5 Tipps zur Messevorbereitung für Organisatoren

Sie haben sich einen Namen in der Branche gemacht, speziell in der Messeorganisation. Was die Konkurrenz nicht weiß: Ihr wirtschaftliches Risiko steigt mit jeder Messeausrichtung. Kosten und Umsätze sind – wenn auch nur leicht – ins Missverhältnis geraten. Aber der Trend ist eindeutig.

Doch er lässt sich umkehren! Erfahren Sie jetzt, wie Sie Ihre Messevorbereitung so ausrichten, dass Kosten sinken und Umsätze steigen, kurz – Ihr nächster Messeauftritt ein voller Erfolg wird.

Bevor Ihr Event-Team an die Arbeit gehen kann, müssen konkreten Ziele des Messeauftritts formuliert werden. Hier bei ist es wichtig realistisch vorzugehen. Zudem lassen sich Ihre Messeziele – egal welche – nur erreichen, wenn die Veranstaltung den Erwartungen der Zielgruppe entspricht. Denn Ihre Zielgruppe entscheidet, ob Ihr Eventangebot den kalkulierten Umsatz und/oder den erhofften Imagegewinn bringt oder nicht.

Zunächst ist es wichtig eine grobe Marschrichtung festzulegen. Überprüfen Sie Ihre Messevorbereitung insbesondere im Bezug auf 4 Planungsfaktoren:

1. Messegröße

2. Veranstaltungsort

3. Budget

4. Marketingaktivitäten (vor Ort, sowie als vorausgehende Promotion)

Klar, Umsatzsteigerung ist immer ein Messeziel – auch, wenn hier in der Vergangenheit kein Schuh gedrückt hat. In diesem besonderen Fall ist die Umsatzsteigerung aber nicht ein Messeziel unter vielen. Nein, mehr Umsatz ist das dringlichste Ziel. Es soll folglich das wichtigste Ergebnis Ihrer Erfolgsbilanz sein.

Überlegen Sie: Wie soll der Umsatz gesteigert werden? Durch qualitative oder quantitative Maßnahmen? Diese Festlegung bestimmt alle weiteren Entscheidungen: Wollen Sie beispielsweise wenige teure oder viele günstigere Tickets verkaufen. Wollen Sie größere oder effizientere Zielgruppenkreise bewerben?

Qualitativ oder quantitativ – die Antwort ist Basis für Ihre Bestimmung der Eventgröße, des Veranstaltungsortes, des Preisgefüges und Ihrer Marketingaktivitäten. Selbstverständlich können Sie sich auch beide Maßnahmen auf die Fahnen schreiben. Wichtig ist nur, dass Sie für die unterschiedlichen Zielsetzungen auch differenzierte Strategien entwickeln.

Ein Umsatzplus relativiert sich schnell, wenn auch die Kostenseite steigende Zahlen ausweist. Soll höherer Umsatz auch höheren Gewinn bedeuten, lautet Ihr zweites Ziel Kosteneinsparung. Kosteneinsparungen müssen selbstverständlich sensibel und immer in Abwägung mit den Bedürfnissen Ihrer Zielgruppe vorgenommen werden.

Umgekehrt sind verschwenderische Ausgaben zum vermeintlichen Wohl der Eventbesucher nicht zielführend. Der kostspieligste Veranstaltungsort, extravagante Side-Events oder ein First-Class-Catering nutzt Ihnen nichts, wenn Sie es mit einem preissensiblen Publikum zu tun haben. Andererseits können ein Veranstaltungsort in Pusemuckel oder No Name-Aussteller kein internationales und messeerfahrenes Publikum anziehen.

Widerstehen Sie der Verlockung, die Ausrichtung der Messe nach persönlichen Vorlieben oder gut gemeinten Empfehlungen zu entscheiden. Behalten Sie Ihre Zielgruppe genau im Blick, wenn Sie die Planungsgrößen festlegen. Grundlage Ihrer Entscheidungen müssen in erster Linie die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe, Ihr Budget und die örtlichen Möglichkeiten sein.

Wie das in der Praxis aussehen könnte? Gemeinsam mit der US-Marketing-Strategin Ruth Stevens möchten wir dazu einige Anregungen geben:

1.  Masse oder Klasse im Ticketverkauf

Wer denkt nicht zuerst an den Ticketverkauf, wenn es um Umsatzsteigerung einer Messeveranstaltung geht. Hier haben Sie einen großen Umsatzhebel in der Hand. Aber nicht allein die Masse verkaufter Standard-Tickets bringt finanzielles Volumen, auch ein gut ausgearbeitetes Preisgefüge unterschiedlicher Ticketkategorien kann ein wirkmächtiges Werkzeug für steigenden Umsatz sein.

Ermitteln Sie den Bedarf: Lassen sich entsprechend Ihrer Zielgruppensegmente Ticketangebote differenzieren? Werden Aussteller gern auch kostenintensivere Abendveranstaltungen buchen, wenn das Angebot einen Mehrwert verspricht? Ein exklusives Business-Networking-Event zum Ausklang der offiziellen Tagesveranstaltung könnte Ihren Ausstellern und/oder Messebesuchern ein hochpreisigeres Ticket wert sein.

2.  Masse oder Klasse im Ausstellerverzeichnis

Ein Publikumsmagnet der Messe sind die Aussteller. Nicht nur für Messebesucher ist die  Ausstellerliste interessant. Auch Mitbewerber haben ihre Marktrivalen im Blick. Im Idealfall locken Sie alles was Rang und Namen hat in Ihre Ausstellungshallen. Das gelingt, wenn Sie einen Big Player für sich gewinnen können. Der Nachzügler-Effekt arbeitet für Sie.

3.  Masse oder Klasse im Marketing

Mit Zielgruppenkenntnis betreiben Sie effizientes Marketing. Ermitteln Sie die Kommunikationskanäle Ihrer Zielgruppe. Lassen sie sich online oder offline erreichen und wo genau? Bespielen Sie die Kanäle, in denen Ihre Zielgruppe sich tummelt, mit Ihren Messe- und Zusatzangeboten. Gestalten Sie Marketingaktionen medial so, dass Interessierte Ihr Angebot einfach erreichen und schnell teilen können.

Beachten Sie auch hier: Wollen Sie Masse oder Klasse? Vermeiden Sie kostspielige Streuverluste. Teure Marketingaktionen müssen nicht die ergiebigsten sein. Virales Marketing ist kostengünstig und effektiv – lassen Sie Mund-zu-Mund Propaganda für sich arbeiten.

4.  Bigger is better: Ihr Veranstaltungsort

Ihr Veranstaltungsort will gut gewählt sein: Eine Weltstadt bedeutet für Ihre Messe zwar einen Image-Gewinn, verursacht aber auch hohe Kosten. Berücksichtigen Sie die Schmerzgrenze Ihrer Zielgruppe. Kostspielige Anreisen, hochpreisiges Übernachtungsangebot und teure Messetickets können Ihre Veranstaltung für ein preissensibles Publikum oder Ausstellerunternehmen mit geringem Messebudget unattraktiv machen.

Setzen Sie aber auf das Renommee des Veranstaltungsortes als ein beflügelndes Element, und haben Sie damit höhere Besucherzahlen kalkuliert, spricht nichts gegen die Wahl eines exklusiven Messestandortes. Sie ermitteln einen Zuwachs im Ticketverkauf, setzen auf gute Erreichbarkeit, exzellente Logistik und erfahrenes Messepersonal – Kriterien, die Ihre Aussteller zu schätzen wissen werden.

5.  Nachbearbeiten und Umsatz steigern

Messetore geschlossen und alles vorbei? Auch im Nachgang der Messe lassen sich Umsätze generieren. Diese fließen nicht zwingend in die abgeschlossene Messeveranstaltung ein, können aber wertvoller Input für Folgeveranstaltungen und Ihr Image im Allgemeinen sein.

Egal ob Leadgenerierung, Netzwerkerweiterung oder Messestandorterfahrung: Nach der Messe ist vor der Messe. Pflegen Sie neue Kontakte, Aussteller- und Besucherdaten. Hier liegt wertvolles Kapital für zukünftige Geschäftsbeziehungen, Zielgruppenbestimmungen und Marketingadressen.

Eine Veränderung traditioneller Abläufe: Neue Vertragspartner, ein neues Preismodell oder verändertes Konzept, bergen ein gewisses Risiko. Es ist daher essentiell, dass Sie die Auswirkungen Ihrer Maßnahmen detailliert kalkulieren und regelmäßig kontrollieren. Sie sollten jederzeit die aktuelle Marktsituation kennen, um negativen Entwicklungen gegensteuern zu können. Beispielsweise wenn Ticketverkäufe oder Side-Event-Buchungen ausbleiben.

Hochwertige Event-Management-Software hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten. Sie präsentiert Ihnen aktuelle Umsatzentwicklungen im Ticketverkauf, analysiert Ihre effektivsten Werbekanäle und sorgt für umfassende Auswertung und Kontrolle Ihrer Budgets und Teilnehmer-Bewegungen. Nutzen Sie die Möglichkeiten aktuelle Daten direkt auswerten zu können und somit den Status quo Ihrer Veranstaltung jederzeit gegenüber Auftraggebern, Projektteam und relevanten Stakeholdern vertreten zu können. Vermeiden Sie böse Überraschungen und holen alle ins Boot, wenn Ideen, Netzwerk und Maßnahmen gefragt sind.