Registrierung und Check-In erfolgreich managen

Am Anfang steht die Registrierung

Mit ihr steht und fällt Ihr Event. Wenn nicht genügend Teilnehmer erscheinen, können Sie die Anwesenden zwar mit Ihrem Programm begeistern. Aber der Planungs- und Kostenaufwand fällt im Verhältnis deutlich zu hoch aus.

Die Registrierung beeinflusst den Event-Erfolg also erheblich. Deshalb sollten Sie für diesen Punkt in Ihrer Planung ausreichend Zeit einplanen und eine starke Einladungs-Strategie entwickeln:
 

Mehr Registrierungen erhalten
Nicht jeder, der eine Einladung erhält, registriert sich auch für Ihr Event. Für Ihre Teilnehmer müssen natürlich der Termin und die Lokalität passen. Am Wichtigsten ist aber, dass sie sich für das Thema Ihrer Veranstaltung begeistern: Wer ein Event auf jeden Fall besuchen will, wird alles tun, dies möglich zu machen und dafür auch andere Termine verschieben.

Deshalb ist es Ihre Aufgabe, schon mit der ersten Einladung jeden Ihrer Gäste personalisiert anzuschreiben und ihn auf genau die Aspekte Ihres Events hinzuweisen, die für ihn relevant sind.
Plattformen wie doo ermöglichen es Ihnen, Ihre Datenbank mit sämtlichen Gästen zu segmentieren, so dass Sie perfekt angepasste Einladungen verschicken können. Die Öffnungsrate steigt, und damit auch die Zahl der Anmeldungen.
 

Den Registrierungsprozess optimieren
Doch auch, wenn Sie Ihre Gäste durch die personalisierten Einladungen überzeugen konnten und sich diese nun für Ihr Event registrieren möchten, lauern hier viele Fallgruben: Alles, was eine einfache und schnelle Registrierung verzögert, senkt die Zahl der Anmeldungen. Dazu gehören fehlende oder schlecht sichtbare Buttons für die Registrierung, technische Fehler, lange Formulare oder schlichtweg zu viele Daten, die abgefragt werden.

Stellen Sie deshalb vor dem Versenden der ersten Einladung sicher, dass alles problemlos funktioniert: Im Design der E-Mails ist es entscheidend, dass die Empfänger sofort sehen, wo und wie sie sich registrieren können. Auch ein technisch einwandfreier Ablauf der Anmeldung kann im Vorfeld kontrolliert werden.

Schwieriger ist die Frage, welche und wie viele Informationen Sie über Ihre Teilnehmer benötigen. Fragen Sie zu viel, schreckt dies ab. Holen Sie zu wenige Daten ein, fällt es Ihnen schwer, die weitere Kommunikation zu personalisieren. Für den goldenen Mittelweg legen Sie zuerst fest, welche Daten Sie tatsächlich benötigen. Wenn sie diese erfragen, vermitteln Sie Ihren Gästen gleichzeitig, wofür sie benötigt werden. Auch die Möglichkeit, manche Angaben freiwillig zu halten, ist eine nutzbare Option.
 

Haken Sie nach
Nicht jeder Gast meldet sich direkt nach der ersten E-Mail an, auch wenn diese genau auf den Punkt sein Bedürfnis getroffen hat. Oft wird die Registrierung auf später verschoben und dann zwischen anderen Terminen vergessen. Aber auch Teilnehmer, die sich bereits registriert haben, können Ihr Event vergessen. Schicken Sie ihnen deshalb rechtzeitig vor Beginn Ihrer Veranstaltung eine Erinnerung.

Halten Sie Ihre Gäste auch nach ihrer Anmeldung informiert: Weitere Redner und Programmpunkte sind ebenso interessant, wie der Ablaufplan für Ihr Event oder die Möglichkeit zum Networking im Anschluss an den offiziellen Teil.

Mit der passenden Software-Lösung ist diese Verwaltung keine Herausforderung mehr: Abhängig davon, an welcher Stelle sich Ihre Gäste im Anmeldeprozess befinden, werden sie an eine noch ausstehende Registrierung erinnert oder als Teilnehmer Ihres Events über wichtige Neuigkeiten informiert. Sie müssen lediglich die Abfolge der Nachrichten definieren und festlegen, wer diese erhält.
  

Diese Trends nicht verpassen!
Der Einsatz digitaler Möglichkeiten ist seit Jahren ein unverzichtbarer Bestandteil im Veranstaltungsmanagement. Und damit sind nicht nur E-Mails gemeint: Automatisierte und personalisierte Einladungen, eine schnelle Online-Registrierung und elektronische Tickets sind nur einige der Möglichkeiten, die heute erfolgreich eingesetzt werden.

Aber auch der Schritt in die gegenteilige Richtung kann Ihrer Veranstaltung das besondere Etwas verleihen: Hochwertige Einladungen, die auf dem Postweg verschickt werden, fallen auf. Kombinieren Sie dies mit individualisierten E-Mails, um Ihre Gäste wirklich anzusprechen.

Die Stunde der Wahrheit: Der Check-In

Der große Tag ist gekommen und Ihr Event beginnt. Nun kommt es darauf an, dass die vielen Teilnehmer ohne Schwierigkeiten durch den Check-In kommen. Denn schließlich sollen Sie Ihre Zeit auf dem Event verbringen und nicht vor der Tür.
 

Worauf kommt es beim Check-In an?
Wie auch die Registrierung muss der Check-In schnell und unkompliziert ablaufen. Er ist ein notwendiger Schritt, bietet für Ihre Gäste aber zunächst keinen Mehrwert. Halten Sie die Teilnehmer deshalb nur so lange am Einlass, wie es nötig ist.

Gleichzeitig kommt dem Check-In eine wichtige Rolle zu. Er ist der erste Orientierungspunkt für Ihre Gäste. Hier beginnt ihre Teilnehmer-Reise durch Ihr Event. Sorgen Sie deshalb dafür, dass er leicht zu finden ist.

Helfen Sie Ihren Teilnehmern, indem Sie Ihnen hier übersichtlich die relevanten Informationen für ihre nächsten Schritte zur Verfügung stellen. Dazu gehören auch scheinbar banale Informationen, wie der Ort der Garderobe oder der Schließfächer für Wertgegenstände.

Sie wollen wissen, wie zufrieden Ihre Teilnehmer mit dem Check-In sind, aber sie nicht mit Fragen überhäufen? Dann lassen Sie sich vom Flughafen auf Island inspirieren: Ehe die Fluggäste diesen verlassen, passieren sie ein Terminal, an dem sie mit einem Druck auf einen von drei Smileys ihre Zufriedenheit angeben: Der grüne Smiley zeigt an, dass alles bestens ist. Der gelbe steht für eine akzeptable Mitte und der rote, dass es noch deutlichen Verbesserungsbedarf gibt. Solche kreativen Möglichkeiten erleichtern es Ihnen, Antworten auf Ihre Fragen zu erhalten und fallen zugleich Ihren Gästen nicht negativ auf.
  

Was wird am Check-In benötigt?
Je nachdem, wie Sie den Check-In gestalten, benötigen Sie eine entsprechende technische Ausstattung. Computer sind in jedem Fall notwendig. In vielen Fällen müssen Sie mit Tickets in verschiedenen Formaten umgehen können: Während viele Gäste es schätzen, dass eine digitale Version auf ihrem Mobiltelefon ausreicht, ziehen andere noch immer ausgedruckte Karten vor. Wenn Sie auf die Möglichkeiten der Gesichtserkennung zurückgreifen, müssen Sie dafür eine entsprechende Ausstattung zur Verfügung stellen und sicherstellen, dass das Servicepersonal diese bedienen kann.

Seien Sie zugleich darauf vorbereitet, dass Teilnehmer Tickets oder andere Unterlagen nicht bei sich haben. Wenn Sie in solchen Augenblicken für schnelle Hilfe sorgen können, bleiben Sie auf jeden Fall in guter Erinnerung.

Sind Namensschilder notwendig?
Bieten Sie Ihren Gästen Namensschilder an. Dies erleichtert im Verlauf der Veranstaltung das Netzwerken ungemein, da es das peinliche Vergessen des Namens des Gegenübers verhindert. Überfrachten Sie die Schilder dabei nicht; der Name und die Organisation des Teilnehmers sind in den meisten Fällen ausreichend. Über einen Farbcode können Sie Redner und Teilnehmer unterscheiden.

Um die Bildung einer Schlange zu verhindern, sollten Sie Namensschilder nicht direkt am Check-In verteilen, sondern ein Stück abseits davon.
 

Niemand möchte warten
Erst kommt niemand, und dann erscheinen alle auf einmal? Das lässt sich leider nicht verhindern. Trotz bester Vorbereitung kann es vorkommen, dass sich eine Schlange bildet. Mit einer guten Planung lassen sich viele Probleme aber gut vermeiden.

Durch die Registrierungen im Vorfeld können Sie abschätzen, wie viele Teilnehmer Sie erwarten können. Wenn Sie zur Organisation Ihres Events z. B. auf doo zurückgreifen, gestaltet sich der Check-In zusätzlich schnell und unkompliziert: Alle relevanten Teilnehmerdaten wurden bereits gesammelt und ausgewertet, sodass Ihre Teilnehmer wenig Zeit beim Einlass verbringen müssen.

Im Idealfall sind Sie dennoch auf längere Wartezeiten vorbereitet und können den Teilnehmern diese Zeit angenehmer gestalten: Sorgen Sie für Sitzgelegenheiten und bieten Sie insbesondere bei warmen Temperaturen Getränke an. Auch die Möglichkeit, Jacken und Taschen noch vor dem Check-In sicher zu verstauen und sich bereits über den weiteren Ablauf des Tages zu informieren, helfen, die Situation zu entschärfen.

Bereiten Sie sich im Vorfeld auch auf einen Ausfall der Technik vor und stellen Sie sicher, dass der Einlass auch dann läuft, wenn die Computer nicht funktionieren. Ausgedruckte Namenslisten sind umständlich, aber im Zweifelsfall besser als lange Warteschlangen.
 

Alles im Blick dank aktueller Auswertung
Eine gute Veranstaltungssoftware unterstützt Sie nicht nur bei der Organisation im Vorfeld des Events. Sie gleicht auch die Liste registrierter Gäste mit denen ab, die bereits eingetroffen sind. Eine Auswertung in Echtzeit liefert Ihnen jederzeit eine aktuelle Auswertung und damit wertvolles Wissen über den Stand der Teilnehmer.

Die perfekte Anmeldung: Von der Registrierung bis zum Check-In

Registrierung und Check-In müssen für Ihre Teilnehmer schnell und unkompliziert ablaufen. Sie dienen insbesondere Ihnen, bieten Ihren Gästen aber zunächst keinen direkten Vorteil. Für Ihre Teilnehmer sind sie Mittel zum Zweck, nämlich an Ihrem Event teilzunehmen. Je besser sie funktionieren, desto zufriedener sind Ihre Gäste.

Streben Sie einen perfekten Ablauf an, um Ihre Teilnehmer schon vor dem tatsächlichen Event zu begeistern: In einem ausreichenden, zeitlichen Abstand vor dem Event versenden Sie die erste Einladung. Diese ist natürlich schon personalisiert, denn Sie haben ihre vorhandene Datenbank genutzt und Ihre Gäste in verschiedene Interessensgruppen sortiert. Mit einem kleinen Bonus für Frühanmelder motivieren Sie die Empfänger, sich zu registrieren. Die Registrierung ist natürlich unkompliziert und in wenigen Schritten getan.

Jeder, der sich jetzt anmeldet, wird nun bis zum Event regelmäßig über wichtige Neuigkeiten informiert: Haben wichtige Redner zugesagt, erhöht dies die Vorfreude ebenso wie die Ankündigung relevanter Aspekte Ihres Events. Wer sich noch nicht angemeldet hat, erhält Erinnerungen, bis er sich registriert hat.

Beim Check-In haben Sie durch eine gründliche Planung sichergestellt, dass alles reibungslos abläuft: Der Check-In ist gut zu finden und Ihre Teilnehmer haben keine Wartezeit. Ihnen stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, eingelassen zu werden: Ausgedruckte Tickets, digitale Tickets auf dem Mobiltelefon und möglicherweise sogar Gesichtserkennung.
Hier erfahren sie auch, wie es weitergeht: Sie erhalten Informationsmaterial und erfahren, wo sie ihr Namensschild erhalten und wo die Garderobe und die Schließfächer sind. Einem erfolgreichen Event steht damit nichts mehr im Wege.

Fazit: Vorbereitung ist alles

Wenn es bei der Registrierung oder dem Check-In hakt, wirft dies einen Schatten auf das ganze Event. Durch eine gute Planung und die Unterstützung durch eine Plattform wie doo können Sie aber dafür sorgen, dass diese wichtigen Schritte leicht und unkompliziert ablaufen.
Personalisieren Sie die Einladungen und das Event und begeistern Sie so Ihre Teilnehmer!