Was kann die perfekte Konferenz Software? Diese Anforderungen sollten Sie kennen

Sie haben sich als Eventmanager für Konferenzen vermarktet und jetzt dürfen Sie ran ans Werk. Ihre Kunden: Fachpublikum! Das heißt: Konferenzerfahrene bewerten die Veranstaltung und entscheiden indirekt über Folgeaufträge. Grund genug, eine rundum gelungene Veranstaltung zu managen, ein versiertes und erfahrenes Publikum angenehm zu überraschen und sich so einen Namen unter den Konferenzanbietern zu machen. Lassen Sie sich dabei von professioneller Konferenz Software unterstützen! Diese 8 Anforderungen sollten Sie kennen.

Je nach Größe des Events, Vorlaufzeit und Anspruch der Konferenzteilnehmer können Sie auf die professionelle Unterstützung einer Konferenz Software nicht verzichten.

Konferenz Software soll Sie bei der Vorbereitung wie auch in der Veranstaltung selbst und natürlich im Nachgang des Events …

• in den Arbeitsprozessen effizient unterstützen,

• ausgewählte Extras bieten, die Ihre Konferenz zum Highlight machen,

• Fehler durch manuelle Bearbeitung der Konferenz-Anforderungen vermeiden,

• einen reibungslosen, erfolgreichen Ablauf der Konferenz garantieren,

• das Marketing durch Schnellanalysen steuern,

• die Kundenbeziehung pflegen und

• Ihnen während des Event-Managements ein verlässlicher Partner sein.

Um eine Kaufentscheidung treffen zu können, müssen Sie sich über den von Ihnen benötigten Leistungsumfang und die Usability Ihrer digitalen Unterstützung im Klaren sein. Welche Anforderungen muss Ihre Konferenz Software erfüllen und das auf höchstem Niveau?

Treten Sie einen Schritt zurück. Fragen Sie sich: Was sind die speziellen Anforderungen an den Veranstaltungstyp Konferenz? Erst wenn Sie wissen, welche Themenfelder Sie als Eventmanager einer Konferenz bearbeiten werden, können Sie entscheiden, wo Sie und in welchem Umfang Unterstützung benötigen. Verschaffen Sie sich Überblick.

1. Sie organisieren angemessene Übernachtungsangebote.

2. Sie sorgen für aussagekräftige Namensschilder Ihrer Gäste, Ihrer Redner, Moderatoren und des Personals.

3. Sie halten Networking-Aktionen bereit wie Meetingpoints zu Themenschwerpunkten oder Branchenspezifika, Mailinglisten, moderierte Vorstellungsrunden etc., die den Konferenzteilnehmern das Kennenlernen und Vernetzen ermöglichen oder erleichtern.

4. Sie schaffen attraktive Sub- und Side-Events zur Konferenz oder bieten vertiefende Workshops, um die unterschiedlichen Bedürfnisse Ihrer Konferenzteilnehmer nach Auflockerungen oder Schwerpunktthemen anzusprechen.

5. Sie fragen Konferenzteilnehmer im Vorfeld der Veranstaltung nach ihren Themenwünschen und lassen diese in Ihre Konferenzentwicklung und die thematische Abstimmung mit Rednern und Moderatoren einfließen.

6. Sie binden Ihr Kongresspublikum – nicht nur vor, sondern auch während und nach der Veranstaltung und nutzen passende Social Media Kanäle und Business Netzwerke, um Ihre Gäste über Redner und Programmpunkte zu informieren, zu Side- und Subevents zu laden oder relevante Themen zu eruieren.

7. Sie bieten mit individuellem Ticketing eine Palette von Buchungsoptionen. Vom Early Bird über Premium-Ticket ist je nach Geschmack und Budget ein passendes Angebot buchbar.

8. Sie stellen eine Werbekampagne auf die Beine und nutzen die Kommunikations-Kanäle Ihrer Konferenz-Zielgruppe.

Eine Herausforderung! Aber eine, die Sie nicht allein meistern müssen. Bleiben Sie entspannt. Eine hochwertige Konferenz Software kann Ihnen jede Menge Arbeit abnehmen. Nicht nur in der planenden Vorbereitung, sondern auch in der aktiven Umsetzung.

• Fehlerfreie Verwaltung der Buchungsprozesse (Ticketing, Übernachtung, Organisation von Namensschildern…)

• Relevante Datenerhebung und Analyse zu Themenwünschen, Redner-Erwartungen, VIPs, Gestaltung der Konferenzaktivitäten, Netzwerkoptionen etc.

• Professionelle Einbindung des Buchungsportals in digitale Kommunikationskanäle

• Steuerung von Marketingaktivitäten direkt aus der Konferenz Software heraus (E-Mailings …)

• Ad-hoc-Auswertungen mit Input für das Veranstaltungs-Marketing

• Kundenzufriedenheit durch hohen Usability-Anspruch

• Professioneller Online-Auftritt Ihres Eventmanagements

• Last but not least: Jederzeitiger Abruf von Live-Statistiken zu Umsatzzahlen, Ticketverkäufen, Marketingergebnissen,

Sie kennen die speziellen Anforderungen an Sie als Eventmanager einer Konferenz. Nicht geringer sollte Ihr Anspruch an eine Konferenz Software sein, die Sie professionell unterstützt. Auf diese 8 Features sollten Sie nicht verzichten:

1. Das individuelle Ticketing einer professionellen Konferenz Software beinhaltet die Verarbeitung eines differenzierten Buchungsangebots. Als Konferenzmanager können Sie so unaufwändig unterschiedliche Preiskategorien, Teilbuchungen, gesonderte Premium-Events etc. anbieten.

   Die Konferenz Software ermöglicht für den Kunden komfortable Zahlungsabwicklung und erledigt für Sie die Rechnungsstellung. Sie genießen permanenten Zugriff auf die Analyse der jeweiligen Buchungspakete. Und können im Bedarfsfall nachjustieren. Zum Beispiel könnte ein gefragter Workshop dann ein weiteres Mal angeboten werden.

2. Mit der Online-Buchung eines Teilnehmers wertet die Konferenz Software Kontaktdaten, Titel, branchentypische Daten und Interessen etc. aus, um hochwertige und vor allem interessenspezifische Namensschilder in unterschiedlichen Formaten bereitzustellen.

3. Zur Erfolgssteuerung des Events liefert Ihnen die Konferenz Software jederzeit aktuelle, übersichtliche Sheets zu Buchungszahlen, gebuchten Umsätzen, Übernachtungen und Hotelkontingenten.

4. Die Konferenz Software ist gleichzeitig Vermarktungs-Tool und Anmeldeportal für Ihr Workshop-, Sub- und Side-Events-Angebot – und das differenziert und flexibel.

5. Umfassende personenbezogene Abfrage von Teilnehmerdaten ermöglicht die passgenaue thematische Entwicklung Ihrer Konferenz. Sie erhalten Informationen zur Expertise Ihrer Konferenzgäste, Erwartungshaltungen an Redner und Themen, Veranstaltungsmoderation und Konferenzaktionen.

6. Online Marketing Aktionen werden direkt vom System aus durchgeführt oder über die Konferenz Software elegant mit Ihren Online Auftritten im Web und Social Media-Kanälen verknüpft.

7. Der Ticketshop der Konferenz Software lässt sich direkt in Ihre Social Media Accounts – zum Beispiel Facebook – einbinden und vermeidet so Buchungsverluste, die ansonsten durch umständliche Verlinkung zum Buchungsportal erzeugt werden.

8. Eine professionelle Konferenz Software stellt jederzeit Messungen und Auswertungen der Online Aktivitäten in verschiedenen Kanälen und Kampagnen zur Verfügung.

Engagieren Sie einen Profi für den großen Aufgabenbereich des Eventmanagements der Datenerhebung, Datenverarbeitung und Datenanalyse. Eine Software basierend auf 0 und 1, leistet hier mehr und in kürzerer Zeit als jede manuelle Bearbeitung dies könnte. Von Fehlerquoten ganz zu schweigen.

Eine leistungsstarke Konferenz Software gibt Ihnen den Spielraum, konzentriert und mit Spaß an der Konferenzentwicklung zu arbeiten. Nutzen Sie den Zeitgewinn und legen Sie Ihren Schwerpunkt bei der Entwicklung der Konferenz auf die kreativen Bereiche: Themengestaltung, Redner-Akquise, Kontaktpflege, Aktivitätsangebote etc.

Wenn professionelles Konferenzmanagement gefragt ist, lassen Sie sich von qualifizierter Konferenz Software unterstützen. So wird aus einer 08/15 Konferenz ein besonderes Erlebnis für Ihre Gäste.

Machen Sie Ihr Konferenzmanagement zu Ihrer Visitenkarte. Etablieren Sie sich unter den Playern Ihrer Branche als professioneller Konferenz-Eventmanager.