Was ist bei der Planung der Location von Corporate-Events zu beachten?

Wo geht die Reise hin?

DIE perfekte Location, die zu jedem Event passt, gibt es nicht. Eine große Messe hat andere Anforderungen, als eine kleine Expertenkonferenz, und für eine Veranstaltung mit verschiedenen Seminaren und Workshops werden andere Räumlichkeiten benötigt, als für die Vorstellung eines neuen Produkts.

Aber es gibt für jedes Event mindestens eine Location, die ideal für genau diese Veranstaltung ist.
Um diese zu finden, müssen Sie zuerst wissen, worauf der Fokus Ihres Events liegt. Während Einzelheiten noch im weiteren Verlauf geändert und angepasst werden können, muss das Gesamtkonzept bereits bestehen.

Ein entscheidendes Kriterium bei der Suche ist die Anzahl der Teilnehmer. Ist der Veranstaltungsort zu groß, wirkt das Event schnell leer und es entsteht der Eindruck, dass zu wenige Gäste erschienen sind. Ist er hingegen zu klein, müssen sich die Teilnehmer drängen. Beides hinterlässt einen faden Beigeschmack.

Weitere Punkte, die Sie bedenken müssen, sind: ist die Location behindertengerecht, wird in Vortragsräumen die Sicht durch Säulen versperrt und herrscht eine gute Akustik?

Oft vergessen wird der Nutzen eines Raumes, in dem Sie das nicht genutzte Equipment lagern können, um während der Veranstaltung schnell darauf zugreifen zu können. Nicht nur bei mehrtägigen Veranstaltungen ist es hilfreich, Verpackungsmaterialien und Werkzeuge jederzeit verfügbar und zugleich ungesehen von den Besuchern lagern zu können.

Je genauer Sie wissen, welche Bedingungen Ihre Location erfüllen muss, desto gezielter können Sie suchen und desto schneller werden Sie fündig.

Seien Sie dabei mutig und kreativ: Seminare müssen nicht in Konferenzräumen von Hotels stattfinden. Außergewöhnliche Locations sind zunehmend gefragt und sorgen, wenn richtig eingesetzt, für denkwürdige Veranstaltungen.

Die richtige Ausstattung des Veranstaltungsortes

Aber nicht nur die benötigten Räume sind entscheidend, auch ihre Ausstattung ist wichtig: Welche Möbel gehören zur Grundausstattung der Location, welche müssen Sie zusätzlich mieten? Gerade Tische sind nicht immer in ausreichender Zahl im Grundpaket enthalten.
Klären Sie auch frühzeitig die Frage nach Tischdecken, um am Ende das Buffet nicht auf blanken Tischen anbieten zu müssen.
Testen Sie unbedingt auch die Stühle vor Ort, denn schon so mancher spannende Workshop wurde durch unbequeme Sitzmöbel zu einer Tortur.

Ebenfalls wichtig ist die Frage, ob Rednerpulte, Podeste oder Stellwände vorhanden sind, wenn Sie diese benötigen.
Auch eine Garderobe oder eine andere Möglichkeit, Jacken und Taschen unterzubringen, ist wichtig. Und nicht zuletzt entscheidet auch der Blick in die Toiletten, ob die Location passend ist oder Sie Ihre Teilnehmer lieber woanders empfangen möchten.

Lage und Infrastruktur

Nicht nur bei Immobilien gilt, dass die Lage wichtig ist. Auch Ihre Veranstaltung muss gut erreichbar sein. Insbesondere, wenn die Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln nicht gut zu bewerkstelligen ist, müssen Sie für eine ausreichende Menge nahegelegener Parkplätze sorgen oder einen Shuttle-Service anbieten.

Bei einem mehrtägigen Event sind zudem die Übernachtungsmöglichkeiten für die Teilnehmer wichtig. Ideal sind preisgünstige Hotels in der Nähe des Veranstaltungsortes.

Es lohnt sich, ein Informationspaket für die Teilnehmer zusammenzustellen, in dem die nahegelegenen Hotels und ein Plan der öffentlichen Verkehrsmittel aufgelistet sind, um sie bei der Planung für Anreise und Aufenthalt zu unterstützen. Wenn Parkhäuser vorhanden sind, ist eine Information über die anfallenden Parkgebühren hilfreich.

Auch hinter den Kulissen ist die Infrastruktur wichtig: Prüfen Sie die Möglichkeiten, auch mit großen Fahrzeugen zum Veranstaltungsort zu fahren, um das benötigte Equipment aus- oder einzuladen.
Wenn lange Laufwege bestehen, müssen Sie entsprechend viel Zeit einplanen und Sackkarren und Tragegurte für schwere Ausstattung bereitstellen.

Gibt es ein Betreuungsteam vor Ort?

Manche Veranstaltungsorte bestehen darauf, dass die eigenen Mitarbeiter die Betreuung eines Events übernehmen. Klären Sie aber unbedingt frühzeitig ab, ob dies der Fall ist und wie groß das Betreuungsteam tatsächlich ist.
Auch die Zeiten, in welchen es zur Verfügung steht, und welche Aufgaben es erfüllen kann, machen ggf. den Einsatz eigener Mitarbeiter notwendig.

Prüfen Sie hier die Qualifikationen der Mitarbeiter der Location. Jeder kann eine Musikanlage bedienen oder an der Bar Getränke ausschenken, doch für ein großartiges Event brauchen Sie Profis in diesem Bereich.

Wie ist die technische Ausstattung der Location?

Prüfen Sie bei einer Vorabbegehung, welche technische Ausstattung vorhanden ist.
Nicht nur, wenn Sie Ihr Event personalisieren und dafür technische Möglichkeiten, wie Gesichtserkennung oder Push-Benachrichtigungen der Teilnehmer durch eine App nutzen, sind in ausreichender Anzahl vorhandene Stromanschlüsse und ein stabiles WiFi entscheidend für Ihnen Veranstaltungserfolg.
Auch die Teilnehmer sollten an mehreren Orten Zugänge zu Steckdosen haben.

Darüber hinaus sind diese Frage relevant: Können Vortragsräume tagsüber durch Jalousien abgedunkelt werden, oder wird Tageslicht die Projektion verblassen lassen? Sind Beamer vorhanden, und sind diese mit Ihren eigenen Geräten kompatibel? Welche Beleuchtung ist vorhanden und wie wird sie bedient? Wer hat Zugang zum Technikraum? Existiert in großen Räumen eine gute Mikrofonanlage für die Redner? All diese Einzelheiten spielen zusammen, wenn es um die Gesamterfahrung Ihrer Veranstaltungsteilnehmer geht.

Das leibliche Wohl – Wie steht es um das Catering?

Bietet der Veranstaltungsort ein eigenes Catering an, und zu welchen Konditionen? Hier geht es nicht nur um die Frage, ob eine Getränkepauschale sinnvoll ist.

Wenn Sie auf Ihrem Event Häppchen oder ein Buffet anbieten, müssen Sie Rücksicht auf verschiedene Ernährungsweisen nehmen. Lassen Sie vegane Optionen, mit denen Sie auch Vegetarier ansprechen, nicht als lieblose Alternative zum „echten“ Essen mit Fleisch erscheinen, sondern sorgen Sie für eine gleichwertige Präsentation.

Wenn sie mit einem Caterer zusammenarbeiten, der Ihnen noch nicht bekannt ist, nehmen Sie das Angebot genau unter die Lupe und testen es ggf., um während Ihres Events keine unschöne Überraschung zu erleben.

Wie flexibel ist die Location bei Ihrer Eventplanung?

Planungen müssen immer wieder angepasst werden und können sich bis zur letzten Minute ändern. Hier ist entscheidend, dass die Location flexibel auf Ihre Eventplanung reagiert und Sie nicht ausbremst.
In gewisser Weise gehören nun auch die Betreiber und Mitarbeiter Ihrer Location zu Ihrem Team, mit dem Sie Ihr Event planen, und als Team müssen sie geführt werden.

Bringen Sie frühzeitig in Erfahrung, bis zu welchem Zeitpunkt Ihre Location noch Änderungen umsetzen kann und welche Wege in der internen Verwaltung gegangen werden müssen, bis eine Entscheidung gefällt wird. Ist z. B. eine hauptverantwortliche Person im Urlaub, kann dies zu langen Verzögerungen führen und Sie unter Zeitdruck setzen.

Zum Schluss: Ihr Briefing für die Location

Je genauer Sie der Location für Ihr Event sagen, was Sie brauchen und erwarten, desto unkomplizierter und reibungsloser wird die Zusammenarbeit funktionieren.

Machen Sie es für alle Beteiligten einfacher, indem Sie alle wichtigen Informationen in einem Dokument zusammentragen:
Den Ablaufplan Ihres Events, welche Ausstattung sie benötigen, wie viel Servicepersonal anwesend sein muss und eine Liste aller zuständigen Personen, um die Kommunikationswege kurz zu halten.

Mit einem solchen Briefing vermeiden Sie es, dass einzelne Absprachen in einer Flut von E-Mails untergehen und Missverständnisse entstehen.

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