10 Apps, die Event-Managern das Leben erleichtern

Snapseed

DIE App für bessere Fotos mit dem Smartphone. Mit wenigen Klicks und ohne Photoshop-Kenntnisse verbessern Event-Manager die Qualität ihrer mobil aufgenommenen Fotos. Das ist besonders für die Social-Media-Arbeit vor Ort sehr spannend. Hochglanzfotos wie vom Profi-Fotografen erwartet niemand. Dennoch gilt auch in den Sozialen Netzen: Qualität vor Quantität. Erst recht auf Instagram oder Pinterest. Snapseed ist kostenfrei und sowohl bei iTunes als auch bei Google Play erhältlich.

Office Lens

Die zweite wertvolle App für mobile Aufnahmen heisst Office Lens. Sie kommt aus dem Hause Microsoft. Dieses Tool eignet sich besonders für Fotos von Textinformationen. Damit sind vor allem Broschüren, Bücher oder Leinwände gemeint. Eben alles, was sich nicht wirklich gut einscannen lässt. Die App schärft die Kontraste der Texte nach, welche dadurch besser lesbar werden. Außerdem rückt sie die verzerrten Linien von Leinwand-Bildern wieder gerade. Wenn die Bilder nicht super mittig vor der Leinwand aufgenommen wurden, kippen die Leinwand-Ränder nach hinten und zu einer Seite. Wer Fotoprotokolle seiner Seminare versendet oder live von einer Session berichtet, hätte sonst schnell unschön verzerrte Leinwände. Auch diese App gibt’s im iTunes Store und bei Google Play.

Boomerang

Die dritte Foto-App für Event-Manager, die Social-Media-Postings deutlich lebendiger macht. Diese App aus dem Hause Instagram erstellt gif-artige Sekundenvideos. Klingt kompliziert, ist jedoch super einfach. App öffnen, den Auslöser gedrückt halten und dabei eine bewegte Szene aufnehmen. Aufmerksame Leser merken schon jetzt: Das wird bei Selfies schwierig. Funktioniert allerdings auch. Am besten vor dem professionellen Einsatz solcher Kurzfilmchen ein paar Probeaufnahmen aufnehmen. So finden mobile Live-Reporter heraus, welche Bewegungen in der späteren Dauerschleife gut aussehen. Wer Referenten damit aufnehmen möchte, sollten diese in Bewegungen fotografieren. Langweilig wirken die  Sekundenvideos, wenn Referenten lediglich stehend hinter dem Rednerpult sprechen. Im iTunes Store und bei Google Play ist die App verfügbar.

WeTransfer

Wer nun sehr viele Fotos und Videos erstellt hat, will diese wahrscheinlich auch mit anderen teilen. Mit Kollegen oder mit einem Grafiker. Dank des Dienstes von WeTransfer ist das sowohl mit dem Smartphone als auch vom Desktop aus möglich. WeTransfer gibt es also als App im iTunes Store und bei Google Play als auch als Browser-Version. In der kostenfreien Basisversion können auf ein Mal bis zu 2 GB übertragen werden – sofern das W-LAN da mitspielt. Die Dateien werden 7 Tage lang in der Cloud gespeichert. Nützlich ist auch die Erinnerungsfunktion, wenn das Gegenüber die Daten in dieser Zeit noch nicht heruntergeladen hat.

sli.do

Wahrscheinlich DIE App, wenn es um Interaktion und Voting während einer Live-Session geht. Mit der App sind in der kostenfreien Basisversion bis zu 3 Abstimmungen live auf der Leinwand darstellbar. Wer mehr fragen möchte, richtet einfach ein zweites Event für den gleichen Tag ein. Für jedes Event sollte man einen eigenen Hashtag vergeben. Mit diesem können Teilnehmer die Fragen in Echtzeit auf ihrem Smartphone beantworten. Ohne jegliche Registrierung. Aber Achtung: W-LAN ist in Deutschland auch in Hotels und Locations noch nicht stabil und ausreichend verfügbar. Außerdem zeigt das Tool auf der Leinwand nicht unbedingt das korrekte Bild an und steigt auch schon einmal spontan aus. Und das trotz zahlreicher Probeläufe. Wer sich also zuvor überlegt, wie ein Fallback-Plan aussieht, ist gut beraten.

Buffer

Eines der bekanntesten Tools für die Social-Media-Arbeit. Damit können Postings geplant werden. So behalten Event-Manager sowohl ihre verschiedenen Kanäle als auch Themen im Überblick. Gerade für diese dürfte die zeitliche Vorplanung die hilfreichste Funktion sein. Denn auf Events ist es immer hektisch. Meist haben sie auch niemanden im Team, der sich ausschließlich um das Live-Reporting von Ihrer Veranstaltung kümmern kann. Das Grundgerüst einer Veranstaltung ist ja schon weit im Voraus bekannt. Wann beginnt die Keynote? Und wann ist Mittagspause? Wann können sie den Teilnehmern eine gute Heimreise wünschen? Ein paar echte Postings gehören natürlich trotzdem dazu. Diese sollten mit live aufgenommenen Bildern und Videos versehen werden. Die kostenfreie Basisversion, welche Postings auf Twitter, Facebook, Google+, LinkedIn und Instagram verteilt, ist gerade für kleine Teams völlig ausreichend.

LastPass

Wer kann sich schon an all seine Passwörter erinnern? Den wenigsten fällt eins ein, wenn sie sich für einen neuen Service registrieren wollen. Nicht immer nutzen sie dabei auch die gleiche E-Mail-Adresse. Wem es auch so geht, freut sich wahrscheinlich über die Lösung “LastPass”. Dieses Tool verwaltet für alle Passwörter, die man im Laufe der Zeit anlegt. Und es generiert neue. Mit Sonderzeichen oder ohne. Mit 8 Stellen oder doch lieber 15. Aussprechbar oder lieber nicht. Ganz wie es der jeweilige Anbieter fordert. Der einzige Haken: Das Master-Passwort darf wirklich nicht vergessen oder an den Bildschirm gepinnt werden.

Wunderlist

Erst vor wenigen Tagen  erfuhr ich, dass die Aufgaben-App von Wunderlist noch gar nicht allen Event-Managern bekannt ist. Bevor sich also Event-Planer an solche zum Teil recht komplexe Planungstools wie Asana oder Basecamp heranwagen, sollten sie unbedingt einmal Wunderlist probieren. Am besten sie testen es zunächst privat. Gerade bei einem hektischen Job im Event-Management bleiben private To-Dos und Fristen auf der Strecke. Dank Wunderlist gehört das der Vergangenheit an. Besonders nützlich ist die Einkaufsliste, die man auch mit den Leuten im eigenen Haushalt teilen kann. So vergisst man weder die Milch noch wird diese doppelt und dreifach gekauft. Die App gibt es natürlich ebenfalls im iTunes Store und bei Google Play.

ZenFriend

Meditations- und Yoga-Apps gibt es ungefähr so viele, wie Anbieter für eine Event-Management-Software. Gerade weil der Job des Event-Managers so stressig ist, kann diesen eine App helfen, regelmäßig zu meditieren. Natürlich braucht man fürs Meditieren selbst überhaupt kein Tool. Allerdings sind besonders die sanften Gongtöne hilfreich, um sich nach Ablauf der zuvor eingestellten Zeit wieder in die Realität zurückzuholen. Mit ZenFriend kann man sich auch an die tägliche Meditation erinnern lassen. Dank der  eingebauten Aufzeichnungsfunktion kann man sehen, wie regelmäßig man schon meditieren geübt hat. Ein Ansporn also für eine regelmäßige Praxis. Die App ist in der Basisversion kostenfrei. Die Vollversion gibt es die ersten 7 Tage gratis.

Truffls

Tinder eignet sich für die eigene Jobsuche oder um freie Stellen im eigenen Team zu platzieren. Ein Wisch auf dem Display nach rechts bedeutet “Wow, den Job hätte ich gern”. Ein Wisch nach links: “Nein danke, das passt nicht zu mir.” Wer nach rechts gewischt hat, dessen Profil wird an den potenziellen Arbeitgeber weitergeleitet. Bewerber können in der App selbst mit dem Unternehmen kommunizieren. Die eigentlich Jobsuche funktioniert am besten auf dem Smartphone. Während die Dokumente wohl lieber bequem am Desktop hochgeladen werden. Wenn es also Zeit ist für eine neue Herausforderung ist oder wenn das eigene Team Verstärkung braucht, könnte Truffls die Lösung sein. Auch diese App gibt’s in beiden Stores.

Auch doo arbeitet mit smarten Event-Apps zusammen, um auf der Veranstaltung das perfekte Teilnehmererlebnis zu schaffen (z.B. Event-Mobi für das Teilnehmer-Management vor Ort). Damit werden neue Features geschaffen, wie Live-Voting und -Feedback, persönliche Agenda, Networking und Gamification. Entdecken Sie vielfältige Möglichkeiten in einer Demo!