Ticketkategorien richtig erstellen - Tipps & Tricks für meinen Event Ticketshop

Weil jeder Gast anders ist, ist auch Ticket nicht gleich Ticket. Verschiedene Ticketkategorien sind dabei ein probates Mittel, um unterschiedliche Besuchergruppen auf die jeweils passende Art für Ihr Event zu gewinnen.

Beim klassischen Dreiklang „Normalpreis-Ermäßigt-Kostenlos“ ist natürlich längst nicht Feierabend. Mit dem richtigen Event-Ticketshop eröffnen sich Ihnen deutlich mehr Möglichkeiten.

Im folgenden Beitrag geben wir Ihnen eine Reihe Tipps, wie Sie für jeden Ihrer Teilnehmer die passgenauen Tickets anbieten – und so zugleich Ihrem Ticketabsatz einen Schub geben.

Machen wir uns nichts vor: Wenn wir uns für eine Veranstaltung interessieren, lautet eine unserer ersten Fragen, was die Teilnahme kostet. Bei Ihrer Messe, Ihrem Lernkurs oder Ihrem Kulturevent geht es Ihren Gästen genauso.

Wichtig ist deshalb, den richtigen Preis für Ihr Event zu finden. Ist der Eintritt aus Sicht der Kunden zu teuer, bleiben sie fern. Ist er zu billig, zweifeln sie an der Qualität – und buchen ebenfalls nicht.

Zum richtigen Ticketpreis gehört dabei auch, ihn korrekt anzugeben. Selbstverständlich interessiert Ihre Teilnehmer in der Regel der Bruttopreis – also jener, den sie auch bezahlen müssen. Auf der Rechnung schlüsseln Sie dann Steuersatz und Ticketing-Gebühren genau auf.

Je zeitiger Sie Ihr Event ausverkauft haben, desto eher haben Sie Planungssicherheit. Warum also nicht mit verschiedenen Ticketkategorien ein frühes Buchen belohnen?

Die Erfahrung zeigt: Mit Ultra-Frühbucher-Tickets zum Sonderpreis lässt sich der Vorverkauf ganz gut anheizen. Angebote à la „Buchen Sie bis Tag X und zahlen Sie 25 % weniger“ sorgen in der Regel für Bewegung in Ihrem Event-Ticketshop.

Aber Vorsicht: Bieten Sie bloß nicht unbegrenzt Tickets auf diese Art an – sonst passiert es schnell, dass Sie Ihre Veranstaltung zwar im Handumdrehen voll bekommen, aber Ihre Kalkulation nicht mehr aufgeht. Besser: Geben Sie nur ein bestimmtes Kontingent – zum Beispiel 100 Tickets bei 1000 Plätzen – für Frühbucher frei. Legen Sie den Verkaufszeitraum fest und machen ihn auch für Ihre Kunden transparent.

Sind die ersten 100 Tickets weg, ist übrigens auch noch eine zweite Frühbucherphase denkbar. Weitere 200 Tickets mit einer Preisersparnis von 10 % zum Beispiel. So halten Sie den Ticketverkauf am Laufen.

Zugegeben: Das mit der Ticketanzahl ist so eine Sache. Sollten Sie nun anzeigen, wie viele Resttickets noch verfügbar sind, oder nicht? Die klare Antwort lautet: Kommt drauf an!

• Fall 1: Sie planen eine Tagung mit bis zu 400 Teilnehmern. Angemeldet haben sich bislang 23 – es bleiben also 377 Tickets. Für Außenstehende wirkt das so, als werde Ihr Event ein Flop. Ergo: Sagen Sie nicht, wie viele Tickets es noch gibt.

• Fall 2: Für Ihre Whiskyverkostung mit bis zu 30 Teilnehmern haben sich schon 23 registriert – es bleiben also noch 7 Tickets. Jetzt heißt es, marketingtechnisch in Ihrem Event-Ticketshop Druck zu machen: „Nur noch 7 Plätze – buchen Sie jetzt!“

Gerade bei größeren Veranstaltungen kann es sinnvoll sein, die Gesamtmenge an Tickets einfach zu verschweigen. Setzen Sie stattdessen bewusst auf den Verknappungseffekt: Bieten Sie verschiedene Ticketkategorien mit jeweils einer limitierten Ticketanzahl an. Die Kategorien können sich dabei hinsichtlich ihres Preises oder auch in Bezug auf angebotene Leistungen unterscheiden. Wichtig: Ihre Kunden sollten im Idealfall einen gewissen Druck verspüren, schnell zu kaufen – bevor die Tickets weg sind.

Promo-Codes sind toll: Ihre Kunden bekommen das Gefühl, von Ihnen etwas geschenkt zu bekommen.

Wie Sie bei der Verteilung der Codes vorgehen, hängt ganz von Ihnen ab. Sie können einen Promo-Code an mehrere potenzielle Teilnehmer schicken oder Codes erstellen, die nur genau einmal eingelöst werden dürfen und danach verfallen. Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile.

Mehrweg-Codes lassen sich viral verbreiten. Das ist Fluch und Segen zugleich. Fluch, weil der Promo-Code durch seine massenhafte Verbreitung auch in falsche Hände gelangen kann. Segen, weil der Code so nicht personengebunden ist und auch neue Zielgruppen profitieren, von denen Sie noch gar nichts wussten.

Einmal-Codes bringen einen hohen Aufwand beim Versenden mit sich – eine Massenmail an Ihre gesamte Kundenliste können Sie natürlich nicht verschicken. Aber: Sie schützen Ihr Ticketsystem vor Missbrauch.

Die extremste Form von Codes sind sogenannte Zugangscodes. So lassen sich eine ganze Veranstaltung oder etwa auch einzelne Ticketkategorien verschlüsseln. Nur wer den Code besitzt, hat Zugriff. (Wie Zugangscodes funktionieren, beschreiben wir hier.)

Die Anwendungsbereiche sind breit. Zum Beispiel können Sie einen Geschäftspartner zu Ihrem Event einladen und ihm über einen Zugangscode ein Gratis-Ticket zukommen lassen. Oder Sie sehen für alle Referenten Ihrer Fachtagung ein Sonderticket vor, auf das sie mithilfe eines Codes Zugriff erhalten – und das niemand anderes sehen kann.

Theoretisch können Sie für jeden Gast einen eigenen Zugangscode festlegen – und damit jedem sein eigenes, individuelles Ticket geben. Mit der Lösung von doo sind bis zu 5000 Codes für ein Event schaltbar.

Jede neue Ticketkategorie bringt zusätzlichen Aufwand mit sich: beim Erstellen, beim Einladungsmanagement und hin und wieder auch beim Überprüfen geforderter Bedingungen. Während Sie bei der Verwendung von Zugangscodes vorab selbst entscheiden, wem Sie eine bestimmte Ticketkategorie freischalten, ist das bei anderen Varianten des Ticketsverkaufs anders. Sie haben dann mehrere Optionen:

• Einlassprüfung: Sollten Sie vergünstigste Tickets für bestimmte Zielgruppen – z. B. Studenten, Arbeitslose oder Vereinsmitglieder – verkaufen, wollen Sie sicher prüfen, ob sie berechtigt sind. Das geht dann am Einlass. Weisen Sie einfach in der Beschreibung der Ticketkategorie darauf hin.

• Sofortprüfung: Beim Buchen können Sie auch sofort prüfen, ob ein Teilnehmer die Bedingungen für bestimmte Ticketkategorien erfüllt – indem Sie zum Beispiel eine Mitgliedsnummer abfragen.

• Manuelle Prüfung: Denkbar ist zudem, dass Sie selbst prüfen, ob ein Teilnehmer bestimmte Voraussetzungen für eine Ticketkategorie erfüllt. Lassen Sie sich zum Beispiel bei Presseakkreditierungen eine Kopie des Presseausweises oder Arbeitsproben schicken – und bestätigen die Ticketerteilung dann per Mail.

Unterschiedliche Ticketkategorien sind für den Erfolg Ihres Events unentbehrlich. Kein Gast ist wie der andere. Mitglieder sollten anders behandelt werden als Nicht-Mitglieder, (aktive) Referenten anders als (passive) Zuhörer. Verschiedene Preispakete sind deshalb unerlässlich, zielgruppenspezifische Promo- oder Zugangscodes ein hervorragendes Mittel.

Aber Vorsicht: Übertreiben Sie es nicht mit der Anzahl der Ticketkategorien. Sie überfordern Ihre Gäste sonst. Keiner sollte mehr als drei bis fünf Ticketklassen sehen: Frühbucher, Normalpreis, Ermäßigt für bestimmte Gruppen – viel mehr braucht es in der Regel nicht. Alles andere sollten Sie individuell über Zugangscodes lösen.