How To: Events mit Fördermitteln digitalisieren

Es gibt ebenso positive Nachrichten in der Corona-Krise: Die Krise wirkt (gezwungenermaßen) als Beschleuniger der Digitalisierung. Passend dazu gibt es eine Reihe öffentlicher Töpfe, die innovative Digitalisierungsprojekte fördern.

Hier haben wir zusammen mit unseren Partnern sehr gute Erfahrungen gemacht, denn einen finanziellen Zuschuss für die Digitalisierung seiner Event-Prozesse zu erhalten, ist gar nicht so schwer!

Wir erleben aktuell eine deutlich gestiegene Nachfrage für eine Event-Digitalisierung. Einerseits durch das Interesse an virtuellen Formaten. Andererseits aber auch, weil zahlreichen Teams jetzt gezwungenermaßen mehr Zeit für aufgeschobene Projekte bleibt. Durch die verschiedenen Fördermöglichkeiten von Bund und Ländern können Sie mit doo zusammen aus der Not eine Tugend machen!

Die meisten öffentlichen Förderprogramme dienen dem Ziel, bestimmte Regionen oder Wirtschaftszweige zu fördern. Daher gibt es eine Vielzahl an Programmen mit jeweils zahlreichen Förderungsregeln bzw. -voraussetzungen. 

Fast allen gemein ist, dass man einen Teil der Projektsumme selbst stemmen können sollte. Auch müssen die Projekte eine gewisse Größe haben. Unter 5.000 € lohnt sich der Aufwand meistens nicht.

Es gibt zum Beispiel das Programm “go-digital“ für kleine und mittelständische Unternehmen bis 100 Mitarbeiter. Go-digital fördert 50% der Projektsumme bis max. 16.500 €. 

Für Unternehmen bis 500 Mitarbeiter bietet sich das zentrale Innovationsprogramm Mittelstand mit noch deutlich höheren Fördersummen an.

Darüber hinaus bieten die Länder eine Vielzahl einzelner Programme an. Jedes mit einem anderen Schwerpunkt.

Das Gute aber ist: durch die Vielzahl an Programmen passt am Ende auf (fast) jeden Topf ein Deckel.

Bei doo nutzen wir selbst einzelne Fördertöpfe für Entwicklungs- und Kundenprojekte. Hierfür arbeiten wir beispielsweise mit der Web-Marketing-Agentur Studio 9 aus München zusammen. Diese kümmert sich als offizieller Fördermittelbeschaffer um eine detaillierte Beratung sowie die letztendliche Beantragung von Fördermitteln.

Der Prozess ist simpel: Sie schauen anhand der Beispiele weiter unten, ob Ihre Projektidee förderungsfähig ist und schicken uns eine Anfrage. Wir klären die Förderungsfähigkeit und erstellen ein erstes Angebot, wofür Studio 9 einen Förderungsantrag für Sie stellt.

Studio 9 tritt also quasi als Budgetverdoppler auf. Durch die Zusammenarbeit zwischen doo und Studio 9 ist für unsere Kunden weniger wichtig, welches Programm am besten passt, sondern welches Projekt am meisten bringt. Unten finden Sie dazu einige Beispiele der am häufigsten genutzten Programme bei doo.

“Viele Unternehmen unterschätzen die Möglichkeiten der öffentlichen Förderungen. Gerade die Digitalisierung von Eventprozessen über die doo Plattform ist häufig förderungsfähig.”

Christian Hinreiner, Geschäftsführer Studio 9

Hier finden Sie eine Auflistung der häufigsten förderungsfähigen Projekte. Es gibt eine Vielzahl an Möglichkeiten – schicken Sie uns gern Ihre Anfrage.

Neben den Kosten, ist bei Digitalisierungsprojekten immer der Mehrwert für die Nutzer entscheidend. Unsere Kunden implementieren die doo Plattform beispielsweise für folgende Mehrwerte:

• Deutliche Kosten- und Aufwandsreduktion durch integrierte und intuitive Prozesse
• Durchgängig digitale Experience der gesamten Teilnehmerreise
• Mit Personalisierung Event-Erfolg bei Live- und virtuellen Events steigern
• Selbstständiges Arbeiten aller Mitarbeiter auf einer Plattform mit Standardprozessen und Templates
• Anbindung individueller Workflows an Event-Prozesse, z.B. Buchhaltung, Marketing, Vertriebsorganisation oder externe Dienstleister
• Einrichtung DSGVO-konformes Teilnehmerhandling

Die meisten Förderprogramme unterstützen diese Projektarten und -ziele. Schicken Sie uns am besten direkt Ihre Projektidee und wir prüfen diese auf Förderbarkeit.

Integriertes Einladungsmanagement

Auf der doo Plattform ist das Einladungsmanagement direkt in andere Prozessen integriert – beispielsweise mit dem Kontaktmanagement, Event-Webseiten, Registrierungsprozessen und dem zentralen Teilnehmermanagement. Das bedeutet, dass sämtliche Daten automatisch zwischen den Schritten der Teilnehmerreise weitergegeben werden. Folgende Mehrwerte ergeben sich:

• Anmeldestatus der Empfänger direkt sichtbar
• 1-Klick-Anmeldung durch Vorbefüllung der Teilnehmerdaten bei der Anmeldung
• Erinnerungen von Nicht-Anmeldern mit einem Klick
• Interessen- und verhaltensbasierte Einladungsoptimierung
• Kein Aufwand durch das Handling von dutzenden Excel-Statuslisten
• Mobil-optimierte Einladung und Anmeldung
• Absage-Tracking

Das Aufsetzen des Einladungsmanagements ist an sich ein einfacher Schritt. Wenn aber das Aufsetzen von Templates und internen Prozessen gleich miterledigt werden soll, ergibt sich ein förderungsfähiges Projekt mit dem richtigen Umfang.

Anbindung Content-Management-System

Generell ist die Integration einzelner Events oder auch einer Listen- oder Kalenderübersicht mehrerer Veranstaltungen auf die Event-Webseite nicht schwer. Diese kann ganz einfach per Widget-Integration ermöglicht werden (hier beschrieben). Wollen Sie aber ein vollständig eigenes Design oder die Integration in das eigene Content-Management-System, z.B. WordPress oder Drupal, umsetzen, dann ist dies ebenfalls ein förderfähiges Projekt.

Ein Beispiel für die doo Integration im kundeneigenen Design und Content-Management-System finden Sie beim Bundesverband Mittelständische Wirtschaft (BVMW). 

Anbindung eigener Rechnungsstellungsprozesse

Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen können wir direkt unsere integrierten Partner für die Bezahlung und Rechnungsstellung einbinden. Wenn Sie aber eigene Prozesse und Zahlungsdienstleister verwenden und gleichzeitig trotzdem die doo Teilnehmermanagement Plattform nutzen möchten, ist auch dies möglich. Es gibt unterschiedliche Szenarien:

1. Einbindung eines eigenen Zahlungsdienstleisters, z.B. Stripe.
2. Eigene Rechnungsstellung direkt über die eigene Buchhaltung laufen lassen (um so z.B. auch Bundling-Effekte realisieren zu können). 

CRM-Integration

Wenn Sie automatisch die Teilnehmerdaten und  deren Verhalten in Ihrem CRM abrufen wollen gibt es neben dem klassischen Datei-Upload nach der Veranstaltung auch verschiedene Möglichkeiten der automatischen Datenübergabe.

Denkbar sind hier eine Vielzahl von spannenden Automatisierungen. Hier drei Beispiele

1. Weiterverwendung von Verhaltens- oder Interessensdaten im Marketing und Vertrieb
2. Aktualisierung von Kunden- oder Mitgliederdaten
3. Information an das Account Management über Veranstaltungszusagen oder -absagen von Key Accounts

Tipp: Weitere Informationen und Details finden Sie in unserem kostenfreien E-Book “CRM-Integration bei Events”

Workflow Optimierung

Je nachdem wie stark andere Bereiche Ihrer Organisation in den Event-Ablauf eingebunden sind oder sein sollen, gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, die wir in einem förderungsfähigen Projekt aufsetzen können:

1. Automatische E-Mails an die Buchhaltung oder an die Marketing- und Vertriebsabteilung beispielsweise bei der Anmeldung bestimmter Personen.
2. Integration externer Dienstleister (Hotelbuchung, Caterer, Fahrdienste – aber z.b: auch Tickets des ÖPNV).
3. Individualisiertes Echtzeitreporting.

Insbesondere wenn mehrere Events im Kalender stehen oder viele Mitarbeiter am System arbeiten, helfen Vorlagen und Templates, um Aufwand zu reduzieren und gleichzeitig eine hohe Qualität zu sichern.

Die operative Umsetzung von Templates mit doo sind förderungsfähig. Beispiele für eine Vorlagenerstellung sind:

• Einladungsdesign
• Event-Webseiten
• Veranstaltungs-Setups
• Ticket-Design

Sie können entweder direkt die Designvorschläge liefern oder das Erstellen von Designvorschlägen duch doo als Teil des Projektes mit aufnehmen.

Aktuell gibt es sehr viele Anfragen zu virtuellen Formaten. Die Herausforderung ist, hier eine Lösung zu entwickeln, die das erreichen der Event- und Teilnehmerziele ermöglicht. Dazu gilt es ein paar Stolpersteine zu beachten, wie hier beschrieben. 

Viele Projekte, die für den dauerhaften Betrieb ausgelegt sind, sind förderungsfähig. Eine Übersicht der Formate finden Sie hier. Zum Beispiel:

1. Umsetzen der virtuellen Webinarorganisation
2. Aufsetzen eine Event-Katalogs mit virtuellen Konferenzen
3. Hybride Kombination aus Live- und virtuellen Formaten

Seien Sie sich den Herausforderungen bei virtuellen Formaten bewußt. Es gibt Lösungen, die genau auf Ihre Zielstellung passen. Das können wir zusammen erarbeiten und auch fördern lassen!

Wie bekomme ich mehr von den richtigen Teilnehmern auf meine Veranstaltung? Auch hier gibt es förderungsfähige Projekt-Beispiele:

• Implementierung der 3D-Teilnehmerprofil-Technik, um gezielter Teilnehmer zu generieren
• Workflows für Bring-a-Colleague oder aktive No-Show-Reduktion implementieren
• Search-Engine-Optimierung (SEO) der Veranstaltungsseiten

Tipp: Sehen Sie sich hierzu auch unser Video zum Thema “Digitale Vermarktung von Business Events” an!

Das Vorgehen ist denkbar einfach: 

1. Senden Sie uns Ihre Projektvorschläge und -ideen.
2. Wir qualifizieren das Projekt vorab auf Förderungsfähigkeit.
3. Wir klären offene Fragen mit Ihnen und erstellen einen Projektplan mit konkretem Angebot.
4. Parallel stellt Studio 9 den Förderungsantrag für Sie.
5. Nach Bewilligung startet die Projektarbeit.

Als erstes ist entscheidend, ob Ihre Organisation aktuell die Kapazität hat, sich mit so einem Projekt auseinanderzusetzen. Wenn JA, dann ist die Digitalisierungsförderung ein echter Mehrwert!