Eine professionelle Registrierung gliedert sich in Teilnehmerkommunikation, Event-Vermarktung und Datenanalysen. Darauf sollten Veranstalter achten.
Eine professionelle Event-Registrierung besteht in der Regel aus drei Teilen:
- Teilnehmerkommunikation (Event-Einladung, Reminder, finale Teilnehmerinformationen, etc.)
- Event-Vermarktung z.B. mit Hilfe einer Event-Website
- Erfassung der Teilnehmerdaten im Anmeldeformular
Wie die perfekte Registrierung gelingt und worauf man als Veranstalter achten sollte, lesen Sie in diesem Artikel.
Die professionelle Event Registrierung als Erfolgsfaktor
Teilnehmerkommunikation
Die begleitende Kommunikation per E-Mail oder Post (Event-Einladung, Reminder, finale Teilnehmerinformationen, etc.) sowie Event-Landingpages (Websites) mit detaillierten Event-Inhalten sollen letztendlich zu einer tatsächlichen Anmeldung führen. Wichtig ist, dass die Kommunikation einheitlich und zielgerichtet erfolgt. Der Teilnehmer sollte sofort erkennen, von welchem Veranstalter oder welchem Event die Nachricht kommt.
Welche Regeln Sie für eine erfolgreiche E-Mail Einladung beachten sollten, lesen Sie in unserem E-Book “Event-Einladung”.
Event-Website
Ein klarer Aufbau mit knappen und präzisen Informationen, steigert die Anmelderate. „Call-to-Actions“-Buttons, also Buttons, die nach Klick zum Anmeldeformular führen, sollten an mehreren Stellen der Website eingebaut sein.
Tipp: Beschränken Sie die Informationen auf das Wesentliche und erzeugen Sie Emotionen durch ansprechendes Bildmaterial. Achten Sie darauf, dass die Landingpage für mobile Geräte wie Smartphones optimiert ist.
Lesen Sie dazu auch “Website-Marketing: Die perfekte Landingpage erstellen”.
Anmeldeformular
Das Anmeldeformular gibt dem Veranstalter die Möglichkeit, künftige Teilnehmer schon im Vorfeld „kennenzulernen“. Je mehr Informationen vorliegen, desto präziser kann die Kommunikation erfolgen. Verschickt man beispielsweise individuelle Reminder mit personalisierten Inhalten, führt dies häufig zu einer zu einer Steigerung der Besucherzahl.
Welche weiteren Vorteile sich durch die Personalisierung von Events ergeben, lesen Sie in unserem E-Book “Personalisierung von Events”.
Auf der anderen Seite sollte man nach dem Prinzip der Datenknappheit handeln und genau überlegen, welche Daten tatsächlich benötigt werden. Übertreibt man es mit der Anzahl der Abfragefelder, besteht die Gefahr, dass der Teilnehmer den Prozess aus Zeitgründen abbricht.
Tipp: Geben Sie am Anfang der Registrierung eine ungefähre Zeitspanne der Registrierungsdauer an. So kann sich der Teilnehmer darauf einrichten und entsprechend Zeit einplanen.
Checkliste Anmeldeformular
Beispielsweise folgende Daten können Sie im Rahmen der Registrierung je nach Art der Veranstaltung abfragen.
- Persönliche Daten inklusive Position im Unternehmen
- Kontaktdaten, optional auch von der Assistenz
- Reisedaten wie Flug, Bahn, Transfer, Hotel (Unabhängig davon, ob Sie Gruppenbuchungen für Ihre Teilnehmer durchführen oder die Gäste selbst buchen.)
- Terminwünsche für Workshops oder Business-Gespräche
- Teilnahme am Rahmenprogramm (VIP-Dinner, Workshops, Führungen, Partys, etc.)
- Allergien und Unverträglichkeiten
- Interesse an … (z.B. an bestimmten Messe-Themen)
Tipp: Platziert man alle Abfragefelder auf einer Seite, könnte das auf den ersten Blick „erschlagend“ wirken. Bei vielen Abfragefeldern empfiehlt sich eine Kategoriesierung auf aufeinander folgenden Seiten.
Wie Sie Anmeldeformulare mit Hilfe einer Software einfach erstellen lesen Sie im Artikel “How to … Online Anmeldeformulare erstellen”.
Möglichkeiten Event Registrierung
Event Registrierung Online
Idealerweise erfolgt die Abfrage der Teilnehmerdaten online. Beispielsweise kann ein Widget (= integriertes Programm zur direkten Anmeldung) auf der Event-Website eingebunden werden. Je nach Systemeinstellungen kann der Teilnehmer die Daten hier später auch noch selbst aktualisieren. Zudem erlaubt eine Verknüpfung von Event-Website, Widget und Teilnehmermanagement dem Veranstalter die zentrale Speicherung, gezielte Analyse und optimale Nutzung der Daten.
Event Registrierung Offline
Der Registrierungsprozess kann alternativ auch „klassisch“, also anhand von Telefonaten, PDF-Download und postalischer Anmeldung erfolgen. Dies bedeutet allerdings meistens einen höheren Aufwand und eine größere Fehleranfälligkeit. Zudem erschwert sich die Datenanalyse in allen Planungsphasen.
Vorteile einer professionellen Event Registrierung
Eine durchdachte und komfortable Event Registrierung schafft Vertrauen und steht für eine professionelle Veranstaltung. Sie sollte sich am Corporate Design des Veranstalters bzw. des Events orientieren. Damit leistet sie ihren Beitrag zur Markenpflege.
Verlässt man sich bei der Vorbereitung auf eine Event-Registrierung-Software, profitiert man in vielerlei Hinsicht:
- Möglichkeiten zur Anpassung an das eigene Corporate Design sorgen für Wiedererkennung und Vertrauen.
- Hinterlegte Daten lassen sich für Analysen und Auswertungen, aber auch für die personalisierte begleitende Kommunikation verwenden.
- Daten werden zentral gesichert und stehen sowohl ad hoc als auch langfristig jederzeit zur Verfügung.
- Eine digitale Interaktion mit den Teilnehmern wird ermöglicht.
- Die Registrierung kann jederzeit und überall, auf Desktop, Tablet oder Smartphone erfolgen.
Tipp: Lassen Sie Ihren Registrierungsprozess vorab von mehreren Kollegen durchlaufen. So vermeiden Sie z.B. unklare Fragestellungen oder Tippfehler.
Fazit
Eine professionelle Event-Registrierung ist ein entscheidender Erfolgsfaktor im Event-Management. Von der durchdachten Teilnehmerkommunikation über die kreative Event-Website bis zum detaillierten Anmeldeformular sollten alle Schritte gezielt geplant werden. Eine digitale Registrierungssoftware, wie die von doo, unterstützt den Registrierungsprozess hilfreich mit integrierten und individuellen Lösungen.
