Klickstarke Einladungen für Veranstaltungen

Ihre Wunsch-Teilnehmer sollen Ihre Einladungen nicht nur öffnen, sondern es auch gar nicht erwarten können, Ihr Event zu besuchen? Dann gibt es einige Dinge zu beachten. Die gute Nachricht: Es ist absolut kein Hexenwerk. Und mit der richtigen Unterstützung können Sie dabei auch noch vieles über Ihre Teilnehmer lernen.

Die richtigen Leute einladen

Eines ist klar: Damit die richtigen Teilnehmer Ihr Event besuchen, müssen Sie die richtigen Personen einladen. Doch was hat dies mit der Öffnungsrate Ihrer E-Mails zu tun? Tatsächlich eine ganze Menge!

Auch wenn Sie problemlos sehr viele Empfänger zugleich anschreiben können, hilft eine genaue Eingrenzung der Zielgruppe immens. Denn je genauer Sie wissen, wen Sie ansprechen, desto passender kann die gesamte Einladung gestaltet werden. Und je besser die Einladung auf die Angeschriebenen ausgerichtet ist, desto eher werden diese sie auch öffnen und lesen – und sich registrieren.

Wenn Sie verschiedene Zielgruppen erreichen wollen, arbeiten Sie mit verschiedenen Einladungen. Durch die Segmentierung aller Angeschriebenen in verschiedene Gruppen können Sie zielgerichtet die Aspekte hervorheben, die für die jeweiligen Empfänger auch relevant sind. Erst durch diese individuelle Ansprache wecken Sie wirklich das Interesse der Empfänger. Besteht bereits eine Datenbank von Kunden oder Personen, die Sie gerne auf Ihrem Event begrüßen möchten, greifen Sie auf jeden Fall darauf zurück. Nutzen Sie auch Ihr jetziges Event, diese Datenbank zu aktualisieren und weiter auszubauen.

Dieser Mehraufwand lohnt sich dabei auf jeden Fall, denn Sie erhöhen nicht nur die Öffnungsrate, sondern bleiben durch ihre klare und zielgerichtete Ansprache generell in guter Erinnerung. Bei einer großen Zahl von angeschriebenen Teilnehmern leistet das selbst-lernende Event-CRM von doo wertvolle Dienste, da viele Prozesse, wie die Segmentierung der Kunden anhand von Interessen, automatisiert ablaufen können.

Ziel definieren und bewusst machen

Und dieses sollte nicht nur sein, dass möglichst viele Empfänger die E-Mail öffnen. Stattdessen geht es um das, was Sie mit Ihrem Event erreichen wollen: Möchten Sie ein neues Produkt vorstellen, Leads generieren oder Experten in Seminaren und Workshops zusammenbringen?

Denn schon in der Einladung heben Sie hervor, worauf die Teilnehmer sich freuen können und was ihnen entgeht, wenn sie nicht erscheinen. Hier wird deutlich, weshalb eine klar definierte Zielgruppe wichtig ist. Je besser Sie die angeschriebenen Personen kennen, desto besser wissen Sie auch, was für sie relevant ist. Heben sie genau diese Aspekte Ihres Events hervor, um diese Teilnehmer anzusprechen.

Versuchen Sie dabei, nicht bloß Fakten aufzulisten, sondern auch die Einzigartigkeit Ihres Events aufzuzeigen: Findet es in einer besonderen Location statt, wird ein außergewöhnlicher Gastredner erwartet oder vielleicht ein provokantes Thema behandelt?

Egal, was für ein Event Sie veranstalten: Machen Sie schon in der Einladung deutlich, dass es etwas Besonderes und Einzigartiges ist.

Der Betreff: Der erste Eindruck entscheidet

Nachdem das „Wer“ und „Was“ feststeht, geht es um die konkrete Gestaltung der Einladung. Und hier steht an erster Stelle der Betreff. Denn er entscheidet, ob der Empfänger die E-Mail überhaupt öffnet oder sie direkt löscht.

Es lastet also viel Verantwortung auf dem Betreff. Je nach Branche und Zielgruppe können Sie frecher und provokanter formulieren, aber in allen Fällen muss der Betreff zwei Punkte erfüllen: Er muss informieren und neugierig machen. Dabei kommt es auf Präzision an, denn zu viele Wörter verwässern die Aussage.
Streichen Sie rigoros alle Füllwörter und schwammigen Beschreibungen.

Ein Patentrezept für den Betreff gibt es nicht. Wohl aber gute Hilfestellungen und Daumenregeln: Da die Empfänger Ihrer E-Mails die Betreffzeile nur scannen, kommt es insbesondere auf die ersten und letzten drei Worte an. Setzen Sie die Schlagworte, auf denen der Fokus liegt, deshalb an den Anfang und Ende des Betreffs.

Das passende Layout

Mit Ihrem packenden Betreff haben Sie den Empfänger dazu gebracht, die E-Mail zu öffnen. Nun müssen Sie ihn mit dem Inhalt der Einladungsmail überzeugen.

Hier geht es um weit mehr, als nur den Text. Denn noch ehe der Empfänger anfängt, zu lesen, entscheidet das Design, ob er die Mail nicht sofort wieder schließt: Ist es ansprechend oder abschreckend gestaltet? Weckt es Interesse oder langweilt es? Ist es übersichtlich oder findet man sich nicht darin zurecht?

Formen, Farben, Grafiken und Schriftart(en) wirken zusammen und erschaffen den Gesamteindruck, der über Erfolg oder Nichterfolg der E-Mail entscheidet. Zugleich setzen Sie durch die verschiedenen Designelemente schon Akzente und schlagen einen Bogen zu Ihrem Event. Mit der Wahl des Layouts legen Sie fest, worauf der Blick des Lesers zuerst fällt.

Lassen Sie sich von zahlreichen guten Beispielen inspirieren und ggf. von Ihrem Grafiker beraten, auf welche Weise das Layout Ihrer E-Mails gestaltet sein sollte, um die gewünschte Wirkung zu erzielen.

Wie viel ist zu viel? Die richtige Textlänge

Auch das Layout hat überzeugt und der Empfänger will Ihre E-Mail lesen. Im Text findet er alle Informationen, die er benötigt und die ihn dazu bringen, an Ihrem Event teilzunehmen. Allerdings möchte er auch nicht mit zu vielen Informationen und langen Texten erschlagen werden. Die Kunst besteht darin, ihm die gewünschten Inhalte zu liefern, ohne ihn zu langweilen.

Streichen Sie rigoros alle Informationen aus der E-Mail, die zwar grundlegend interessant sind, aber an dieser Stelle noch nicht benötigt werden. Ein vollständiger Tagesablauf mit einer Liste sämtlicher Seminare ist sicherlich besser auf der Website zum Event aufgehoben, während Sie in der E-Mail gezielt auf einzelne Vorträge hinweisen.
Auf diese Weise überfrachten Sie den Leser nicht mit Informationen und können den Fokus auf die Highlights Ihres Events lenken.

Nutzen Sie aus, dass Sie zielgruppenspezifisch E-Mails verschicken: Heben Sie das jeweilige Hauptinteresse der Empfänger hervor. Greifen Sie auch den Betreff der E-Mail auf und führen Sie ihn weiter aus. Insgesamt gilt, wie auch beim Layout, dass weniger oft mehr ist.

Call-to-Action-Buttons, die auch funktionieren

An der geeigneten Stelle – und das muss nicht das Ende der E-Mail sein – finden die Leser den CtA-Button, den Call-to-Action-Button.
Er fordert sie in der Regel auf, sich als Teilnehmer zu registrieren oder für weitere Informationen die Website zum Event zu besuchen.

Vermitteln Sie mit dem CtA-Button eine positive Nachricht. Nennen Sie ihn nicht bloß „Registrierung“, sondern heben Sie noch einmal direkt die Vorteile hervor, zu handeln: „Jetzt den Frühbuchertarif nutzen“ oder „Jetzt kostenlos voranmelden“.
Durch das Wort „jetzt“ schaffen Sie dabei eine gewisse Dringlichkeit, nicht erst später zu handeln.

Ganz entscheidend dabei: Nicht nur in Onlineshops, sondern auch bei Einladungsmails gilt, dass der Weg vom Klick auf den CtA-Button bis zum Abschluss des Kaufs möglichst kurz, übersichtlich und reibungslos verlaufen muss.
Wenn der Klick auf den CtA-Button zu einem unübersichtlichen Registrierungsformular führt, verschreckt dies viele potentielle Teilnehmer. Gleiches gilt für technische Probleme.

Fehler in Einladungsmails, die Teilnehmer kosten können

Neben vielen Dingen, die Sie für klickstarke Einladungsmails berücksichtigen müssen, gibt es auch einige Fehler, die Sie den Erfolg kosten können:

Langweilige, unpersönliche Texte
Falls der langweilige Betreff nicht schon abschreckt und tatsächlich jemand die E-Mail öffnet, wird er von einem langen Text erschlagen. Seine persönlichen Interessen werden nicht angesprochen, stattdessen erfährt er allgemeine Informationen, die ihn nicht wirklich ansprechen. Die gesamte Einladungsmail wirkt wie ein Flyer, der mit der Zeitung in jeden Briefkasten geworfen wird, egal ob der Empfänger Interesse hat oder nicht.
Personalisieren Sie Ihre Einladungsmails deshalb unbedingt und gehen individuell auf die Empfänger ein, um sie gezielt anzusprechen.

Leere Buzzwords
Jede Branche hat ihre eigenen Buzzwords. Das Problem dabei: Je häufiger sie benutzt werden, desto nichtssagender werden sie. Führen Sie stattdessen konkret auf, welchen Gewinn der Besuch Ihrer Veranstaltung bedeutet. Ein wertvoller Tipp für Autoren gilt auch für das Verfassen von E-Mails: „Show, don’t tell!“, also „Zeigen, nicht erzählen!“
Führen Sie auf, was Ihr Event besonders macht, statt nur zu sagen, dass es etwas Besonderes ist. So überzeugen Sie und schaffen Vertrauen.

Unübersichtliches Design
Hauptsache, bunt. Wenn Sie Ihre Einladungsmails oder die Website für ihre Veranstaltung nach diesem Motto gestalten, wird das Ergebnis sehr wahrscheinlich ein unübersichtliches Durcheinander sein. Kaum ein Teilnehmer ist motiviert, sich durch das Chaos zu kämpfen.
Fokussieren Sie sich stattdessen auf die wichtigen Kernaussagen und gestalten Sie auch Zusatzinformationen übersichtlich.

Fazit

Damit Ihr Einladungsmanagement zum Erfolg führt, muss es zwei wichtige Faktoren erfüllen: Design und Inhalt müssen aufeinander abgestimmt sein und die Einzigartigkeit Ihres Events hervorheben. Und es muss personalisiert sein, um die Teilnehmer gezielt anzusprechen.

Aber gerade die Personalisierung kostet oft viel Zeit. doo hilft Ihnen mit intelligenter Segmentierung der Teilnehmer in unterschiedliche Interessensgruppen sowie Automatisierung dabei, Ihr Einladungsmanagement zu beschleunigen.