No-Show-Raten erfolgreich reduzieren

Was sind No-Show-Raten?

Das Event ist ausverkauft, die Location gebucht und das Event-Catering bestellt. Und dennoch bleiben am Tag der Veranstaltung Plätze leer. Event-Teilnehmer, die trotz Zusage nicht auftauchen, werden No-Shows genannt. Nicht erscheinende Teilnehmer sind vor allem bei kostenlosen Events problematisch. Hohe No-Show-Raten können im schlimmsten Fall dazu führen, dass der Veranstalter nicht alle Kosten decken kann und einen Verlust einfährt.

Die No-Show-Rate wird berechnet, indem die Anzahl der nicht erschienenen angemeldeten Teilnehmer durch die Anzahl der angemeldeten Teilnehmer geteilt wird. Dieser Wert ergibt dann die No-Show-Rate.
Zum Beispiel: Haben sich 100 Personen angemeldet, es kommen aber nur 60, gibt es 40 No-Shows. Die No-Show-Rate bei diesem Event liegt also bei 40 %.

Bei der Ermittlung der No-Show-Rate kann ein Event-CRM wie die doo-Plattform äußerst hilfreich sein. Sie analysiert u. a. Anmeldedaten sowie Einlass- und No-Show-Daten.

Warum gibt es No-Shows?

Nachfolgend die 5 Hauptgründe, warum potentielle Kunden trotz Zusage nicht zu Events erscheinen:

• Eventlocation: Eine schlecht zu erreichende Eventlocation ohne Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel oder ohne ausreichende Parkmöglichkeiten wirkt sich negativ auf die No-Show-Rate aus. Fehlende oder ungenügende Anreise-Informationen sollten ebenfalls vermieden werden.

• Häufigkeit der Veranstaltung: Je seltener ein Event stattfindet, desto niedriger ist die No-Show-Rate. Die Teilnehmer möchten das Event auf keinen Fall verpassen, da sie sonst wieder längere Zeit bis zum nächsten Event warten müssten. Hier kommt das Phänomen „Fear of Missing Out“ zu tragen. Findet das Event jedoch häufig statt, kehrt sich dieses Phänomen um, da das nächste Event ja bald wieder sein wird und die nicht erschienenen Teilnehmer dann zu diesem Event gehen können, ohne etwas zu verpassen.

• Wetter: Etwas, das kein Veranstalter beeinflussen kann, ist das Wetter. Ist es zu schön und das Event findet drinnen statt, bevorzugen es viele, die Zeit lieber draußen im Biergarten oder Freibad zu verbringen. Ist das Wetter zu schlecht, sprich Starkregen oder Schnee, bleiben auch viele Menschen lieber zu Hause.

• Konkurrenz-Events: Es wirkt sich nie gut auf die Teilnehmerzahl von Veranstaltungen aus, wenn zu dem festgelegten Termin noch ein anderes ähnliches oder bekannteres Event stattfindet. Dadurch kann es vorkommen, dass sich angemeldete Teilnehmer im letzten Moment doch noch für das Konkurrenz-Event entscheiden.

• Fehlende Absagemöglichkeit: Meist wissen verhinderte Teilnehmer auch einfach nicht, wo und wie genau sie sich von einem Event wieder abmelden können. Bevor sie also lange auf der Webseite nach Abmeldemöglichkeiten suchen, erscheinen sie dann einfach gar nicht.

Auswirkungen von No-Shows auf Event Erfolg und ROI

Bei kostenlosen Events kann eine hohe No-Show-Rate dazu führen, dass zu viel Essen bestellt, eine zu große Location angemietet und zu viele Event-Mitarbeiter eingestellt wurden. Dies birgt die Gefahr, dass der Veranstalter mehr Kosten hat und diese aufgrund der fehlenden Teilnehmer nicht decken kann.

No-Shows sind aber nicht nur ärgerlich, wenn es um Events mit einem kostenlosen Eintritt geht und die Anzahl der Zusagen über Eventgröße und Event-Catering entscheidet. Sie sind auch ärgerlich, wenn zwar die Tickets bereits bezahlt wurden, die Veranstaltung dann aber aufgrund von No-Shows nur wenig besucht ist. Dann bleibt der Veranstalter zwar nicht auf den Kosten sitzen, einen guten Eindruck hinterlässt die halbleere Veranstaltung bei den Teilnehmern jedoch auch nicht. Das bedeutet schlechte Außenwerbung und kann ein Problem für die nächste Veranstaltung darstellen.

No-Shows verhindern

Eines vorweg: Bei jedem größeren Event gibt es No-Shows. Das lässt sich nicht komplett vermeiden. Dennoch kann die No-Show-Rate mit ein paar einfachen Tricks minimiert werden:

• Klare Stornierungsbedingungen: Aus den AGBs sollte eindeutig hervorgehen, bis zu welchem Zeitpunkt die Tickets kostenlos storniert werden können. So wird vermieden, dass Kunden kurz vor dem Event absagen und Sie auf den Tickets sitzen bleiben.

• Event-Erinnerungen versenden: Viele No-Shows entstehen dadurch, dass die angemeldeten Teilnehmer schlicht und einfach den Termin vergessen, bzw. sich aus Versehen den falschen Termin notiert haben. Dagegen helfen einfache Erinnerungsmails, z. B. eine Woche vor der Veranstaltung und nochmals einen Tag vorher. Mitgeschickte Kalenderdateien, die mit nur einem Klick den Termin in den Kalender eintragen, haben sich ebenfalls bewährt.
  Auch auf den Social Media Plattformen ist es wichtig, in der Zeit vor dem Event immer präsent zu sein. Mit kontinuierlichen neuen Posts zum Event generieren Sie Sichtbarkeit.
  Einen nachhaltigen Eindruck hinterlassen auch Event-Erinnerungen, die per Post verschickt werden, da heutzutage überwiegend digital kommuniziert wird. Diese Methode setzt natürlich ein entsprechendes Budget voraus.

• Ticketpreis: Generell gilt: je teurer das Ticket, desto niedriger die No-Show-Rate. Bei kostenlosen Events hingegen kalkulieren Veranstalter bereits vorab mit einer No-Show-Rate von ca. 50 %. Bei Events mit kostenpflichtigen Tickets liegt die No-Show-Rate im Durchschnitt bei ca. 25 %.

• Ausführliche Anreiseinformationen: Ein detaillierter Anreiseplan auf der Event-Website, in der Event-App und in den Event-E-Mails stellt sicher, dass die Teilnehmer genau wissen, wie sie mit dem Auto oder den öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen müssen. Präzise Informationen über den Parkplatz sowie die Haltestellen geben den Teilnehmern alle notwendigen Anreiseinformationen, sodass sie diese nicht mehr selbst recherchieren müssen. Je leichter die Eventlocation mit öffentlichen Verkehrsmittel zu erreichen ist, desto besser. Ein ausreichend großer, kostenfreier Parkplatz wirkt sich ebenfalls positiv auf die No-Show-Rate aus.

• Check-in: Kurz vor dem Event kann eine Rückbestätigungs-Mail an alle Teilnehmer verschickt werden. Diese E-Mail sollte Buttons enthalten, mit denen man angeben kann, ob man immer noch teilnehmen möchte oder nicht. So können die Teilnehmer schnell und einfach mit einem Klick nochmals bestätigen, ob sie wirklich vorhaben zu kommen. Es ist zwar schade, wenn Teilnehmer wieder absagen, dennoch ist es besser, dies bereits im Voraus zu wissen.

• Überbuchung: Ein beliebtes, jedoch riskantes Mittel gegen No-Shows ist die Strategie der Überbuchung, wie sie Airlines oder Hotels anwenden. Dazu werden die No-Show-Raten vergangener Events analysiert und auf Grundlage dessen mehr Tickets verkauft, als eigentlich Plätze frei wären. Diese Strategie sollten Veranstalter aber nur mit Vorsicht anwenden, da es sich negativ auf das Image auswirkt, wenn Personen mit bezahlten Tickets trotzdem keinen Einlass zum Event erhalten.

Der richtige Umgang mit No-Shows

Welches Vorgehen bietet sich bei Teilnehmern an, die trotz Anmeldung nicht erscheinen?
Hierbei hat es sich bewährt, mit einer E-Mail nachzufassen. Diese kann Informationen zum statt gefundenen Event beinhalten und so nochmals hervorheben, was verpasst wurde. Auf diese Weise können die No-Shows für zukünftige Events zur Teilnahme motiviert werden.

Verpassen Sie auch nicht die Gelegenheit, einfach einmal nachzufragen, warum nicht teilgenommen wurde. Dies zeigt den verhinderten Teilnehmern, dass ihr Fehlen durchaus aufgefallen ist und dass sie fest eingeplant waren.

Weiß der Veranstalter schon im Vorhinein, dass nicht alle Plätze belegt sein werden, kann er die freien Plätze auch relevanten Influencern spendieren. So schlägt er zwei Fliegen mit einer Klappe: Das Event ist gut besucht und es wird auf den Social-Media-Plattformen darüber berichtet.

No-Shows wird es immer geben

Egal, wie gut die Vorbereitung und Organisation eines Events auch sein mag: Es wird immer Personen geben, die trotz Zusage oder Ticketkauf nicht erscheinen.
Als Veranstalter kann man aber die No-Show-Rate auf ein Minimum reduzieren. Es ist wichtig zu verstehen, aus welchen Gründen Teilnehmer vom Event fernbleiben. Mit diesen Informationen kann dann die No-Show-Rate für die nächsten Events niedrig gehalten werden. Natürlich lassen sich zukünftige No-Show-Raten aufgrund bestehender Daten nicht exakt berechnen. Sie geben aber einen guten Anhaltspunkt, an dem man sich bei den nächsten Events orientieren kann.