Eine detaillierte Event-Kalkulation hilft dabei, das Budget zu planen und den Überblick über alle Kosten zu behalten.
Das Controlling beim Event-Management ist eine wichtige Grundlage für Entscheidungen, ob wo und und in welchem Umfang eine Veranstaltung geplant wird und wie erfolgreich diese ist. Mit Hilfe einer detaillierten Kalkulation behalten Sie Ihre Kosten im Blick und können das geplante Budget besser einteilen. Dieses soll ja schlussendlich ROI-positiv sein.
Welche Arten von Kalkulationen gibt es?
Je nach Planungsstand unterscheidet man zwischen drei Kalkulationsarten mit unterschiedlichen Funktionen:
1. Vorkalkulation
Die Vorkalkulation dient zur Kostenermittlung und damit zur Abschätzung der voraussichtlichen Kosten einer Veranstaltung. Die Hauptfunktion der Vorkalkulation ist die Beurteilung ob und in welchem Umfang das Event stattfinden wird. Die größte Herausforderung besteht darin, alle benötigten Leistungen so genau wie möglich vorauszusehen. Dies ist nicht immer im Detail möglich.
Tipp: Planen Sie ausreichend Puffer bereits in der Vorkalkulation ein, um eventuelle Zusatzkosten auszugleichen.
2. Zwischenkalkulation
Zwischenkalkulationen entstehen während der Eventplanung. Die Vorkalkulation als Grundlage wird regelmäßig aktualisiert – entweder sofort, wenn sich Preis- oder Mengenänderungen ergeben oder an festgelegten Terminen.
Tipp: Mit Hilfe einer stets aktuellen Kalkulation behalten Sie den Überblick und können die momentanen Zahlen jederzeit an den Vorgesetzten weitergeben.
3. Nachkalkulation
Die Nachkalkulation erfasst alle tatsächlich angefallenen Kosten der eingegangenen Rechnungen. Auf Grundlage der Gesamtkosten aus der Nachkalkulation kann letztendlich der ROI (Return on Investment) berechnet werden.
Tipp: Mit Hilfe von zeitlich unterschiedlichen Kalkulationsversionen können später auch eingesparte Kosten sichtbar gemacht werden.
Wie ist eine Kalkulation aufgebaut?
Eine detaillierte Kalkulation besteht aus mehreren Abschnitten. Für die automatische Berechnung der Gesamtkosten empfiehlt sich die Kalkulation einer Veranstaltung in einer Excel-Datei, die sich bei einzelnen Änderungen automatisch anpasst.
1. Informationen zum Event
Eventtitel, Termin, Ort, Datum der Kalkulation sowie wichtige Informationen zum Event erklären kurz, um welche Kalkulation es sich handelt.
2. Auflistung der Event-Bestandteile (siehe Checkliste)
Alle einzelnen Nettokosten mit jeweiligen Mengen werden erfasst und automatisch in die Gesamtkosten (netto) eingerechnet.
Tipp: Erstellen Sie einzelne Rubriken mit untergeordneten zugehörigen Kosten. So erkennen Sie auf einen Blick, welche Rubriken (Hotel, Reisekosten, etc.) die höchsten Kosten verursachen.
3. Optional: Kosten pro Teilnehmer
Die Gesamtkosten (netto) können durch die (voraussichtliche) Teilnehmerzahl geteilt werden, um die aktuellen Nettokosten pro Teilnehmer im Blick zu behalten.
4. Hinzufügen der Steuer
Zuletzt wird die aktuell gültige Steuer in einer separaten Spalte bei den jeweiligen Posten hinzugerechnet. Damit kann sowohl eine Aussage zu den Brutto- als auch Nettogesamtkosten getroffen werden.
Berechnung des ROIs (Return on Investment)
Der kostenfreie ROI-Rechner von doo unterstützt Sie bei der Kalkulation sowie der Berechnung des entsprechenden ROIs (Return on Investment). Tragen Sie einfach alle angefallenen Kosten sowie erreichten Ziele ein (z.B. Anzahl Neukunden, Verkäufe, etc.) und erhalten Sie wertvolle Aussagen zum Event-Erfolg.
Angebotsvergleich – aber richtig
Gerade wenn der Ort des Events noch nicht final feststeht, kann man favorisierte Locations mit Hilfe von unterschiedlichen Kalkulationen vergleichen.
Zum besseren Vergleich unterschiedlicher Angebote empfiehlt es sich auch inkludierte bzw. kostenfreie Leistungen in der Kalkulation aufzuführen. (Welche weiteren Kriterien beim Angebotsvergleich entscheiden lesen Sie in unserem Artikel „Angebotsvergleich: Wie finde ich den passenden Event-Dienstleister?”)
Achtung: Möchten Sie mehrere mögliche Länder für Ihr Event mit Hilfe einer Kalkulation vergleichen beachten Sie unbedingt die Steuer. Bei nationalen oder EU-Mitgliedstaaten verwenden Sie daher Nettopreise in der Kalkulation (Reverse Charge). Bei anderen Ländern müssen Bruttopreise als eigene Netto-Kosten angesetzt werden. Gleichzeitig gelten in vielen Ländern je nach Leistung unterschiedliche Steuersätze, die bei der Berechnung des Netto-Preises bedacht werden müssen (z.B. in deutschen Hotels: Übernachtung (7%) und Verpflegung (19%)).
Checkliste zur Kalkulation von Veranstaltungskosten
Eine ausführliche Kalkulation bringt Planungssicherheit mit sich. Mit Hilfe von gezieltem Erwartungsmanagement können die Kosten für Hotel, Location oder Catering relativ genau abgeschätzt werden.
Die folgende Checkliste listet als Anhaltspunkt die häufigsten Bestandteile einer Event-Kalkulation auf. Je nach Veranstaltung sind die einzelnen Punkte bei unterschiedlichen Rubriken einzuordnen.
Fazit
Das Event-Budget entscheidet häufig ob, wo und vor allem in welchem Umfang ein Event stattfinden wird. Eine Event-Kalkulation hilft in erster Linie dabei, das Budget zu planen und den genauen Überblick über die Einzelkosten als auch die Gesamtkosten zu behalten.
Die größte Herausforderung bei der Kalkulation ist der unklare Blick in die Zukunft. Eine Checkliste mit den häufigsten Kosten, die bei der Event-Planung auftreten, hilft dem Event-Manager, die voraussichtlichen Gesamtkosten weitestgehend abzuschätzen.
Eine detaillierte Kostenkalkulation ist also ein erforderliches Hilfsmittel im Event-Management. Je genauer die Preiskalkulation jeweils erfolgt, desto weniger Kostenüberraschungen treten später auf.
