Ein Event so richtig aufmöbeln? Mit den passenden Mietmöbeln kann das gelingen! Bei der Organisation dieser kann allerdings auch einiges schiefgehen. Damit das nicht passiert, haben wir einmal aufgelistet, was alles schief laufen kann und auf was deshalb besonders zu achten ist.
Ein Event so richtig aufmöbeln? Organisieren Sie die richtigen Event-Mietmöbel, kann das gelingen! Dabei kann allerdings auch einiges schiefgehen. Pannen, wie wackelige Tische, zu wenig Sitzplätze oder Indoor-Möbel, die plötzlich draußen stehen, können ein Event sehr schnell zum Desaster werden lassen.
Damit das nicht passiert, haben wir einmal aufgelistet, was alles schief laufen kann und worauf deshalb besonders zu achten ist.
1. Die richtigen Mietmöbel für das falsche Event gebucht
Für eine Konferenz sind gemütliche Loungemöbel wohl nicht das Richtige. Ebenso wenig werden auf einer Gala Schreibtische mit Stühlen für jeden Gast gebraucht.
Jedes Event benötigt eben individuell passende Möbel. Und genau diese sollten im Vorhinein auch organisiert werden. Die Mietmöbel sollten unbedingt auf das jeweilige Event zugeschnitten sein, um in das Gesamtbild der Veranstaltung und deren Organisator zu passen. Alles andere würde bei den Gästen mit Sicherheit für Verwirrung sorgen.
2. Indoor-Möbel für draußen gemietet
Ehe man sich versieht, werden die Möbel draußen im Regen nass und weisen zu allem Entsetzen das Wasser nicht ab. Es wurden aus Versehen Indoor-Möbel für draußen bestellt! Hier gilt es natürlich darauf zu achten, dass die richtigen Möbel für den jeweiligen Standort gewählt werden.
Findet das Event draußen unter freiem Himmel in der Natur statt, sollten unbedingt Outdoor-Möbel gebucht werden. Diese sind eventuell wasserabweisend, dürfen auch schmutzig werden und sind insgesamt beständiger.
Läuft die Veranstaltung drinnen ab, können natürlich Indoor-Möbel gemietet werden. So sind für jede Wetterlage die passenden Mietmöbel vorhanden und alles bleibt unbeschädigt.
3. Anzahl der Mietmöbel falsch kalkuliert
Die wichtige Konferenz kann losgehen, doch nicht alle Teilnehmer finden Platz. Da wurden wohl zu wenige Möbel geliefert! Entweder wurde beim Teilnehmermanagement falsch kalkuliert oder der Mietmöbellieferant hat einen Fehler gemacht.
Diese Situation sollte unbedingt verhindert werden! Die Teilnehmerzahl muss bei einer solchen Veranstaltung im Vorhinein genau festgelegt sein, damit genügend Möbel gebucht werden können und somit ausreichend Sitzplätze vorhanden sind. Die Anzahl der Mietmöbel muss dem Lieferanten exakt mitgeteilt werden und dieser sollte sich bedingungslos daran halten. Am besten wird die Anzahl nochmals kurz vor dem Event zwischen Möbellieferant und Veranstalter abgeklärt.
4. Wackelige Tische und aufgeschlitzte Anzughosen
Der ein oder andere Tisch wackelt. Da bleibt es nicht aus, dass Getränke fallen.
Hier und da ragt ein Holzsplitter aus dem Tisch oder Stuhl. Das hat Gästen schon die Anzughose gekostet.
Diese Szenarien dürfen auf keinen Fall eintreten! Es muss demnach für ordentliche Mietmöbel gesorgt werden. Eine hohe Qualität aller Möbel ist wichtig, damit ein peinliches Szenario dieser Art ausbleibt.
Sollte ein Teilnehmer geschädigt werden, kann das unnötigen Ärger geben, der sich am Ende auch auf das gesamte Event auswirken kann. Verärgerte Gäste und negatives Feedback können durch hochwertige Möbel, die in einem einwandfreien Zustand sind, verhindert werden – und damit ist am Ende wirklich allen geholfen.
5. Wenn’s nicht passt, kann’s auch nicht passend gemacht werden
Die Theke ist viel zu groß und passt nicht in das vorgesehene Eck. In die andere Ecke passen doch nur vier anstatt sechs Hocker. Und der Platz auf der Bühne reicht für das große Rednerpult nun doch nicht aus. Richtig abgemessen wurde hier wohl nicht.
Ein großes Problem entsteht, wenn die angelieferten Mietmöbel von den Maßen nicht an die dafür vorgesehenen Stellen passen. Meist ist es dann zu spät, um noch einmal andere Möbel zu ordern und so muss der Plan für die Möbel schnell umgestellt werden. Das ist bestimmt nicht optimal und kann bei manchen Veranstaltungen nicht mehr richtig realisiert werden.
Es muss also dafür gesorgt werden, dass die Verantwortlichen die Stellen für die Möbel exakt abmessen und diese genauen Maße beim Organisieren der Mietmöbel unbedingt beachten. Nur so kann jedes Möbelstück am Ende seinen Platz einnehmen.
6. Wenn die Gäste vor den Möbeln da sind
Die Gäste sind schon da, aber die Möbel lassen noch auf sich warten? Das nennt man wohl eine richtige Panne! Eine, die unbedingt verhindert werden sollte.
Das geht am besten, wenn man sich an erfahrene und zuverlässige Dienstleister wendet. Diese können beispielsweise anhand ihrer langjährigen Erfahrung im Mietmöbel-Business, ihrer Referenzen und Bewertungen ausgesucht werden. Hier sollte man wirklich sichergehen, dass man sich einen zuverlässigen Partner an Bord holt. Nur ein solcher kann gewährleisten, dass die Mietmöbel pünktlich angeliefert und gegebenenfalls aufgebaut werden. Natürlich sollte auch die gewünschte Lieferzeit genau besprochen und vor der Veranstaltung noch einmal bestätigt werden.
7. Das Gelieferte weicht vom Bestellten ab
Die angelieferten Mietmöbel sehen so gar nicht aus, wie die, die man bestellt hat? Dann hat sich der Mietmöbellieferant wohl gedacht, die ähnlichen Möbel tun es auch. Wahrscheinlich waren die eigentlich georderten Möbel doch schon anderweitig vergeben.
Das ist nicht in Ordnung und sollte vorab unbedingt klargestellt werden. Wenn eben nur die Möbel in die Location und zum Event passen, die man bestellt hat, dann sollten auch genau diese geliefert werden. Der Veranstalter muss klar kommunizieren, welche Möbel er mieten möchte und dass keine anderen in Frage kommen. Der Lieferant muss sich an diese genaue Absprache halten. Nur so kann ein tolles Event-Design und am Ende vollständige Zufriedenheit gewährleistet werden.
8. Die Konditionen nicht genau besprochen? Ärger ist vorprogrammiert!
Bei einer Veranstaltung mit vielen Gästen kann es zu der ein oder anderen Panne kommen – Mietmöbel können beschädigt werden. Man kann eben nicht ein Auge auf jeden Gast werfen.
Eventuell eintretende Schäden wurden mit dem Lieferanten vorher nicht besprochen? Es wurden keine genauen Konditionen für einen Schadensfall festgelegt? Dann kann es Ärger zwischen Mietmöbellieferanten und Event-Organisator geben! Das zu vermeiden ist aber ganz einfach: Bespricht man solche Schadensfälle und die jeweiligen Konsequenzen vorab, weiß jede Partei, was in einem solchen Fall zu tun ist. Das sollte bei jedem Event-Möbel-Mieten erfolgen, damit beide Seiten abgesichert sind und das Geschäft zwischen Lieferant und Veranstalter problemlos ablaufen kann.
Beim Organisieren von Mietmöbeln für ein Event kann also so einiges schiefgehen. Das muss aber nicht so sein! Viele Pannen können und sollten im Vorfeld verhindert werden. Beachtet man die von uns oben aufgelisteten Tipps, sollte das Event-Möbel-Mieten ohne Probleme ablaufen.
Wenn Ihr Teilnehmermanagement für die genaue Planung Ihres Event-Inventars und auch die restliche Event-Planung einfach und reibungslos ablaufen soll, kann Ihnen doo dabei helfen!
