9 Tipps für ein Einlassmanagement, das jeden begeistert

Wie wichtig bei einem Event ein gutes Einlassmanagement ist, haben Sie als Gast sicher bereits oft am eigenen Leib erfahren. Vor allem dann, wenn es irgendwo mal nicht so reibungslos lief und Sie bereits vor dem eigentlichen Programmstart genervt waren.

Lange Wartezeiten, unangenehme Kontrollen, aufwändige Ticketchecks: Das sind echte No-Gos bei einer Veranstaltung. Zumal es doch so einfach ist, es besser zu machen.

Als Veranstalter können Sie aus Negativ-Erfahrungen zum Glück jede Menge lernen – und den Einlass für Ihr Event an vielen Stellen optimieren. Wie das geht und auf welche technischen Möglichkeiten Sie beim Einlassmanagement zurückgreifen können?

Wir erklären es Ihnen anhand der folgenden 9 Tipps, die Ihnen vor, während und nach dem Event helfen.

Wie immer im Leben gilt natürlich auch bei Ihrem Event: Vorbereitung ist alles.

Eine der zentralen Fragen ist dabei die nach der Größe des Events und folglich der Anzahl der erwarteten Teilnehmer. Daraus ergibt sich, wie viel Personal Sie vorhalten sollten und welche Anforderungen an einen zügigen Ablauf beim Einlass gestellt werden. Eine Fachtagung mit 150 Teilnehmern ist einfacher zu handeln als eine Messe mit mehreren tausend Besuchern.

Am Ende gilt aber für beide: Lassen Sie Ihre Teilnehmer nicht unnötig warten. Wer sich eine Stunde lang die Beine in den Bauch steht, bevor er reingelassen wird, verliert schon ganz am Anfang die Lust.

Kalkulieren Sie deshalb lieber etwas großzügiger – und sehen Sie einen Einlass mehr vor, als Sie eigentlich berechnet haben. Gerade zu Stoßzeiten wie etwa ganz kurz vor Veranstaltungsbeginn können Sie Besucherwellen somit ganz einfach abfedern.

Dank zahlreicher technischer Möglichkeiten stellt ein zügiges Einlassmanagement heutzutage keine Hürde mehr dar. Wichtig ist aber, dass Sie vorab Ihren Technikeinsatz planen – und das beginnt bereits bei den Eintrittskarten.

Wollen Sie zum Beispiel auf eine möglichst automatisierte Gästeregistrierung setzen – egal ob über Barcode-Scanner, RFID-Chips oder Self-Service-Terminals – müssen die Tickets auch dafür geeignet sein. Um es simpel zu halten: Haben Sie auf Ihren Tickets keinen Barcode aufgedruckt, kann ihn Ihr Einlasspersonal auch nicht scannen.

Gerade für Messen, auf denen neben dem Haupteinlass außen auch noch jener innen zu Konferenzen, Workshops und Expertenrunden organisiert werden muss, bieten sich RFID-Lösungen an. Die Einlasskontrolle erfolgt mehr als doppelt so schnell wie beim eh schon recht schnellen Barcode-Scan. Die Folge: Ihre Gäste nehmen das Kontroll-Prozedere bei weitem nicht so stark als Belastung wahr.

Bei aller Fokussierung auf die Größe eines Events und die nötige Technik werden mitunter ganz banale Dinge übersehen – zum Beispiel die Frage, von wo Gäste so alles auf die Veranstaltung gelangen. In der Regel gibt es nämlich nicht nur eine Tür, die ins Gebäude führt. Mögliche Schlupflöcher zu identifizieren gehört deshalb zu den Hausaufgaben eines jeden Veranstalters, die er vor dem Event zu erledigen hat.

Banal ist eigentlich auch die Frage, wie mit Gästen umgegangen wird, die das Veranstaltungsgelände kurz verlassen, aber wieder zurückkommen wollen. Dennoch kommt es hier immer wieder zu Schwierigkeiten, die die Nerven der Teilnehmer strapazieren. Deshalb: am besten von Anfang an eine Extra-Zutrittsmöglichkeit für bereits registrierte Gäste vorsehen.

Wenn Ihr Personal geschult und der Einsatzplan erstellt ist, kann es auch endlich losgehen. Wichtig dabei: Ihr Plan ist nicht heilig, sondern muss an die aktuellen Gegebenheiten angepasst werden.

Haben Sie mehrere Einlässe, so werden Sie sicher am Anfang den Großteil Ihres Personals am Haupteingang postiert haben. Doch nicht immer folgen die Wege der Teilnehmer der von ihnen erdachten Theorie. Dann sollten Sie Ihr Personal entsprechend umverteilen.

Denkbar ist etwa folgendes Szenario eines Kulturevents: Einlass A zeigt zu einer U-Bahn-Station hin, Einlass B zum Parkplatz der Location. An Einlass A müssen vor allem zu den Ankunftszeiten der U-Bahnen genügend Mitarbeiter stehen, an Einlass B dann kurz vor Beginn des Events. Denn: Autofahrer kommen gern auf die letzte Minute – und wenn es schon auf dem Parkplatz Stau gab, sollte sich das nicht auch am Einlass wiederholen.

Wie viele Teilnehmer haben sich auf Ihrer Konferenz bereits registriert, wie viele Gäste sind aktuell auf Ihrer Messe zugegen: Mit Echtzeit-Statistiken können Sie den Überblick über Ihre Veranstaltung behalten.

Spielend einfach funktioniert das mit einer Art berührungslosen Einlasskontrolle, wie sie mithilfe von RFID-Chips möglich ist. Diese können in Wristbands oder Namensschilder integriert und von Terminals, wie sie unser Partner Chips at Work anbietet, ausgelesen werden.

Denkbar sind darüber auch andere praktische Anwendungen. Wenn etwa das Namensschild oder das Band dem Teilnehmer bereits vorab zugesandt wurde, lassen sich auf diese Art VIPs oder Referenten identifizieren. Ihr Empfangsteam kann diese somit gezielt begrüßen, ohne dass sie sich am regulären Einlass anstellen müssen.

Natürlich lassen sich nicht immer Wartezeiten vermeiden. Gerade bei Tagungen ist es oft unerlässlich, dass der Registrierungsprozess etwas umfangreicher ausfällt – trotz eventuell vorab zugesandter Materialien und bereits erfolgter Abfrage von persönlichen Daten im Rahmen der Anmeldung.

Eine Lösung, um erst gar keine Missstimmung unter den Gästen aufkommen zu lassen: Machen Sie einfach bereits den Einlass zum Erlebnis. Gestalten Sie den Empfangsbereich einladend, bieten Sie ein Begrüßungsgetränk an und sehen Sie Stehtische vor, an denen Ihre Teilnehmer bereits erste Kontakte knüpfen können.

Nach dem Event ist vor dem Event: Und so raten erfahrene Veranstaltungsplaner dringend an, während des Events fleißig Daten zum Einlassmanagement zu sammeln. Warum? Damit Ihre nächste Veranstaltung noch besser wird.

Mit Eventmanagement-Softwares wie jener von doo lassen sich jede Menge nützliche Daten erfassen:

• Wie viele Teilnehmer sind erschienen, wie viele angemeldete Gäste kamen nicht
• Wie lange blieben die Gäste auf dem Event
• Zutritts- und Austrittskontrolle bei Workshops
• Wartezeiten beim Einlass zur Veranstaltung oder auch zu einzelnen Eventteilen

Gute Eventmanagement-Tools besitzen eine integrierte Analysefunktion, die Ihnen dabei hilft, die gesammelten Daten auszuwerten. So lassen sich zum Beispiel für den Einlass Peak-Zeiten ermitteln, zu denen besonders viele Teilnehmer auf das Veranstaltungsgelände strömten. Beim nächsten Mal können Sie Ihren Personaleinsatz entsprechend anpassen.

Aber auch andere Anwendungen sind denkbar. Für mehrtägige Events lässt sich etwa untersuchen, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten die meisten und die wenigsten Besucher kamen. Rückschlüsse auf die Attraktivität bestimmter Programmpunkte sind daraus problemlos möglich.

Oder aber Sie fragen einfach die Teilnehmer gleich selbst. Über Umfragen lässt sich am besten herausfinden, was den Gästen gut gefallen hat und was verbesserungswürdig ist.

Ein Punkt bei einer solchen Umfrage sollte sich immer dem Einlassmanagement widmen. Ging es den Teilnehmern nicht schnell genug, was empfanden sie als lästig und wie bewerten sie die Hilfe, die sie durch Ihre Mitarbeiter erfahren haben?

Auch ein erstmaliger Einsatz neuer Technologien lässt sich über Umfragen gut kontrollieren. Etwa, wenn Self-Service-Systeme zum Einsatz kamen, mittels derer sich die Teilnehmer eigenhändig registrieren konnten. Erfragen lässt sich dann, ob die Teilnehmer mit der Technik klargekommen sind.

Der Erfolg eines Events hängt an mehreren Kriterien, ein gutes Einlassmanagement gehört in jedem Fall dazu. Keiner Ihrer Gäste verliert gern Zeit durch langes Warten am Eingang. Den Zutritt so schnell und effektiv wie möglich zu gestalten sollte deshalb bei Ihrer Eventplanung eine hohe Priorität genießen.

Ein klug durchdachter Personal- und Technikeinsatz sind die Basis für ein gutes Einlassmanagement. Geschulte Mitarbeiter in ausreichender Anzahl sorgen für den nötigen Fluss, softwaregestützte Registrierungssysteme für einen reibungslosen Ablauf und nützliche Daten, die Sie später bei der Auswertung Ihres Events verwenden können.

Denn eines gilt für Veranstaltungen jeder Art: Wer sich am Einlass willkommen fühlt, wird sich auch auf dem Event wohlfühlen.