aufgebaut. Die Bedienungen verdienen in den 2 Wochen so viel, dass sie das komplette restliche Jahr davon leben könnten. Die Rolltreppen an der U-Bahn-Haltestelle “Theresienwiese” fahren 0,18 Meter pro Sekunde schneller als sonst. All das zeigt, wie viele Parteien an einer guten Eventplanung beteiligt sind und von einer erfolgreichen Kalkulation profitieren können. Holen Sie sich also andere Stakeholder mit an Bord und beginnen Sie frühzeitig mit der minutiösen Planung Ihres Events. Software-Anbieter wie doo helfen Ihnen dabei, indem Sie Ihr Event digitalisieren und das Teilnehmermanagement vereinfachen.

8. Spenden Sie für einen guten Zweck

Ja, Sie lesen richtig! Die Familie Hacker-Pschorr – eine der bekanntesten Brauereien in München und eine der “Big Six” Biermarken, die auf dem Oktoberfest erlaubt sind – stellen das Land, auf dem das Oktoberfest stattfindet, zur Verfügung. Sie waren bereits 1810 bei den allerersten Feierlichkeiten mit dabei. Und da Sie jedes Jahr München mit der Location ausstatten, ist es so gut wie sicher, dass sie auch auf jedem Oktoberfest der Zukunft mit von der Partie sein werden. Großzügigkeit zahlt sich also manchmal aus!

9. Kreative Positionierung und Markenbildung

Bier gibt es schon in Bayern schon sehr lange. Tatsächlich sogar schon so lange, dass viele Brauereien der “Big Six” gar nicht mehr genau wissen, wann sie gegründet wurden. Die ältesteste Brauerei ist wie schon erwähnt das Augustiner-Bräu aus dem Jahr 1328. Durch ihr konsequentes festhalten an Altbewährtem und dem daraus entstehenden Erfolg weiß die Brauerei, wie man eine Marke optimal vermarktet – oder eben nicht vermarktet. Ein weiteres Beispiel ist der Früchtestand von “Krug”: Er ist der einzige Platz auf der ganzen Wiesn, wo man noch mit der D-Mark zahlen kann. Was sagt uns das? Ein qualitatives hochwertiges Produkt für sich selbst sprechen zu lassen oder sich kreativ in eine Nische zu positionieren, ist oftmals der beste Weg, sich eine starke Marke aufzubauen. Es sind die kleinen Aspekte, die Ihr Event zu etwas Besonderem machen.

10. Sorgen Sie unauffällig aber konsequent für Sicherheit

Das größte Volksfest der Welt kann nur reibungslos über die Bühnen laufen, wenn für ausreichend Sicherheit gesorgt ist. Jedes Jahr wird während der Oktoberfestzeit eine eigene Polizeiinspektion eingestellt, die vor Ort Unterstützung durch das Bayerische Rote Kreuz und die Johanniter-Unfall-Hilfe im Auftrag der Münchner Verkehrsgesellschaft erhält. Die große Kunst: Der Besucher bekommt davon kaum etwas mit. Taschenkontrollen gab es bis 2016 kaum, Polizeimitarbeiter laufen eher unauffällig über die Straßen und Störenfriede werden schnell und unauffällig aus dem Zelt buxiert. Und trotzdem ist die Anzahl der Polizeieinsätze mit ca. 2000 pro Jahr eher gering im Vergleich zu der hohen Anzahl an Besuchern und deren Alkoholpegel. Es muss also nicht immer der Flughafen-Security-Check-in am Einlass oder die polizeiliche Überkontrolle sein. Sorgen Sie für Sicherheit durch Konsequenz aber auch gute Planung, dann werden sich Ihre Gäste wohl fühlen. In diesem Sinne: Auf eine friedliche Wiesn!

Fazit

Ja, die Menschen strömen auf das Oktoberfest hauptsächlich für das Bier, die Bretzeln und die Musik. Doch am Ende dreht sich alles nur um das Erlebnis, welches so in der Form einzigartig und nur schwer zu kopieren ist. Jedes kleinste Detail, vom Duft der gebrannten Mandeln bis hin zu den Lichtern der Achterbahn, trägt dazu bei. Wenden Sie diese Philosophie auch auf Ihre nächste Veranstaltung an und analysieren Sie sowohl Ihr Produkt als auch die Erfahrungen Ihrer Gäste. Stellen Sie sicher, dass Ihre Besucher die gleiche Aufmerksamkeit erhalten wie das Event selbst. Wenn es einen Aspekt gibt, den alle oben genannten Punkte gemeinsamen haben, dann ist es der: Verschaffen Sie Ihren Gästen ein Erlebnis, dass sie so schnell nicht mehr vergessen werden. Prost!