Datenintegration: Definition, Vorteile und Beispiele im Eventmanagement

In der Welt des Marketings sind Daten in aller Munde und werden häufig als das „Öl der Neuzeit“ bezeichnet. Von „Big Data“ bis „Datenschutzgrundverordnung“ ist das Sammeln, Auswerten und Integrieren von Daten in den Marketingprozess ein prominentes Thema in Unternehmen und der Presse.

Mit Hilfe von Datenintegration werden Daten aus verschiedenen Quellen im Unternehmen gesammelt, zentral gespeichert und ausgewertet.

Mögliche Quellen von Kundeninformationen sind beispielsweise Marketing-Kampagnen, Korrespondenz der Sales-Abteilung, unterschiedliche E-Mailing-Kampagnen oder häufig unterschätzt: Events.

Häufig werden die Daten jedoch noch nicht an einer zentralen Stelle – der CRM-Software – zusammengeführt (CRM = Customer Relationship Management).

Sie schlummern teilweise ungenutzt in autarken Datensilos vor sich hin. Damit das Potenzial von Daten effektiv genutzt wird, ist es essentiell, Daten zu zentral zu speichern und auszuwerten. Eine integrierte Software, die alle Prozesse zentral abbildet ist die Lösung.

Lesen Sie dazu auch unser kostenfreies E-Book “Wettbewerbsvorteil durch CRM-Integration für Events”.

Daten in Marketing-Abläufe zu integrieren, bietet viele Chancen. Denn je mehr Daten genutzt werden, desto zielgerichteter wird die Ansprache der Zielgruppen, und das führt zu mehr Effizienz.

Unternehmen stehen jedoch auch vor Herausforderungen. Die zielgerichtete Organisation von Daten ist eine komplexe Angelegenheit. Entscheidet man sich im Grundsatz für datengetriebenes Marketing, müssen Informationen aus allen Unternehmens- und Marketing-Bereichen zentral zusammengeführt werden. Andernfalls „fährt man nur mit halber Kraft“ und beraubt sich seines Potenzials.

Wer seine Daten integriert, also zusammenführt, verschafft sich eine ganze Reihe von Vorteilen:

• Zeitersparnis: Statt Informationen mühselig über Umwege (z.B. über Excel) hier herunter- und dort wieder hochzuladen, stehen alle Daten in einem System gesammelt zur Verfügung, was zu enormer Zeitersparnis führt.
• Kosteneinsparung: Auf Daten basierende Marketing-Entscheidungen in Echtzeit erlauben eine intelligentere Budgetverwendung und sorgen dementsprechend für einen verbesserten ROI.
• Genauigkeit: Die Automatisierung verschiedener Vorgänge macht menschliches Handeln redundant und sorgt für eine geringere Fehleranfälligkeit. Außerdem werden Änderungen zentral gespeichert und können von allen Abteilungen eingesehen werden.
• Sicherheit: Je mehr Datenquellen (durch den Menschen) gehandelt werden, desto anfälliger ist das Konstrukt im Ganzen. Eine zentrale Plattform reduziert den Datenfluss und verhindert Fehler.
• Handlungsfähigkeit: Ein System mit aktuellen Daten erlaubt schnelles und akkurates Handeln.
• Produktivität: Datenintegration läuft – einmal eingerichtet – im Hintergrund und entlastet das Account Management. Dieses kann sich voll auf die Inhalte des Marketings bzw. des Events fokussieren.
• Analyse: Aus der Auswertung von Daten lassen sich Handlungsstrategien entwickeln und letztendlich Wettbewerbsvorteile generieren.

Ein effizientes Datenhandling funktioniert meist nur mit Unterstützung einer geeigneten Software. Diese sollte genau auf die individuellen Anforderungen zugeschnitten sein. Die Masse an Informationen muss gespeichert und in sinnvolle Zusammenhänge gebracht werden. Entsprechende Analysen generieren Handlungsstrategien für die Zukunft.

Tipp: Auch im Kontext von Events fallen jede Menge wertvolle Daten an. Nutzen Sie diese effektiv, um Marketingziele zu erreichen!

Wer Events in seinen Marketing-Mix integriert hat, dem stellt sich die Frage: Wie gelingt die Datenintegration von Events und wie profitiert man von ihr?

Ohne ein zentrales System für das Datenhandling bleibt das Eventmanagement weitestgehend Handarbeit. Das führt zu einem hohen zeitlichen Aufwand, weil mit Daten aus vielen verschiedenen Quellen umgegangen werden muss.

Prinzipiell stellt jeder Touchpoint, an dem ein Veranstalter mit einem Teilnehmer in Verbindung tritt, einen Datenpunkt dar. Dies gilt vor und auf der Veranstaltung genauso wie nach dem Event.

Eine „Attendee Journey“ zeigt, dass der Teilnehmer mit dem Veranstalter an zahlreichen Punkten in Kontakt tritt. Vom Versand der Einladung per Mail und der Online-Registrierung über die Erinnerung und dem Event-Check-in bis hin zum Besuch verschiedener Sessions und der Abendveranstaltung.

Tipp: Betrachten Sie nach dem Event die Verlaufsdaten aller Teilnehmer. So lassen sich Muster erkennen und Erkenntnisse gewinnen, die Sie in die Konzeption künftiger Veranstaltungen einfließen lassen können.

Mailings sind der Standard im Rahmen der Event-Kommunikation. Hier sollte man mindestens die jeweiligen Öffnungs- und Klickraten auswerten. Im Rahmen von A/B-Tests (beispielsweise eine textarme Variante mit viel Bildanteil gegen eine Variante nur mit Text) lässt sich zudem herausfinden, welche Variante die bessere Performance liefert. Analysiert man die Interessen der Teilnehmer genau, ist zudem eine personalisierte Ansprache möglich. So lassen sich Handlungsstrategien für die Zukunft ableiten.

In unserem kostenfreien E-Book “Personalisierung von Events” lesen Sie, wie Sie mit individuellen Inhalten höhere Anmeldezahlen erzielen oder mehr VIPs auf Ihre Events locken.

Allein bei der Event-Anmeldung eines einzelnen Teilnehmers fallen eine Reihe wertvoller Daten an, die effizient genutzt werden können.

• Kontaktdaten
• Funktion/ Position im Unternehmen
• Informationen über das Unternehmen (z.B. Branche)
• Interessen (z.B. Anmeldung für Workshops, Vorträge, etc.)
• Teilnehmer-Budget (Zu welchen Programmpunkten hat sich der Teilnehmer angemeldet?)
• Verhalten im Anmeldeprozess (Einladung geöffnet? Wann registriert?)
• Reisewünsche

Die gewonnenen Daten können wiederum zur Personalisierung der weiteren Teilnehmer-Korrespondenz genutzt werden. So werden z.B. niedrigere No-Show-Raten erzielt.

Ein weiteres Beispiel für die Personalisierung: Jeder Teilnehmer, der bei der Event Registrierung Online einen anderen Unternehmenssitz als den Veranstaltungsort angibt, könnte automatisch eine E-Mail mit Hotelvorschlägen erhalten.

Auch der Teilnehmer kann aus der Integration von Daten profitieren. Gerade bei wiederkehrenden Veranstaltungen können Formulare anhand von vergangenen Eingaben vorbefüllt werden. Dies erspart dem Teilnehmer einiges an Zeit und die Wahrscheinlichkeit einer Anmeldung steigt.

Tipp: Integration ermöglicht Automation. Richten Sie automatische „Wenn-Dann-Prozesse“ ein und kommunizieren Sie schnell und zielgerichtet mit Ihren Teilnehmern.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Analyse, an welchen Programmpunkten der Teilnehmer tatsächlich teilgenommen hat. Hieraus lassen sich ganz einfach Aussagen zu Interessen und dem Teilnehmer-Budget ableiten.

Die gewonnenen Daten lassen sich dann wiederum gezielt für zukünftige E-Mail-Kampagnen oder die Programm- und Preisgestaltung des nächsten Events nutzen.

Die gezielte Datennutzung hilft Unternehmen dabei, ihre Marketingprozesse effizienter zu gestalten und die Kommunikation effektiv zu personalisieren. Aufgrund der großen Datenmenge bei Veranstaltungen empfiehlt sich der Einsatz einer Event- Registrierung-Software, die mit einem CRM-System verknüpft ist. Diese aggregiert Daten aus allen Quellen und bereitet sie so auf, dass man in den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens damit arbeiten kann.

Wer auf die fehleranfällige Arbeit mit diversen Excel-Tabellen verzichtet, profitiert von einer effizienteren Arbeitsweise und kann sich auf das Wesentliche konzentrieren. Eine integrierte Teilnehmermanagement-Lösung wie die von doo optimiert den Organisationsprozess und generiert damit einfacher Event-ROI-positive Veranstaltungen. Zudem vereinfacht sie die Planung und Durchführung hochwertiger Events, wenn sich der Eventmanager auf das Wesentliche konzentrieren kann.