Vom Early-Bird zum Late-Bird: Event-Ticketing richtig planen

Ticket-Kategorien für Events

Je nach Zielgruppe und Ausrichtung des Events bieten sich verschiedene Arten von Tickets an. Mit der passenden Ticketart lässt sich der Ticketabsatz steigern. Mit dem richtigen Event-Ticketshop ist das Ganze auch kinderleicht zu schaffen.

• Early-Bird-Tickets: Vergünstigte Tickets für besonders frühe Käufer.

• Late-Bird-Tickets: Tickets mit Preisaufschlag, da sie erst kurz vor dem Event gekauft werden.

• Standard-Tickets: Tickets zum normalen Preis.

• 2-for-1: Zwei Tickets können zum Preis von einem erworben werden.

• Gratis Tickets: Funktioniert nur, wenn das Event durch Sponsoring und Werbeeinnahmen finanziert werden kann.

• Pay-what-you-want: Ein riskantes Preismodell, das kaum Sicherheit bei der Planung bietet. Es wird den Teilnehmern freigestellt, den Betrag für das Event-Ticket selbst zu wählen.

• Gratis Tickets mit zubuchbaren kostenpflichtigen Optionen: Für das Rahmenprogramm, Networking-Events, Abend-Events etc. muss extra gezahlt werden.

• Tickets für die Online-Teilnahme: Für die Teilnahme per Videoübertragung wird ein günstigerer Preis angesetzt. Zusätzlich kann nach dem Event ein Paket mit allen Videoaufzeichnungen verkauft werden.

Bei der Erstellung verschiedener Ticketsysteme kann Ihnen eine Event-Management-Software, wie doo, behilflich sein. Dadurch wird es möglich, viele verschiedene Ticketarten mit variablen Preisen und Beschreibungen für ein Event zu erstellen.

Besonders praktisch ist die Einstellung des Angebotszeitraums für die einzelnen Ticketarten. So wird nach Ablauf der Deadline ganz automatisch das passende Ticket-Angebot angezeigt. Individuell kann bestimmt werden, ob die abgelaufenen Ticket-Kategorien ausgegraut angezeigt werden sollen, um die verpasste Chance darzustellen und die Dringlichkeit einer schnellen Entscheidung zu verdeutlichen, oder ob sie nicht mehr sichtbar sein sollen.
Selbst Kombitickets, wie beim Angebot „2 zum Preis von einem“, sind für Event-Management-Plattformen wie doo kein Problem.

Early-Bird-Tickets: Der Liebling der Veranstalter

Was lässt das Veranstalter-Herz höher schlagen? Genau, frühe Ticketverkäufe und daraus resultierende erhöhte Planungssicherheit. Early-Bird-Tickets sind deshalb bei fast jeder Event-Ticketstrategie vorzufinden.

Was sind Early-Bird-Tickets?

Tickets werden als Early-Bird-Tickets bezeichnet, wenn sie vergünstigt bereits Wochen oder Monate vor dem Event gekauft werden können. Wer sich früh für ein Event entscheidet und ein Ticket kauft, bekommt einen günstigeren Preis. Damit diese Art der Preisstrategie funktioniert, muss ein bestimmtes Datum vorab festgesetzt werden. Bis zu diesem ist das Angebot dann gültig. Danach gilt der reguläre Preis. Alternativ kann auch ein begrenztes Ticketkontingent für Early-Bird-Tickets festgelegt werden. Ist dieses aufgebraucht, können nur noch Tickets der anderen Preiskategorien gebucht werden.

Die Vorteile von Early-Bird-Tickets

Es gibt gute Gründe, einen Frühbucher-Rabatt für ein Event anzubieten:

• Mund-zu-Mund-Propaganda: Early-Bird-Tickets initiieren bereits früh vor dem Event einen Austausch darüber in den Sozialen Medien. Das trägt zum Bekanntwerden des Events bei.

• Planungssicherheit: Early-Bird-Tickets sind nicht nur für die Käufer eine gute Sache, sondern auch für die Eventplaner. Sie gewinnen dadurch mehr Planungssicherheit und können frühe Einnahmen erzielen.

• Vorhersage: Early-Bird-Tickets sind ein guter Anhaltspunkt dafür, wie sich der Ticketverkauf gestalten wird.

• Marketing-Auswertung: Der Erfolg des Early-Bird-Ticketverkaufs ist auch ein guter Indikator, wie effektiv die Marketing-Strategie war. Wird z. B. Google Analytics auf der Event-Landingpage eingerichtet, können die Daten optimal ausgewertet werden. So erhält man Informationen über die Zielgruppe. Die Marketingkampagne kann dadurch zukünftig gezielter erfolgen.

Warum Early-Bird-Ticketing funktioniert

Es steckt weit mehr hinter dem Erfolg von Frühbucher-Angeboten, als nur das bloße Geldsparen. Bei einer Kaufentscheidung laufen mehrere, meist unbewusste psychologische Muster ab. Diese triggert das Early-Bird-Ticketing.

• Dringlichkeit: Ein Early-Bird-Rabatt suggeriert durch den begrenzten Zeitraum des Angebots oder der limitierten Anzahl an Tickets ein Gefühl der Dringlichkeit. Dadurch werden Interessenten zum Kauf angeregt.

• Zugehörigkeit: Wenn sich andere Leute oder sogar Freunde und Bekannte über Social Media über das bevorstehende Event austauschen, kann ein Zugehörigkeitswunsch entstehen. Die Menschen wollen Teil der Gruppe werden.

• Angst, etwas zu verpassen: Nur wenige wollen ein Event verpassen, das Spaß und/oder Vorteile für die eigene Entwicklung/Karriere verspricht. Erfahrungsberichte von ehemaligen Teilnehmern oder die Erwartungen von aktuellen Teilnehmern schüren den Wunsch, ebenfalls an dem Event teilzunehmen.

• Schnäppchen: Menschen lieben es, etwas vergünstigt zu bekommen. Rabatte aktivieren das Belohnungssystem im Gehirn und führen zu Glücksgefühlen.

• Bestrafung vermeiden: Ein beliebtes Neuromarketing-Tool ist auch die Umkehr des Rabatts. Anstatt das Early-Bird-Angebot zu bewerben wird eine Gebühr für Spätanmeldungen kommuniziert.

Early-Bird-Angebote müssen verlockend sein

Frühbucher-Angebote gibt es so gut wie bei jedem Event. Hierbei bedarf es aber einer guten Planung, damit diese Preisstrategie auch aufgeht. Viel zu oft kommt es vor, dass die Tickets nicht schnell genug verkauft werden oder dass sie zu schnell verkauft werden. Auch zu günstig dürfen die Tickets nicht sein, um noch die Veranstaltungskosten decken zu können.

Neben einer guten Event-Landingpage mit ansprechenden Texten muss auch der Preis ausreichend reduziert werden. Das garantiert, dass potenzielle Kunden es verlockend finden, die Tickets sofort zu kaufen. Herauszufinden, wie hoch genau der Early-Bird-Discount sein muss, um Kunden anzuziehen, ist eine Wissenschaft für sich. Am besten recherchiert man ähnliche Events, die erfolgreich sind und orientiert sich an deren Preisgestaltung.

4 Gründe, warum ein Early-Bird-Angebot nicht verlängert werden sollte

Der Hauptgrund, warum Frühbucher-Angebote so erfolgreich sind, ist, dass sie nur für einen begrenzten Zeitraum zur Verfügung stehen. Dadurch werden Interessenten zum sofortigen Kaufen animiert. Wenn potenzielle Kunden herausfinden, dass es sich bei den Deadlines gar nicht um feste und endgültige Deadlines handelt, geht dieser Vorteil der Dringlichkeit bzw. Verknappung verloren. Potenzielle Kunden werden die Entscheidung dann immer weiter hinauszögern, da sie ja keine erhöhten Ticketpreise befürchten müssen.

1.) Dringlichkeit geht verloren
Interessenten schieben den Kauf des Tickets immer weiter auf. Je näher der Event-Termin rückt, desto mehr alternative Veranstaltungen tauchen auf, durch die die potenziellen Kunden abgelenkt werden könnten.

2.) Falsche Signale
Eine Deadline auszuweiten erweckt den Eindruck, dass sich noch zu wenig Menschen angemeldet haben und dass niemand auf das Event kommen möchte.

3.) Spätes Kaufen belohnen
Wenn die Frühbucheraktion verlängert wird, werden die Leute belohnt, die die Kaufentscheidung immer weiter aufschieben.

4.) Kunden werden dazu erzogen, erstmal abzuwarten
Wenn eine Deadline abgelaufen ist, dann sollte sie abgelaufen bleiben. Es sollte keine Möglichkeit mehr geben, an reduzierte Tickets zu gelangen. Kreieren Sie keine Ausnahmen. Diese könnten sonst zur Regel werden und den Kunden suggerieren, dass sie die reduzierten Tickets jederzeit bekommen können.

Was tun, wenn das Early-Bird-Angebot endet?

Wie bereits erwähnt, sollten Sie auf keinen Fall das Angebot verlängern. Stattdessen bietet sich an, kurz vor dem Ende der Aktion nochmals vermehrt Event-Marketing zu betreiben. Die Message: Letzte Chance für vergünstigte Tickets. Gehen Sie dabei auch nochmals auf die Vorteile ein, die durch eine Teilnahme bei dem Event für den Kunden entstehen.

Social-Media-Plattformen sind dafür optimal. Hier können Kommentare von Kunden veröffentlicht werden, die bereits das Early-Bird-Angebot in Anspruch genommen haben. Außerdem können sie auch ihre Gründe erläutern, warum sie unbedingt an dem Event teilnehmen wollen und warum niemand das Frühbucher-Angebot verstreichen lassen sollte. Videos von vergangenen Events sind zur Vermarktung ebenfalls hilfreich. So sehen Interessenten gleich, was sie verpassen könnten.
     

Die perfekte Ticketing-Planung für Events

Das Geheimnis liegt in der Staffelung des Ticketverkaufs und könnte folgendermaßen aussehen:

1. Super-Early-Bird-Tickets: Sobald Veranstaltungsort und Datum feststehen, kann der Verkauf dieser Tickets starten. Über die genauen Programmpunkte gibt es noch keine detaillierten Informationen. Dafür ist der Ticketpreis besonders günstig.

2. Early-Bird-Tickets: Diese Tickets können dann angeboten werden, wenn bereits die ersten Programmpunkte feststehen.

3. Standard-Tickets: Im Anschluss beginnt dann der Verkauf der regulären Tickets. Zu diesem Zeitpunkt steht bereits das Programm des Events fest.

Ticketplanung bei mehrtägigen Events

Bei mehrtägigen Events gibt es Tickets für mehrere Tage, wie z. B. Wochenend-Tickets und Tagestickets. Im Vorverkauf sollten immer erst die Mehrtages-Tickets angeboten werden. Dies garantiert eine gut besuchte Veranstaltung über alle Tage hinweg.

Erst kurz vor dem Event sollten die Tagestickets angeboten werden. Hierbei ist zu beachten, dass  mehrtägige Tickets immer günstiger sein sollten oder zumindest den gleichen Preis haben, wie die Tagestickets. Um den Vorverkauf zusätzlich anzukurbeln und für positive Mund-zu-Mund-Propaganda zu sorgen, bieten sich außerdem Geschenktüten oder Gutscheine an, die bei den Early-Bird-Tickets inkludiert sind.

Social-Media-Marketing ist bei alldem ein Muss, um das Interesse immer hoch zu halten und im Gedächtnis der Zielgruppe zu bleiben.