Das Ziel eines jeden Event-Planers ist es, erfolgreiche Events zu veranstalten. Es soll alles reibungslos funktionieren, die Teilnehmer zufrieden sein und ein hohes Maß an Interaktion herrschen. Um so wichtiger ist es dann nach der Veranstaltung das Teilnehmer-Engagement zu messen.
Das Ziel eines jeden Event-Planers ist es, erfolgreiche Events zu veranstalten. Dabei wird viel Zeit in die Planung und Organisation investiert. Es soll ja alles reibungslos funktionieren, die Teilnehmer zufrieden sein und ein hohes Maß an Interaktion herrschen.
Um so wichtiger ist es dann nach der Veranstaltung das Teilnehmer-Engagement zu messen. Wie dies genau funktioniert und was dabei helfen kann, das Teilnehmer-Engagement zu verbessern, wird im nachfolgenden Beitrag dargestellt.
Was ist überhaupt Teilnehmer-Engagement?
Teilnehmer-Engagement bedeutet, dass sich Teilnehmer selbst einbringen, interagieren und in Aktion treten, anstatt passiv zu konsumieren. Zwischen den Veranstaltern und den Teilnehmern entsteht eine Art Kommunikation.
Ein hohes Teilnehmer-Engagement führt zu vermehrter Mund-zu-Mund-Propaganda, mehr wiederkehrenden Teilnehmern und somit letzten Endes auch zu einem besseren Event-ROI. Ein Event, das engagierte Teilnehmer hat, braucht sich keine Sorgen mehr um den Marketing-Erfolg zu machen. Denn begeisterte Teilnehmer teilen beispielsweise Bilder vom Event, empfehlen es Freunden und Bekannten weiter und werden im besten Fall zu Stammkunden.
Die Teilnehmer sind nicht motiviert … Was tun?
Um ein Event interaktiv zu gestalten und den Spaß-Faktor für die Teilnehmer zu erhöhen, ist es wichtig, diese miteinzubeziehen.
Ein hohes Teilnehmer-Engagement vor, während und nach dem Event hat außerdem den Vorteil, eine Menge interessanter Daten zu sammeln. Diese können für zukünftige Events äußerst nützlich sein. Wir haben ein paar Tipps zusammengetragen, mit denen das Teilnehmer-Engagement verbessert werden kann.
Vor dem Event
Event-Hashtag erstellen
Schon in der Vorbereitungsphase des Events sollte ein einzigartiger, leicht zu merkender Event-Hashtag für alle Social-Media-Plattformen erstellt werden. So wird es einfacher, mit den Teilnehmern und Interessenten zu kommunizieren. Denn Tweets mit einem Hashtag erhalten doppelt so viel Engagement. Ein Hashtag erleichtert es Leuten, sich über das Event zu informieren und selbst darüber Informationen auszutauschen. Außerdem hilft ein Hashtag den Teilnehmern dabei, sich untereinander zu vernetzen. Nach dem Event dient der Hashtag dazu, die Beziehung zu den Event-Teilnehmern aufrecht zu erhalten.
Bedürfnisse der Teilnehmer analysieren
Je besser der Veranstalter darauf vorbereitet ist, was die Teilnehmer von dem Event erwarten, desto besser kann er diese Erwartungen erfüllen. Es ist deshalb wichtig, so viele Daten von den Teilnehmern, wie möglich zu erhalten.
Ein smartes Teilnehmermanagement bildet hierfür die Grundlage. Es kann die Teilnehmer-Interessen herausfiltern, wodurch individuell auf die Teilnehmer eingegangen werden kann. Dazu gehören z. B. Informationen zum Arbeitgeber, die Position und das genaue Tätigkeitsfeld und welche Erwartungen an das Event gestellt werden.
Hierbei können Event-Management-Plattformen, wie z. B. doo, hilfreich sein, indem sie bereits im Vorfeld Interessen abfragen und die richtige Zielgruppe einladen. Das Ziel eines jeden Veranstalters sollte es sein, ein Event so unterhaltsam wie möglich zu gestalten. Denn haben die Teilnehmer Spaß und fühlen sich wohl, steigt die Beteiligung und somit das Teilnehmer-Engagement.
Während des Events
Influencer integrieren
Vor allem Influencer, die am Event teilnehmen, sollten immer wieder gezielt in das Geschehen miteinbezogen werden. Das kann durch Diskussionen, initiierte Gespräche oder andere Aktionen geschehen. Da Influencer eine besonders große Reichweite auf Social-Media-Plattformen haben, können dadurch auch Menschen erreicht und neugierig gemacht werden, die auf anderen Wegen bisher noch nichts von dem Event erfahren haben.
Interessante Inhalte
Wenn die Redner und die Inhalte des Events stimmen, wirkt sich das positiv auf die Zufriedenheit und das Engagement der Teilnehmer aus. Erhalten die Teilnehmer auf dem Event wertvolle Informationen, wollen sie diese meist mit anderen diskutieren, was sich gut auf das Teilnehmer-Engagement auswirkt.
Spiele und Wettbewerbe
Spiele oder Wettbewerbe sorgen auf einem Event für Abwechslung. Teilnehmer dürfen selbst aktiv werden, haben Spaß und interagieren dadurch sowohl mit dem Veranstalter, als auch mit anderen Teilnehmern. Networking wird erleichtert und attraktive Preise sorgen für Gesprächsstoff danach: Sei es mit den Kollegen oder auch auf Social Media.
Mikroblogging
Halten Sie die Teilnehmer und alle Interessenten, die es leider nicht zum Event geschafft haben, mit kurzen Beiträgen auf Social-Media-Plattformen auf dem Laufenden: und zwar in Echtzeit. Das animiert Teilnehmer dazu, genau das Gleiche zu tun oder auf die Posts zu reagieren.
Event-Angebote
Ein weiterer Weg, die Beteiligung der Teilnehmer zu erhöhen, sind speziell für das Event erstellte Angebote. Das kann ein Preisnachlass auf bestimmte Produkte sein, kostenlose Beratungen, Testzeiträume etc. Dadurch werden Event-Teilnehmer dazu angeregt, mit dem Veranstaltungsteam in Kontakt zu treten, wenn sie die Angebote in Anspruch nehmen möchten.
Nach dem Event
Umfrage
Nach dem Event können Veranstalter eine E-Mail an alle Teilnehmer versenden, in der sie sich für die Teilnahme am Event bedanken und nach der Meinung der Teilnehmer zum Event fragen. Die Umfrage sollte kurz gehalten und am besten Antworten zum Ankreuzen enthalten, um die Rücklaufquote zu erhöhen.
Wie kann man das Engagement auf Veranstaltungen messen?
Teilnehmer-Engagement ist mehr als nur ein vager Begriff, der ausschließlich geschätzt werden kann. Es ist vielmehr eine Kennzahl, die genau gemessen werden kann und Rückschlüsse auf den ROI eines Events gibt.
Viele Veranstalter machen den Fehler, das Teilnehmer-Engagement nur über Zufriedenheitsumfragen zu ermitteln. Diese Daten können zwar einen groben Anhaltspunkt über das Teilnehmer-Engagement geben, sind aber alles andere als genau. Um zu erfahren, wie erfolgreich das Event wirklich gewesen ist, bedarf es etwas mehr.
Event-Hashtag
Indem Veranstalter ihren Event-Hashtag tracken, erfahren sie, wie oft er verwendet wurde, wie Teilnehmer mit dem Hashtag interagieren und was sie zum Event zu sagen haben. Veranstalter erhalten dadurch in Echtzeit die Information, was gut ankommt und was nicht. Des Weiteren können sie sehen, welche Teilnehmer besonders aktiv sind und sich viel einbringen. Ein Event-Hashtag erleichtert es den Leuten, alle auf Social-Media-Kanälen geposteten Informationen zu einem Event auf einen Klick zu erhalten. Je mehr Posts mit dem Event-Hashtag kommentiert, geliked und geteilt werden, desto höher das Teilnehmer-Engagement. Ein besonders hohes Engagement erhalten oft Posts mit
- Zitaten der Event-Teilnehmer oder aus den Vorträgen
- kurzen Videos mit besonderen Event-Momenten
- Infografiken
- Fotos der Teilnehmer
Social-Media-Follower
Wenn bei den Social Media-Accounts des Events ein deutlicher Anstieg an Followern zu verzeichnen ist, ist dies ein Hinweis auf ein hohes Teilnehmer-Engagement. Natürlich muss die Community dann auch in Zukunft mit regelmäßigen interessanten Posts, die Interaktionen hervorrufen, gepflegt werden.
Event-App
Je mehr Teilnehmer die Event-App benutzen, desto höher das Teilnehmer-Engagement. Während des Events können durch die App Erinnerungsnachrichten an die Teilnehmer gesendet werden, hinsichtlich der in Kürze startenden Programmpunkte. Anhand der Öffnungsrate kann dann analysiert werden, welche Inhalte die Teilnehmer am meisten interessiert haben und wo das Engagement am größten war. Eine Check-in- und Check-out-Funktion ermöglicht es außerdem zu dokumentieren, wie viele Teilnehmer bis zum Schluss auf dem Event geblieben sind, und welche sich schon vorab verabschiedet haben.
Website-Traffic analysieren
Einen weiteren Indikator für ein hohes Teilnehmer-Engagement stellt die Zahl der Website-Besucher der Homepage dar. Um den Traffic und die Performance akkurat zu messen, bietet sich z. B. Google Analytics an. Natürlich ist dabei auch wichtig, die Conversion-Rate zu analysieren. Denn nur, wenn es auch mehr Leads gibt, im Sinne von Verkäufen, Newsletter-Anmeldungen oder Anfragen, kann das Rückschlüsse auf ein positives Teilnehmer-Engagement zulassen. Für eine präzise Messung sollten vorab Ziele festgelegt werden, wie z. B.:
- Anzahl der Kontaktanfragen
- Durchschnittliche Verweildauer auf der Website
- Durchschnittliche Anzahl der Seitenaufrufe pro Besucher
- Anzahl von Verkäufen
- Anzahl von Newsletter-Anmeldungen
Wie Sie nun erfahren haben, steckt hinter dem Begriff Teilnehmer-Engagement viel mehr, als viele ahnen. Mit der richtigen Strategie lässt es sich gezielt verbessern und im Anschluss an das Event auch konkret auswerten.
