Was sind hybride Events? Chancen, Einschränkungen & Umsetzung

Hybride Events, eine Mischung aus virtuellem und Live-Event, stehen aktuell hoch im Kurs. Großveranstaltung sind verboten aber auch Veranstalter, mit die mit weniger Teilnehmern rechnen, verhalten sich aufgrund der Hygiene-Auflagen zurückhaltend.

Die Lösung für aktuelle und zukünftige Projekte können hybride Events sein. Beispielsweise lädt der Veranstalter die wichtigsten VIPs oder lokal ansässige Teilnehmer vor Ort zu interessanten Speakern ein. Für die breite Masse werden die Vorträge gleichzeitig online übertragen.

Welche Vor- und Nachteile bringen hybride Events? Welche Formate eignen sich dafür? Dieser Artikel gibt Ihnen einen schnellen Überblick inklusive Beispielen aus der Praxis.

Definition: Was sind hybride Events?

Als hybride Events werden Live-Veranstaltungen bezeichnet, welche mit digitalen Komponenten ergänzt werden. Der engere Sinn trifft auf Veranstaltungen zu, welche parallel live als auch virtuell besucht werden können. Im weiteren Sinne trifft die Bezeichnung jedoch auch auf Ereignisse zu, die mit Hilfe von virtueller Realität (VR = Nutzer bewegt sich in einer virtuellen Umgebung, die nicht der Realität entspricht ) und Augmented Reality (AR = Gegenstände werden in der realen Welt platziert und sind mithilfe von Software sichtbar, wie z.B. beim Smartphone-Spiel “Pokemon Go”) erweitert werden. So nutzten beispielsweise Freizeitparks die Technik, um die Besucher während der Achterbahnfahrt in eine andere Welt zu entführen. Seit einigen Jahren stieg die Anzahl der Events mit hybriden Formaten langsam aber stetig. Die Krise in 2020 hat die Verbreitung rapide beschleunigt.

Umfrage Ergebnis zum Thema “Wie sieht Ihre Eventplanung 2020 aus?” vom Juli 2020

Welche Formate eignen sich für hybride Events?

Nicht alle Formate lassen sich ideal und ohne Probleme in hybride Events transformieren. Jedes Event gibt eigene Rahmenbedingungen vor, welche von den Veranstaltern erfüllt und jährlich verbessert werden müssen. Die Umsetzbarkeit muss somit für jedes Event neu geprüft werden. Jedes Format ist z.B.  abhängig von den angesteuerten Zielgruppen und dem Veranstaltungsziel.

• Business Events
  externe Business-Events, wie Tagungen, Konferenzen, Kongresse, Hauptversammlungen oder kleinere Meetings.

• Wirtschaftliche Events
  Ausstellungen, Messen, Kongresse, Verkaufsshows, Produktpräsentationen

• Wiederkehrende Events
  werden in gleichen Zeitabständen veranstaltet, z.B. Wagner-Festspiele in Bayreuth.

• Kultur-Events
  bezeichnet kulturelle Veranstaltungen aus den Bereichen Musik, Theater, Religion, Kunst, technische Kunst, Tradition, Brauchtum und Medien.

• Sport-Events
  wie z.B. Turniere für die Weltmeisterschaft, Olympia

• Gesellschaftliche/Politische Events
  beispielsweise der Besuch von Berühmtheiten, Eröffnungen, Naturschutzwochen, Gartenschau, Paraden, Umzüge oder Karneval.

• Besondere Ereignisse
  Naturereignisse, wie z.B. eine Mondfinsternis oder besondere kalendarische Ereignisse, wie Silvester.

• Business Events
  externe und Interne Veranstaltungen, die eine persönliche Anwesenheit erfordern (z.B. Mitgliederabstimmungen), Incentives, Roadshows (je nach Produktart).

Nicht alle Formate sind leicht und schnell umzusetzen. Vor allem, da die Investitionskosten je nach Rahmenbedingungen schnell in die Höhe steigen können. Die Investitionskosten einer Transformationen (Wort zum Blogartikel verlinken) lohnen sich schnell, da hybride Events zahlreiche Vorteile mit sich bringen.

Chancen hybrider Events

Durch den Einsatz von interaktiven Online-Elementen (z.B. Teilnehmer-Chat, Umfragen) oder AR und VR vor Ort können die Teilnehmer laufend versteckte Elemente erleben und erkunden. Dadurch ist der Teilnehmer selbst für seine Erfahrungen während des Festivals verantwortlich und kann sie in die gewünschte Richtung lenken. Das Event wird tendenziell individueller, relevanter und positiver bewertet.

Durch den virtuellen Zugang zur Veranstaltung können auch Besucher, welche aus zeitlichen, ökologischen oder finanziellen Gründen nicht an der Veranstaltung teilnehmen können, ortsunabhängig an der Veranstaltung teilnehmen. Ferner können die Teilnehmer  Aufzeichnungen auch noch im Nachgang ansehen.

Ein professionelles digitales Teilnehmermanagement ermöglicht es, jegliche Daten der Teilnehmer DSGVO-konform zu erfassen und auszuwerten. So kann beispielsweise nachverfolgt werden, welche Passagen die Teilnehmer häufig aufsuchen und welche Elemente die Zuschauer besonders beeindruckt haben. Daraufhin kann z.B. bei wiederkehrenden Events die weitere inhaltliche Gestaltung angepasst bzw. personalisiert werden.

Hybride Events verlangen anfangs oft hohe Investitionskosten, denn die Konzepte müssen erarbeitet und entwickelt werden. Möglicherweise muss mehr Personal, zur Betreuung der virtuellen Teilnehmer eingestellt werden. Jedoch können sich diese Kosten schnell amortisieren. Ist die zusätzliche Technik angeschafft müssen jährlich nur Anpassungen an der Software getätigt werden. Durch die weiteren hier beschriebenen Vorteile lohnen sich die Investitionskosten nachhaltig.

Durch die virtuellen Elemente können verschiedene Zugänge und Designs hinterlegt werden. So kann für eine Teilnehmergruppe ein Schloss zu sehen sein und für die andere Gruppe eine Raumschiff.

Sind Teilnehmer beispielsweise zeitlich oder ortsbedingt verhindert an der Live-Veranstaltung teilzunehmen, so besteht die Möglichkeit virtuell an jedem Ort der Welt, vorausgesetzt eine Internetverbindung ist vorhanden, teilzunehmen. Die Anmelde- als auch tatsächliche Teilnehmerzahl erhöht sich deutlich.

Auf virtuellen Veranstaltungen dreht sich alles um den einzelnen Teilnehmer. Produkte und Inhalte können mit dem richtigen Teilnehmermanagement schnell und einfach personalisiert dargestellt werden  (beispielsweise an die Lieblingsfarbe).

Ist die Veranstaltungsfläche nur für eine geringe Teilnehmerzahl zugelassen, können virtuell weitere Gäste an der Veranstaltung teilnehmen. Auch die Corona Hygiene-Maßnahmen können dadurch umgangen werden.

Sind Teilnehmer unentschlossen, so können sie vorerst virtuell an der Veranstaltung teilnehmen. Überzeugt das Veranstaltungskonzept, so nehmen sie eventuell live an einer Folgeveranstaltung teil.

Dadurch, dass weniger Menschen zur Live-Veranstaltung anreisen, wird automatisch eine große Menge an CO2 gespart. Außerdem gibt es weitere nachhaltige Auswirkungen, wie ein reduziertes Müllaufkommen und die sinnvolle Nutzung von Ressourcen vor Ort. Zudem wird ein nachhaltiges Eventerlebnis beim Teilnehmer hervorgerufen.

Einschränkungen hybrider Events

Auch ein hybrides Event kann schnell zum PR-Desaster werden. Neben den zahlreichen Chancen müssen die Risiken,welche mit der Transformation einhergehen können, berücksichtigt und abgewogen werde

Neben dem Personal auf der Live-Veranstaltung muss nun auch Personal für die virtuellen Teilnehmer eingeplant werden.

Die technischen Anforderungen sind hoch und wirken anfangs komplex. Die Veranstaltung muss aber technisch einwandfrei ablaufen, da die Absprungrate bei technischen Problemen besonders hoch ist.

Die Komplexität der Abläufe nimmt zu. Der Teilnehmer hat zwei Möglichkeiten zur Teilnahme an der Veranstaltung. Jegliche Informationen müssen an beide Teilnahmegruppen angepasst und versendet werden. Ohne ein professionelles Teilnehmermanagement ist dies kaum möglich. Zudem benötigt jede Gruppe eine andere Art der Unterstützung, das Personal muss nun auch technische Systemfragen beantworten können und mit der virtuellen und Live-Kommunikation umgehen können.

Das Personal muss im Umgang mit den virtuellen Teilnehmern und der Technik geschult werden.

Nicht alle Formate benötigen viel Technik. Der Umgang mit den neuen technischen Geräten und Tools ist somit nicht jedem vertraut und muss erst erlernt werden.

Durch die Zeiteinsparungen bei der An- und Abreise, kann die Veranstaltung einfacher in die Work-Live Balance eingepflegt werden. Warum also Zeit investieren, wenn es auch bequem von Zuhause geht? Ob dies einen Nachteil darstellt, hängt sehr von den Event-Zielen ab (z.B. Lead-Generierung vs. Vorstellung eines neuen Parfüms)

Durch die anpassbaren virtuellen Welten erleben die Zielgruppen die Veranstaltung vollkommen anders, weshalb eine Bewertung erschwert wird.

Wie hilft doo Ihnen Ihr hybrides Event umzusetzen?

Hybride Events sind mit viel Aufwand verbunden. Eine der wichtigsten Rollen spielt das Teilnehmermanagement. Die Teilnehmer benötigen abhängig von der Art ihrer Veranstaltungsteilnahme unterschiedliche Informationen zu unterschiedlichen Zeitpunkten. So benötigt beispielsweise ein realer Besucher bereits mehrere Tage im Voraus Informationen zur Anreise, dem Check-In und den Gegebenheiten vor Ort (wie z.B. Event-Hygiene-Schutzmaßnahmen). Ein virtueller Teilnehmer hingegen benötigt die technischen Voraussetzungen und eine Erklärung des Online-Teilnahmeprozesses sowie gegebenenfalls auch an wen er sich im Falle von Problemen wenden kann. Während der gesamten Teilnehmerreise kann doo Sie auf unterschiedliche Weise unterstützen und die Teilnehmer-Experience gemeinsam mit Ihnen verbessern.

• Einladungsgestaltung und -versand (integrierter E-Mail Editor)
• E-Mails mit Zu- und Absagefunktion
• Personalisierte Erinnerungs-E-Mails
• Integrierter Anmeldeprozess mit vorbefüllten Daten
• Personalisierte zielgruppenorientierte Eventkommunikation
• Gestaltung und Herstellung von Namensschildern/Badges
• Integrierte Anmeldemaske zur Registrierung auf Ihrer eigenen Webseite
• Selbsterklärender Baukasten für eine eigene Event-Webseite (Möglichkeit zur Integration eines Video-Livestreams zur Online-Übertragung)

• personalisiertes Namensschild und Agenda
• Akkreditierung zu Veranstaltungsbeginn
• Aktuelle Statistiken und Echtzeit-Auswertungen
• Ansprechpartner vor Ort
• Informationsplattform auch für Reporting an weitere Dienstleister(Caterer, Installation, Seating…)

• Einspielen der Teilnehmer in die allgemeine Marketingkommunikation (DOI)
• Besucherpfade & VIP-Identifizierung
• Feedback und Umfragen
• Datenintegration in eigenes CRM

Praxisbeispiel: hybride Events mit doo

Ein doo Kunde veranstaltet jährlich gut besuchte Seminare und Kongresse. Unter anderem einen großen Kongress in diesem Jahr.

Aufgrund der begrenzten Platzzahl und weiteren Hygienemanahmen können nicht alle Teilnehmer teilnehmen. Mehrere Wochen vor dem Veranstaltungsbeginn gibt es bereits keine Karten mehr für die Live-Veranstaltung zu erwerben.

Da eine hohe Nachfrage besteht soll das Event hybrid durchgeführt werden. Die Teilnehmer sollen somit auch virtuell von Zuhause oder dem Büro aus an der Veranstaltung teilnehmen dürfen. Dabei sollen Sie die Möglichkeit haben live mitzudiskutieren und die Veranstaltung interaktiv mitzuerleben.

Mithilfe der doo Software wurde die Veranstaltung aufgesetzt und den Teilnehmern dadurch ermöglicht ein Ticket wahlweise für die Live- oder die virtuelle Veranstaltung zu kaufen. Durch die E-Mail Kampagnen erhalten die Teilnehmer ihre individuellen Zugangstickets zur Live Veranstaltung oder die personalisierten Zugangslinks zur virtuellen Veranstaltung. Durch die Kampagnen können die relevanten Informationen gezielt und personalisiert an die jeweiligen Gruppen geschickt werden.

Chancen nutzen, jetzt umdenken! Die Corona-Pandemie hat die Veranstaltungsbranche gezwungen, neue Technologien zu nutzen und sich auch in Zukunft abzusichern. Nutzen Sie Ihre Zeit jetzt, um in Ihre Zukunft zu investieren. Probieren Sie neue Methoden aus, um auch in Zukunft gewappnet zu sein und sich langfristig Wettbewerbsvorteile zu sichern.