Was ist die beste Event-Management-Software für meine Event-Ziele?

Kriterien einer guten Event-Management-Software

Eine gute Event-Management-Software hilft dabei, die Event-Planung zu vereinfachen und zu beschleunigen. Dafür eigenen sich besonders Event-Management-Softwares wie doo, die alle Organisationsphasen eines Events managen können: Von der Einladung über das Teilnehmermanagement bis hin zur abschließenden Auswertung der Daten. Des Weiteren spielt die Qualität des Kundensupports eine wichtige Rolle. Eine einfache Bedienbarkeit sollte ebenfalls gegeben sein.
Auch nach einem Event ist eine Event-Management-Software nützlich, um alle Daten zu analysieren. Dadurch können Marketingkampagnen für das nächste Event optimiert werden.

Die Must-have-Funktionen einer Event-Management-Software

Je nach Eventart werden verschiedene Anforderungen an eine Event-Management-Software gestellt. Es gibt aber auch ein paar allgemeine Aufgaben, die jede Event-Management-Software bewältigen können sollte, da sie für jede Eventart wichtig sind:

• Ticketing und Buchungsmanagement

• unterschiedliche Zahlungsoptionen

• Rechnungsstellung

• Teilnehmermanagement

• Zielgruppenanalyse

Eine Funktion, die eine Event-Management-Software auch auf jeden Fall immer haben sollte, ist eine Anzeige der Teilnehmerzahl in Echtzeit. Diese Daten sind nicht nur für die Marketingkampagne wichtig. Sie sind auch ein wichtiger Indikator für den Erfolg des Events.

Die richtige Event-Management-Software wählen

So wie es zahlreiche verschiedene Eventarten gibt, gibt es auch eine Vielzahl an Event-Management-Softwares. Welche für die eigene Veranstaltung und Event-Ziele die richtige ist, lässt sich mit ein paar Fragen herausfinden:

• Welche Probleme gab es in der Vergangenheit bei der Event-Planung?

• Welche Planungsprozesse laufen noch schwerfällig und könnten optimiert werden?

• Fällt es Ihnen leicht, die Event-Management-Software zu bedienen und finden Sie sich schnell zurecht?

• Welche Kundenbewertungen und Erfahrungsberichte gibt es zu der Event-Management-Software?

• Beinhaltet die Event-Management-Software alle Funktionen in dem Ausmaß, in dem sie für die Event-Planung benötigt werden?

• Lassen sich E-Mail-Kampagnen für das Event einfach und professionell erstellen?

• Gibt es eine Event-App?

• Ist eine Auswertung der Attendee-Journey-Daten möglich?

• Gibt es eine CRM-Integration, um die Daten in die eigenen Systeme zu übertragen?

• Ist der Kundensupport einfach und schnell zu erreichen?

Besuchen Sie auch die Social-Media-Seiten des Unternehmens. Diese geben Aufschluss darüber, welches Vertrauen die Event-Management-Software in der Öffentlichkeit besitzt. Viele Fans und ein reger Austausch mit den Kunden ist hierbei ein gutes Zeichen.

Ein weiterer interessanter Punkt ist, sich einmal die mit der Event-Management-Software erstellten Event-Landingpages anzuschauen. So kann man sehen, was möglich ist und ob das Design einem zusagt.

Praktische Funktionen einer guten Event-Management-Software

Erfolgreiche Events werden heutzutage nicht mehr nur mit Zettel und Stift geplant. Das ist aufgrund der zunehmenden Komplexität auch gar nicht mehr sinnvoll. Vielmehr bietet sich eine Event-Management-Software an, mit der jeder einzelne Planungs- und Organisationsschritt einfach, schnell und bequem erledigt werden kann.
Folgende Funktionen können den Alltag bei der Event-Planung vereinfachen:

Event-Marketing-Funktionen

Um Events sowohl über klassische Medien als auch über E-Mail-Kampagnen, Suchmaschinen und Social Media vermarkten zu können, sollten diese Funktionen vorhanden sein:

• Vermarktung in Social Media: Um die Kampagnen auf Social-Media-Plattformen zu integrieren.

• E-Mail-Kampagnen & Conversion-Tracking: Mit dieser Funktion lassen sich die Kampagnen optimal auf die Zielgruppe ausrichten. Außerdem ist es möglich, Nutzer nach ihrem Verhalten zu unterteilen und das Nutzerverhalten zu analysieren.

• Auswertung und Optimierung von Vertriebskanälen: Hilfreich, um den Erfolg der Kampagne im Blick zu behalten.

• Big Data Handlungsempfehlungen: Einige Event-Management-Softwares, wie z. B. doo, analysieren und werten die Nutzerdaten aus und geben Handlungsempfehlungen.

• Automatisches Reporting: Übersichtliche Darstellung des Nutzerverhaltens, der Konversionen, der Klicks und der Öffnungsraten.

Durch Event-Marketing-Funktionen lassen sich mehr Teilnehmer erreichen und die Reichweite des Events vergrößern.

Einladungsmanagement-Funktionen

Um hochwertige Einladungen erstellen zu können, die auch eine Zu- & Absagefunktion beinhalten oder integrierte Fragebögen sowie für kundenfreundliche Schnellanmeldungen vorausgefüllte Felder, werden diese Funktionen benötigt:

• Zu- und Absagefunktionen: Unentschlossene Kunden können so nochmals erinnert werden. Außerdem kann bei Absagen nach den Gründen gefragt werden.

• 1-Klick-Schnellanmeldung: Macht es Interessenten besonders leicht, sich für ein Event anzumelden. Anmeldefelder sind bereits vorausgefüllt, sodass ein Klick zur Anmeldung ausreicht.

• Tracking & Reporting: Dokumentation der Teilnehmerreaktionen.

• Selbstlernende Kontaktverwaltung: Stellt übersichtlich alle bereits gesammelten Informationen eines Teilnehmers zusammen, wie Nutzerverhalten, frühere Teilnahmen etc.

• Maßgeschneiderte und personalisierbare Einladungen: Macht es problemlos möglich, die Einladungen im eigenen Corporate Design zu gestalten. Nichts lässt darauf schließen, dass die Einladung über eine Event-Management-Software verschickt wurde.

Eine professionelle und ansprechend gestaltete Einladung trägt entscheidend zum Erfolg eines Events bei. Sie entscheidet maßgeblich mit, ob der Eingeladene Lust auf die Veranstaltung bekommt und teilnehmen möchte.

Online-Registrierung, Tickets und Online Payment

Um einen Ticketshop in Ihrem eigenen Corporate Design zu erstellen sowie den Anmeldeprozess und das Teilnehmer-Management zu personalisieren, werden folgende Funktionen benötigt:

• Direkte Web-Integration & mobile Optimierung: Integration des Ticketshops im eigenen Corporate Design mittels iFrame auf der Webseite.

• Integrierte Bezahloption: Rechnungen und Mahnungen werden automatisch von der Event-Management-Software übernommen.

• Facebook-Integration: Integration des Ticketshops auf der Fan-Page oder einer Event-Seite bei Facebook.

Achten Sie auch auf einen strengen Datenschutz und eine hohe IT-Sicherheit des Unternehmens, das die Event-Management-Software anbietet. Deutsche Anbieter mit Servern in Deutschland, wie z. B. doo, haben hier den Vorteil, dass sie sich nach den deutschen Datenschutzvorgaben richten.

Einlass-Funktionen und Apps

Für ein reibungsloses Einlass-Management, Networking & Matchmaking-Lösungen sowie mobile App-Lösungen sind diese Funktionen sinnvoll:

• Smartphone-App: Ermöglicht einen schnellen Einlass.

• Integriertes Einlass- & Anwesenheits-Tracking: Ein Live-Reporting gibt einen Überblick über VIPs, Teilnehmer und Speaker.

• Namensschild-Druck: Auf Knopfdruck, per Scanner oder biometrischer Gesichtserkennung können personalisierte Namensschilder gedruckt werden.

• Live-Voting & Feedback-Funktionen: Macht eine Kommunikation mit allen Teilnehmern auch während des Events in Echtzeit möglich.

• Networking & Matchmaking: Eine solche App erleichtert das Netzwerken auf dem Event.

Event-Analytics-Funktionen

Um im Nachhinein den ROI des Events sowie die Attendee Journey zu ermitteln, sind diese Funktionen hilfreich:

• Event-Data-Hub: Sammlung aller Event-Daten der gesamten Attendee Journey.

• Teilnehmersegmentierung: Ordnet die Empfänger der Einladungen nach ihrem Nutzerverhalten.

• Erfassung der Leads: Ermöglicht eine gezielte Nachbereitung.

• Event-ROI: Dokumentation, der auf dem Event entstandenen Leads.

• CRM-Integration: Macht eine problemlose Übertragung der Daten in die eigenen Systeme möglich.

Die Auswertung der während des Events gesammelten Daten kann für die nächste Event-Planung herangezogen werden und zukünftige Marketingkampagnen verbessern.

Event-Management-Software testen

Wie sagt man so schön? Probieren geht über Studieren. Deshalb wird auch vor dem Kauf einer Event-Management-Software geraten, diese ausreichend zu testen. Viele Anbieter bieten eine kostenlose Testversion an, mit der die Bedienbarkeit und die einzelnen Funktionen ausprobiert werden können.

Bei doo beispielsweise kann unverbindlich eine Demo-Version angefordert werden. Durch Angaben, wie die Anzahl der veranstalteten Events pro Jahr und die Teilnehmerzahl, können perfekt zugeschnittene Demo-Versionen erstellt werden. So sieht man schon vor dem Kauf, was einen erwartet und es kann selbst ausprobiert werden.

Das Risiko einer Fehlentscheidung wird so minimiert und bares Geld sowie Zeit gespart. Denn eine Event-Management-Software stellt eine gute Investition für die Zukunft dar.

Meist unterschätzt: Guter Kundensupport

Bei der Auswahl einer Event-Management-Software stehen meist der Preis und der Funktionsumfang im Mittelpunkt. Ob die Event-Management-Software einen guten Kundenservice bietet, scheint dabei erst einmal zweitrangig zu sein.

Dabei hängt der Erfolg der Event-Management-Software zum großen Teil auch von einem professionellen Kundensupport ab. Dieser sollte bei auftretenden Fragen und Problemen immer hilfreich zur Seite stehen. Es ist wichtig, sich auf ihn verlassen zu können. Denn nur eine reibungslos funktionierende Event-Management-Software spart Zeit und Nerven.

Event-Management-Software für erfolgreiche Events

Heute noch ein Wettbewerbsvorteil, sind Event-Management-Softwares in der Zukunft die Grundvoraussetzung für erfolgreiche Events. Ob für kleine Veranstaltungen, wie Seminare, oder großen Events, wie Messen oder Kongresse: Eine Event-Management-Software bietet zahlreiche Vorteile. Prozessabläufe werden effizienter, die Planung vorausschauender und das Marketing gezielter. Das erleichtert die tägliche Arbeit ungemein und ermöglicht eine reibungslose Event-Planung.