Digitale Trends für Eventagenturen - Teil 2

Bei der genauen Analyse der Strategie führender Eventagenturen in Deutschland lassen sich vier entscheidende Trends erkennen. So wird heute auf die veränderte Nachfrage reagiert.

Alles wird digital. Das ist mittlerweile überall angekommen. Aber was heißt das eigentlich? Unternehmen bzw. Agenturkunden stehen unter dem Druck insbesondere Prozesse mit eigenen Kunden zu digitalisieren.

Die Ziele sind klar:

1. Abheben von der Konkurrenz.
2. (Eigene) Automatisierung, um Zeit und Geld zu sparen.

Das betrifft zunehmend auch Event-Prozesse, wie Einladung, Anmeldung, Check-In und vor Ort Interaktionen. Konkret bedeutet das, dass sich folgende Erwartungshaltungen zum Standard entwickeln:

Die Daten sollen mittels Exportfunktion oder per direkter Integration in das CRM des Agenturkunden langfristig nutzbar gemacht werden. Der einfache CSV-Upload von Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse reicht häufig nicht mehr aus. Weitere Stammdaten, wie Kundennummer, Kundensegment und Interesse müssen zunehmend für Einladungs- und Verwaltungsprozesse verfügbar gemacht werden. Außerdem soll der Anmeldeprozess dazu dienen, neue Daten zu sammeln oder alte zu aktualisieren. Welche Interessen hat ein Kunde bzw. potentieller VIP-Teilnehmer? Welche Position hat er im Unternehmen oder handelt es sich um einen Influencer (eine Entscheidung beeinflussende Person)? Diese Daten müssen auch wieder zurück in interne Agenturkunden-Systeme gespielt werden. Datensammlung und -haltung kann ohne ein professionelles System zum echten Wettbewerbsnachteil werden.

Abb.: Die doo CRM Intergrationsmöglichkeiten unterstützen die Leadgenerierungsprozesse Ihres Agenturkunden. Die gesammelten Event-Daten werden dabei direkt in das Customer Relationship Management System Ihres Kunden integriert.

Nichts ist schlimmer, als mühsam am Mobiltelefon alle persönliche Daten anzugeben. Kein Teilnehmer will das. Erst recht nicht von unterwegs. Die Personalisierung von Prozessen macht es möglich: 1-Klick Anmeldeprozesse, die von Agentur-Auftraggebern zunehmend verlangt werden. Dazu muss das Einladungssystem in den Registrierungsprozess integriert sein. Es gibt ausgewählte Anbieter, die dies auf einfache Weise möglich machen. Dabei wird bei der Einladung ein personalisierter, versteckter Code mitgeschickt. Wird dann auf “Jetzt Anmelden” geklickt, wird der Code mit zur Anmeldeseite übertragen. Der Registrierungsprozess erkennt um wen es sich handelt, schlägt die Daten im System nach und vorbefüllt automatisch die Anmeldemaske. Wenn alle Daten vorliegen, braucht der Anmelder nur noch einen Klick, nachdem er oder sie seine Daten geprüft hat. So hält man nicht nur seine Daten sauber, sondern reduziert die Abbruchquote deutlich.

Wann muss ich wo sein? Wozu habe ich mich nochmal angemeldet? Wer muss direkt sehen können, was ich vorhabe? Wichtige Informationen, die die Teilnehmer-Experience auf einfache Weise deutlich verbessern, gehören zunehmend auf das Badge bzw. sollten beim Check-In verfügbar sein. Dazu müssen mehr Daten aus der Registrierung zum Einlass laufen und auf dem Badge angezeigt werden. Ein individueller QR-Code zum Scan vor Ort garantiert den personalisierten Zugang. Das geht nur über eine sinnvolle Integration der Prozesse, ggf. über mehrere Anbieter hinweg. Auch hier gibt es spezialisierte Systeme und Anbieter.

Wenn ein Speaker das Publikum auffordert, Fragen zu stellen, passiert häufig das gleiche “Keine Fragen, vielen Dank”. Unsere Erfahrung zeigt, dass es so gut wie IMMER Fragen und Interaktionsbedarf gibt, man muss nur die Hürden aus dem Prozess nehmen. Einfache Möglichkeiten sind Fragen mit dem Mobiltelefon zu sammeln. Andere Teilnehmer können die Fragen auch direkt sehen und bewerten. So werden keine Fragen doppelt gesammelt. Diese tauchen live auf dem Bildschirm auf. Votings können ebenso auf einfache Weise so stattfinden – auf Wunsch auch ganz ohne kostspielige Event-App. Dies ist nur ein Beispiel. Es gibt noch viele andere Möglichkeiten der automatischen oder digitalen Interaktion, z.B. um kurze Treffen unter den Teilnehmern zu ermöglichen.

“Wir erkennen den eindeutigen Trend, dass Eventagenturen zunehmend Ihre Event-Abläufe digitalisieren und automatisieren. Gerade bei knappen Kunden-Budgets lohnt sich die digitale Umstellung besonders.”

Dr. Michael Liebmann, Gründer und Geschäftsführer doo GmbH