Erfolgreiches Event-Ticketing: So einfach legen Sie los

Sie planen ein Event und wollen die Tickets dafür online verkaufen? Nichts leichter als das. Dank moderner Event-Ticketing-Systeme genügen ein paar Klicks und schon steht Ihr Ticketshop online.

Vom Einladungsmanagement über die Registrierungssoftware bis zum Bezahlportal: Alles ist inklusive.

Wie Sie Ihren Event-Ticketshop mit wenigen Handgriffen freischalten, zeigen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag.

Bevor Sie für Ihre Fachtagung, Ihren Kochkurs oder Ihre Verbandsfeier ein erstes Event anlegen können, müssen Sie sich zunächst registrieren. Den Account anzulegen dauert dabei nur wenige Minuten und geschieht in drei Etappen:

Name, E-Mail-Adresse, Passwort: Mehr braucht es nicht, damit wir Ihnen Ihren persönlichen Account anlegen können. Sie erhalten daraufhin einen Link, auf den Sie klicken und so Ihre Anmeldung bestätigen. In Ihrem Profil bitten wir Sie dann um weitere Angaben, damit wir wissen, mit wem wir es zu tun haben.

Damit Buchungen und Abrechnungen für Ihr Event vollautomatisch über unsere Event-Ticketing-Software erfolgen können, ist es in einem zweiten Schritt nötig, die erforderlichen Steuerinformationen zu hinterlegen. Diese erscheinen dann zum Beispiel auch auf der Buchungsbestätigung respektive Rechnung, die Sie an Ihre Teilnehmer versenden.

Je nach Art der Veranstaltung können Sie angeben, dass es sich um eine Privatveranstaltung ohne Steuerpflicht oder um eine umsatzsteuerpflichtige Veranstaltung handelt bzw. ob Sie umsatzsteuerbefreit sind. Entsprechend Ihrer Angaben wird die Mehrwertsteuer berechnet und ausgegeben.

Die Teilnehmer Ihres Events bezahlen in der Regel direkt bei der Buchung online im Event-Ticketing-System. Die fälligen Beträge werden somit über doo gebucht und dann an Sie weitergereicht. Damit dies geschehen kann, geben Sie in einem weiteren Schritt Ihre Auszahlungsdaten an.

Die Beträge werden in der Regel einmal pro Monat abgerechnet und transferiert. Sie erhalten eine umfangreiche Dokumentation bestehend aus einem Auszahlungsdokument, Rechnung und Sammelbeleg.

Die Vorarbeit ist geschafft – nun können Sie Ihr konkretes Event anlegen. Auch das ist kinderleicht. Im Kern warten fünf kurze Schritte auf Sie:

Damit Ihre Kunden auf einen Blick sehen, zu welchem Thema Sie wann und wo eine Veranstaltung anbieten, geben Sie in einem ersten Schritt die zentralen Informationen ein.

Überlegen Sie sich einen aussagekräftigen Titel, der zugleich Lust macht, an Ihrem Event teilzunehmen. Fügen Sie dann Datum und Uhrzeit hinzu und ergänzen Sie, wo Ihre Konferenz, Messe, Party oder was auch immer Sie planen stattfindet. Zum Schluss: Beschreiben Sie kurz, an wen sich das Event richtet und welche Programmpunkte Sie planen. Fügen Sie zudem weitere Informationen und ein einladendes Bild hinzu.

Je nach Veranstaltungstyp möchten Sie mal einheitliche Ticketklassen und mal verschiedene Ticketkategorien anbieten. Die Event-Booking-Software von doo trägt dem Rechnung.

So legen Sie etwa fest, wann der Ticketverkauf beginnt und wann er endet – er kann das bereits einige Zeit vor Ihrem Event oder auch erst am Eventtag selbst. Auch ist es möglich, Zeiträume für Frühbucheraktionen anzugeben oder für verschiedene Ticketkategorien Kontingente vorzusehen (z. B. für VIP-Tickets). Sollten Sie verschiedene Teilnehmerkategorien (z. B. Mitglieder vs. Nicht-Mitglieder) unterscheiden oder Promotioncodes nutzen wollen, ist auch das in den Einstellungen problemlos möglich.

Darüber hinaus hilft Ihnen der Event-Ticketshop bei der Preiskalkulation. Die Ticketpreise werden in der Regel brutto angezeigt und enthalten somit sowohl Steuern als auch Gebühren, die für die Nutzung der Software anfallen.

Nicht immer stimmen der Name des Teilnehmers an Ihrer Veranstaltung und der Besteller überein – etwa wenn Eltern ihr minderjähriges Kind für ein Sportevent anmelden. Mitunter kommt es auch vor, dass über eine Buchung gleich mehrere Teilnehmer angemeldet werden. An einem Kochkurs nehmen zum Beispiel der Besteller und seine Partnerin teil.

Sie können deshalb stets auch konkrete Teilnehmerdaten abfragen, die Sie nicht zwingend für die Rechnungstellung, sehr wohl aber für die Organisation Ihres Events benötigen. Denkbar ist bei einer Tagung eine Abfrage „Doppelzimmer oder Einzelzimmer“ oder eine Registrierung für verschiedene Ausflüge, die im Anschluss an die Konferenz angeboten werden.

In der Regel verfügen Sie bereits über eine Infrastruktur, über die Sie Ihre Veranstaltungen vermarkten. Es kann sich dabei um Ihre Webseite oder etwa auch um soziale Medien wie Facebook handeln. Am einfachsten wäre es deshalb für Sie, wenn der Ticketshop einfach darin integriert werden könnte.

Und genau so einfach geht das auch bei doo. Eine Beschreibung finden Sie unter den beiden folgenden Links: Homepage und Facebook.

Bleibt am Ende, nachdem Ihr Event online gegangen ist, also nur noch, die von Ihnen gewünschten Teilnehmer einzuladen.

Wenn Sie bereits eine konkrete Vorstellung Ihrer Zielgruppe haben und über entsprechende Kontaktinformationen verfügen, ist eine E-Mail-Kampagne Ihr Mittel der Wahl. Sie zu erstellen ist so simpel wie jede E-Mail, die Sie schreiben: Text schreiben, Design auswählen, Kontakte hinzufügen, abschicken. Koordiniert wird Ihre Kampagne über den Event-Ticketing-Shop.

Der große Pluspunkt: Anhand verschiedener Statistiken zu Rückläufen und Anmeldungen können Sie prüfen, wie erfolgreich Ihre E-Mail-Kampagne war.

Gerade bei größeren Veranstaltungen mit zweistelligen und dreistelligen Teilnehmerzahlen ist das Gästemanagement nicht mehr ohne technische Hilfe zu meistern. Logisch: Zu schnell verlieren Sie sonst den Überblick. Wer kommt, wer hat abgesagt und wer sich noch gar nicht gemeldet – und wie viele Plätze sind noch frei. Eine Event-Ticketing-Software bietet da eine ganze Reihe Vorteile:

Mithilfe einer einzigen Plattform können Sie verschiedene Kanäle bespielen. Integrieren Sie Ihre Veranstaltung in Ihre eigene Webseite und nutzen Sie darüber hinaus die sozialen Medien. So verpassen Sie keinen potenziellen Teilnehmer.

Gerade wenn Sie über mehrere Kanäle um Teilnehmer werben, verlieren Sie schnell den Überblick über bereits sichere Teilnehmer. Die große Kunst ist nämlich, die verschiedenen Gästelisten zu synchronisieren.

Mit Event-Ticketing-Softwares ist das ganz einfach. Im Eventmanager können Sie für jedes Event die gerade aktuelle Teilnehmerliste herunterladen. Sie sehen also nicht nur, wie viele Gäste kommen, sondern auch, wer sich registriert hat. So können Sie zielgenau nachfassen, um noch nicht gemeldete Teilnehmer noch von Ihrem Event zu überzeugen.

Beim Thema Rechnungsstellung hört der Spaß auf. Der Aufwand, für jeden Teilnehmer eine Rechnung zu erstellen und zu verschicken, ist riesig.

Gut, dass es da ein vollautomatisiertes System gibt.

Mit doo ist die Zahlungsabwicklung simpel: Sie können zwischen verschiedenen Bezahlarten wählen (u. a. PayPal und Kreditkarte), profitieren von einer elektronischen und formal korrekten Rechnungsstellung für jeden Ihrer Teilnehmer und können sich sicher sein, dass alle Steuern ausgewiesen sind. Sie haben keinerlei Aufwand damit.

Mit dem Teilnehmermanagement der Event-Ticketing-Software behalten Sie den Überblick über Ihre Gäste. Sie können bereits getätigte Buchungen ändern oder neue Buchungen manuell hinzufügen. Auch Stornierungen sind mit wenigen Klicks einfach zu bearbeiten.

Ob Kochkurs mit 10 Teilnehmern, Tagung mit 100 Teilnehmern oder die Jahreshauptversammlung des Fußball-Regionalverbandes mit fast 1000 Teilnehmern: Die Organisation des jeweiligen Events ist eine herausfordernde Aufgabe. Teilnehmerregistrierung und Event-Ticketing bedürfen eines hohen Koordinationsaufwandes.

Aber keine Angst: Mit Event-Ticketing-Softwares gelingt Ihnen die Orga im Handumdrehen. Ist der Account einmal angelegt, können jederzeit beliebig neue Events festgelegt werden. In wenigen Schritten sind diese online – und Ihre Gäste können Tickets buchen und sich anmelden.

Probieren Sie es am besten einfach unverbindlich mal aus.