How to ... Erfolgreiche E-Mail-Kampagne versenden und Tickets online verkaufen

Die Planungen für Ihr erfolgversprechendes Event laufen. Das Werbekonzept steht. Ihr Hauptwerbeweg soll die E-Mail-Kampagne sein. Nach Ihren Kalkulationen wird sie den Großteil der Buchungen einbringen.

Eine weise Entscheidung, denn die E-Mail-Kampagne ist nicht nur vergleichsweise kostengünstig, sie ist auch kurzfristig realisierbar, kann Interessenten gezielt ansprechen und direkt Tickets online verkaufen.

Doch welche E-Mail-Kampagne ist die richtige? Wie erreichen Sie erfreuliche Buchungszahlen – und das am besten über den Verkauf von online Tickets?

Bevor Sie entscheiden, welche Art von E-Mail-Kampagne für Ihre Veranstaltung passt, müssen Sie sich über die Ziele im Klaren sein:

• Soll die E-Mail-Kampagne möglichst direkt Buchungen auslösen?

• Oder soll die E-Mail-Kampagne aus einem begrenzten Zielgruppen-Volumen möglichst viele Teilnehmer generieren?

• Oder soll sie Interessenten außerhalb der Saison an Ihr bevorstehendes Event-Thema binden?

Sie sollten also die E-Mail-Kampagne danach auswählen, wo Ihr Fokus liegt. Ist Ihr erklärtes erstes Ziel sofortige Buchungen zu generieren? Dann entscheiden Sie sich für eine E-Mail-Kampagne mit Anmelde-Button und verkaufen Tickets direkt online.

Möchten Sie hingegen aus einem überschaubaren Adress-Pool einen möglichst hohen Prozentsatz von Anmeldungen generieren? Dann entscheiden Sie sich für die E-Mail-Kampagne mit RSVP.

Und schließlich: Wollen Sie die potentielle Zielgruppe schon mal für Ihr Thema der nächsten Saison gewinnen, wählen Sie die E-Mail-Kampagne ohne Anmelde-Button.

Diese Frage scheint schnell beantwortet. Tatsächlich müssen Sie allerdings wissen, mit welcher Motivation Ihre potentiellen Teilnehmer auf Ihr Angebot reagieren. Davon hängt die Wahl der Zielgruppenansprache, natürlich der Content und eine mögliche Handlungsaufforderung Ihrer E-Mail-Kampagne ab.

Bieten Sie eine Veranstaltung im Bereich der Weiterbildung an – sagen wir mal ein Seminar oder eine Schulung – sind Ihnen Anmeldungen sicher. Die Teilnehmer haben ein eigenes Interesse an Fortbildung oder werden geschickt. Ihre E-Mail-Kampagne muss also keinen ausgesprochen werblichen Charakter haben, um zum Call-to-Action-Button zu führen.

Jeder Teilnehmer wird Ihnen aber dankbar sein, eine Einladung mit direktem Anmelde-Button zu erhalten. Wenn hier dann noch ein Online Ticket gekauft werden kann, umso besser.

Diese klassische Variante der E-Mail-Kampagne bietet dem Interessenten erleichterten Zugang, sich die Teilnahme zu sichern – vorausgesetzt, das Anmeldeprozedere erfüllt die Usability-Standards und ermöglicht eine bequeme Registrierung.

Aber Achtung: Versenden Sie diese E-Mail erst mit Verkaufsstart, so dass der Adressat sofort zur Buchung weitergeleitet wird. Eine kurze, prägnante Information zur Veranstaltung mit relevanten Daten & Fakten ist ausreichend. Wesentlich ist der Link zur Online-Buchung.

Überzeugungsarbeit ist hier nicht zu leisten. Der „Jetzt buchen und dabei sein“-Button darf also nicht erst nach mehrmaligem Scrollen und gründlichem Lesen zu finden sein. Er muss direkt ins Auge fallen und ohne Umschweife zum Registrierungsprozess führen.

Die E-Mail-Kampagne mit Anmelde-Button ist auch dann sinnvoll, wenn Sie ein gestaffeltes Angebot unterbreiten möchten. Unterschiedliche Verkaufszeiträume mit verschiedenen preislichen Angeboten wie zum Beispiel der „Frühbucherrabatt“ oder „Last Minute“-Aufruf lassen sich ebenfalls über E-Mail-Kampagnen mit Anmelde-Button wunderbar abbilden.

Bei einer Veranstaltung wie beispielsweise einer Jahreshauptversammlung, geht es darum möglichst viele Aktionäre, Gesellschafter oder Mitglieder zur Teilnahme zu bewegen. Sind Sie der Ausrichter einer Aktionärs,- Gesellschafter- oder Vereinsversammlung, gilt es abzustecken, wer kommt und wer nicht kommt.

Der Adressatenkreis ist steht fest. Mit Ihrer E-Mail-Kampagne an alle Geladenen, wollen Sie zur Teilnahme mobilisieren und feststellen, wie viele und welche Personen kommen. Davon hängt die Wahl der Räumlichkeiten ebenso wie die Beschlussfähigkeit der Versammlung ab.

Sie werden also in eine Kommunikation mit dem Adressaten treten wollen, um herauszufinden, was seine Absicht ist. Eine E-Mail-Kampagne mit RSVP ist hier die richtige Wahl. RSVP – zu Deutsch „Bitte antworten Sie“ – soll Ihnen helfen, die Größenordnung der Veranstaltung einzuschätzen, Sitzordnung und gegebenenfalls Tischkarten etc. vorzubereiten.

Ihre E-Mail-Kampagne mit RSVP enthält also nicht nur einen Anmelde-Button, der zur Registrierung leitet. Vielmehr erhält Ihr Adressat genau 3 Antwort-Optionen: „Ich nehme teil“, „Ich nehme vielleicht teil“ oder „Ich nehme nicht teil“. Mit der versendeten  Einladung eröffnen Sie den Kommunikationskanal. Wird er vom Adressaten angenommen, erhalten Sie Informationen für ein aussagekräftiges Zu- und Absage-Tracking.

Antwortet der Geladene nicht eindeutig zustimmend, ist es hilfreich, die Gründe für sein Zögern, bzw. für seine Absage zu kennen. Denn erst, wenn Sie seine Motivation kennen, können Sie gezielt nachhaken und im Idealfall doch eine Anmeldung erreichen.

Wie halten Sie den Kommunikationskanal offen mit dem Ziel, weitere Teilnehmer zu gewinnen? Ganz einfach, eine positive Antwort „Ich nehme teil“ führt zur Anmeldung und im besten Fall zum Kauf eines Online Tickets.

Ist der Adressat noch unsicher, wird seine Antwort an eine Frage gebunden. Wenn er also antwortet „Ich nehme vielleicht teil“, versuchen Sie ihm noch eine Begründung zu entlocken. Wichtig auch: Formulieren Sie positiv! Statt „Ich nehme vielleicht nicht teil“ besser „Ich nehme vielleicht teil“.

Der Unentschlossene wird genauso wie der Nichtreagierer, zu einem späteren Zeitpunkt erneut angeschrieben – möglicherweise sogar mehrfach – und freundlich zur Teilnahme motiviert. Mit diesen Remindern lassen sich wenig Entschlussfreudige und inaktive Adressaten oftmals aktivieren.

Sie sollten auch versuchen, die Gründe für ein „Nein“ zu erfahren. Selbst wenn es Ihnen nicht gelingt, aus einer Absage eine Zusage zu generieren – im Übrigen ist das auch hier nicht Ihr erstes Ziel – sind diese Hinweise für ein qualifiziertes Tracking wertvoll, auch für die Planung zukünftiger Veranstaltungen.

Ist beispielsweise überdurchschnittlich häufig „Terminkollision“ als Absagegrund angegeben worden, lohnt es sich nach zeitgleichen Konkurrenz-Veranstaltungen dieser Zielgruppe zu recherchieren, um Terminüberschneidungen zukünftig zu vermeiden.

Auch, wenn Ihre Messetore erst in einigen Monaten öffnen und Frühbucherrabatte (noch) nicht angeboten werden, sollten Sie potentielle Besucher schon jetzt aufmerksam machen. Der Grund: Seien Sie präsent, wenn Konkurrenzveranstaltungen noch schlummern. Machen Sie Interessenten zu Teilnehmern und Ihre Besucher zu wiederkehrenden Gästen. Starten Sie schon jetzt Ihre E-Mail-Kampagne.

Machen Sie ein saisonales Ereignis in den Köpfen Ihrer Zielgruppe zu einem ganzjährig relevanten. Das gebotene Mittel ist die E-Mail-Kampagne ohne Anmeldefunktion.

Aber wie bringen Sie Ihre Veranstaltung außerhalb der Saison ins Gespräch und das immer wieder und sogar ohne offensichtliche Handlungsaufforderung? Ganz einfach: Sie gestalten einen klassischen Newsletter und liefern relevante Information zum bevorstehenden Ereignis. Sie bieten Mehrwert. Sie halten über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden.

Je nach Veranstaltung sind die zu erwartenden Redner, die Themenbreite, der besondere Veranstaltungsort, ausgefallene Aktionen oder spektakuläres Gastpublikum von besonderem Interesse und binden die Aufmerksamkeit an Ihr Event. Denken Sie daran: Vorfreude ist die schönste Freude! Geben Sie je nach Veranstaltung wissenswerte hard facts oder emotionale Bilder mit.

Wenn es Ihnen gelingt von der Vorankündigung zum Event über den „Save the Date“-Aufruf bis zum tatsächlichen Verkaufsstart eine Story zu entwickeln, ist die Registrierung zum Event quasi die logische Konsequenz Ihrer E-Mail-Kampagne ohne Anmeldung.

Egal, ob Sie ein Seminar, eine Jahreshauptversammlung oder ein saisonales Event mit zeitlichem Vorlauf bewerben wollen. Die E-Mail-Kampagne mit der Option Tickets online bereitzustellen, sollte das Werbemittel Ihrer Wahl sein.

Legen Sie jeweils Ihr primäres Kampagnenziel fest. Bestimmen Sie, welche Art der E-Mail-Kampagne für Ihr Event die passende ist. Lassen Sie Sorgfalt und Fingerspitzengefühl walten und sichern Sie sich ein gewogenes Publikum. Eines, das Ihnen auch über Ihr Event hinaus treu bleibt. Ihr Gast von morgen!