Herausforderungen bei virtuellen Events - Fragen und Antworten

Am Do, 07. Mai 2020 haben wir unsere virtuelle “Mini-Konferenz” zum Thema “Herausforderungen bei virtuellen Events” veranstaltet.

doo und das Studieninstitut für Kommunikation gingen dabei auf folgende Schwerpunkte ein:

• Aktuelle Chancen und Herausforderungen von virtuellen Events
• Möglichkeiten der technischen Umsetzung
• Wege, ein virtuelles Event erfolgreich durchzuführen

Unten finden Sie die gesamte Aufzeichnung des Events sowie alle Antworten der Experten auf die wichtigsten Fragen in der Übersicht.

Sollten Sie bereits in der Planung für ein virtuelles Event stecken empfehlen wir Ihnen Folgendes:

1. Fragebogen: Was sind Ihre Anforderungen an Ihr virtuelles Event?Einfach ausfüllen und wir gestalten zusammen mit Ihnen Ihre individuelle Event-Lösung!
2. Fragebogen: Events mit Fördermitteln digitalisieren!Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, mit welchen Sie öffentliche Fördermittel für digitale Event-Projekte erhalten können. Füllen Sie einfach den Fragebogen aus und wir überprüfen für Sie die Förderungsfähigkeit Ihres Projekts.

Wir haben die wichtigsten Fragen zusammengefasst, die unsere Teilnehmer während der virtuellen “Minikonferenz” am 07. Mai 2020 gestellt haben. Hier finden Sie alle Antworten unserer Experten zu virtuellen Events.

1. Event Setup vom 07. Mai 2020

Mit welchem Setup wurde diese Live Konferenz ausgestrahlt? (Anbieter, Technik, Organisation)

doo an sich ist eine modulare Guest Management Software. Das heißt, dass auch in diesem Format das Zusammenspiel der Modularität greifbar wurde. Teilnehmermanagement, Personalisierung, Registrierungs- und Event-Webseite kamen direkt von doo. Die Video- und Schnitt-Elemente wurden durch unseren Partner und Spezialisten Nikkus zur Verfügung gestellt.

Insgesamt kamen bei dieser Mini-Konferenz im Format einer “Single-Stream-Konferenz” drei Bausteine zum Einsatz:

1. Teilnehmermanagement von doo

• Registrierung und Teilnehmerhandling
• E-Mailing (z.B. Einladung, Reminder, Rückblick)
• Personalisierung der Teilnehmerreise
• No-Show-Reduktion
• Datenschutz-Schirm um die gesamte Organisation
• Auswertung und Reporting

2. Video Technik und Streaming von Nikkus

• Regieplan Erstellung mit Moderator
• Steuerung Speaker und Moderator (Video-Eingabe via Zoom)
• Bild- und Tonmischung für Video-Ausgabe

3. Konferenz-Umgebung von doo

• Landingpage und Check-In Prozess
• Video Einbindung
• Einbindung Slido Interaktionstool und Fragensteuerung

Welche Herausforderung gab es? (Technik, Support, Software, etc.)

Herausforderungen gab es natürlich einige in unterschiedlichsten Größenordnungen:

• Aufbau Regieplan: Was interessiert die Teilnehmer und wer bereitet welche Inhalte auf?
• Umsetzung Technik: Welcher Video Dienstleister übernimmt eine skalierbare Steuerung?
• Aufbau Ablauf: Wie werden Speaker und Moderator technisch vorbereitet, damit live alles glatt läuft?
• Umsetzung Interaktion: Wie steuert man Slido wenn hunderte Fragen gleichzeitig gestellt werden?

Am umfangreichsten war es, das Interesse der Leute auf alle einzelnen Elemente zu übertragen. Hierbei waren wir jedoch nicht auf den letzten Ansturm vorbereitet, was leider für manche Teilnehmer zu unerwünschten Bildproblemen geführt hat. Viel interessanter ist jedoch das Resultat, wie einzelne Elemente als modulare Teile des Ganzen zusammenspielen und als EIN Datenfluss zurück ins System geschoben werden.

Wie sah der E-Mail Funnel vorab aus?

Einladung 2 Wochen vor dem Event: Es gab von allen Partnern 1-2 individuelle Einladungen, welche in Wording und Corporate Design angepasst wurden. Zudem wurde das Webinar über Soziale Netzwerke angekündigt. 

Reminder 1 Tag vor dem Event: Es wurde insgesamt ein personalisierter Reminder an alle angemeldeten Teilnehmer geschickt. Darin enthalten waren:

• 6 unterschiedlich personalisierte Reminder/Inhalte. Die jeweiligen Texte bezogen sich auf das bei der Anmeldung abgefragte Teilnehmerinteresse. 5 Parallel-Kampagnen waren personalisiert. Eine weitere neutrale Version diente zum Vergleich, um den Personalisierungserfolg zu messen.
• Vorbereitung auf Ablauf der Veranstaltung sowie Erklärung der Interaktionselemente.

Zugangscode 3h vor Event: Alle Teilnehmer erhielten den personalisierten Zugangscode und finale Ablaufhinweise zur Interaktion.

Wurde eine Landingpage für den Livestream und Chat-Bereich verwendet?

Ja. Die Konferenz-Umgebung wurde von doo gestellt. Dazu haben wir im doo Webseiten-Modul ein Template für die “Single-Stream-Konferenzen” entwickelt. In diesem Template sind alle einzelnen Elemente (Feedback, Video, Slido, Textelemente, Downloads, etc.) eingebaut. Das Template kann einfach durch den Eventplaner ohne IT Kenntnisse kopiert, angepasst und wiederverwendet werden.

Wie funktioniert gerade die Bild-Ton Regie? Gab es einen Regisseur?

Richtig! Hier vertrauen wir unserem Partner und Spezialisten von Nikkus. Selbstverständlich kann jedoch auch ein eigener Regisseur zum Einsatz kommen. Allerdings ist hier viel Erfahrung notwendig. Video Eingangs- und Ausgangssignale müssen sinnvoll gemischt werden. Und alle Speaker müssen vorab mit der Technik vertraut gemacht werden.

Wie viele Teilnehmer hatte das Event?

Insgesamt haben knapp 3.000 Teilnehmer die Mini-Konferenz verfolgt. 

• Zunächst hatten wir rund 1.500 Registrierungen im Vorfeld generiert.
• Durch Personalisierung und aktive No-Show-Reduktion haben wir daraus etwas über 1.200 Teilnehmer generiert. Also 19% No-Show.
• Aufgrund vieler kurzfristiger Anfragen nach Ende der Registrierungsphase, haben wir uns entschieden, die Teilnahme nicht zu beschränken. Der vorher personalisierte Link wurde durch einen allgemeinen, teilbaren Link ergänzt. Dadurch sind nochmals rund 1.800 Teilnehmer innerhalb von wenigen Stunden hinzugekommen.

Wie wurde Slido neben dem Stream eingebunden?

Kurz: Durch ein HTML-Element.

Lang: Wir haben den Feed von Slido in unser Website-Modul in den dafür vorgesehenen Bereich eingebunden. Slido wird außerhalb der Konferenz-Umgebung im Hintergrund über die Slido-Webseite durch 1-2 Administratoren parallel zur Konferenz bedient. 

Wie wurden Fragen gemanaged? Wer behält den Überblick und sortiert im Hintergrund?

Hierzu gibt es Moderations-Rechte der jeweiligen Softwares, so auch bei Slido. Somit kann eine bestimmte Anzahl von Leuten die Fragen vorfiltern, beantworten und ggf. auch wieder entfernen. Hierbei ist darauf zu achten, dass man pro hundert Fragen pro Stunde ca. eine Person benötigt. Wir hatten mehr als 300 Fragen in einer Stunde generiert, aber nur 2 Administratoren eingeplant. Das war etwas zu knapp bemessen.

Was hat diese Mini-Konferenz gekostet?

Zeit, Schweiß, Nerven und die Farbe mancher Haare. Nein, durch die Darstellung von doo und unserer Partner und Spezialisten waren wir selbst natürlich in der Lage die Kosten für den Mehrwert aller sowie auch für den Mehrwert des Marktes zu verkaufen. Denn letztendlich befinden wir uns alle aktuell in einer ähnlichen Situation (Corona) und können hier auch zusammen einander unterstützen und behilflich sein. 

Grundsätzlich ist so ein Setup im kleinsten Format ab 6.000 € beim ersten Event realisierbar. Darin enthalten sind Teilnehmermanagement, Video-Streaming, Regie und Konferenz-Umgebung.

2. Event-Erfolg/ Transformation

Werden sich virtuelle Events langfristig halten? Lohnt sich jetzt der Invest?

Wir gehen davon aus, dass wir auch nach der Krise mehr virtuelle Events sehen. Insbesondere prognostizieren wir dies im Webinar- und Single-Stream Konferenzformat, da bei diesen das Kosten-Nutzen-Verhältnis auch mit geringem Aufwand gut steuerbar ist. 

Außerdem werden die hybriden Veranstaltungen zunehmen, bei welchen Live-Events von Online Formaten begleitet werden. Siehe ‘Hybride-Events’ unten.

Wichtig ist vor allem, dass man jetzt sinnvolle Erfahrung sammeln kann. Denn fast alle von uns haben noch nie zuvor ein virtuelles Format veranstaltet. Die Teilnehmer-Mehrwerte und Reaktionen lassen sich nicht am Reißbrett planen.

Ob sich der Invest lohnt, hängt vor allem von zwei Faktoren ab:

1. Findet man ein Format, das die Zielgruppe akzeptiert und bei welchem der Mehrwert für Teilnehmer und Veranstalter gesichert ist?
2. Gibt es im eigenen Team genügend Begeisterung und Kapazität, jetzt die notwendige Erfahrung zu sammeln?

Welche kritischen Erfolgsfaktoren gelten für virtuelle Events?

Hierbei muss zwischen Veranstalter- und Teilnehmerseite unterschieden werden:

1. Teilnehmerseite

• Zielteilnehmer akzeptieren virtuelles Format (z.B. tendenziell schwierig bei Entscheidern und älterem Publikum)
• Teilnehmer-Mehrwert für Teilnehmer transparent und leicht erreichbar
• Format ist nicht nur wie Fernsehen oder Webseite gestaltet. Es muss Interaktionsmöglichkeiten geben

2. Veranstalterseite

• Virtuelle und Live-Strategien sind aufeinander abgestimmt (behindern sich mindestens nicht gegenseitig)
• Es gibt genug Kapazität, also Zeit und Budget, um Formate auszuprobieren
• Im Team ist genügend Interesse und Online-Affinität vorhanden, um Tools und/oder Anbieter zu steuern
• Zu Beginn kleiner anfangen und erst bei zweitem oder drittem Event aufbauen

Ist denn nicht der persönliche Austausch “Face-to-Face” das Entscheidende?

Der persönliche Austausch wird immer im Zentrum stehen. Virtuelle Formate können einzelne Formen des persönlichen Austauschs simulieren. Andererseits sind die Kosten für den ‘Face-to-Face’ Austausch teilweise sehr hoch. In beiden Bereichen können virtuelle Formate gut unterstützen.

Für bestimmte Teilnehmer-Ziele, z.B. ein kurzes Kennenlernen oder einen Überblick erhalten, reicht dies meistens aus. Auch auf der Networking-Seite gibt es schon einige Werkzeuge, die hierbei gar nicht so schlecht unterstützen, siehe unten. Dennoch wird es zur Bildung und Ausbau komplexer Beziehungen auch immer den persönlichen Austausch ‘Face-to-Face’ geben müssen.

Wie überzeuge ich eigene Kollegen, dass virtuelle Events eine gute Alternative der Kontaktaufnahme mit ihren Kunden sind?

Nach unserer Erfahrung ist das beste, erfolgreiche Beispiele zu demonstrieren. 

Kritik an Streaming-Diensten: Ist der CO2 Ausstoß bei virtuellen Events pro Person so viel geringer?

Diese Rechnung geht immer auf. Je nach Art des Meetings verursacht die Anreise und die Übernachtung IMMER einen höheren CO2 Ausstoß als jedes Online Format.

3. Hybride Events

Sollte eine Live-Veranstaltung durch einen virtuellen Part ergänzt werden? (insb. aus finanzieller Sicht)

Aus unserer Sicht gibt es drei Aspekte, warum es sinnvoll ist, über hybride Formate nachzudenken:

1. Die COVID19 Vorgaben der Bundesländer über die nächsten 6-12 Monate werden wohl größere Events nicht zulassen. D.h. ein Format mit 50-250 VIPs vor Ort, um die Inhalte zu generieren und eine digitale Begleitveranstaltung, bei welcher die Inhalte geteilt und diskutiert werden, ist ideal, um ein größeres Publikum zu erreichen.
2. Solange größere Formate nicht möglich sind, werden etablierte Veranstalter von virtuellen Gegenveranstaltungen angegriffen werden. Einige Teilnehmer oder Sponsoren und Aussteller werden abwandern, wenn man nicht reagiert. Daher macht es Sinn über eine hybride Strategie nachzudenken, z.B. eine mittelgroße virtuelle Konferenz jetzt und ein richtiges Live-Event mit den Learnings aus dem virtuellen Event später.
3. Jetzt ist mit der beste Zeitpunkt ein neues Format auszuprobieren, bei welchen Teilnehmer noch experimentierfreudig sind. Die landläufigen Vorteile von virtuellen Events, nämlich mit kleinem Budget ein deutlich größeres Publikum zu erreichen, können bei richtiger Umsetzung sehr attraktiv sein.

Wenn ich von einem Live-Event zu einem Online-Event wechseln muss, wie lange vor dem Veranstaltungsdatum sollte ich das spätestens tun?

Das hängt von vier Faktoren ab:

1. Wie schnell kann ich parallel einen virtuellen Prozess aufbauen?
   Dieser Schritt ist nur empfehlenswert, wenn das virtuelle Alternativkonzept zumindest grob steht. Dann sollten je nach Event-Komplexität 3-4 Wochen bei einer Konferenz und 4-6 Wochen bei einer kleinen Messe möglich sein. Ohne Konzept ist dieser Schritt nicht zu empfehlen. Wichtig ist auch zu beachten, wie viele externe Parteien (abgestimmte) Online Inhalte liefern müssen (beispielsweise Speaker und Aussteller). Diese müssen auf die neuen Prozesse vorbereitet werden. Das kostet teilweise erheblich Zeit und Nerven.
2. Wie lange vor dem Event kann ich die Kosten vor Ort stornieren bzw. senken?
   Sofern man nicht doppelte Kosten haben will, hängt dies stark von den Vereinbarungen ab, die man mit den Dienstleistern getroffen hat. Das sollte im Vorfeld abgeklärt sein. Wir gehen davon aus, dass Dienstleister in den nächsten Monaten hier Sondermodelle anbieten werden.
3. Müssen Teilnehmer eine Anreise planen?
   Wenn ja, dann sollte man auch hier mind. 3-4 Wochen einplanen.
4. Waren die Tickets kostenpflichtig?
   Falls ja, ist es entscheidend im Vorfeld zu klären, welche Rückgabe-Regeln bestehen. Kann ich einfach ein virtuelles Format einschieben? Falls das nicht geklärt ist, kann auch hier extra Zeit oben drauf kommen.

Gibt es ein separates Webinar für hybride Event-Formate?

Nach dem großen Andrang planen wir ein weiteres Webinar zum Thema hybride Formate. Wir informieren hier über unseren Newsletter. (Tipp: Melden Sie sich jetzt unten rechts auf unserer Startseite zum Newsletter an.)

4. Budget

Gleichen sich die Einsparungen bei virtuellen Events durch die Produktionskosten wieder aus?

Diese Frage kann man leider nicht so einfach beantworten, da es ja nicht nur EIN Veranstaltungsformat gibt. Es gab und gibt unterschiedliche Live-Events, wie es auch diverse virtuelle Event-Formate gibt. Durch VR-Brillen oder weiteren “Extremen” sind hier nach oben ebenso wenig Grenzen gesetzt. Es kommt also individuell darauf an, was erzielt werden soll und was dafür benötigt wird.

Kauft man eine Plattform für virtuelle Events einmalig oder für jedes Event neu?

Das hängt vom gewünschten Format sowie von den gewünschten Leistungen ab. Mache ich nur ein Event im Jahr, welches sich evtl. noch vom Vorjahr unterscheidet, empfehlen wir ein erstes einmaliges Setup. Veranstalte ich wöchentliche Veranstaltungen, die sich im Format und Ziel wiederholen ist es natürlich möglich hier eine Grundlage zu schaffen, welche nur in Kleinigkeiten angepasst werden muss. Hierfür bietet doo für jeden Kunden eine individuell zugeschnittene Lösung.

Teilnahmegebühren können virtuelle Events oft nicht finanzieren. Welche Möglichkeiten gibt es?

Auch bei virtuellen Events gibt es zum Einen die Möglichkeit gezielt Sponsoren mit zu präsentieren. Hier kann man sich beispielsweise am Fernsehen orientieren. (Tipp: Kosten für Werbung hier nicht zu gering ansetzen!)
Zum Anderen (und das ist ein wirklich sehr umfangreicher Mehrwert) kann man durch eine gezielte Personalisierung Teilnehmer Profile erstellen, durch welche Veranstalter, Sponsoren, etc. wesentlich höhere Gewinner erzielen können.

Spielen wir das Beispiel einmal durch: Auf einer Live-Veranstaltung, wie einer Messe, kann ich im Normalfall nicht den Verlauf einer Person nachvollziehen. Mit wem hat er sich getroffen? Welche Aussteller-Stände hat er wie lange besucht? Durch ein Zusammenspiel der Systeme können wir hier wesentlich mehr Daten über eine Person erhalten, um genau das herauszufinden und festzustellen “Wer ist diese Person eigentlich und was möchte sie?”. Im Online-Marketing ist dieses Retargeting schon lange Normalität und diese Möglichkeit sollte man auch bei Events nutzen.

Zudem gibt es die Möglichkeit – besonders für mittelständische Unternehmen – die Einrichtung eines virtuellen Formats staatlich finanziell fördern zu lassen. Lesen Sie dazu auch unseren Blogbeitrag “How To: Events mit Fördermitteln digitalisieren”.

Wie binde ich Sponsoren am Besten in eine virtuelle Konferenz ein?

Hier gibt es diverse Möglichkeiten. Logos, Videos, grafische Elemente und vieles mehr. Diese können Sie sowohl in der E-Mail Kommunikation, auf der Webseite als auch im Video selbst platzieren.

5. Bezahl-Veranstaltungen

Darf ein virtuelles Event genauso viel kosten wie ein Präsenz-Format?

Es hat niemand verboten 🙂 Jedoch gehen wir aktuell sowie auch von der Person des Menschen davon aus, dass der Preis für ein virtuelles Event nicht dem eines Live-Events entsprechen kann, da hier schlichtweg auch nicht alle Sinne befriedigt werden. Ein Live Event bietet beispielsweise häufig weitere Bestandteile, wie z.B. Catering oder Entertainment. Wenn diese Elemente wegfallen müssen ebenbürtige Alternativen organisiert werden oder der Preis wird sich dementsprechend reduzieren.

Die Zahlungsbereitschaft bei virtuellen Konferenzen liegt wohl bei 10-20% des Originalpreises. Gilt dies auch für Fachtagungen?

Nicht zwingend. Natürlich hat man bei virtuellen Veranstaltungen immer mit anderen Herausforderungen (z.B.: No-Show) zu kämpfen, doch kann man für eine hochwertige Fachtagung mit starkem Mehrwert durchaus einen höheren Anteil des Originalpreises erzielen. Jedoch glauben wir, dass sich hier der Markt und das Marktverhalten noch etwas anpassen wird, bis es zur Normalität kommt.

Welche üblichen Teilnehmer-Preise verlangt man für eine virtuelle Veranstaltung?

Dies hängt stark von dem gebotenen Mehrwert, der Zielgruppe sowie von den angebotenen Leistungen und Speakern ab.

Welchen Teilnehmerbeitrag kann ich für eine virtuelle Konferenz mit exklusiven Speakern ansetzen?

Auch hier muss sich der Markt erst noch “bereinigen” und “normalisieren”. In der aktuellen Lage muss der Mehrwert schon sehr stark sein, damit ich einen validen Preis verlangen kann. Dies wird sich je nach gesundheitlicher Lage, Marktakzeptanz, sowie Akzeptanz der Teilnehmer in den nächsten Wochen, Monaten und Jahren durchaus anpassen. 

6. Organisation

All-in-One-Lösungen vs. Single-Tools: was sind Vor- und Nachteile?

Dies hängt stark von den zur Verfügung stehenden Teams ab. Wenn ich einzelne Tools benutze, kann ich die Veranstaltung hochwertiger wirken lassen. Hier habe ich jedoch die Herausforderung, dass diese Systeme miteinander kommunizieren müssen und, dass ggf. Personen benötigt werden, die dies gewährleisten. Bei einer All-in-One-Lösung sollte die Kommunikation der Systeme kein Problem darstellen. Jedoch muss ich in der Optik oder Funktionalität meist Einschränkungen hinnehmen. 

Fazit: Mit doo erhalten Sie Single-Tools, wobei durch die integrierte Modularität auch die Kommunikation sichergestellt ist → Win-Win Situation.

Wie lange benötigt man, um ein virtuelles Event aufzusetzen?

Dies hängt vom gewünschten Format, der Teilnehmeranzahl sowie auch der gewünschten Leistungen ab.

Wie kann ich ohne große Investitionen in Technik und Tools ein virtuelles Event gestalten?

Durch einen modularen Dienstleister, der Sie in diversesten Formaten unterstützen und zur Not auch supporten kann. Wichtig ist, dass Sie genau die Lösungen erhalten, die Sie tatsächlich benötigen. Nur so können Sie unnötige Kosten und Aufwand vermeiden.

7. Registrierung & Einladung

Ab wie vielen Teilnehmern ist ein Teilnehmermanagement sinnvoll?

Die Frage würden wir weniger nach der Anzahl der Teilnehmer stellen. Vielmehr ist wichtig: Welchen Mehrwert soll die Veranstaltung bringen und welche Informationen möchte ich über meine Teilnehmer erfahren, um sowohl die Veranstaltung hochwertiger wirken zu lassen, als auch einen langfristigen Mehrwert, sowie Personen-Profile zu erstellen?

Wie lade ich am besten zu einem virtuellen Event ein?

Technisch gesehen genauso wie bei einem Live Event. Wichtig ist aber, dass bei einem virtuellen Event noch mehr die Inhalte und weniger die Emotionen im Vordergrund stehen. Daher sollte schon beim Einladungsprozess auf Folgendes geachtet werden:

1. Einfacher Call-to-Action: Am besten direkt mit einem Knopfdruck aus der E-Mail die Anmeldemaske befüllen lassen. Nur wenige Informationen zusätzlich abfragen. Teilnehmerinteressen abzufragen ist unbedingt notwendig. Bei doo bieten wir eine 1-Klick-Buchung aus Einladungen mit Vorbefüllung an. Das funktioniert hier sehr gut.
2. Möglichst transparent zu den Mehrwerten kommunizieren, die den Teilnehmer virtuell erwarten, z.B. Interaktion, wichtigste Lernwerte, Zeitinvest, etc.
3. Themen antesten und verschiedene Kampagnen versenden. Am besten über segmentierte Empfängergruppen. Die Themen, die am besten funktionieren, im Nachgang hervorheben und in der Agenda prominenter darstellen.

Wie fragt man Interesse und Erwartungen bei Events ohne Anmeldung ab?

Wenn ich in der Anmeldung kein Interesse und keine Erwartungen abfrage, lerne ich nichts über meine Teilnehmer. Daher bieten sich die folgenden beiden Möglichkeiten an:

1. Geschlossene Frage mit Einfachauswahl: “Welches Thema interessiert Sie bei der Veranstaltung am meisten?”. Hier nur 4-8 Punkte maximal anbieten, die sich nicht oder nur wenig überschneiden. Damit kann man anschließend am besten segmentieren.
2. Offene Frage mit kurzem Freitextfeld: “Welchen Mehrwert wünschen Sie sich von der Veranstaltung?” Hier geben Teilnehmer sehr offen an, was sie brauchen. Daraus kann man hinterher genial eine Agenda zusammenstellen oder sogar noch weitere Daten für E-Books, etc. sammeln.

Wie bekomme ich bestätigte Anmeldungen dazu, für ein kostenloses Online-Event abzusagen?

Das hängt häufig davon ab, in welchem Licht Sie bei Ihren Teilnehmern stehen. Wir hatten heute beispielsweise knapp 90 Abmeldungen vom Webinar. Bei 1.500 Registrierungen, wovon sich 1.300 Teilnehmer zugeschalten haben, sind das knapp 50%. Also ein durchaus gutes Ergebnis. Hier mussten wir jedoch nichts “bewerben” oder ähnliches. Ehrlichkeit währt hier oft am Längsten. 

Wie verhindert man, dass zugesendete Links zum Bezahl-Event nicht kostenlos weiterverteilt werden?

Durch personalisierte Links, die nur einmalig verwendet werden können. Je Veranstaltungstyp gibt es jedoch Alternativen, wie einen Login oder ähnliches.

Wie kann ich niederschwellig Teilnehmer abholen, die technische Hemmungen haben?

Stellen Sie sie vor so wenig Herausforderungen wie möglich. Einfache Registrierung und Zugang durch so wenige Klicks wie möglich. Außerdem hilft die Erläuterung des Ablaufs und der Möglichkeiten vor Ort, z.B. im E-Mail Reminder. So können sich die Teilnehmer schon vorab in Ruhe alles ansehen.

Welche Tools empfehlen Sie für die Teilnehmerregistrierung und das Teilnehmermanagement?

Im Grunde gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Die virtuelle Umgebung liefert eine einfache Anmeldefunktion mit. Hierbei muss man aufpassen, dass DSGVO-Konformität z.B. bzgl. Double-Opt-In gegeben ist. Auch sind Promotion-Codes, Aussteller-Codes, Teilnehmersegmentierungen, automatische Vorbefüllung, etc. meistens nicht möglich
2. Anbindung eines professionellen Teilnehmermanagement Systems: Bei doo können wir mit allen gängigen Systemen arbeiten und anbinden. D.h. die Registrierung und z.B. Einladung und Event-Webseite liegen bei doo. Nach der Anmeldung werden die Teilnehmer an die virtuelle Umgebung weitergegeben, so, dass alle Teilnehmerdaten in der virtuellen Umgebung verfügbar sind.

Alles in allem empfehlen wir natürlich doo! 😉

8. Marketing

Wo liegt der Unterschied im Marketing zwischen Live- und virtuellen Events?

Hier empfehlen wir Ihnen folgenden Blogartikel zu lesen: “Wie transformiere ich meine Veranstaltung in ein virtuelles Event?”

Was muss man bei virtuellen Events beim Community Management beachten (davor, währenddessen und danach)?

Virtuelle Events können ein starkes Format sein, wenn man die wesentlichen Stellschrauben beachtet. Das Event selbst bietet meist weniger Engagement Möglichkeiten, als ein Live-Format. Zudem sind die meisten Teilnehmer unerfahren mit der Technik bzw. dem Format. Daraus ergibt sich:

• Die Inhalte und der Ablauf müssen exakter auf die Teilnehmer zugeschnitten werden, damit ein Teilnehmer-Mehrwert entsteht. 
• Teilnehmer müssen über technischen Ablauf vorab in Ruhe informiert werden.

Der Zuschnitt der Inhalte erfolgt über die Kommunikation vor dem Event. Hierbei müssen unserer Erfahrung nach zwei Dinge passieren:

1. Teilnehmer vor dem Event nach Interessen und Wünschen fragen

• Agenda auf Interessen und Wünschen anpassen.
• Inhalte in Remindern und Vorbereitungs-Mails hierauf personalisieren, um No-Show zu reduzieren und das Engagement zu erhöhen.

2. Teilnehmer vor dem Event auf technischen Ablauf und Interaktionsmöglichkeiten vorbereiten

Das macht Lust auf mehr und vor allem werden dann die verfügbaren Möglichkeiten auch genutzt!

Während der Veranstaltung benötigt es Live-Elemente, wie Moderation, Speaker und Slido in unserem Format. Auch Slido muss intern gesteuert werden, damit ein Administrator mit den Teilnehmern interagieren kann.

Nach der Veranstaltung sollte gezielt auf offene Fragen eingegangen werden. Vor allem aber sollten die gewonnen Informationen in die Erarbeitung weiterer Inhalte einfließen.

9. No-Show & Personalisierung

Werden sich die No-Show-Raten bei virtuellen Messen nicht eventuell komplett ändern?

Ja, das ist wahrscheinlich. Virtuelle Events erhalten meist mehr Anmeldungen, sind aber leichter zu verpassen. Daher sind No-Show-Raten meist sehr hoch. 50-70% No-Show sind keine Seltenheit. 

Insbesondere in den folgenden Monaten ist von erheblicher Konkurrenz um wertvolle Teilnehmer auszugehen. Daher werden No-Show-Raten noch einmal steigen. Gerade bei virtuellen Messen kann dies zu erheblicher Frustration bei Veranstaltern und Ausstellern führen.

Insbesondere hier ist auf das richtige Setup und die Einbindung der Ziel-Teilnehmer durch z.B. Personalisierung zu achten!

Wie kann man eine verbindliche Teilnahme bei kostenlosen Veranstaltungen fördern?

Aus unserer Erfahrung gibt es zwei Tricks: Die Exklusivität der Veranstaltung durch einen Prohibitionspreis (den niemand wirklich zahlen muss) oder durch einen Freigabe-Prozesse erhöhen. 

1. Prohibitionspreis: Man erstellt zwei Ticketkategorien. Eine mit z.B. 19 € und eine kostenlose, die aber nur mit einem Zugangscode gebucht werden kann. Den Zugangscode verteilt man auf Anfrage bzw. über Partnernetzwerke und Newsletter. So wird auch deren Wert erhöht.
2. Freigabeprozess: Man erstellt eine kostenlose Kategorie mit Freigabeprozess. Jeweils nach 1-2 Tagen bestätigt man alle Teilnehmer über das Teilnehmermanagement System und diese erhalten ihre Bestätigung. In diesem Format kann man auch die Teilnehmerqualität etwas aussteuern. Dazu muss man vorher Fragen zur Teilnehmerherkunft stellen und entsprechend Freigaben erteilen.

Wie hoch ist die No-Show-Rate bei Bezahl-Veranstaltungen?

No-Show bei Bezahlveranstaltungen ist ein deutlich geringeres Problem. Faustregel: Je höher der Preis, z.B. >100 €, desto geringer ist die Anzahl an No-Shows.

WICHTIG: Auch bei Bezahlveranstaltungen werden meist über Codes kostenlose Tickets vergeben. Hier ist die No-Show-Rate wiederum deutlich höher. Dies sind meist die VIPs. Also Vorsicht!

Wie kann man hohe No-Show-Raten bei kostenlosen virtuellen Events verhindern?

Die oben erwähnten Tricks durch Prohibitionspreis und Freigabeprozesse funktionieren auch hier. Der wichtigste Prozess ist aber die Personalisierung der Inhalte und der Kommunikation:

1. Bei der Anmeldung abfragen, warum ein Teilnehmer kommt. Am besten als Einfach-Auswahl aus max. 4-7 Kategorien.
2. Bei den Event-Remindern (max. 2 Stück) genau auf dieses Thema eingehen. Genauso haben wir es auch hier gemacht (siehe Bild unten).
3. Im Regieplan unbedingt auf diese Punkte eingehen, Schwerpunkte setzen und Teilnehmer darüber informieren. Je besser der Zuschnitt, desto höher der Teilnehmer-Mehrwert.

Wie messe ich die No-Show-Rate?

Näherungsrechnung: Die gesamte Teilnehmerzahl gemessen an Webseiten-Sessions geteilt durch bestätigte Anmeldungen. Dies ergibt jedoch meist zu hohe Ergebnisse, da eine erneute Session durch Neuladen der Seite, nicht gleich ein neuer Teilnehmer ist.

Exakte Bestimmung: Mit einem professionellen Teilnehmermanagement erhält jeder bestätigte Anmelder einen individuellen Code. Wird dieser auf der Webseite gemessen, kann zugeordnet werden, wer da war und wer nicht. Hiervon sind ggf. vorherige Absagen abzuziehen.

Hebt sich No-Show nicht ohnehin durch höhere Anmeldezahlen bei virtuellen Events auf?

Das ist teilweise richtig. Allerdings sehen wir bei den Zielteilnehmern und VIPs diesen Effekt nicht. Die Anmelderaten sind hier meist nicht höher, aber die No-Show-Rate (wie bei Live Events) schon.

Wie kann man die Besucherzahlen bei virtuellen Messen so steigern, dass Aussteller etwas vom virtuellen Event haben?

Zwei Hebel:

1. Aussteller sollten (bevorzugte) personalisierte Zugangscodes zum Event verteilen. Dadurch erweitert sich das Netzwerk der Anmelder und die Personalisierung wird gefördert. 
2. Die Anzahl der Aussteller sollte nicht zu groß und auf Teilnehmerinteressen bezogen gewählt werden. Insbesondere dann nicht, wenn interaktive Elemente vorhanden sind.

Was beinhaltet ein personalisiertes 3D-Teilnehmerprofil?

Im Wesentlichen die Herkunft des Teilnehmers, seine Interessen und sein Verhalten. Auf dieser Basis können wir den Wert der Teilnehmer für unsere Veranstaltung bestimmen und Inhalte personalisieren. 

Tipp: Sehen Sie sich dazu auch gerne folgendes Video an: “doo Webinar: Digitale Vermarktung von Business Events”

10. Datenschutz

Was ist bei der Teilnehmerinteraktion bzgl. Datenschutz zu beachten?

In der DSGVO wird die IP einer Websession bzw. eines Teilnehmers bereits als personenbezogenes Datum angesehen. Sobald also die IP an einen Anbieter übermittelt wird – und das ist fast immer so – muss der Veranstalter bzw. technische Dienstleister eine Auftragsdatenverarbeitung mit allen solchen Tools abgeschlossen haben (AVV).

Was mache ich wenn ich DSGVO-konform arbeiten muss und die Server in Deutschland oder zumindest in der EU stehen sollen? Welche Tools gibt es da?

Diverse, jedoch würden wir die Empfehlungen je nach Anforderung aussprechen. Gerne genauere Details im persönlichen Austausch.

Wie funktionieren Datenschutz und Double-Opt-In bei virtuellen Registrierungen?

Nicht anders als sonst in der Teilnehmerregistrierung auch, wie beispielsweise bei der Newsletter-Registrierung. Es ist darauf zu achten, dass viele Anbieter noch immer kein Double-Opt-In Verfahren in der Registrierung anbieten. Achtung!

Wie kann ich den Schutz der Teilnehmerdaten sichern?

Es muss sichergestellt sein, dass  sich alle Dienstleister im Prozess der DSGVO unterworfen haben und der Teilnehmer entsprechend informiert ist. Bei doo haben wir um alle Systeme einen DSGVO-Schirm gebildet, um dies zu gewährleisten.

11. Event-Arten

Welche Art von Veranstaltungen lassen sich in virtuelle Events umwandeln? Geht das z.B. auch mit Jubiläumsfeiern o.ä.? Wenn ja, wie kann man sich das vorstellen?

Im Grunde lassen sich alle Event-Arten umwandeln. Auch Jubiläen. Man hat damit sogar eine große Chance langfristig etwas aufzubauen bzw. zu gestalten. Art und Ausgestaltung muss man dezidiert besprechen. Hierzu bieten wir sog. Demo Days an und zeigen Ihnen ausführlicher, was alles möglich ist.

Tipp: Lesen Sie dazu auch folgenden Artikel: “Wie transformiere ich meine Veranstaltung in ein virtuelles Event?”

Was ist der Unterschied zwischen Single-Stream und Multi-Stream Konferenz?

Das Veranstaltungsformat. In einer Single-Stream Konferenz leitet man auf einem alleinigen Stream nacheinander von Speaker zu Speaker. In einer Multi-Stream Konferenz wechselt der Teilnehmer zwischen diversen Räumen und parallelen Streams. Vergleichsweise mit einer Konferenz in einem oder mehreren Räumen. Hierbei ist die Absprungrate größer.

Für eine Feier-Konferenz mit Orchester / Musikstücke zwischen Referenten (Tonqualität) mit anschliessendem Networking Slot: Rat/ Tipps? Kann man Leute hinzuschalten, die Musik machen? Könnte man gemeinsam Musik machen zeitgleich, gibt es da Zeitverzögerungen?

Die große Herausforderungen bei virtuellen Konferenzen und Messen ist, dass viele Teilnehmer immer nur Video/Ton “Empfänger” sind. Es läuft also ein Stream, dem alle zuhören. Interaktion wird parallel leicht per Chat o.Ä. ermöglicht. 

Das ist der große Unterschied zu Konferenzschaltungen via Zoom, Skype oder Microsoft Teams. Hier sind alle Teilnehmer direkt im Senden- und Empfangen-Modus. Daher ist es hier leichter, auf einen anderen Teilnehmer umzuschalten, um dessen Video oder Ton einzuspielen.

Genau das geht aber bei einer größeren Konferenz nicht so ohne weiteres. Wenn einzelne Teilnehmer hinzugeschaltet werden sollen, müssen sie zuvor in eine andere Umgebung wechseln. Quasi genauso wie ein Speaker, das Orchester oder der Moderator. 

Die Zeitverzögerung ist also das kleinere Problem. Vielmehr die technische Organisation.

Was ist die optimale Teilnehmerzahl bei einem Webinar? Wenn wir von technischen Produktpräsentationen sprechen.

Je nach System gibt es keine “optimale” Größe. Beispielsweise wird ein Programm wie Zoom ab 20 Personen langsam unübersichtlich, wohingegen wir das Webinar mit 3000 Teilnehmern durchgeführt haben. Die Frage ist, was ist mein Ziel und wie spielen meine Systeme zusammen?

12. Messen

Was empfehlen Sie bei der Umsetzung einer virtuellen Messe?

Klein Anfangen! In erster Linie geht es um die Mehrwerte, die die Teilnehmer mitnehmen können. Vorträge sind immer “nett”, aber es geht ja um den Austausch mit den Ausstellern. Hierbei sollte man darauf achten, dass es eine Interaktion gibt.

Viele virtuelle Messen zeigen einfach nur Videos und bieten Downloads an den Ständen. Das wird langfristig nicht funktionieren. Daher sollten Sie unbedingt Interaktionsmöglichkeiten an Ständen anbieten, z.B. Chats oder Video-Telefonie. Dies ist aber aufwendig und muss vorher mit allen Ausstellern genau abgestimmt werden. Daher empfehlen wir: klein anfangen und nach und nach aufstocken!

Welche Plattformen würden Sie für virtuelle Messen empfehlen?

Ein Zusammenspiel aus doo, Nikkus und ggf. weiteren Dienstleistern. Je nach Format und Größe. Andere Anbieter:

• Meetyoo: Unterstützt mit Agenturleistungen im Setup. Startpreis ab 12.000 € pro Messe
• Expo-IP: Self-Service Messe-Umgebung. Startet ab 2.000 € pro Messe
• Völkel IT: Viel im Self-Service möglich, es wird aber auch Unterstützung angeboten. Startpreis ab 4.000 € pro Messe

Welche Programmpunkte bei einer virtuellen Messe sind am effizientesten umsetzbar?

Grundsätzlich sind alle Punkte umsetzbar, jedoch gibt es für verschiedene Leistungen unterschiedliche Dienstleister mit unterschiedlichen Kosten. Das Wichtige ist abzuwägen, was benötige ich um mein Ziel zu erreichen und welche Kosten kann ich dafür in Kauf nehmen?

Wie kann ich auf einem virtuellen Messestand Leads generieren ?

Genauso wie auf einem Live-Stand. Durch Besucher erhält man Kontaktdaten mit welchen man interagieren sollte. Ein Trick ist, einen Anfragen-Upload anzubieten.

Wie lassen sich Vorträge optimal mit einer Art virtuellen Messe verbinden?

Durch gezieltes Abgrenzen der Möglichkeiten für die Teilnehmer. Hier sollte es im besten Fall mehrere Räume geben, in welchen unterschiedliche Aktionspunkte vorhanden sind. Beispielsweise für die Aussteller, für die Konferenzen, Treffpunkte für Personen und vieles mehr. So kann sich der Teilnehmer (wie auch Live) für das entscheiden, was ihm am wichtigsten ist. 

13. Zeitpunkt & Zeitraum

Eine für 3 Tage geplante Live-Konferenz lässt sich schwierig auf maximal 3,5 Stunden ‘herunterdampfen’. Welchen Lösungsansatz gibt es dafür (außer extrem kürzen)?

Eine dezidierte Event-Plattform schaffen, welche die geplanten Inhalte in anderer Form transportiert (z.B. Videos als Interviews oder Video-Präsentationen, eLearnings, Pre-Reads etc.) und schon vor und über das Hauptevent hinaus bereitsteht. Hier kann auch eine Community aufgebaut werden, um nachhaltig die Zusammenarbeit zu fördern. So entsteht auch eine langfristige Dramaturgie oder “Learner’s/Participant Journey”.

Kann man eine 6 stündige Konferenz digital durchführen?

Kann man. Man sollte aber auf ausreichende Pausen achten und einen ansprechenden Mix aus Formaten und ggf. Tools wählen, um die Aufmerksamkeit anhaltend hoch zu halten. Interaktive Workshop-Formate sind dabei ein Muss, 6 Stunden “Musik von Vorne”, sprich Vorträge, würden verpuffen, da die Teilnehmer davon nichts wirklich im Gedächtnis speichern können. Das hat einen neurobiologischen Hintergrund: Präsenz-Veranstaltungen ermöglichen tatsächlich einen verlängerten Wissenstransfer, da mehr Sinne angesprochen werden. Man muss sich den Hippocampus (welcher im Hirn für die Verankerung von Wissen im Gedächtnis durch Verarbeitung im Schlaf zuständig ist) wie einen Zwischenspeicher vorstellen, der für jeden Sinneseindruck einen unterschiedlichen Speicherabschnitt bereitstellt. Setzt man z.B. ausschließlich auf klassische Vorträge ist der Speicher für auditiven Input recht bald voll, auch wenn er durch z.B. Bilder unterstützt wird. Es gilt also, obwohl man online/digital ist, möglichst auch andere Sinne anzusprechen – was sicherlich auch die größte Herausforderung ist.

Wie lange sollte ein Webinar sein, damit das Interesse nicht schwindet?

Das ist sehr stark von Thema, Relevanz, Qualität des Sprechers, Qualität des Vortrags, Dramaturgie und Methodik abhängig.
Oft liegt man bei 30-45 Minuten plus 10-15 Minuten für Fragen gut im Rennen. 

Gibt es optimale Tageszeiten für Webinare/ Online Workshops? (basierend z.B. auf Umfragen)

Das ist von Zielgruppe zu Zielgruppe sehr unterschiedlich. Eine generelle Aussage ist schwer zu treffen. Grundsätzlich ist die beste Zeit zum aktiven Lernen zwischen 10:00 und 11.30 Uhr (also nicht zu kurz nach dem Frühstück und um den Teilnehmern die Gelegenheit zu geben, ein paar To-Do’s für den Tag im Kopf abhaken zu können). Nachmittags dann wieder zwischen 14:00 und 16:00 Uhr (also auch nicht zu direkt nach dem Mittagessen oder zu kurz vor dem Feierabend).

Bei Wochentagen gilt zu bedenken, dass die Montage in Unternehmen häufig für viele interne Meetings genutzt werden und Freitag oft halbe Tage sind und kurz vor dem Wochenende eher unwillkommen für Veranstaltungen. Ausnahmen bestätigen aber die Regel: Bei Ärzten kann der Freitag/Samstag zum Beispiel Sinn machen.

Ist es sinnvoll, eine Veranstaltung in mehrere Teile zu zerlegen und diese an mehreren Tagen stattfinden zu lassen, damit sie  besser in den Tagesablauf passt?

Absolut! Wichtig ist trotzdem ein verbindender roter Faden, z.B. durch visuelle Elemente, die konsistent genutzt werden (z.B. ein Intro-Video, welches die Teile jeweils eröffnet). Dies generiert einen Wiedererkennungswert und lässt Sie die Teilnehmer entsprechend in den “Event-Modus” versetzen. So verankert sich das Erlebte auch als zusammenhängender Inhalt in den Köpfen, obwohl die Elemente voneinander getrennt veranstaltet wurden.

Ist es wirklich sinnvoll ein virtuelles Event länger als einen Tag (2 Tage kürzere Zeit) zu veranstalten ohne dass es zu langwierig wird?

In den meisten Fällen ja. Insbesondere, wenn es um Wissensvermittlung geht. Wenn es mehr um Motivation und Unterhaltung geht, ist es nicht zwingend erforderlich.

Was ist die optimale Länge für ein virtuelles Event?

Pauschal lässt sich das nicht sagen. Viel wichtiger ist es, den zu transportierenden Inhalt bestmöglich zu vermitteln – sprich: Die ideale Länge für jeden Teilabschnitt zu erzielen, damit die Inhalte auch ankommen und verinnerlicht werden. Das hängt natürlich auch davon ab, wie gut die Vorkommunikation geleistet wird. Es gibt beispielsweise Themen, bei denen es sich anbietet, den Inhalt vorab als eLearning oder Pre-Read bereitzustellen und beim Live-Event selbst dann nur noch ein 10-15 Minütiges Q&A für Rückfragen durchzuführen, anstelle eines einstündigen Vortrags.

Wie lange sollte eine Pause idealerweise sein? Und wie könnte so eine Pause aussehen bzw. was zeige ich in dieser Zeit auf dem Bildschirm?

Das hängt davon ab, wie viel Inhalt vor der Pause vermittelt wurde. Es empfiehlt sich natürlich den Teilnehmern ein wenig Zeit zu geben, insbesondere in Homeoffice-Zeiten, um noch ein paar Dinge erledigen zu können und den Kopf einmal freizubekommen. 

Je nach Gruppe kann die Pause aber auch für kleine Teambuildings genutzt werden, z.B. über eine gemeinsame Pinnwand, die die Teilnehmer mit kurzen Video-, Text- oder Fotobeiträgen während der Pause mit ihren Gedanken füllen können. Beispielsweise bei einem Spaziergang im Park. Auch kann man in Pausen Yoga oder andere Entspannungsübungen anbieten, sofern es sich nicht um eine Mittagspause handelt. Es gibt viele Möglichkeiten, auf dem Bildschirm sollte sich jedoch immer ein Timer, der die Zeit bis es weiter geht, sowie das Veranstaltungslogo befinden.

14. Technik

Mit welcher Upload Datenrate streamt ihr das Webinar?

Das ist abhängig vom Server, sowie auch von der Datengeschwindigkeit. Die größere Herausforderung ist jedoch den Server für ausreichend Besucher zu konfigurieren.

Muss jeder Teilnehmer (z.B. Mitarbeiter eines Unternehmens) eine App zur Teilnahme herunterladen oder gibt es auch Lösungen via Homepage-Link.

Eine App ist nicht nötig.

Was für Voraussetzungen bzw. welche Technik kann man zu einem Online Seminar einsetzen?

Auch hier gilt: Mehrere. Das Wichtige ist jedoch, was der Zweck und das Format des Seminars beinhalten soll. Gibt es nur einen Redner? Sollen die Teilnehmer untereinander kommunizieren können? Soll es von Jedem ein Bild geben?

Was würden Sie sagen, was sind die minimalen technischen Voraussetzungen bei den TEILNEHMER*INNEN, damit diese erfolgreich an einem Webinar teilnehmen können?

Eine Internetverbindung 🙂 

Je nach Format muss man nicht mal am PC sitzen, sondern kann alles auch per Handy verfolgen. Alles eine Frage des Formats und des gewünschten Ziels, welches ich mit meinen Teilnehmern erreichen möchte.

Welche technischen Voraussetzungen sind erforderlich?

PC, Laptop, Handy bzw. ein Endgerät.

Welche virtuellen Plattformen sind am besten? Zoom, Webex, Skype…?

Alle haben Ihre Berechtigung. Jedoch sind alle Möglichkeiten jeweils für einen bestimmten Zweck geschaffen. Über Zoom würde man beispielsweise keine Messe mit tausenden von Personen stattfinden lassen, da es schlichtweg nicht dafür ausgelegt wurde. Wichtig ist, dass die Systeme zusammenspielen. 

Bietet sich eine Live-Übertragung bei Youtube an, um ein Webinar anzubieten?

Dies ist durchaus möglich, doch kommt es hier häufig zu größeren Latenzzeiten. Dies heißt, dass man evtl. manche Interaktionen (z.B. einen Live-Poll) nicht ganz so einfach durchführen kann.

15. Emotionen

Wie kann man Emotionen ohne teure Technik (Video-Produktion) rüberbringen?

Indem man ein “Wir-Gefühl” erzeugt und die Teilnehmer aktiv einbindet. Das fängt schon bei einem pünktlichen, gemeinsamen Start an und eben nicht “on demand”. Einbau von Best Practice Beispielen und Open Mic Formaten, sodass Jeder auch die Gelegenheit hat, etwas beizutragen. Dies hängt stark von der Teilnehmerzahl und dem gewählten Format ab.

Wie fördere ich Emotionen/ Emotionalität und Gemeinschaftsgefühl virtuell?

Versand von Equipment im Vorfeld, z.B. Drehstühle oder Lieferando Gutscheine oder Rezepte, sodass jeder Teilnehmer das Gleiche erhält und dies auch gemeinsam erlebt wird.

Beispielsweise kann man vor Start auch einen virtuellen Button einspielen. Wenn 90 Prozent der Teilnehmer den gedrückt haben, kann’s losgehen – gemeinsam, mit direkter Ansprache der Audience.

Wie kann man virtuelle Inhalte emotionalisieren? (Top 3 Möglichkeiten?)

1. Einbau von Videos bzw. Trailern
2. Aktivierung der Teilnehmer
3. Gemeinschaftsgefühl erzeugen

Ich vermisse neben klaren Beispiele, wie man auch im virtuellen Event emotionalisieren kann, insbesondere, um Jubiläen virtuell zu inszenieren.

Bei Jubiläen bietet es sich an, einen gemeinsamen Rückblick einzubauen. Gleichzeitig könnte jeder Teilnehmer Botschaften, Videos oder Fotos mit einbringen bzw. senden. Diese werden dann genutzt. Man kann inhaltliche Aufgaben stellen, die dann erarbeitet werden.

Ansonsten ist es hierbei sehr wichtig, konkret über Details zu sprechen und ein punktgenaues Konzept zu entwickeln.

16. Slido

Die Fragen werden leider nicht in der richtigen zeitlichen Reihenfolge gezeigt.

Doch wurden sie. Bei Slido gibt es diverse Ansichtsmöglichkeiten – bei uns wurde das “Rating” für den Vordergrund vorausgewählt. Daneben (2. Reiter) befand sich auch die zeitliche Reihenfolge.

Ich habe zwischen Fragen und Umfragen gewechselt und jetzt sind alle Fragen weg? Fehler?

Nein, wir haben beantwortete Fragen gelöscht und werden hierzu im Nachgang nochmals alle Antworten präsentieren.

Warum Slido?

Weil Slido gute Möglichkeiten bietet. Was wir jedoch nicht erahnen konnten, dass wir knapp 3.000 Teilnehmer haben werden, weshalb Slido nicht mehr zu 100% passend war. In den bisherigen Webinaren von 300 – 400 Teilnehmern wäre es durchaus sinngemäß gewesen.

17. Teilnehmer einbinden/ Interaktivität

Wie kann man Teilnehmer-Interaktion online messen?

Jedes Tool misst diese auf unterschiedliche Weise. Bei Slido z.B. haben wir in 60 Minuten 333 Fragen und 2.600 Votes generiert. Das ist bei 3.000 Teilnehmern eher hoch. Aber hier muss man seine eigenen Erfahrungen sammeln und jedes Tool bietet andere Möglichkeiten.

Alternativ kann man die Teilnehmer nach dem Event auch via Feedback befragen.

Welche Tools gibt es für Live-Umfragen während des Events?

Hier gibt es eine Menge. Unserer Erfahrung nach ist Slido hier bereits sehr umfangreich und intuitiv.

Wie kann ich ein Webinar methodisch aufbereiten, also die Teilnehmer*innen-Interaktion fördern?

Ergänzung der inhaltlichen Präsentationen um Abfrage-Tools und Quiz-Option, um Lernerfolge und einen Spaßfaktor zu erreichen. Open Mic Formate nutzen. Fragen zulassen.

Gibt es Erfahrungen mit virtuellen Networking Events? Wie fördere ich virtuell die zufälligen Begegnungen, die Live Events so wertvoll machen?

Es gibt Speed-Dating Tools und Group-Chat Lounges. Möglich sind z.B. Text und Video-Formate. Wichtig ist hierbei, dass die Mengen der Teilnehmer und die Inhalte passen. Am besten wird jeder Bereich von einem Moderator gesteuert!

Haben Sie Erfahrungen mit virtuellen Breakoutrooms und Gruppenarbeiten?

Ja, das ist nicht leicht. Folgende Fragen sind zu beachten:

1. Passt die Teilnehmerzahl auf das Format? (z.B. nicht mehr als 10 Teilnehmer pro Video Workshop!)
2. Sind alle Teilnehmer technisch vorbereitet, Video/Ton zu empfangen und zu teilen?
3. Sind alle Teilnehmer bereit, Bild/Ton zu zeigen?
4. Wie läuft das Hand-over in den Workshop und wieder heraus, ohne viele Teilnehmer zu verlieren?

Welche Möglichkeiten des Austauschs unter den Teilnehmern gibt es?

Es gibt zum Beispiel 1zu1 Chats, Chat-Lounges, Video-Workshops, 1zu1 Interviews oder auch Speed-Dating Tools. Die allermeisten sind aber technisch nicht so leicht zu kontrollieren. 

Vor allem aber kommt aus auf das Event-Setup an. Sie wollen nicht 100 Teilnehmer in einen Live-Video Workshop ohne Moderation schicken! Und es stellt sich die Frage, ob Teilnehmer überhaupt bereit sind, ein Video von sich zu zeigen (technisch und emotional).

Wir von doo haben einen Fragebogen entwickelt, mit welchem Sie herausfinden, welche individuelle Event-Lösung am besten zu Ihnen passt. Füllen Sie einfach die Felder aus und wir melden uns direkt bei Ihnen.