Feedback: Mit den richtigen Fragen zum Event-Erfolg

Sie sind nicht ganz zufrieden mit Ihrer Veranstaltung? Es gibt noch Optimierungspotential? Egal, ob Sie Ihre Teilnehmerzahlen erhöhen, ein anderes Preissegment oder einen effektiveren Werbeweg etablieren möchten, jetzt brauchen Sie Feedback, der Ihnen sagt, an welcher Stellschraube Sie gefahrlos und zielführend drehen können.

Holen Sie sich Feedback Ihrer Kunden und Stakeholder. Umfrageergebnisse sind ein kostbarer Schatz, nicht nur für Ihre weitere Eventplanung, Ihre Kundenbeziehung und Umsatzentwicklung, sondern für Ihre gesamte Geschäftsausrichtung. Mit welchen Fragen Sie wertvolles Feedback einholen, erfahren Sie hier…

Zugegeben, Umfragen sind nervig, für den der sie beantworten soll. Und sie sind lästig für denjenigen, der sie neben dem Tagesgeschäft auf die Beine stellen soll. Zudem wird der Erfolg meist unterschätzt. „Warum Feedback? Ich weiß doch selbst, was man verbessern kann.“ Diese oder ähnliche Aussagen zeugen nicht von Professionalität.

Dabei ist Kunden- und Stakeholder-Feedback häufig der Indikator für kleinteilige aber effektive Veränderungen bis hin zu einem Richtungswechsel zu mehr Erfolg: Nicht nur wenn es um die konkrete Veranstaltung geht, sondern auch für die Geschäftsbereichsentwicklung als solche. Außerdem lässt sich dieser Input kurzfristig generieren, ist unvoreingenommen und ehrlich und zudem kostengünstig zu haben.

Ihre Gäste und Stakeholder dürfen in einer Umfrage unverblümt Kritik üben. Falsche Höflichkeiten sind hier Fehlanzeige. Umso wertvoller ist die Rückmeldung. Aber Feedback nützt wenig, wenn nicht die richtigen Fragen gestellt werden, die Fragen nicht richtig gestellt werden, wenn der Umfragezeitpunkt schlecht gewählt ist oder das falsche Publikum adressiert wird.

Gelungenes Feedback benötigt intensive Vorbereitung. Wer wertvolles Feedback erhalten will, muss diese 5 Faktoren beachten: Wem wird wann welche Frage wie gestellt?

Wollen Sie ein 360 °-Feedback, ist es wichtig, alle Beteiligten Ihres Events, also Gäste, Sponsoren, Aussteller, Mitarbeiter (interne und externe), kurz alle Stakeholder zu befragen.

Wollen Sie Feedback zu Ihrem Event, macht es keinen Sinn, die Gäste Wochen nach der Veranstaltung um ihre ehrliche Meinung zu bitten. Vielmehr sollten Sie noch vor dem offiziellen Ende des Events eine Möglichkeit – möglichst mit Anreiz – bieten, Ihre Fragen zu beantworten. Wählen Sie den Zeitpunkt sorgfältig aus: Vielleicht in einer kurzen Pause im Veranstaltungsprogramm oder einer eigens geplanten Feedbackrunde, in der Sie anonymisiertes oder sogar persönliches Feedback sammeln. Ein Incentive bei Teilnahme, vergrößert den Feedbackpool.

Sie müssen sich darüber im Klaren sein, was Sie herausfinden wollen und diese Fragen unmissverständlich und klar formulieren. Stellen Sie keine Suggestivfragen. Diese sollen nur bestehende Annahmen bestärken, bringen aber kaum Erkenntnisgewinn und damit keine neuen Impulse für Ihr Eventmanagement. 

Denken Sie daran, Ihre Teilnehmer nicht mit der Formulierung und dem Umfang der Fragen zu überfordern. In dem Fall riskieren Sie, überhaupt keine Rückmeldung zu erhalten oder – schlimmer noch – als belästigend wahrgenommen zu werden. Die Bereitschaft Ihrer Teilnehmer, sich für Ihre Umfrage Zeit zu nehmen, sinkt enorm. Bei der Formulierung der Fragen sollten Sie daher höchste Sorgfalt walten lassen. Um mit Mark Twain zu sprechen: „Der Unterschied zwischen dem richtigen Wort und dem beinahe richtigen ist derselbe Unterschied wie zwischen dem Blitz und einem Glühwürmchen.“ Nur präzise Fragestellungen führen zu brauchbaren Antworten.

Lassen Sie zudem Freiraum für eigene Anmerkungen der Befragten: Engagierte Teilnehmer geben Ihnen wichtige Hinweise. Nicht selten haben diese Anmerkungen das Zeug, ein Eventmanagement in ganz neue Bahnen zu leiten.

1. Umfrage-Teilnehmer fühlen sich wertgeschätzt, mindestens aber ernst genommen. Sofern die Teilnehmer bereit sind, Ihre Namen zu hinterlassen, nutzen Sie positives Feedback in Form von Testimonials.
2. Und bieten Sie Plattformen on- und offline an, mit denen Ihre Fans für Sie Empfehlungsmarketing betreiben können. Öffnen Sie eigene social media-Kanäle für positives Feedback und generieren Sie so den Teilnehmerstamm für Ihre Folgeveranstaltung.
3. Nutzen Sie die einzigartige Gelegenheit, Ihr CRM mit wichtigen Informationen zu Ihrer Zielgruppe zu bestücken und Ihre Zielgruppenanalyse zu intensivieren.

Das Feedback Ihrer Gäste liefert Ihnen konkrete Ergebnisse: Sollte ein Folgeevent mit Ortswechsel angeboten werden? Wo finden Sie Ihre Zielgruppe und über welche Kommunikationskanäle erreichen Sie sie am besten? War die Veranstaltung inhaltlich gut gestaltet oder benötigen Sie ein anderes Rednerspektrum … Eine sorgfältige Auswertung der Umfrage-Ergebnisse liefert wertvolle Rückmeldung zu möglichen Do´s und Don´ts.

Das Feedback Ihrer Aussteller und Sponsoren liefert Ihnen einerseits erweiterten Einblick in die Kundenzufriedenheit Ihres Events. Denn Aussteller haben zwangsläufig intensiven Kontakt zu den Eventteilnehmern.

Andererseits erfahren Sie hier, was Sie im Service, in der Kommunikation oder einfach in der Organisation von Lieferanfahrtswegen verbessern können, um hochrangige Aussteller zur Teilnahme an Ihrem Folgeevent zu gewinnen.

Auch wenn Sie glauben, Ihre Mitarbeiter gut im Blick zu haben und kritische Punkte im Eventmanagement selbst zu sehen, nehmen Sie sich das Feedback Ihrer Mitarbeiter zu Herzen. Ihr engagiertes Personal wird Ihnen in dem ein oder anderen Bereich Ihres Eventmanagements wertvollen Input liefern. Sie sollten zeigen, dass Sie damit konstruktiv umgehen können. Das stärkt die Mitarbeitermotivation und Ihren zukünftigen Eventerfolg.

Wollen Sie Ihr Event in die Top Liga des Veranstaltungsmanagements bringen, können Sie den Wert von Umfrage-Ergebnissen gar nicht hoch genug einschätzen. Mit den richtigen Fragen ist Feedback ein erstklassiges und dabei kostengünstiges Vehikel zum Erfolg. Es liegt vor Ihren Füßen, Sie müssen es nur heben, auswerten und wertvolle Ansätze umsetzen. Nutzen Sie das Optimierungspotential für kommende Veranstaltungen!