Ein gutes und für das Publikum interessantes Programm ist das Herzstück eines erfolgreichen Events. Dafür sind ausgezeichnete Speaker und Moderatoren notwendig. Sie gestalten das Event, locken Teilnehmer an, bringen den Gästen das Thema der Veranstaltung näher und sind entscheidend, dass das Event zum Erfolg wird.
Ein gutes und für das Publikum interessantes Programm ist das Herzstück eines erfolgreichen Events. Dafür sind ausgezeichnete Event-Speaker und Moderatoren notwendig. Sie gestalten das Event, locken Teilnehmer an, bringen den Gästen das Thema der Veranstaltung näher und entscheiden letztendlich mit, ob das Event zu einem Erfolg wird oder nicht.
Es bedarf demnach der richtigen Auswahl an Speakern und Moderatoren und darüber hinaus vor allem eines perfekten Briefings selbiger. Wann ein solches Briefing in der Event-Planung an der Reihe ist, wie es aussehen sollte und wie man ausgezeichnete Speaker und Moderatoren findet, das lesen Sie hier im Beitrag.
Wann wird die Speaker-Planung durchgeführt?
Die Speaker und Moderatoren gehören zum Programm eines Events. Dieses sollte bereits sehr früh geplant werden. Nachdem die Idee, das Thema sowie eine erste Konzeption der Veranstaltung stehen und das Datum sowie die Location dafür gefunden sind, sollte die genaue Programm- und somit die Speaker-Planung beginnen.
Moderatoren-Planung
Wird ein Moderator für die gesamte Veranstaltung gesucht, sollte die Suche möglichst früh erfolgen. Hat man einen Moderator direkt zu Beginn der Planung an Board, kann dieser positiven Input während der Event-Planung liefern und das Ergebnis des Events letztendlich auf positive Weise beeinflussen.
Speaker-Planung
Die einzelnen Speaker sollten ebenfalls bereits früh für die Veranstaltung gewonnen werden. Der ein oder andere Referent kann helfen, das Event zu promoten und in der Branche bekannte Speaker locken weitere Teilnehmer an.
Das praktische Briefing für Moderator und Speaker sollte dann etwa eine Woche vor der Veranstaltung – am besten vor Ort – durchgeführt werden. So können noch einmal genaue Details vermittelt und geklärt werden.
Welche Voraussetzungen sind nötig, um die Speaker richtig informieren zu können?
Um Speaker und Moderatoren richtig informieren und einbinden zu können, sollte der Veranstalter selbst einige Informationen in Erfahrung bringen. Welche Informationen sind das?
Zum einen ist es wichtig, bereits ein grobes Event-Konzept erstellt zu haben. Das Thema, die Idee, sowie das Ziel des Events müssen bekannt sein. Außerdem ist es empfehlenswert, dass die Räumlichkeiten bereits gebucht und deren Ausstattung geklärt sind. Der Ablauf bzw. ein grobes Programm sollte bestehen und auch über das zukünftige Publikum sollten wichtige Merkmale und mögliche Kenntnisse zum Event-Thema herausgefunden werden. Wichtig ist ebenfalls das Gesamtbudget. Dieses sollte bereits festgelegt sein, damit man weiß, welches Honorar den Speakern angeboten werden kann.
Weiterhin ist es von Vorteil, bereits Unterkunfts- und Anreise-Möglichkeiten für die Moderatoren und Speaker zu erkunden. Die Referenten sollen schließlich möglichst nahe am Veranstaltungsort untergebracht werden und eine angenehme Anreise haben. Letztendlich sollte der Veranstalter sich Gedanken gemacht haben, welche Erwartungen er an die Speaker hat. Am besten erstellt er zusammen mit seinem Team ein schriftliches Briefing für die Speaker und den Moderator.
Dieses Speaker-Handbook sollte alle Erwartungen und Details zum Auftrag enthalten und dient den Referenten als optimaler Guide bereits zwei bis vier Wochen vor dem Event. Was genau darin enthalten sein sollte, erfahren Sie am Ende des Artikels.
Welche Infos müssen im Speaker- und Moderatoren-Briefing enthalten sein?
Bevor am Ende des Artikels der exakte Guide für Speaker aufgezeigt wird, wollen wir vorab definieren, welche Infos die Speaker benötigen. Was muss im Briefing stehen?
Generell ist es wichtig, so viele Informationen wie möglich an die Speaker weiterzugeben. Denn nur mit einem guten ausführlichen Briefing können die Speaker und Moderatoren ihre volle Leistung zeigen.
Im Briefing sollten organisatorische sowie auch inhaltliche Informationen stehen.
Organisatorische Infos
Natürlich sollten alle allgemeinen Infos zur Organisation definiert sein. Zuallererst sollten Veranstaltungsort und -datum enthalten sein. Dann sollten außerdem Dinge, wie Anreise, Unterkunft und Dresscode im Briefing beschrieben sein. Weiterhin muss auch das besprochene Speaker-Honorar aufgeführt werden.
Dann folgen detaillierte Infos, wie der Ablauf des Events, der genaue Zeitpunkt des Speaker-Auftritts sowie die Länge des Vortrags. Außerdem auch wichtig für die Speaker und Moderatoren: Wann sollen sie vor Ort sein? Wann können sie die Örtlichkeit betreten, um sich vorzubereiten? Welche Technologien können sie benutzen? Wer stellt die jeweiligen Speaker vor?
Zu diesen Infos sollten dann noch weitere Faktoren kommen, die speziell mit dem Veranstalter und Organisationsteam besprochen wurden. Zum Beispiel sollte geklärt sein, bis wann der Organisator die jeweilige Präsentation der Speaker benötigt und auch, welche genauen Technologien die jeweiligen Speaker nutzen möchten. Für das Organisatorische im Briefing außerdem unabdingbar: die Kontaktdaten des Ansprechpartners für die Speaker.
Inhaltliche Infos
Neben den organisatorischen Informationen sind auch die inhaltlichen von großer Bedeutung. Unbedingt enthalten sollten sein: Der gesamte Ablauf des Programms, das Event-Thema, die Zielsetzung des Events, das Speaker-Thema, genaue Erwartungen an den jeweiligen Moderator oder Speaker (auch in Bezug auf das Publikum), sowie einige Details zur Zielgruppe. Die Zielgruppe betreffend muss beispielsweise aufgeführt sein, wer im Publikum sitzt und welche Bedürfnisse dieses hat. Außerdem sollte klargestellt sein, wie gut sich die Zielgruppe bereits mit dem jeweiligen Speaker-Thema auskennt und welche Inhalte somit vermieden werden sollten.
Wo finde ich gute Speaker für mein Event?
Bevor es an das Briefing und die Programmplanung des Events geht, müssen die passenden Speaker gefunden werden. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:
- Agenturen: Es gibt mittlerweile viele Agenturen, über die man Speaker und Moderatoren für Events anfragen und auch buchen kann.
- Internet-Suche: Es finden sich online einige Plattformen, über die man passende Speaker aussuchen und anfragen kann. Außerdem gibt es im Internet die Möglichkeit, beispielsweise auf Youtube nach Vorträgen zu speziellen Themen oder nach Blogs zu einem bestimmten Thema zu suchen. So stößt man häufig auf den ein oder anderen Experten, der sich auch als Speaker für das eigene Event eignet.
- Eigenes Netzwerk fragen: Gerne können auch die eigenen Follower und Unterstützer um Hilfe bei der Suche nach geeigneten Speakern und Moderatoren gefragt werden.
- Bestehende Kontakte nutzen: Vielleicht haben Sie bereits Kontakte, die für einen Speaker- oder Moderatorenjob geeignet sind und können so Referenten für Ihr Event gewinnen.
- Fachzeitschriften: Zu guter Letzt lohnt sich auch ein Blick in gewisse Fachzeitschriften. Hier sind auch immer einige Experten aufgeführt, die eventuell als Speaker in Frage kommen.
Um die richtigen Speaker für das Event und das jeweilige Thema zu finden, muss einiges bei der Anfrage beachtet werden. Es sollte klargestellt werden, dass die Speaker bereits Erfahrung mit dem Thema und in der entsprechenden Branche haben und zudem motiviert sind, das Ziel des Events zu verfolgen. Außerdem müssen die Speaker angespornt sein, die genauen Erwartungen des Veranstalters zu erfüllen.
Speaker-Handbook – Checkliste
Folgende Inhalte sollten im Speaker-Handbook enthalten sein:
Sind die richtigen Speaker und Moderatoren für Ihr Event gefunden, kann es anschließend direkt an die personalisierten Einladungen gehen. Hier kann ein Überblick zum Ablauf und interessante Speaker zu relevanten Themen dem Marketing für das Event dienen und die richtige Zielgruppe möglichst effektiv von einer Teilnahme überzeugen.
