Welches virtuelle Event-Format passt zu mir?

Alle sprechen jetzt von virtuellen Events. Die wesentliche Frage ist: Kann ich virtuelle Formate für mein Event nutzen? Und wenn ja, was ist mein nächster Schritt? 

Das Problem: Es gibt zahlreiche Möglichkeiten und die meisten Technologieanbieter haben aufgrund der hohen Nachfrage keine Beratungskapazitäten. 

In diesem Artikel beschreiben wir, welche Formate bei unseren Kunden gut funktionieren und wie man am besten vorgeht.

Virtuelle Events waren bisher eine Nische und nur für bestimmte Event-Formate geeignet. Das ändert sich gerade rasant. Ob virtuelle Events aber (in einigen Bereichen) zum Mainstream dazugehören werden, muss sich noch zeigen. Feststeht, dass sie kurz- und mittelfristig eine echte Alternative sein können. Es gibt jedoch einiges zu beachten:

Grob zusammengefasst, gibt es drei virtuelle Event-Formate: Webinare, Konferenzen und Messen. Die Formate unterscheiden sich sowohl im Setup als auch vom Teilnehmer-Mehrwert.

Für eine Transformation einer Live-Veranstaltung in ein virtuelles Format ist entscheidend, seinen Veranstaltungs-Mehrwert für die Teilnehmer genau zu verstehen. Denn viele Mehrwerte einer Live-Veranstaltung können nicht einfach in das virtuelle Format übertragen werden.

Jetzt ist also der Zeitpunkt, kritisch zu hinterfragen, warum meine gewünschten Ziel-Teilnehmer eigentlich zu mir kommen. Wenn die Leute hauptsächlich aufgrund der netten Atmosphäre bei der Abendveranstaltung kommen, wird es nicht leicht, die gleiche Teilnehmerschaft für ein virtuelles Format zu begeistern.

Da insbesondere die atmosphärischen Elemente einer Live-Veranstaltung virtuell nicht nachbildbar sind, steigt die Relevanz der Inhalte. Bei einer virtuellen Veranstaltung muss ich daher ganz genau verstehen, welcher Teilnehmer welche Interessen mitbringt. 

Deshalb sind die No-Show-Raten bei virtuellen Events so hoch und das Teilnehmer-Engagement während der Veranstaltung gleichzeitig so gering.

Ein probates Mittel dagegen ist, bei den ersten Einladungen und Anmeldungen genau auf die Angaben bzw. das Verhalten der eingeladenen Personenzu achten. Interessen-Abfragen und Klick- bzw. Anmeldeverhalten sind jetzt erfolgskritisch, um genau die Themen zu identifizieren, die die richtigen Teilnehmer begeistern.

“Die Leute kommen nicht mehr wegen der Atmosphäre, sondern nur noch wegen der Inhalte.”

Die Kommunikation muss umgehend auf diese interessanten und relevanten Themen angepasst werden. Der Vorteil ist: Gerade bei einer virtuellen Veranstaltung lassen sich die Inhalte auch noch kurzfristig und schnell ändern. Bei virtuellen Formaten gilt es also noch mehr als bei Live-Veranstaltungen: Nur wer seine Teilnehmer versteht, kann sie begeistern!

Der wesentliche Unterschied zu den anderen Formaten ist, dass der Inhalt punktuell angeboten wird. Jedes Webinar ist ein einzelnes Event.

Das bedeutet, die Teilnehmer verfolgen ein gezielteres Interesse bei der Anmeldung. Wichtig ist, dieses bei Anmeldung direkt abzufragen, um schon vor dem Webinar zu verstehen, warum die Leute kommen. 

Beispiel-Abfragen: 

• “Was erwarten Sie sich von diesem Webinar?” (offene Frage)
• “Welches der folgenden Themen ist Ihnen am wichtigsten?” (Drop-Down)

Bei doo nutzen wir genau dieses Mittel, um die Qualität der Webinare und der Marketing-Kommunikation zu optimieren. Auf diese Weise konnten wir die Anmeldezahlen in den spezifischen Segmenten um mehr als 100% steigern und No-Show-Raten von den üblichen 40-50% auf unter 30% senken.

Im Umkehrschluss heißt das, auch wenn mehrere Webinare angeboten werden, dass sich jedes Webinar wie eine einzelne Kurzveranstaltung anfühlt. Jedes Webinar wird einzeln organisiert und inhaltlich geplant. Die Teilnehmer registrieren sich jeweils separat. Jeder Teilnehmer muss also wieder auf’s Neue bei einem neuen Thema gewonnen werden. 

Der Vorteil ist jedoch, dass sich Webinare sehr schnell in die Tat umsetzen lassen. Mit einem geeigneten Registrierungsprozess erfasst man schnell die erfolgskritischen Interessen und lässt diese kurzfristig in die Planung einfließen.

Stück-für-Stück lässt sich so ein großer Verteiler von Teilnehmerinteressen und -profilen aufbauen, welcher wiederum gezielt in das weitere Webinar-Angebot geschickt werden kann – eben personalisiert.

Live-Webinar von doo mit GoToWebinar

Beispiel: Bei doo setzen wir Webinar-Plattformen und Teilnehmer-Engagement Prozesse direkt mit um. Der Veranstalter kann direkt aus doo automatisch ein GoToWebinar aufsetzen. Man ist also nicht mehr gezwungen in zwei verschiedenen Systemen zu arbeiten. Ebenso kann man die Event-Webseite wie gewohnt automatisch mit doo aktualisieren lassen und intelligente, personalisierte Einladungen verschicken.

Im Unterschied zu den Webinaren bietet die virtuelle Konferenz mehrere Inhalte nacheinander oder parallel an. Das bedeutet, Teilnehmer kommen mit einem breiteren Interesse.

Während die virtuelle Konferenz viele Vorteile bietet, bringt sie gleichzeitig entscheidende Herausforderungen mit sich: deine Live-Experience ist online nicht 1zu1 nachbildbar. Das muss sie aber auch nicht! 

Bei virtuellen Konferenzen kann man mit sehr simplen Setups sehr große Effekte generieren. Die typischen Herausforderungen bei virtuellen Konferenzen sind:

• Eher geringes Interesse an Online Events
• Höhere No-Show-Raten
• “müdes vor Ort Engagement” am Rechner 

Diesen Herausforderungen lässt sich aber mit dem richtigen Format entgegenwirken.

Die wesentliche Botschaft: Keep it simple! Gerade bei der ersten virtuellen Konferenz. Perfektionieren lässt sich das Event später immer noch. Insbesondere empfehlen wir zu Anfang das “Single-Stream-Format”. Dabei gibt es einen Agenda-Fluss. Keine parallelen Vorträge. 

Beim Single-Stream kann der Teilnehmer leicht von Vortrag zu Vortrag geleitet werden. Das geht mit oder ohne Live-Moderation. Dadurch sinkt die Abbruchquote zwischen den Vorträgen dramatisch.

Auch ist die Länge der Vorträge entscheidend: Bis auf wenige Ausnahmen funktionieren kurze Vorträge und Interviews von 15, max. 20 Minuten deutlich besser.

Für eine Form des Live-Engagements während der Vorträge bietet sich z.B. Slido an. Das ist eine Software, die auch bei Live-Events zum Einsatz kommt: Hierbei kann der Teilnehmer einfach Fragen stellen und andere können die Fragen hoch-voten. Dadurch ist sichergestellt, dass immer die Frage oben aufliegt, die die Teilnehmer am meisten interessiert. 

Durch das Voting steigert sich auch das Engagement. Das Voting kann auch schon vor dem Vortrag starten. Dadurch kann der Moderator und Speaker schon vorher die Interessen der Teilnehmer einsehen. Die Möglichkeiten sind einfach und genial.

Founders-Breakfast von Bits & Pretzels

Ein herausragendes Beispiel für ein spontanes und simples Konferenz-Setup war das Founders-Breakfast von Bits & Pretzels. Das Team von Bits & Pretzels hatte innerhalb von wenigen Wochen eine Single-Stream Konferenz mit illustren Speakern, wie Nico Rosberg und Kevin Spacey, aufgesetzt. 

Entscheidend war aber die Form des Live-Engagements: Es gab nur einen Video-Stream, der durch die ganze Konferenz geführt hat. Parallel gab es mehrere Slido-Räume, in welchen die Teilnehmer Fragen an die Speaker stellen konnten.

Michael Liebmann von doo: “Das Format war aus meiner Erfahrung nicht nur besonders effektiv, das Team hat es auch geschafft innerhalb kürzester Zeit mehr als 34.000 Teilnehmer im Live-Stream aktiv zu halten.”

Natürlich gibt es auch andere Konferenz-Formate und Module, die man in eine Konferenz einbauen kann. Beispielsweise Workshops, Break-out Sessions, Lounges, bei welchen die Teilnehmer untereinander chatten können, etc. 

Bei der ersten Veranstaltung ist aber von mehr als ein oder zwei Experimenten abzuraten. Eine neue Audienz, die noch nie in so einem Format getestet wurde, verhält sich häufig anders als gedacht. Daher empfehlen wir, nur die wichtigsten Module, die genau auf den Mehrwert für die Teilnehmer einzahlen, mit in das erste Setup zu nehmen.

Tipp: Bei doo können wir solche Formate gemeinsam mit unseren integrierten Partnern aufsetzen. Hierzu haben wir einen speziellen Fragebogen entwickelt, der Ihnen hilft zu verstehen, was genau Ihre Anforderungen an ein virtuelles Event sind.

Virtuelle Messen unterscheiden sich von der Konferenz dadurch, dass sie außerdem noch Ausstellerstände und -bereiche anbieten. Dadurch sind virtuelle Messen meist etwas komplexer in der Nutzerführung und Organisation als Konferenzen. Es muss sichergestellt werden, dass alle Aussteller auch genügend Teilnehmer antreffen.

Ausstellerstände kann man sich wie separate Räume oder Webseiten vorstellen, in denen man über unterschiedliche Formate mit dem Aussteller in Kontakt treten kann. 

Beispiele für passive Formate:

• Downloads
• on-Demand Videos
• Links zu anderen Webseiten

Beispiele für aktive Formate (hier findet eine Interaktion statt):

• Chats mit dem Aussteller-Personal
• 1-zu-1 Interviews mit Video
• Uploads von speziellen Anfragen oder Dateien
• Kontaktaustausch
• Terminvereinbarungen für einen späteren Zeitpunkt

Je mehr dieser Module eingebunden sind desto mehr multipliziert sich der Aufwand in der Aussteller-Organisation vor und während des Events. Denn auch die Aussteller haben heute in den meisten Fällen noch eher wenig Erfahrung mit virtuellen Formaten.

Quelle: meetyoo.com

Eine der größten Herausforderungen ist die Attraktion und das Engagement der Teilnehmer. Eigentlich ist das nicht anders als bei einer Live-Messe, aber am Rechner ist die Herausforderung noch einmal größer. 

Daher ist der Lösungsansatz auch genauso wie bei einer Live-Messe: Ich nutze die Methoden der Teilnehmer-Attraktivierung genauso, nur noch mehr. 

Das sind zum Beispiel:

Aussteller-Codes: Jeder Aussteller erhält für seinen Verteiler gezielte Aussteller-Codes entweder zu einer kostenfreien Anmeldung oder mit Zugang zu einem besonderen Bereich in der Messe. Mit dem Code wird sichergestellt, dass auch Aussteller sich an der Teilnehmer-Generierung beteiligen können. Das Beste: Als Messeveranstalter benötigt man keinen großen eigenen Verteiler. Denn all die Verteiler meiner Aussteller sind zusammen ohnehin um ein Vielfaches größer als mein eigener Verteiler.

Bring-a-Colleague: Jeder neu registrierten Person wird automatisch noch einen (rabattierten) Anmeldecode zugeschickt, den er oder sie unter seinen Kollegen oder Bekannten verteilen kann. Dadurch erreicht man eine virale Verbreitung mit Vorselektion. Denn der Anmelder wird den Code ja nur an potentielle Interessenten weiterleiten, die wirklich ein ernsthaftes Interesse zeigen könnten – und das, ohne dass vorab ein Double-Opt-In erforderlich ist!

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, Setup und Prozesse zu gestalten. Bevor man mit der Planung eines virtuellen Events beginnt, ist eine genaue Bedarfsanalyse erforderlich. Diese stellt sicher, dass die wichtigsten Ziele erreicht werden können.

Bei doo haben wir hierfür einen speziellen Anforderungsbogen für virtuelle Events erstellt, der Ihnen helfen wird zu verstehen, was sie wirklich benötigen. Gemeinsam mit unseren Kunden und Partnern gestalten wir dann jeweils ein individuelles Setup für den Start.