Gemeinnützige Organisation helfen mit ihrer Arbeit besonders Menschen, die sich in schwierigen Lebenslagen befinden. Deswegen sollten ihre Ressourcen auf den eigentlichen Zweck verwendet werden, nicht auf repetitive und administrative Aufgaben. Durch eine IT Spende über Stifter-helfen erhalten gemeinnützige Organisationen Zugang zur Teilnehmer- und Event Management Software von doo, die ihnen viele dieser Aufgaben abnimmt.
Was vereint die Adipositas Hilfe Deutschland, eine Selbsthilfe-Organisation für die seltene Erbkrankheit Morbus Osler, das Curatorium Altern gestalten und die Deutsche Gesellschaft für das hochbegabte Kind (DGhK) in Berlin-Brandenburg?
Sie alle sind Teil von Stifter-helfen, einem IT-Portal für gemeinnützige Organisationen, das von der Non-Profit-Organisation „Haus des Stiftens“ bereitgestellt wird. Hier ist auch doo mit seiner All In-One Lösung für smart event automation seit Anfang 2015 vertreten. Mit dem einfachen Einladungs- sowie Teilnehmer- und Mitgliedermanagement können die auf Stifter-helfen vertretenen Organisationen eine im Umfang eingeschränkte und gleichzeitig effektive Version von doo nahezu kostenlos nutzen.
Beispielhafte Interviews mit vier gemeinnützigen Organisationen
Für die meisten sozialen Organisationen sind organisatorische Effizienz und eine möglichst geringe Kostenstruktur entscheidend, um ihren jeweiligen Mitgliedern mit ihrem Anliegen zu helfen. In der Regel arbeiten die Organisationen kostendeckend, dürfen aber keinen Gewinn machen. Für eine größtmögliche Effizienz braucht es auch im Event Management maximal automatisierte Prozesse. Die damit verbundene Zeitersparnis können die Einrichtungen nutzen, um sich mehr der zentralen Aufgabe ihrer Organisation zu widmen. Wir haben die vier oben genannten Organisationen zu den genauen Vorteilen mit doo gefragt.
Zeitersparnis als größter Vorteil beim Event Management
Als generellen Vorteil nennen alle Organisationen die große Zeitersparnis mit doo. „Das ist eine große Arbeitserleichterung“, sagt zum Beispiel Michael Wirtz, Kassenwart bei der Adipositas Hilfe Deutschland. Der Verein bietet bundesweit Selbsthilfegruppen sowie Walking und Aqua-Gymnastik XXL Kurse für Betroffene an. Vor der Einführung mit doo konnten sich die Teilnehmenden zwar über ein Formular auf der Website online anmelden, aber es musste für jeden Vorgang eine einzelne Rechnung erstellt und versendet werden. Auch das manuelle Handling von möglichen Stornierungen war komplex und zeitraubend.
Durch die Einführung der Event Management Software von doo können nun einzelne, sich wiederholende Veranstaltungen einfach kopiert und mit einem neuen Datum angelegt werden. Aus den Anmeldungen wird automatisch eine Teilnehmendenliste erstellt und auch die Rechnung wird über doo automatisch versendet. „Da sehe ich dann sofort immer, ob jemand bezahlt hat“, sagt Wirtz. Zudem sei auch die Stornierung ganz einfach zu erledigen. „Ich müsste ohne doo auf viel Komfort und auch Freizeit verzichten“. Und damit fällt es ihm und seinen Kolleg*innen im Vorstand auch leichter, für andere da zu sein.
Noch etwas deutlicher wird der Effekt von doo im Gespräch mit Karin Christmann, Vorstandsmitglied von der DGhK in Berlin-Brandenburg. Vor der Nutzung von doo hat auch sie ganz klassisch mit E-Mails und händisch in Excel verwalteten Daten zu Events eingeladen – aber „damit wird man halt wahnsinnig. Man kann maximal ein oder zwei Veranstaltungen im Monat bzw. 12 bis 24 im Jahr machen, mehr aber auch nicht“, sagt Christmann, selbst Mutter von drei Kindern. „Mit der Umstellung auf doo sind dann aber so viele Kapazitäten frei geworden, dass wir die Anzahl auf 150 Veranstaltungen jährlich steigern konnten.“
Dank doo Event Management Software sechs mal mehr Veranstaltungen im Jahr
Konkret gesagt: Mit doo gibt es nun jährlich sechs Mal so viel Gelegenheiten, mit gezielten Kursen zu Themen wie Dinosaurier oder den Weltraum das schulische Angebot zu vertiefen. Zudem gibt es zum Beispiel ein Event für die Beratung von Pädagog*innen zum Umgang mit hochbegabten Kindern. „Mit doo haben wir ein gutes Veranstaltungsmanagement für ehrenamtliche Zwecke. Das ist für uns Gold wert und ein absoluter Schlüssel, die Vereinsarbeit aufbauen zu können. Ohne doo wäre das nicht möglich gewesen.“
„Mit doo haben wir ein gutes Veranstaltungsmanagement für ehrenamtliche Zwecke. Das ist für uns Gold wert und ein absoluter Schlüssel, die Vereinsarbeit aufbauen zu können. Ohne doo wäre das nicht möglich gewesen.“
Für Sabine Distler, Geschäftsführerin von „Altern gestalten“, bietet die Automatisierung mit doo neben den bereits genannten Vorteilen noch einen weiteren, entscheidenden Benefit: Durch den über doo versendeten E-Mail Reminder werden die Teilnehmenden nochmals gezielt an den Termin erinnert. Wer wie „Altern gestalten“ als gerontologische Gesellschaft Veranstaltungen zu Engagement, Vielfalt und Bildung im Alter anbietet, für den ist diese Funktion eine große Erleichterung: So werden die angemeldeten Teilnehmenden an den Termin erinnert und können ihn gegebenenfalls noch rechtzeitig stornieren. Auch in anderen Prozessen gibt es mit doo eine deutliche Zeitersparnis. Für die seniorenspezifische Kino-Reihe „SilberFILM“ werden zum Beispiel die Links von der Veranstaltung direkt an die Betreiber weitergegeben die diese dann direkt in die Website einbinden.
Auch und insbesondere für gemeinnützige Organisationen ist ein vertrauenswürdiger Datenschutz entscheidend
Hinzu kommt der vertrauenswürdige Umgang mit den sensiblen Personendaten der Mitglieder. „Für mich war auch wirklich ausschlaggebend, dass das Unternehmen aus Deutschland kommt und wir damit die Datenschutzrichtlinien verlässlich einhalten“, begründet Distler ihre Entscheidung für doo. „Ich hab damit ein gutes Gefühl“.
Eine Veranstaltung im Jahr reicht damit sich doo rechnet
Selbst wenn es wie bei der Morbus Osler Selbsthilfe mit der bundesweiten Jahrestagung nur eine Veranstaltung im Jahr gibt, lohnt sich doo. „Vor doo mussten wir die Liste der eingeladenen Personen persönlich führen und den Geldeingang persönlich kontrollieren“, erzählt die erste Vorsitzende Simone Kesten. Bei 640 Mitgliedern kann das schon eine Weile dauern.
Dank doo wird zum Beispiel die Anmeldeliste direkt mit dem Hotel synchronisiert, „das ist für uns eine deutliche Arbeitserleichterung“. Auf der Anmeldeliste wird auch erfasst, ob Eltern ihre Kinder mitbringen oder welche Allergien und Nahrungsunverträglichkeiten es gibt.
Für Menschen, die in ihrem Alltag durch die genetische Krankheit Morbus Osler deutlich eingeschränkt sind, ist eine solche organisatorische Erleichterung der Anmeldung wesentlich. Das wesentliche Merkmal der Krankheit sind erweiterte Blutgefäße, die sich an verschiedenen Stellen entwickeln können. Die betroffenen Personen sind dadurch sehr leicht verletzlich und bluten wesentlich häufiger. Das häufigste Symptom ist sehr starkes Nasenbluten. An Morbus Osler leiden bundesweit ca. 30.000 Menschen.
Wir freuen uns, mit unserer Event Management Software einen entscheidenden Beitrag für soziales und gemeinnütziges Engagement zu leisten. Gemeinnützige Organisationen, die an einer Nutzung dieses speziell für diesen Zweck reservierten Version interessiert sind, können sich nach ihrer Registrierung auf Stifter-helfen über den dort hinterlegten Link an uns wenden.
Mehr zum Thema Auswahl einer Teilnehmer- und Event Management Software lesen Sie in unserem Beitrag Teilnehmermanagement Software: Tipps für die Auswahl
