How to ... Das Einlassmanagement vor dem Event richtig vorbereiten

Damit am Einlass alles glatt läuft, braucht es ein gut organisiertes Einlassmanagement vor dem Event. Dieses sollte nicht allein darauf abzielen, die Besucher ordnungsgemäß zu registrieren und zu kontrollieren, sondern auch den Zeitfaktor berücksichtigen.

Nichts kommt bei den Gästen nämlich schlechter an als lange Wartezeiten am Eingang. Eine halbe Stunde in der Kälte vor der Tür – und schon ist die Vorfreude aufs Event verflogen.

In einer Reihe zum Einlassmanagement geben wir Ihnen deshalb zahlreiche Tipps, wie Sie den Einlass optimieren können – vor, auf und nach dem Event. In diesem Blogbeitrag beschäftigen wir uns ausführlich mit dem Einlassmanagement vor dem Event.

Erfahrene Eventplaner wissen es natürlich: Auf 95 Prozent der Eventualitäten kann man sich bei einer Veranstaltung vorab vorbereiten. Der weitaus größte Teil ist Routine. Dazu kommen ein paar mögliche unvorhergesehene, aber deshalb noch längst nicht unvorhersehbare Ereignisse. Eine ausgeklügelte Planung stellt sicher, dass auf einem Event und speziell am Einlass alles reibungslos abläuft und Ihr Personal nicht vor unlösbare Aufgaben gestellt wird.

Wichtig ist, dass Sie Ihr Einlassmanagement vor dem Event richtig organisieren. Denn bereits da steht Ihnen ein Großteil der Informationen zur Verfügung, die Sie für einen geordneten, sicheren und zugleich zügigen Zugang benötigen.

Eine Tagung mit einigen wenigen hundert Teilnehmern stellt an Ihr Einlassmanagement andere Herausforderungen als ein Kulturevent mit mehreren tausend Gästen oder ein Workshop mit 50 Teilnehmern. Der Personal- und Technikaufwand unterscheidet sich daher deutlich.

Passen Sie also Ihre Planungen auf Ihr spezielles Event an. Während für den Workshop eine Registrierung per Gästeliste notfalls ausreicht, werden Sie bei dem Kulturevent nicht ohne technische Hilfsmittel auskommen.

Bei den meisten Events wissen Sie vorab ziemlich genau, wie viele Teilnehmer kommen werden. Durch den Ticketverkauf erhalten Sie eine genaue Planungsgröße. Spontane Gäste fallen in der Regel nicht so stark ins Gewicht.

Bekannt ist auch, wie viele Teilnehmer in verschiedenen Ticketkategorien zu erwarten sind. Denn Sie haben ja nicht nur klassische Gäste, sondern auch Referenten, VIP-Besucher oder geladene Gäste. Und für jede dieser Gästegruppen wollen Sie eventuell eine eigene Zutrittsform vorsehen.

Ein Haus hat in der Regel mehrere Eingänge. Sie finden das banal? Für Ihr Event ist es das nicht.

Stichwort Lenkung der Besucherströme: Achten Sie schon beim Einlassmanagement vor dem Event darauf, dass Gäste nur dort Zutritt erhalten, wo Sie es wünschen. Identifizieren Sie mögliche Schlupflöcher – etwa Hintereingänge, Treppenhäuser und Aufzüge.

Sehen Sie bei Messen einen separaten Eingang für Aussteller vor. Diese müssen häufiger das Gebäude verlassen, um zum Beispiel noch etwas aus dem Auto zu holen. Wenn sie dann jedes Mal den normalen Gästeeingang nutzen müssen, machen Sie ihnen nur unnötig das Leben schwer – und sich selbst im Übrigen auch.

Eine Veranstaltung hat stets einen konkreten Beginn und nicht selten auch bestimmte Stoßzeiten. Berücksichtigen Sie diese bei der Planung Ihres Einlassmanagements vor dem Event.

Beginnt zum Beispiel Ihre Tagung um 9.30 Uhr oder ein Galaabend um 20 Uhr, sollten Sie etwa eine Stunde vorher die Tore für Gäste öffnen. Sehen Sie reichlich Vorlauf für den Einlassprozess vor.

Beachten Sie natürliche Schübe, mit denen Sie rechnen können. Kommen zum Beispiel aller zehn Minuten U-Bahnen direkt vor der Location an, können Sie sich darauf einstellen, dass dann mit einem Mal ganz viele Besucher zu Ihnen strömen. Sehen Sie entsprechend genug Personal vor.

Gleiches gilt übrigens für die letzte Viertelstunde vor Beginn Ihres Events: Dann kommen erfahrungsgemäß die meisten Gäste.

Entsprechend der Daten, die Ihnen zur Verfügung stehen, erfolgt dann die Planung des Ressourceneinsatzes. Auch diese passiert natürlich vor dem eigentlichen Event. Ein Restaurantchef ruft seinen Koch auch nicht erst an, wenn der erste Gast in der Tür steht.

Neben Personal bedarf es in den meisten Fällen auch einiger Technik sowie aufeinander abgestimmter Abläufe. All das lässt sich im Rahmen des Einlassmanagements vor dem Event planen.

Der Einlass steht und fällt mit der Qualität des Personals. Und mit dessen Quantität. Sehen Sie deshalb genügend Mitarbeiter am Einlass vor – vor allem zu Stoßzeiten.

Achtung: Je nach Veranstaltungsart und Sicherheitskonzept benötigen Sie nicht nur Helfer, die die Tickets prüfen, sondern gegebenfalls auch Security-Kräfte. Bedenken Sie unbedingt, dass ein Ticketcheck – vor allem bei Einsatz entsprechender Technik – ziemlich rasch vonstatten geht, aber der Security-Check in der Regel länger dauert. Bei der Personalplanung muss das beachtet werden, um Staus zu verhindern.

Ratsam ist außerdem, gerade bei größeren Veranstaltungen oder unerfahrenem Personal vorab einen Probedurchlauf zu starten. So gehen die Abläufe in Fleisch und Blut über. Der Check-in kann nämlich stressig sein.

Gästelisten gibt es zwar noch, aber zeitgemäß sind sie längst nicht mehr. Der Einlass funktioniert heutzutage digital.

Etabliert haben sich vor allem bei größeren Kulturveranstaltungen Barcode-Systeme. Das Prinzip: Auf das Ticket ist ein Strichcode aufgedruckt, der am Einlass eingelesen wird. Das dauert zwei Sekunden und hat sich bewährt.

Gerade im Bereich des Konferenz- und Tagungsmanagements ist die Digitalisierung sogar einen Schritt weiter. Über intelligente Eventmanagement-Softwares können Veranstalter von der Anmeldung bis zum Einlass – und auch noch weit darüber hinaus – alles komplett abwickeln.

Wichtig ist bei allem Technikeinsatz: Prüfen Sie die Technik vorab, laden Sie die benötigten Akkus auf und starten Sie einen Testlauf.

Nicht zuletzt müssen Sie vorab entscheiden, an welchen Stellen Sie Besucher erfassen. Geschieht dies nur am Eingang oder auch zusätzlich auf dem Event – etwa wenn Sie auf einer Messe zusätzliche Workshops anbieten, für die es Sonderrechte bedarf?

Der Umfang der Einlasskontrolle ist dabei stets eine Abwägungssache zwischen Mehrwert und Nerven der Gäste. Denn jeder zusätzliche Check wird als unangenehm empfunden.

Je mehr Einlass-Checks Sie für nötig erachten, desto eher können sich moderne RFID-Systeme lohnen. Zu- und Austritte werden dann über spezielle Gates automatisch erfasst. Vorteil: keine langen Wartezeiten und entspannte Gäste. Nachteil: Die Technik hat ihren Preis.

Vorbereitung ist alles. Mit dem Einlassmanagement vor dem Event zu beginnen ist deshalb unabdingbar.

Je besser die Abläufe dabei sitzen, je passgenauer das Personal geschult und eingesetzt wird und je sinnvoller technische Hilfsmittel wie Barcode-Scanner, RFID-Chips und Eventmanagement-Softwares eingesetzt werden, desto reibungsloser läuft der Einlass.

Ein Großteil der Arbeit geschieht dabei im Voraus. Teilnehmerdaten für Kongresse sollten zum Beispiel schon im Zuge des Registrierungsprozesses bei der Anmeldung erfasst und dann zur Einlassplanung genutzt werden. Wer weiß, wie viele Gäste kommen und wann sie eintreffen, kann seinen Empfang entsprechend organisieren.