Teilnehmermanagement mit Excel – Vorteile und Nachteile

Eventplaner sind wahre Organisationskünstler, die sich täglich komplexen Aufgaben stellen. Nicht selten müssen verschiedene Vorgänge parallel gesteuert werden.

Werden die Events größer und komplexer muss darüber nachgedacht werden, wie man sein Gästemanagement in Zukunft angehen möchte. Die Frage, der zahlreiche Eventmanager gegenüberstehen ist also: Ist Excel als Teilnehmermanagement Software für mich sinnvoll oder nicht?

Aus unterschiedlichen Gründen arbeiten zahlreiche Organisatoren nach wie vor mit Excel. Die Software ist fast jedem vertraut, der in einem Büro arbeitet, zumindest rudimentär. Dennoch ist Excel ein Programm für Tabellenkalkulation und keine Event-Software. Besonders anschaulich wird dies beim Teilnehmermanagement anlässlich großer Veranstaltungen und bei der Zusammenarbeit im Team. Mit Excel zu arbeiten kann gelingen. Deutlich schneller und zuverlässiger geht es jedoch mit einer maßgeschneiderten Software.

Die Verwendung von Excel als Gästemanagement Software bietet zunächst einige Vorteile. Daher wird Exel von unerfahrenen Eventplanern oder wenn das Budget an falscher Stelle eingespart wird, häufig als Teilnehmermanagement verwendet. Spätestens wenn die Veranstaltungen komplexer und größer werden reicht Excel als Eventmanagement-Software aber oft nicht mehr aus.

Excel als Programm ist nicht völlig neu und der Planer benötigt keine lange Eingewöhnungszeit oder gar eine Schulung. Die Funktionen, die ein Eventplaner für seine Arbeit nutzen kann, sind leicht zu verstehen und anzuwenden. Beispielsweise lassen sich Datensätze einfach ändern, löschen oder nach den gewünschten Kriterien filtern und sortieren. Die „Tabellenblatt“-Funktion erlaubt es zudem, ein gewisses Grundmaß an Struktur in die gespeicherten Daten zu bringen.

Auch der Datenaustausch mit Kollegen und Partnern ist aufgrund der großen Verbreitung der Software prinzipiell möglich. So können unterschiedliche Parteien auch spontan an einer Datei arbeiten und die Inhalte verstehen.

Nachdem zahlreiche Unternehmen Excel bereits nutzen, entfallen (zusätzliche) Anschaffungskosten. Lizenzen und Nutzungsverträge sind vorhanden und der Eventmanager kann direkt starten, Excel als Teilnehmermanagement System zu nutzen.

Soll z.B. eine Event-Einladung an alle Kontakte aus der Excel-Liste verschickt werden, kann die Datei einfach als csv-Datei abgespeichert und in gängigen Mailing-Programmen hochgeladen werden.

Teilnehmermanagement mit Excel

Auf der anderen Seite ist Excel keine dezidierte Teilnehmermanagement Lösung. Die Zweckentfremdung geht mit zahlreichen Nachteilen einher. Einige sind evident, andere erkennt man erst, wenn man schon tief im Projekt steckt und es “kein Zurück mehr gibt”.

Zu den größten Nachteilen von Excel zählt die Dezentralität. Das bezieht sich sowohl auf den eigenen Arbeitsplatz als auch auf die Zusammenarbeit im Team. Nicht selten arbeitet ein Eventplaner für ein und dieselbe Veranstaltung mit einer Vielzahl von Listen. Und häufig existieren zusätzlich unterschiedliche Versionen eines Dokuments.

Arbeiten verschiedene Teammitglieder separat an derselben Datei und ist diese nicht zum gleichzeitigen Bearbeiten freigegeben, ist es äußerst mühselig, die Einzelstücke im Nachhinein zu synchronisieren. Zwangsläufig leidet die Übersicht. Das wiederum führt zu einem erhöhten Zeitaufwand, um einen verbindlichen Status quo herzustellen.

Außerdem werden die Listen automatisch fehleranfällig. Wer hat welche Änderung bereits durchgeführt und in welcher Dateiversion? Zwangsläufig gehen Änderungen schnell verloren und die Aussagekraft der Liste wird wertlos. Daneben können falsche Handlungsempfehlungen aus unsauberen Listen abgeleitet werden, was sich wiederum im Event-Erfolg widerspiegelt.

Werden die Daten bei der Registrierung eines Gastes nicht automatisch an ein System bzw. eine Software übergeben, muss dies händisch erfolgen. Der Dateneintrag in Excel und dann wiederum in das CRM ist aber nicht nur zeitaufwendig sondern erneut hochgradig fehleranfällig.

Nichts ist im Rahmen des Teilnehmermanagements so wichtig wie die Aktualität der Daten. Häufig ändern Teilnehmer die von ihnen gemachten Angaben im Laufe der Planung. Zwar können die neuen Informationen in das Excel-Sheet eingetragen werden, allerdings gibt es aufgrund einer mangelnden Schnittstelle keine Möglichkeit zur Synchronisation mit dem CRM System. Erneut entsteht ein Mehraufwand, der Zeit kostet und unnötige Übertragungsfehler begünstigt.

Mit den Integrationsmöglichkeiten von doo, lassen sich Daten einfach z.B. in Salesforce integrieren.

Hat man in Excel eine „Master-Liste“ angelegt, werden dort sämtliche erfassten Daten hinterlegt. Dies ist bei der Verarbeitung aus datenschutzrechtlichen Gründen problematisch. Denn nicht jeder Event-Partner (Hotel, Caterer, Reiseveranstalter etc.) ist dazu berechtigt, die kompletten Daten einzusehen. Als Folge werden einzelne Daten aus der Master-Liste extrahiert und mühsam in viele separate Listen verteilt. Dies führt zu hohem Zeitaufwand und der Überblick fehlt. Bei einer entsprechenden Event-Software können individuell Zugriffsrechte vergeben werden, sodass jeder Partner jederzeit die für ihn relevanten einsehen kann.

Unterschiedliche Beteiligte mit individuellen Zugriffsrechten.

Es hat einen Grund, warum Event-Tools im Vergleich mit Excel deutlich besser abschneiden. Eine Spezial-Software ist exakt auf die Bedürfnisse des Anwenders zugeschnitten. Außerdem entwickeln Anbieter von Event-Software ihre Programme immer weiter und reagieren auf aktuelle Gegebenheiten, zum Beispiel auf die Einführung der DSGVO im Mai 2018.

Die Vorteile eines Eventmanagement Software beim professionellen Teilnehmermanagement liegen auf der Hand:

• eine Software für alle Aufgaben (Registrierung, Einladung, Event-Website, Datenanalyse, Synchronisation mit dem internen CRM, Einlassmanagement vor Ort, etc.)
• Sicherheit im Umgang mit Daten
• einheitliche Prozesse für effizientere Teamarbeit
• Zugriff über stationäre und mobile Geräte (Desktop-Rechner, Smartphone) zu jeder Zeit von jedem Ort
• integrierte Analyse- und Reporting-Funktion
• schnelleres Arbeiten und mehr Zeit für kreative und organisatorische Aufgaben
• bessere Übersicht
• stets aktuelle Daten
• individuelle Zugriffsrechte für Projektteam-Mitglieder

Tipp: Viele Anbieter von Eventmanagement-Software bieten eine kostenlose Live-Demo an. Nutzen Sie die Gelegenheit und lassen Sie sich konkret zeigen, ob sich der Einsatz für Ihr Event lohnt und wie die Software Ihren Arbeitsalltag erleichtern kann.

Excel ist eine weitverbreitete Software, die zunächst als passender Ersatz für eine etwas teurere Teilnehmermanagement Software erscheint.

Möchte man sein Event aber von A bis Z professionell organisieren, wird eine maßgeschneiderte Lösung – gerade bei steigender Teilnehmerzahl – unbedingt notwendig.

Der spürbare Zeitgewinn sowie die bessere Übersicht über alle Vorgänge sorgen dafür, dass dem Eventplaner mehr Zeit für die Inhalte bleibt. Deutlich weniger Fehler verbessern zudem die Gästezufriedenheit sowie den gesamten Event-Erfolg. Mit der richtigen Software lassen sich Events also effizienter planen und umsetzen, was unmittelbar zu einem Qualitätsgewinn und positiven Feedbacks führt.