Teilnehmermanagement: Big Data als Chance begreifen

Die Gäste sind der Garant für den Erfolg einer jeden Veranstaltung. Gute Events zeichnen sich deshalb nicht nur durch ein Top-Programm, sondern vor allem durch ein erstklassiges Teilnehmermanagement aus.

Was das heißt? Ganz einfach: dass sich die Organisatoren um ihre Gäste kümmern. Aber auch, dass sie aktiv mit ihnen und – das wird in der Praxis leider zu häufig außer Acht gelassen – mit ihren Daten arbeiten. Stichwort: Big Data.

Ohne technische Hilfe kommen Sie da nicht mehr aus. Aber mit der richtigen Software haben Sie alle Optionen für ein gutes Teilnehmermanagement. Welche das sind, erklären wir Ihnen in diesem Blogbeitrag.

Bevor wir einen Blick in die Praxis werfen, noch ein paar Worte zur Theorie. Der Begriff des Teilnehmermanagements ist nämlich etwas schwammig. Häufig wird er synonym mit dem Gästemanagement oder dem Einladungsmanagement gesetzt – was den Nachteil hat, dass wichtige Feinheiten verloren gehen.

Wir sehen im Gästemanagement eine Oberkategorie, die sich aus mehreren Teilen zusammensetzt:

• dem Einladungsmanagement
• der Teilnehmerregistrierung und
• dem Teilnehmermanagement.

Letzteres setzt also erst dann an, wenn aus Ihren potenziellen Teilnehmern tatsächliche Teilnehmer geworden sind – sie sich somit für Ihr Event angemeldet haben.

Bestand das Hauptziel Ihrer Kommunikation beim Einladungsmanagement darin, um Gäste zu werben, geht es beim Teilnehmermanagement nun darum, mit ihnen zu arbeiten. Zum Einen bereiten Sie durch zielgerichtete Informationen die Besucher Ihrer Tagung, Ihres Workshops oder Ihrer Schulung auf die Veranstaltung vor – mithilfe der richtigen Daten. Zum Anderen kümmern Sie sich um ein angenehmes Networking-Umfeld vor Ort.

Unterscheiden lassen sich deshalb grundsätzlich zwei Stufen des Teilnehmermanagements: vor dem Event und während des Events.

Nur wer seine Gäste kennt, kann ihnen ein guter Gastgeber sein. Was wie ein chinesisches Sprichwort klingt, ist schlicht die Grundformel für jeden Event-Organisator. Das Problem dabei: Es ist für einen Menschen praktisch unmöglich, alles über die Teilnehmer seiner Veranstaltung zu wissen.

Oder etwa doch nicht?

In Zeiten von Big Data und Data Mining kann es nie zu wenige Informationen geben – allerhöchstens zu viele davon respektive die falschen Mittel, um mit ihnen zu arbeiten.

In einem ersten Schritt müssen die Daten natürlich erst einmal gesammelt werden. In punkto Quellen haben Sie in der Regel die Qual der Wahl:

• Teilnehmerdaten: Manches wissen Sie bereits über die Teilnehmer Ihres Events – es handelt sich schließlich um Geschäftspartner, Verbandsmitglieder oder Forschungskollegen. Wollen Sie darüber hinaus noch Dinge erfahren, dann erfragen Sie die Informationen am besten bei der Anmeldung.

• Umfragen: Erhebungen sind ein probates Mittel, um branchenspezifsche Daten zu erhalten. Nicht immer müssen Sie dabei eine eigene Studie auflegen. Nutzen Sie das Material Ihrer Branchenverbände.

• Online-Recherche: Das Internet ist ein wahrer Hort an Daten. Über Influencer, Teilnehmer und Interessenten finden Sie hier jede Menge Wissenswertes. Vor allem die sozialen Medien wie Xing und LinkedIn halten Informationen in Hülle und Fülle bereit.

Die Daten liegen vor – aber was fangen Sie jetzt damit an? Die große Kunst besteht in der richtigen Aufbereitung. Aus Big Data muss Smart Data werden.

Sinnvoll ist es, Ihre Teilnehmer auf Basis der gesammelten Daten in Gruppen einzuordnen. Bilden Sie Kategorien: zum Beispiel nach Interessenschwerpunkten, Aktivitätsgrad in Diskussionen oder Wissensbackground. Auch demographische Merkmale wie das Alter oder die Herkunft können sich als sinnvolles Cluster-Kriterium erweisen.

Um die Daten anwenden zu können, kommen Sie um Applikationen zur Verarbeitung der großen Datenmengen nicht mehr herum. Die Teilnehmermanagement-Software von doo legt deshalb einen Schwerpunkt auf die Analyse und Nutzbarmachung von Daten.

Ausgewertet werden alle Nutzerdaten, die Ihre Teilnehmer bei der Anmeldung angegeben haben, die Sie selbst in Listen eingepflegt haben und die sich aus der Analyse des jeweiligen Nutzerverhaltens auf Ihrer Event-Webseite ergeben. Daraus lassen sich dann Handlungsempfehlungen ableiten – die Sie nur noch anwenden müssen.

Der große Vorteil besteht nun darin, dass Sie Ihre Teilnehmer gezielt ansprechen können. Auch nach der Anmeldung benötigen sie weiterhin Informationen: etwa zu Programm, Zeiten, Anfahrt und Neuigkeiten. Jenen Teilnehmern, die von weit her anreisen, schicken Sie eine Liste mit Hotels. Den Referenten Ihrer Tagung lassen Sie andere Informationen zukommen als den Zuhörern, den Mitgliedern Ihres Verbandes gewähren Sie bei Ihrer Schulung Zugang zu mehr Bereichen als Nichtmitgliedern.

Anhand der Daten können Sie Ihre Kampagnen, den Newsletter-Versand und die gesamte Kommunikation im Vorfeld eines Events exakt steuern. Wie das mit der Software von doo genau funktioniert, erfahren Sie auf unseren Eventmarketing-Seiten.

Ihr Wissen über Ihre Teilnehmer hilft Ihnen auch während der Veranstaltung. Dann zeigt sich, ob Sie die Rahmenbedingungen für ein optimales Erlebnis geschaffen haben.

Die Herausforderung liegt gerade bei großen Veranstaltungen darin, den Überblick zu behalten. Wie heißt es so schön: Ordnung ist das halbe Leben. Das gilt auch bei Events. Für die richtige Ordnung zu sorgen ist dabei Aufgabe Ihres Teilnehmermanagements.

Ein paar hilfreiche Tipps tragen zum Gelingen bei:

• Bringen Sie Ihre Gäste mit den richtigen Leuten zusammen: Ihre Teilnehmer kennen sich untereinander meist nicht. Aber Sie kennen Ihre Gäste und wissen, wer gut zu wem passt. Bringen Sie also die richtigen Leute zusammen, indem sie sie einander vorstellen oder sie beim Dinner nebeneinander setzen.

• Machen Sie Ihren Gästen das Networking so leicht wie möglich: Namen sind Schall und Rauch? Von wegen. Namensschilder helfen Ihren Teilnehmern, sich ihr Gegenüber zu merken und auch später noch von geführten Gesprächen zu profitieren.

• Sorgen Sie mit interessanten Side-Events für lockere Pausenpunkte: Nicht nur das eigentliche Programm etwa einer Konferenz oder Schulung zählt, sondern auch die Side-Events. Sie bieten Ihren Gästen Gelegenheit, ins Gespräch zu kommen. Richten Sie die Side-Events dabei nach den Interessen Ihrer Gäste aus – die Sie bereits bei der Anmeldung erfragen sollten.

• Stellen Sie über eine Event-App alle wichtigen Informationen bereit: Was früher ein Flyer mit Raumplan, Zeittabelle und Begleitprogram war, ist heute die Event-App. Diese sollten Sie Ihren Teilnehmern zur Verfügung stellen, damit sie stets auf einem Blick alle Informationen zu Ihrer Veranstaltung finden. Integrieren lassen sich auch Features wie ein Abstimmungs-Tool für die Mitgliederversammlung oder Feedback- und Umfrage-Funktionen.

• Geben Sie jedem Teilnehmer einen individuellen Zeitplan an die Hand: Hunderte Stände, Produktpräsentationen auf verschiedenen Bühnen, Vorträge, Podiumsdiskussionen: Auf einer Messe ist viel los. Damit Ihre Teilnehmer in der Masse an Angeboten nicht den Überblick verlieren, geben Sie Ihnen einen Kalender an die Hand – idealerweise einen ganz individuellen. Darin stehen dann nur jene Veranstaltungen, die einen bestimmten Gast auch interessieren. Integrieren Sie den Kalender einfach in Ihre Event-App.

• Stecken Sie alle Kraft in Ihr Community-Management: Ihre Gäste verfolgen Ihr Event nicht nur live vor Ort, sondern auch in den sozialen Medien. Diskutieren Sie also auch dort mit ihnen: auf Facebook, Twitter, Snapchat und Co. Darüber hinaus gibt es im Social Network auch zahlreiche Menschen, die nicht an ihrem Event teilnehmen können – sich aber dennoch dafür interessieren. Versorgen Sie diese mit Live-Streams, Online-Diskussionen, Foren, Fotos und Videos. Nutzen Sie zudem deren Präsenz, um weitere Daten zu sammeln. Wer weiß: Vielleicht sind es ja Ihre Gäste von morgen – und dann können Sie die neuen Informationen sofort anwenden. 

Nichts geht heutzutage mehr ohne einen prall gefüllten Datenpool. Wenn Sie Ihre Teilnehmer mit dem für sie perfekten Event versorgen wollen, dann müssen Sie sie kennen lernen. Information ist alles.

Software-Tools wie die von doo helfen bei der Einrichtung eines ausgereiften Teilnehmermanagements. Mit Ticketshops und Buchungs-Softwares können Sie Daten Ihrer Kunden abfragen und aufbereiten. Die Analyse-Tools werten die Informationen dann aus und geben Handlungsempfehlungen. Mithilfe von E-Mail-Kampagnen sprechen Sie Ihre Teilnehmer passgenau an. Und beim Event selbst versorgen Sie dann jeden per Event-App mit den Informationen, die er braucht – und zwar nur er.