15 Funktionen einer Messe Software, die Ihnen das Leben erleichtern!

Die besondere Herausforderung an Sie als Eventmanager einer Messe ist die große Zahl an Besuchern und Ausstellern. Ohne einen hohen Automatisierungsgrad und der passenden Messe Software sind Ihre Aufgabenfelder nicht erfolgreich zu gestalten.

Ganz zu schweigen von dem entgangenen Wettbewerbsvorteil: Indem Sie schnell auf Auswertungsergebnisse reagieren, Abläufe anpassen und Angebote korrigieren, führen Sie Ihre Messe über diverse Stellschrauben kurzfristig zum Erfolg.

Sie können auf digitale Unterstützung nicht wirklich verzichten. Müssen Sie auch nicht. Aber Sie sollten wissen, was Ihnen professionelle Messe Software bieten muss. Legen Sie Ihr besonderes Augenmerk auf 15 Anforderungen.

Klein, aber fein – gilt nicht für das Event Messe. Denn hier sind Sie verantwortlich für effiziente Abläufe einer Großveranstaltung. Sie bewegen Massen. Es gilt ein enormes Volumen an Daten und Zahlen on time und fehlerfrei zu verarbeiten und für weitere Messeabläufe bereitzustellen. Dazu benötigen Sie optimalen Service im Hintergrund. Und, so paradox es klingt: Je besser dieser funktioniert, desto weniger wird er wahrgenommen.

Softwareunterstützt ermöglichen Sie allen Beteiligten effiziente Abläufe und behalten selbst jederzeitigen Überblick, egal ob es um Ihre Ticketverkäufe, Ausstellerzusagen oder Marketingaktionen geht. Jetzt ist Messe Software as a service gefragt – für Sie als Eventmanager, für Ihre Aussteller und für Ihre Besucher.

Die besonderen Herausforderungen der Messe liegen im Aussteller Handling. Selbstverständlich muss Ihre Messe Software aber auch die Basisanforderungen des Veranstaltungsmanagements erfüllen und Sie fehlerfrei, zeit- und kräftesparend unterstützen und das bei sehr hohen Besucherzahlen.

Von Marketingaktionen bis Marketingauswertung, von Event-Ticketing bis Buchhaltung, von onsite Einlassmanagement bis Teilnehmerverwaltung, von Leadgenerierung bis Leadanalyse – Ihre Aufgaben sind vielfältig und im Falle der Messe für eine Vielzahl von Besuchern zu managen.

Zu den Basisanforderungen einer Veranstaltungssoftware kommen im Fall der Messe Software besondere Herausforderungen an Funktionalitäten und Kapazitäten hinzu. Folgende Vorteile sollte Messe Software Ihnen bieten:

Sie stellen Online Tickets zur Verfügung: direkt, auch per PDF-Anhang – kostengünstig, nachhaltig und sicher.

Auch vor Ort Registrierung und Ticketkauf gestalten sich schnell und unproblematisch.

Im Ticketing und Buchungsprozess verlassen Sie sich auf fehlerfreie Verarbeitung und bieten dem Käufer eine Auswahl an Zahlungsoptionen on- und offline.

Sie genießen jederzeit den vollen Überblick über Ihre Ticketverkäufe inklusive der Analyse nach Verkaufswegen: Ist die maßgebliche Verkaufsquelle Ihr Shop auf der eigenen Webseite, sind Kooperationspartner erfolgreicher oder haben Ihre Aussteller Verkäufe generieren können? Und wie viele Besucher erwerben ihr Ticket direkt an der Kasse? – Wichtige Informationen für eine mögliche Korrektur der Ticketkontingente wie Ticketangebote und die Planung des nächsten Events.

Ihre Buchhaltung arbeitet punktgenau mit den Daten Ihrer Messe Software und liefert Ihnen aktuelle Zahlungseingänge, Storni und Ausstände.

Das Einlassmanagement ist digital von jedem Smartphone aus machbar und garantiert zügigen und kontrollierten Einlass – ohne Warteschlangen.

Sie profitieren von unaufwändiger Erstellung von Namensschildern on demand – ohne manuelles Handling mit zusätzlichem Organisations- und Zeitaufwand.

Nach der Akquise hochrangiger Aussteller gilt es diese als Magneten und Multiplikatoren für Ihre Messe zu gewinnen. Optimaler Service im Ausstellermanagement zeugt von der Professionalität Ihres Eventmanagements. Die Messe Software stellt Ihnen Tools zur Verfügung, mit denen Ihre Aussteller Messebesucher generieren und analysiert die Zusatzverkäufe für Ihre Statistik.

Sie gestalten die Leadgenerierung selbst – welche Daten möchten Sie zu welchem Zeitpunkt der Kontaktaufnahme in Ihrer Zielgruppe erfragen.

Über die Teilnehmerverwaltung erhalten Sie per Klick aktuelle Zahlen und Daten Ihrer Ticketkäufer inklusive verschiedenster Auswertungsoptionen. Sie nutzen wertvolle Zielgruppendaten – komprimiert oder analysiert – mit denen Sie Ihre jetzige und zukünftige Messeorganisation passgenau und erfolgreich machen.

Zur Steigerung Ihrer Umsatzzahlen nutzen Sie Show-Rate bzw. No-Show-Rate-Analysen, die Ihnen zeigen, welche Buchungen ohne Zahlung und Messebesuch bleiben. Spätestens wenn Zahlungs- und Besucherausfälle die Schmerzgrenze erreichen, besteht Handlungsbedarf. Ergreifen Sie Maßnahmen, die Bucher zu Zahlern und Besuchern machen.

Sie rufen aktuelle Teilnehmerzahlen zu Side Events und deren Zahlungen ab und korrigieren oder erweitern Ihr Side Event-Angebot entsprechend der Nachfrage.

Nach der Messe ist vor der Messe: Lassen Sie sich bei Online-Maßnahmen zur Zielgruppenbindung unterstützen. Ihre Besucher und Aussteller wollen auch im Nachgang der Messe von Mehrwert profitieren, informiert und unterhalten sein. Nutzen Sie dieses Interesse und gewinnen Sie Ihr Publikum für Folgeveranstaltungen mit gezieltem Marketing in den bevorzugten Kommunikationskanälen.

Professionelle Messe Software stellt Ihnen zur eventunabhängigen Kommunikation entsprechende Systeme bereit. Über Newsletter und gezielte Auftritte in zielgruppenrelevanten Social-Media-Kanälen erreichen Sie Ihre zukünftigen Messebesucher außerhalb der Saison.

Zur Auswertung Ihrer Marketingaktionen und Kommunikationsmaßnahmen stellt effiziente Messe Software Ihnen Analysetools zur Verfügung. Messen Sie die Aktivität Ihrer Adressaten: Wer reagiert und worauf? Nur so erreichen Sie Ihre Zielgruppen dauerhaft und nachhaltig.

Und last but not least werten Sie Ihre wichtigsten Eventdaten, die Verkaufszahlen, nach diversen, demographischen Kriterien und Vergleichen aus. Mit Hilfe dieser Reportingtools bereiten Sie so den Boden optimal für Ihr nächstes erfolgreiches Event vor.

Der enorme Wettbewerbsvorteil einer jederzeitigen Auswertung vorhandener Daten und Fakten liegt auf der Hand. Mit der Option, kurzfristig anzupassen und zu korrigieren – egal ob es um die Ticketkontingente der verschiedenen Verkaufsstellen, Marketingaktionen, die Abfrage von Zielgruppendaten oder Buchungen der Side Event-Angebote geht, je relevanter Ihr Angebot und das Handling für Ihre Besucher und Aussteller, desto erfolgreicher gestalten Sie diese und zukünftige Messen.

Ihr Wettbewerbsvorteil bei Unterstützung durch Messe Software liegt zudem in der Personalentlastung und der damit verbundenen Planungs- und Kostenreduzierung.

Vertrauen Sie auf professionelles digitales Eventmanagement mit allen Vorteilen, die Online Handling Ihrer Aufgaben bedeutet. Nutzen Sie die Zeitersparnis und den gewonnenen Überblick um kreative Kräfte und Optimierungspotential freizusetzen – auch um zukünftige Veranstaltungen gezielt vorzubereiten.