Analog vs. Digital - So verändert eine Software die Planung einer Veranstaltung

Im Konzertbereich sind elektronische Tickets bereits auf dem Vormarsch. Sowohl bei der Planung einer Veranstaltung als auch für den Kunden beim Kauf sind sie interessant: Prozesse werden vereinfacht, das Ticket selbst wird sicherer gegen Missbrauch.

Auch für andere Events lässt sich ein Trend weg vom analogen und hin zum digitalen Ticket beobachten – und allgemein eine Digitalisierung der Eventplanung. Angefangen beim Marketing über den Einlass bis hin zur Erfolgsanalyse einer Veranstaltung lässt sich vieles digital einfacher und zielgerichteter erledigen.

Ist digital also per se besser als analog?

Dieser Frage gehen wir in unserem folgenden Blogbeitrag nach – und vergleichen beide Herangehensweisen anhand sieben ausgewählter Kriterien.

Das klassische Papierticket ist für die meisten Events noch immer das Nonplusultra. Der Hauptgrund liegt – sprichwörtlich – auf der Hand: Kunden möchten gern etwas Haptisches haben.

Drei große Nachteile machen das Papierticket jedoch zunehmend – nicht nur im Eventbereich – zum Auslaufmodell:

• Das Ticket muss ausgedruckt und ggf. versandt werden, wofür viele Veranstalter vom Kunden Geld verlangen.

• Geht das Ticket verloren, gibt es in der Regel keinen Ersatz.

• In den seltensten Fällen sind die Tickets personalisiert – Missbrauch sind Tür und Tor geöffnet.

Elektronische Tickets (E-Tickets) helfen dagegen, sowohl beim Veranstalter als auch beim Kunden den Aufwand zu minimieren. Das Ticket kommt einfach per Mail oder SMS aufs Smartphone, kann so jederzeit wiederhergestellt werden und schont die Umwelt. In punkto Personalisierung gelten Standards, die den Veranstalter vor unerlaubtem Weiterverkauf schützen – und Schwarzmärkten vorbeugen. Aber: Kontrollen sind dennoch weiterhin nötig. Und rechtlich gilt es auch, einiges zu beachten.

Dass es vor allem Bequemlichkeit ist, die immer mehr Kunden online shoppen lässt, wissen wir. Na klar: Warum weit fahren und sich nach Öffnungszeiten richten müssen, wenn der Event-Ticketshop im Internet rund um die Uhr geöffnet und von überall erreichbar ist?

Auch für Veranstalter kann sich ein digitaler Ticketshop lohnen. Er bedarf keiner Kooperationspartner beim Vorverkauf und spart mit einer Event-Management-Software als Verkaufstool auch Personalkosten.

 Zudem lässt sich der Verkauf einfach über mehrere Kanäle streuen – zum Beispiel bei doo durch Einbindung in die eigene Homepage und auf Facebook.

Wenn es ums Geld geht, hört der Spaß auf. Das wissen Eventmanager natürlich und bemühen sich von jeher, sowohl bei der analogen wie auch der digitalen Planung einer Veranstaltung möglichst viele Bezahloptionen anzubieten.

Und so sind auch kaum Unterschiede in der Vielfalt zwischen dem Ticketkauf im Laden und jenem im Internet festzustellen. Kartenzahlung geht bei beiden, Cash natürlich nur im Geschäft, dagegen ePayment beim Onlinekauf.

Grundsätzlich zeigt sich in Deutschland, dass Käufer nach wie vor am liebsten bar bezahlen – was für den Offline-Ticketshop spricht. Für Ihren Online-Ticketshop sollten Sie im Hinterkopf behalten, welche die häufigsten Gründe für den Abbruch eines Onlinekaufs sind: Dass die vom Kunden bevorzugte Bezahloption fehlt, rangiert an zweiter Stelle.

Über die Vorzüge eines digitalen Marketings haben wir bereits mehrfach geschrieben: Zielgruppen können individuell und passgenau angesprochen werden und mit Social Media lässt sich einfach und direkt für Ihr Event werben, wenn Sie sie nur richtig einsetzen. Digitale Werbeformen gibt es dabei wie Sand am Meer: von E-Mail-Marketing über Online Ads bis hin zu Facebook, Instagram und Co.

Doch heißt das nicht, dass analoge Werbung vom Aussterben bedroht ist. Gerade für große Events mit heterogenen Zielgruppen kann eine breite Streuung nicht schaden, wie sie klassische Anzeigenwerbung in Print, per Flyer oder Plakat versprechen. Der Nachteil ist nur: Diese Form des Marketings hat ihren Preis.

Sinnvoll kann es übrigens sein, analoges und digitales Marketing zu verknüpfen. QR-Codes auf Plakaten führen zum Beispiel direkt zum Ticketshop.

Das Thema Datenschutz steht bei allen Online-Transaktionen an oberster Stelle. Von Bedeutung ist es nicht nur, wenn es ans Bezahlen geht – wenngleich da besonders. Auch Anmeldedaten müssen vor unbefugten Zugriffen Dritter geschützt werden.

Dank SSL-Technologie ist das heutzutage eigentlich kein Problem mehr. Allerdings ist ihr Einsatz mit hohen Kosten verbunden, die einen seriösen Eventmanager bei der Planung einer Veranstaltung aber keinesfalls abschrecken dürfen.

Beim analogen Ticketverkauf stellt sich so manches Datenschutz-Problem erst gar nicht. Zum Einen werden häufig keine personengebundenen Daten erhoben (beim Barkauf unpersonalisierter Tickets im Grunde gar keine), zum Anderen lassen sich Papierdaten einfacher gegen Diebstahl schützen als digitale Daten, die durch Malware von überall her abgegriffen werden können.

Die Zeit der Listen, auf denen erst mühsam jeder Besucher abgehakt werden muss, ist in der Eventbranche zum Glück vorbei. Selbst Papiertickets verfügen in der Regel über Strichcodes und können einfach vom Einlasspersonal ausgelesen werden. Lange Wartezeiten? Sind nicht mehr nötig.

Nichtsdestotrotz bietet eine gute Event-Management-Software in punkto Einlasskontrolle so manches digitale Feature: angefangen von Smartphone-Apps, die den Einlass zügiger abwickeln, über eine vollautomatische Teilnehmerregistrierung bis hin zu Networking-Funktionen.

Das vielleicht größte Plus einer digitalen Planung von Veranstaltungen ergibt sich, wenn das Event bereits vorbei ist. Eine analoge Erfolgsanalyse ist nämlich alles andere als ein Zuckerschlecken. Umfragen zur Teilnehmerzufriedenheit erfordern Personal- und Papieraufwand, als Datenbasis liegen häufig nur Teilnehmer- und Umsatzzahlen vor. Gutes Controlling sieht anders aus.

Die Digitalisierung weiß da zu punkten – Stichwort: Big Data. Bereits vor dem Event können mithilfe von doo Analytics Warenkorbabbrecher identifiziert und analysiert werden, während des Events zudem Teilnehmer automatisch erfasst und über App-Funktionen in Umfragen zu ihrer Zufriedenheit befragt werden. Das alles läuft ohne Personalaufwand – genau wie die Auswertung.

Die Digitalisierung ist im Alltag im Kommen. Das führt dazu, dass Kunden digitale Lösungen erwarten. Warum auch für eine Konferenz erst schriftlich anmelden und die Tagungsunterlagen per Post erhalten, wenn alles übers Internet doch viel schneller geht?

Nichtsdestotrotz ist Analog kein Auslaufmodell. Vielmehr bieten sich häufig Kombinationen aus analog und digital an – etwa bei Marketingkampagnen. Und nach wie vor ist auch die Gruppe jener Eventteilnehmer, die Ihre Tickets im Laden kaufen und bar bezahlen, zu bedeutsam, als dass Sie von vornherein auf den analogen Vertriebskanal verzichten sollten. Wenngleich das für spezifische Zielgruppen – zum Beispiel junge Leute – durchaus bereits sinnvoll sein kann.

Um die Frage nach Analog oder Digital auf den Punkt zu bringen: Bei der Planung einer Veranstaltung gibt es meist ein „Sowohl als auch“. Fakt ist, dass Ihnen eine Event-Management-Software Zeit und Geld erspart und zahlreiche neue Möglichkeiten vor allem bei der Eventanalyse eröffnet.