How To: Schritt für Schritt zur perfekten Event-Website

Ob Fachtagung, Messe oder Musikfestival – die Event-Website ist der wichtigste Anlaufpunkt für Ihre Gäste.

Gäste und Teilnehmer benötigen eine Vielzahl von Informationen, um schnell an Tickets zu gelangen oder mehr über Themen und Referenten zu erfahren. Eine Event-Website sollte deshalb anders gestaltet werden als eine einfache Firmenpräsenz im Internet. Die Experten von Homepage-Baukasten.de haben zusammengefasst, worauf es bei der Erstellung einer Event-Website ankommt. Homepage-Baukasten.de ist nun seit mehr als 10 Jahren mit über 11 Millionen Usern eine der zentralen Anlaufstellen bei der Homepageerstellung. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie eine Event-Website richtig strukturieren und online die Grundlage für eine erfolgreiche Veranstaltung legen.

Die richtige Hauptstruktur einer Event-Website

Bereits im grundlegenden Aufbau sollte sich die Internetseite Ihres Events von herkömmlichen Websites abgrenzen. Der Besucher sollte von einer klar strukturierten und leicht verständlichen Startseite begrüßt werden, die auf einen Blick alle wichtigen Menüpunkte verlinkt. Fotos und Videos von Referenten oder Künstlern sorgen für die optische Aufpeppung, sollten die Übersichtlichkeit jedoch nicht beeinflussen. Neben dem Logo Ihres Events sollten Sie im kompakten Format Grunddaten wie Datum, Uhrzeit und ähnliche Infos auf der Startseite anzeigen. In der Menüführung dürften außerdem die folgenden Einträge nicht fehlen, mit denen Sie direkt auf relevante Informationen rund um das Event verlinken.

FAQs

Wann genau lassen sich wie Tickets vorbestellen? Gibt es ausreichend Parkplätze und wie gestaltet sich die Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln? Wo sind die nächsten Hotels im Umfeld der Location? Diese und weitere Fragen beschäftigen den Website-Besucher und sollten kompakt und leicht verständlich in einem FAQ beantwortet werden. Tipp: Lassen Sie sich vor der Websit-Gestaltung durch direktes Ansprechen potenzieller Besucher und Mitarbeiter bei der Auswahl der Fragen inspirieren, um keine wichtige Information zu vergessen!

Ein gut strukturierter Zeitplan

Fachvorträge auf Messen oder Auftritte bestimmter Künstler auf Festivals sind zu festen Zeiten eingeplant. Präsentieren Sie all diese Termine in einem übersichtlichen und gut strukturierten Zeitplan. Wenn sich Besucher lediglich für einzelne Programmpunkte interessieren, sollten diese Zeit und Ort sofort erkennen können – am besten in tabellarischer Form. Tipp: Setzen Sie im Zeitplan überall Verlinkungen auf einzelne Vorträge und Punkte. Hierdurch erleichtern Sie Ihren Besuchern, mehr über die jeweilige Veranstaltung zu erfahren.

Hintergrundinformationen rund um das Programm

Viele Website-Besucher entscheiden auf der Basis Ihrer Event-Website, ob das Kommen lohnt und welche Vorträge und Acts den eigenen Geschmack treffen. Präsentieren Sie deshalb zu jedem Programmpunkt einige Hintergrundinformationen. Fassen Sie alles Wesentliche in wenigen Sätzen zusammen. Die Verlinkung auf die Website von Referenten oder Künstlern sollte ebenfalls nicht fehlen. Rühren Sie hierbei ruhig ein wenig die Werbetrommel, schließlich werden Sie sich für jeden Vortrag gleichermaßen einen vollen Veranstaltungsraum wünschen!

Einfache Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme

Machen Sie deutlich, dass Sie jedem Besucher bei weiteren Fragen in vielerlei Formen zur Verfügung stehen. Von der E-Mail-Adresse bis zur Ticket- und Service-Hotline sollte deutlich werden, welche Art von Kontaktaufnahme sich wann anbietet. Tipp: Ein Live-Chat mit einem fachkundigen Mitarbeiter wird als zeitgemäßer Service besonders gerne genutzt. Machen Sie für jedes Medium zur Kontaktaufnahme deutlich, zu welchen Zeiten dieses besetzt ist. Viele Besucher der Event-Webeite werden akzeptieren, dass Sie nicht 24 Stunden pro Tag für sie bereitstehen, allerdings sollte die Frustration einer vergeblichen Kontaktaufnahme vermieden werden.

Wie eine Event-Website aufgebaut sein sollte

Ist eine grundlegend sinnvolle Struktur für Ihre Event-Website gefunden, geht es um die detailliertere Gestaltung der einzelnen Bereiche. Verschiedene Inhalte, Rubriken und Informationen sollten nicht fehlen, wobei es auch auf die ansprechende Gestaltung ankommt. Die genaue Unterteilung hängt vom jeweiligen Event ab, die folgenden Tipps sind jedoch Standards unabhängig vom Themenbereich und der Art Ihrer Veranstaltung:

Bloggen – unverzichtbar für jedes moderne Event

Bloggen gehört zu den cleversten Möglichkeiten, Neuheiten rund um Ihr Event zeitnah und vielfältig zu präsentieren. Der Blog kann in die Struktur der Website integriert werden, ist jedoch als echtes Zusatzangebot zu verstehen. Eine schlanke und übersichtliche Gestaltung ist hierbei ebenso unverzichtbar wie der Aufbau des Blogs im responsiven Design für alle Endnutzergeräte. Welche Inhalte für Ihren Event-Blog interessant sind, hängt stark vom Charakter der Veranstaltung ab. Für ein Musikfestival lohnt es sich, Künstler etwas ausführlicher vorzustellen oder kurz vor dem Event Fotos vom Aufbau der Bühne und ähnlichen Vorbereitungen zu posten. Für Messen und Kongressen sind Sachbeiträge sinnvoller, die Bezug auf die Schwerpunkte des Events nehmen. In beiden Fällen lassen sich Interviews und Videos zur Einstimmung auf die Veranstaltung einstreuen.

Tipp: Machen Sie jedem Besucher des Blogs deutlich, in welchen Abständen neue Postings eingestellt werden! Hierdurch steigern Sie die Aussichten auf einen regelmäßigen Website-Besuch und halten das Interesse an Ihrem Event aufrecht.

So präsentieren Sie Ihre Referenten richtig

Referenten spielen bei Messen, Kongressen und wirtschaftlichen Vorträgen die wichtigste Rolle und sollten entsprechend prominent auf Ihrer Event-Website präsentiert werden. Unabhängig von der tatsächlichen Berühmtheit und ihrem Renommee sollten Sie alle Referenten ansprechend bewerben, einzelne “Größen der Szene” dürfen natürlich explizit hervorgehoben werden. Die meisten Referenten werden mit bestimmten Themen und Errungenschaften verbunden. Bei der Bewerbung der einzelnen Personen sollten diese Kompetenzen entsprechend hervorgehoben werden. Hierbei spielt es keine Rolle, ob der Referent konkret zu diesem Fachthema einen Vortrag hält oder aus anderen Gründen zum Event eingeladen wurde. Wichtig ist, dass der Vortragende für den Betrachter eindeutig definiert wird und die Neugier an einem Besuch des Events weckt. Apropos Neugier: Diese wecken Sie nicht alleine über eine textliche Beschreibung der jeweiligen Kompetenzen. Binden Sie fesselnde und unterhaltsame Medien ein, um die Aussagekraft Ihrer Texte zu steigern und den jeweiligen Referenten “in action” zu erleben. Erst hierdurch wird die Begeisterung oder das Know-How greifbar, die einen Besuch des Events so lohnenswert machen. Wichtig: Nehmen Sie bei der Vorstellung Ihrer Referenten nicht einfach die Webtexte, die Sie auf den entsprechenden Websites der Personen finden. Unabhängig von Problemen mit dem Urheberrecht werden Ihre Website-Besucher den Eindruck gewinnen, dass Sie sich bei der Gestaltung Ihrer Seite wenig Mühe gegeben haben. Ein wenig Kreativität und Eigenarbeit ist also unverzichtbar.

Einen professionellen Ticketshop umsetzen

Für viele Veranstaltungen sind im Vorfeld Tickets zu bestellen, was zentral über die Website Ihres Events erfolgen sollte. Nicht selten wissen Besucher bereits, dass Sie zum Event wollen und möchten sich durch den Website-Besuch alleine Ihre Tickets sichern. Stellen Sie den Ticket-Shop deshalb unbedingt übersichtlich und groß dar und verweisen Sie bereits auf der Begrüßungsseite auf die direkte Möglichkeit, Tickets zu bestellen. Technisch ist die Umsetzung eines Ticket-Shops gerade in Content-Management-Systemen einfach realisierbar. Am besten ist es, sich eine einfache und kostenlose Ticketing-Software wie doo zu Nutze zu machen. Damit können Sie intuitiv einen Ticketshop erstellen und ihn als Widget auf Ihrer Event-Website in Ihrem Corporate Design einbinden. Der Interessent an Tickets bekommt diese als Ware in ihren unterschiedlichen Ticketkategorien präsentiert und geht mit seiner Auswahl zur Kasse, wo ihn vielfältige Zahlungsmethoden erwarten sollten. Auf die Umsetzung als Software-as-a-Service vertrauen Verbandsgrößen wie der BVOU genauso wie international renommierte Messestandorte wie die Messe Frankfurt. Die Verwendung von Vorlagen ist sinnvoll, diese gilt es bezüglich der abgefragten Informationen häufig aber anzupassen. Ihr Ticket-Kunde sollte niemals den Eindruck gewinnen, ausgefragt zu werden und zu viele Informationen bei der Bestellung zu hinterlassen. Analysieren Sie deshalb im Vorfeld, welche Daten neben Name, Anschrift und Zahlungsmethode wirklich benötigt werden, um einen sicheren und professionellen Ticketverkauf umzusetzen. Eine erfahrene Event- oder Webagentur ist hierbei ein guter Ansprechpartner, um zu einem maßgeschneiderten Ticketshop zu gelangen.

Beispiele für eine gute Event-Website

Wenn Sie erstmals ein Event ausrichten und bislang noch keine Event-Website gestalten mussten, lassen Sie sich von der professionellen Umsetzung anderer Veranstalter inspirieren. Websites wie Bits & Pretzels oder 48forward sind gute Beispiele für die ansprechende Umsetzung einer Event-Website mit vielfältigen Informationen und einem Ticketshop.

Fazit

Vergessen Sie bei aller Inspiration nicht, Ihrer Event-Website einen individuellen Charakter zu verleihen. Von der Tonalität Ihrer Webtexte bis zur Farb- und Designwahl sind wie bei einer herkömmlichen Website viele Aspekte zu überdenken. Was sich als Ergänzung zu einer bestehenden, regulären Website automatisch durch das Corporate Design ergibt, lässt Ihnen bei einer brandneuen Event-Seite viele Freiheiten. Nutzen Sie diese im Sinne Ihrer Kunden und verschaffen Sie sich rechtzeitig im Vorfeld einen Überblick über Ihre Zielgruppe. Auf diesem Weg wird auch Ihre Event-Website zu einem lobenswerten Beispiel für die Präsentation von Veranstaltungen im Internet.