Die 10 besten Event-Manager-Tools, die Ihren Job leichter machen

Kennen Sie das Gefühl, dass Ihnen schlichtweg die Zeit fehlt, um alles zu erledigen, was ansteht? Hetzen Sie von Deadline zu Deadline oder werden Sie von einer immer länger werdenden To-Do-Liste erdrückt?

Der beste Weg, um diese Herausforderungen zu meistern, ist es, klüger, schneller und effizienter zu arbeiten. So erreichen Sie dasselbe Ergebnis in kürzerer Zeit.

In dieser Liste stellen wir Ihnen zehn beliebte große und kleine Planungstools vor, mit denen Sie großartige Events organisieren und zugleich Zeit sparen. Und das Beste: Die meisten dieser Tools sind kostenlos.

Projektmanagement

Manche Events können einen gigantischen Planungsaufwand mit sich bringen, wenn viele verschiedene Aspekte sich ändern können oder mehrere Personen und Teams koordiniert werden müssen. Warum also nicht diese bewährten Planungstools verwenden, um bei allem den Überblick zu behalten?

Trello

Trello ist eine kostenlose Anwendung, die darauf basiert, dass Boards erstellt werden, die für mehrere Nutzer freigeschaltet werden können. Auf diesen Boards werden Karten erstellt, die (Teil-)Aufgaben enthalten und einfach verschoben werden können. Auf diese Weise sieht jeder, was getan werden muss, wie weit die Planung vorangeschritten ist und was bereits erledigt wurde.

Für Einzelpersonen ist Trello kostenlos und die allermeisten Aufgaben im Event-Management können in der kostenlosen Version problemlos gemacht werden. Um aber in einem größeren Team arbeiten oder Zugriff auf bestimmte Features zu erhalten, ist ein Beitrag nötig. Die Höhe davon hängt von der Anzahl der User ab.

Basecamp

Basecamp ist weniger visuell aufgebaut als Trello, weist dafür mehr Funktionen auf und ist auf größere Projekte und Teams in Unternehmen ausgelegt. Der anhaltende Erfolg von Basecamp beweist, dass es nach wie vor zu den beliebtesten Planungstools gehört. Sie können es 30 Tage kostenlos testen, anschließend kostet die Nutzung unabhängig von der Anzahl der Nutzer 90$ pro Monat.

Team-Kommunikation und Datenaustausch

Ein Event kann nur so gut sein wie das Team, das es organisiert. Damit hier alles reibungslos klappt, ist eine gute und schnelle Kommunikation das A und O. Sorgen Sie mit einem dieser Tools dafür, dass alle Informationen schnell und einfach ausgetauscht werden können und mobil zugänglich sind.

Slack

Vergessen Sie stundenlanges Suchen in E-Mails. Slack erschafft einen gemeinsamen Workspace und führt so alle Kommunikation eines Teams oder Unternehmens zusammen. Verschiedene Unterhaltungen können so in Echtzeit stattfinden. Die verschiedenen Chats werden dabei übersichtlich aufgelistet, damit der Überblick nicht verloren geht.

Dabei ist Slack mehr als ein Chatprogramm, denn es können sowohl Dienste wie Dropbox oder Google Hangouts integriert als auch Dateien, Bilder, PDFs und Dokumente geteilt werden. Eine Suchfunktion erleichtert es, länger zurückliegende Diskussionen und Informationen zu finden.

Google Drive

Google Drive ist nicht wirklich ein Tool, um Projektmanagement zu betreiben. Allerdings hat auch nicht jeder die Zeit, sich in eine neue Software einzuarbeiten oder neue Workflows zu erstellen. An dieser Stelle kommt Google Drive ins Spiel: Es ist der perfekte Ort, wenn Sie Ihre Excel-Dateien, Word-Dokumente, Präsentationen und Fotos speichern wollen. Um große Anhänge an E-Mails zu vermeiden, können Sie Dateien in Google Drive direkt mit anderen Nutzern teilen.

Ideen und Inspirationen

Als Eventplaner sind Sie von Natur aus kreativ und ständig auf der Suche nach neuen Ideen, Inspirationen und Themen, die Sie auf zukünftigen Events umsetzen können. Statt handschriftliche Notizen und vieler Zettel ist es dabei sinnvoll, alles an einem Ort zu sammeln, auf den Sie von überall aus zugreifen können.

Pocket

Pocket ist die kostenlose „Speichern, um es später zu lesen“-App. Es gibt so viele Artikel, die sie lesen wollen und Seiten, die Sie inspirieren, dass Sie vielleicht schon eine Liste davon zusammengestellt haben, die Sie zu geeigneter Zeit abarbeiten wollen. Statt normale Lesezeichen zu nutzen oder diese Seiten einfach wieder zu vergessen, können Sie Pocket einsetzen. Mit einem einzigen Klick fügen Sie eine interessante Seite Ihrer Liste hinzu. So geht nichts verloren und Sie können sich dann, wenn Sie Zeit haben, der nächsten Inspiration widmen.

Evernote

Wenn Sie etwas aus Ihrer Pocket-Liste gelesen haben und es Ihnen gefallen hat, können Sie es als Referenz bei Evernote behalten. Beide Apps synchronisieren sich dabei direkt. Darüber hinaus können Sie beinahe alles bei Evernote sichern: Notizen, Fotos, PDFs oder Tonaufnahmen, die Sie eingesprochen haben. Für die nötige Ordnung sorgen Notizbücher und Tags, die Sie vergeben. Damit ist Evernote unverzichtbar für diejenigen, die jeden Tag mit vielen Ideen und Eindrücken arbeiten müssen. Die meisten der Funktionen sind dabei kostenlos nutzbar.

Feedly

Mehrere Seiten einzeln nach neuen Inhalten zu durchsuchen, kostet viel zu viel Zeit. Hier setzt Feedly an und spart Ihnen viel Zeit, da es für Sie die Inhalte verschiedener Seiten organisiert. Sie können nach Themen oder Stichworten suchen, um relevante Quellen zu finden, im Seitenmenü verschiedene Listen anlegen und die Quellen, die Sie interessant finden, in diese sortieren. Im Newsfeed werden chronologisch sortiert die neuesten Inhalte aufgelistet. Sie können Inhalte für später zurücklegen und mit anderen Nutzern teilen.

Hootsuite

Viele der besten Ideen kommen von Ihrem Publikum oder Ihrer Community. Es ist wichtig, auf dem Laufenden zu bleiben, über welche Themen diskutiert wird und diese idealerweise direkt mit Pocket oder Evernote zu speichern. Mit Hootsuite können Sie Unterhaltungen in verschiedenen sozialen Netzwerken nach Thema, Follower oder nach Listen sortieren. In der kostenlosen Version können Sie bereits mehrere Profile in sozialen Netzwerken einrichten und verwalten.

Pinterest

Sich seitenweise Texte durchzulesen, um Inspirationen zu erhalten, wird schnell ziemlich langweilig. Pinterest bietet durch Bilder die perfekte Abwechslung: Zu allen möglichen Themen finden Sie hier inspirierende Fotos. Legen Sie eigene Pinnwände an und sammeln Sie dort die Bilder, die Ihnen gefallen haben. Wann immer Sie Ideen brauchen, stöbern Sie einfach in Ihren Pinnwänden und finden Sie neue Inspiration!

Venue Sourcing

Alles steht und fällt mit der Location eines Events. Den richtigen Ort zu finden, ist dabei alles andere als leicht. Diese Anbieter unterstützen Sie bei der Suche:

www.Spacebase.com

Paris, New York, Barcelona – Spacebase bietet Räume für Meetings in über zehn verschiedenen Ländern an. Egal, ob Sie ein kleines oder ein großes Meeting planen, durch die komfortable Onlinesuche finden Sie den passenden Raum. Die Kommunikation und Bezahlung läuft online, wodurch das Angebot das Budget schont. Die Mitarbeiter von Spacebase stellen dabei sicher, dass alle Ihre Wünsche erfüllt werden.

www.eventinc.de

Eventinc bietet verschiedenste Eventlocations in der DACH-Region an. Die komfortable Suchfunktion ermöglicht es Ihnen nicht nur nach Locations, Caterern, Agenturen, Event-Ideen oder Dienstleistern zu suchen, sondern auch nach Städten oder Regionen sowie dem Anlass zu filtern, für den Sie Räume suchen. In der Sortierung nach Städten sind die wichtigsten Daten der jeweiligen Räume übersichtlich aufgeführt, um die Auswahl zu erleichtern.

Automatisierung und Datenintegration

Wenn Aufgaben sich wiederholen, spart es viel Zeit, diese zu automatisieren. Schaffen Sie sich durch die passenden Tools die Möglichkeit, Ihre Energie auf die kreativen Prozesse zu fokussieren.

IFTTT

Wenn Sie wieder und wieder dieselbe Aufgabe erledigen denken Sie darüber nach, ob „If This Then That“, auf Deutsch „wenn dies, dann das“, Ihnen bei der Automatisierung helfen kann. Posten Sie z. B. neue Artikel in Ihrem Blog manuell? Sie erstellen ein Spreadsheet aus neuen Followern? Sie wollen die Fotos Ihres Events auf Facebook hochladen? Mit IFTTT können Sie für all diese Aufgaben ein passendes Rezept erstellen und speichern, das dies zukünftig von selbst für Sie erledigt. IFTTT ist kostenlos und steht damit jedem offen.

Zapier

Zapier ist eine Integrationplattform, die es Ihnen ermöglicht, verschiedene Webanwendungen zusammenzuführen und so zu automatisieren. Die meisten CRMs und Marketing-Tools sind hier angebunden, so dass Zapier eine wertvolle Unterstützung darstellt. Eine einmalige Anbindung der verwendeten Dienste ist dabei ausreichend, um direkt mit allen anderen Tool zu kommunizieren und Daten auszutauschen. Dadurch vermeiden Sie das Warten, bis die Entwickler der verschiedenen Dienste die nötige SaaS-Integration anbieten oder Programmierer eingekauft werden müssen, die dies übernehmen.

Die Automatisierung läuft über Zap, die mit den Rezepten von IFTTT vergleichbar sind und für von Ihnen definierte automatisierte Abläufe stehen. Wenn Sie z. B. den Kundenservice Help Scout verwenden und gemeinsame Aufgaben mit Kollegen mithilfe von Asana koordinieren, können Sie einen Zap erstellen, der jede Anfrage auf Help Scout automatisch eine neue Aufgabe in Asana mit dem Inhalt der Nachricht erstellt.

Gästemanagement und Registrierung

Viele der vorgestellten Tools sind in vielen Bereichen des Arbeitsalltags nützlich. Wenn Sie aber Events planen, gibt es auch einige Tools, die speziell für Sie interessant und hilfreich sind und Ihnen sehr viel Zeit sparen werden.

Doo

Doo ist eine All-in-One Event Management Plattform. Die Software begleitet Sie vor, während und nach Ihrer Veranstaltung und deckt dabei alle Bereiche ab, die Sie sonst sehr viel Zeit kosten würden. Sie unterstützt Sie beim Marketing in Suchmaschinen, sozialen Medien, per E-Mail-Kampagnen und in den klassischen Medien. Durch das hochwertige Online-Einladungs-Management haben Sie jederzeit den Stand der Teilnehmer im Blick.

Der Clou: Die Doo-Software ist ein selbstlernender Event-Data-Hub, der die Daten aus Marketing, Registrierung und von der Veranstaltung selbst sammelt, auswertet und für Sie aufbereitet. Erst diese Auswertung ermöglicht es Ihnen, zuverlässig den ROI Ihrer Events zu analysieren.

Eventbrite

Wenn sie noch immer Excel-Dokumente oder Zettel und Stift nutzen, um Ihre Gästelisten oder die Bezahlvorgänge manuell zu verwalten, hören Sie besser auf damit! Statt Zeit zu verschwenden, Daten umständlich suchen zu müssen und Ihren Gästen lange Wartezeiten zuzumuten, können Sie diese Aufgaben innerhalb weniger Minuten mit Eventbrite erledigen.

Fazit

„Arbeiten Sie nicht härter, sondern cleverer!“, ist die beste Aussage, wenn Sie sich das nächste Mal von Ihren Aufgaben erschlagen fühlen. Schauen Sie sich die vorgestellten Tools genauer an und nutzen Sie die, die Ihnen Ihre Arbeit erleichtern. So sparen Sie viel Zeit und können sich voll und ganz auf Ihr Event konzentrieren.

Sind Sie bereit für Ihren Veranstaltungserfolg?

Um ein erfolgreiches Event auszurichten, ist es entscheidend, die aktuellen Trends zu kennen. Doch dann können Sie genau die Teilnehmer anziehen, die Sie ansprechen wollen.

Sie sind noch nicht sicher, ob Sie die neusten Entwicklungen schon richtig umsetzen? Dann machen Sie den Fitnesstest von Doo und finden Sie es heraus. Erfahren Sie, wie Sie

– Ihr Einladungsmanagement optimieren
– die Registrierung der Teilnehmer verbessern
– Einlass zum Event gestalten können und welche Möglichkeiten für Namensschilder bestehen
– die perfekten Bedingungen für Networking und Engagement schaffen
– das Feedback erhalten, das Sie wollen
– alle gesammelten Daten analysieren und den Event-ROI berechnen
– beim Post-Event-Marketing nichts übersehen.