plazz & doo: neue Partnerschaft für digitale Events

Die aktuelle Situation wirft bei Veranstaltern und Eventmanager(innen) häufig die wichtige Frage auf: „Welche Software und Tools benötige ich, um meinen Teilnehmern auch digital ein hochwertiges und reibungslosen Erlebnis zu bieten?“

doo als Teilnehmermanagement-Software ist hier ein wichtiger und zentraler Baustein der Gesamtlösung. Der Veranstaltungsort und die Location sind aber auch bei digitalen Veranstaltungen, Webinaren und Präsentationen ein ebenso wichtiger Bestandteil.

Aus diesem Grund gibt es seit November eine enge Partnerschaft zwischen doo und der plazz AG. Was genau diese Partnerschaft ausmacht und welche Vorteile eine Schnittstelle beider Systeme hat, erfahren Sie in diesem Blogartikel.

Aktuelle Situation und Ausgangslage

Nachdem die erste Schockstarre abgeklungen ist und die ersten Testphasen für digitale Veranstaltungen abgeschlossen sind, bleibt ein Fazit bei vielen Unternehmen und Veranstaltern hängen: Es gibt hunderte Anbieter für die verschiedensten Schritte zu einem reibungslosen digitalen Event aber die richtige Kombination dieser Lösungen herauszufinden, kostet viel Zeit, Geld und leider häufig auch jede Menge Rückschläge (z.B. was ist technisch wirklich möglich?). 

Wir erleben diese Situation bei einer Vielzahl von Kundengesprächen. Sei es ein Bestandskunde oder ein potentieller Neukunde: „Können Sie uns einen Anbieter bzw. Tools empfehlen, die unser digitales Event in einen modernen funktionierenden Rahmen packen kann?“ 

Natürlich ist es schwer auf diese Frage eine generelle Antwort zu geben. Dies ist in der Tatsache begründet, dass vor Beantwortung dieser Frage erst eine Reihe an Gegenfragen gestellt werden müssen: 

• Welche Art der Veranstaltung planen Sie? 
• Ist es eine wiederkehrende Veranstaltungsreihe? 
• Wie viele Teilnehmer erwarten Sie? 
• Welche Art von Interaktion ist zwischen Teilnehmern gewünscht? 
• Welche Plattformen und Tools werden von Ihren Kunden akzeptiert? 
• Welche Systeme sind ggf. schon vorhanden?
• …

Grundsätzlich lassen sich aus den Antworten zu diesen Fragen drei unterschiedliche Arten von digitalen Events ableiten:

• Webinare und kleine Versammlungen/ Meetings
• Messen, Ausstellungen und Trade Shows 
• Konferenzen und größere Versammlungen

1. Tools: Webinare und kleine Versammlungen/ Meetings

Für Webinare und kleine Versammlungen/ Meetings gibt es bereits altbekannte Anbieter. Neben Zoom, WebEx oder GoToWebinar, haben auch Microsoft und Google mit ihren Anwendungen nachgerüstet. Eine Auswahl zu treffen ist hier zwar nicht leicht, aber man kann bei der Entscheidung nicht viel falsch machen.

2. Messen, Ausstellungen und Trade Shows

Auch bei Messen und Trade Shows hat sich eine Vielzahl von Anbietern auf dem Markt positioniert. Es gibt beispielsweise standardisierte Softwares wie expoIP oder meetyoo. Daneben existieren Lösungen, die individuell für den Kunden entwickelt und programmiert werden. Aufgrund eines höheren Event-Budgets ist dies durchaus möglich und für einen reibungslosen Ablauf und ein qualitativ hochwertiges Teilnehmererlebnis zu empfehlen. 

Doch was ist mit Konferenzen und größeren Versammlungen?

3. Konferenzen und größere Versammlungen

Im Gegensatz zu kleineren Webinaren ist der Bedarf an Interaktionsmöglichkeiten bei großen Events deutlich höher und vor allem komplexer.  Gleichzeitig rechtfertigen einmalig stattfindende Veranstaltungen selten eine kostenintensive individuelle Neuentwicklung. 

Wir freuen uns daher, Ihnen einen neuen Partner in der doo Welt vorzustellen, der genau diese Lücke im Anwendungs-Angebot schließen kann: plazz

plazz: Die neue Event-App-Lösung für hybride und virtuelle Veranstaltungen

Die plazz AG ist ein langjähriger Entwickler von mobilen Applikationen. Seit Ende 2012 fokussiert sie sich auf die Lösung „mobile-event-app.com“ – ein SaaS (= Software as a Service) Angebot welches als modulares System dem Kunden eine Premium Lösung für Events an die Hand gibt. Wir nennen es Premium, da zum einen eine individuelle Betreuung und Beratung großgeschrieben wird. Zum anderen gibt es ein großes Portfolio an Funktionen, wie Matchmaking, Gamification, Quizes, SAML- Integration (zum Datenaustausch zwischen Systemen)  und viele weitere flexible Standard Funktionen. Plazz ist spezialisiert auf Corporates und betreibt für 15 DAX Konzerne sowie rund 400 B2B-Kunden deren Event-App-Lösung. Während der Covid-19 Pandemie spielt aktuell die browserbasierte Web-App die Hauptrolle – inklusive Live-Streaming und Video-Conferencing.

Interview mit Jürgen Mayer, Geschäftsführer der plazz AG

Interview von November 2020:

Jürgen Mayer: „Ende 2012 kam unser Kunde BMW mit dem Wunsch einer Voting-App für das Globale Sales Meeting und die anschließende Global Top Management Tagung auf uns zu. Diese haben wir als browserbasierte Lösung entwickelt. Das BMW-interne Echo (gerade die Beschleunigung von Entscheidungen durch unmittelbares Voting) waren der Auslöser, das Entwickelte weiterzubearbeiten und anderen Konzernen anzubieten. Über die Jahre sind seit 2013 langjährige Kundenbeziehungen im B2B / Enterprise Markt entstanden.  Unsere Lösung haben wir seit Ende Mai erweitert, um vielfältige Möglichkeiten des Live-Streamings und des Video-Conferenceings abzubilden, sodass wir heute voll und ganz das Thema hybride und virtuelle Veranstaltungen mit unserer Event Plattform bedienen.“

Jürgen Mayer: „Es gehört zum Know How und Wissen über den Markt, dass ein Veranstaltungsmanager die wichtigsten und größten Akteure in seinem Umfeld kennt. Kennen sollte man unsere Lösung, da wir wie keine andere Lösung ein CMS geschaffen haben, welches dem Veranstalter höchstmögliche Freiheit und Möglichkeiten bietet. Der erste vordergründige Blick im Frontend einer App sagt nicht viel aus. Der Blick unter die Motorhaube – also bei uns in das CMS – versetzt viele Neukunden, die auch von Wettbewerbern kommen, ins Staunen. Zum einen alles hochgradig flexibel einstellbar, das ist bei unserem Klientel der Corporates, sicherlich anders als bei Konferenzveranstaltern und zum andern eine einfache und intuitive No-Code Oberfläche.“

Jürgen Mayer:

• „Für Corporates, die einen hohen Abstimmungsbedarf in Sachen Datenschutz- und Datensicherheit haben.  
• Für all Diejenigen, die besondere Wünsche haben, z.B. in Form von Individualisierung der Anwendung mit ganz speziellen Funktionen oder Design.
• Und idealerweise für Alle, die mehr als nur ein Event im Jahr machen. Durch den Multi-Event-Ansatz können in einem CMS alle Events verwaltet und über Templates einfach bedient werden. Zudem können eine Vielzahl von Veranstaltungen im Frontend dargestellt werden – mit der Besonderheit von unterschiedlichen Sichtbarkeiten und Rechten je Personengruppe je Veranstaltung bis hin zum Aufbau einer ganzjährigen Community rund um das Event.“

Jürgen Mayer: „Auf jahreslanges Wachstum folgte im Februar mit Corona auch bei uns der große Knall. Zuerst bei den Events in Asien und dann auf dem europäischen Markt: Alle Events wurden storniert. Es gab keine Auftragseingänge von heute auf morgen. 

Kurz nach dem Lockdown im März war klar, dass Veranstaltungen digital durchgeführt werden und die Event-App-Lösung um die Möglichkeiten Videostreaming und Videoconferencing dringend erweitert werden muss. 

Innerhalb kurzer Zeit hat sich die Aufgabenstellung um 360° gedreht und Videotechnologie- Know How musste angeeignet werden, um als ernsthafte Alternative zu GoToWebinar, Zoom, Cisco Webex, Circuit oder BlueJeans Aufträge von renommierten Kunden für die Bespielung von virtuellen / hybriden Events gewinnen zu können. 

Anfang Juni konnte plazz – nach ersten kleineren Tests im Mai – mit dem Pharmaunternehmen Pfizer das erste Virtual Event erfolgreich innerhalb der Event-App mit Live-Videostreaming und Videoconferencing realisieren. Mittlerweile wurden für den Kunden sieben digitale Events realisiert. 

Bei plazz erreichen die Auftragseingänge wieder Höhen, welche die Zahlen vor Eintritt von Corona übertreffen. Während eine Event-App-Technologie für Live-Events vor Corona für einige noch ein “nice to have” war, ist sie heute der wichtigste Bestandteil, da nahezu alle Veranstaltungen virtuell stattfinden.

Fakt ist, die Pandemie wird unser Leben auch in Zukunft beeinflussen und die einzige Gewissheit scheinen aktuell virtuelle Ereignisse zu sein. Vieles im virtuellen Bereich ist noch am Anfang. Unterm Strich wird in den nächsten Monaten und Jahren viel passieren und zu entwickeln sein. Gerade die Themen globale Reichweite, einfache Multilingualität und kurzer Vorlauf stellen einen großen Hebel dar. Durch unsere moderne Microservice-Architektur erlauben wir eine flexible und schnelle Skalierung unserer Systeme sowie eine flexible Erweiterung aller Funktionalitäten. In Verbindung mit einer offenen, vollständig RESTful implementierten API (Schnittstelle) bieten wir umfangreiche Integrations- und Erweiterungsmöglichkeiten.“

Jürgen Mayer: „doo hat eine erstklassige Registrierung geschaffen samt Payment-Integration. doo hat auch viele Blue Chip Kunden (= Großkunden mit hoher Marktrelevanz). Analoges gilt für plazz.  Wir haben mit dem App-Baukasten eine erstklassige Lösung geschaffen, die viele Blue Chip Kunden Nutzen. Da gibt es auch Überschneidungen und konkrete Synergien. Zudem können wir uns in Pitches gegenseitig stärken und in Partnerschaft auftreten.“

Jürgen Mayer: „Zunächst den gemeinsamen Kunden weitere Vorteile bieten wie beispielsweise eine effizientere Organisation von Events und Handling der Teilnehmer-Daten. Ein geschützter und automatisierter Datentransfer u.a. via vollautomatisierter Schnittstelle schafft Sicherheit und Effizienz.  Der Best of Breed Ansatz von zwei der führenden Systeme ermöglicht mehr Schlagkraft auch im Vertrieb. Jeder entwickelt seine Stärken weiter: wenn man so will ergibt es das 1+1=3 Prinzip. Marketingseitig ist das Thema gemeinsame Webinare und gemeinsame Events ebenfalls angedacht. Erstes Webinar ist bereits für Dezember 2020 geplant.

Automatisierte Schnittstelle beider Systeme

Umso mehr verschiedene Systeme und Tools im Einsatz sind, desto höher ist der manuelle Aufwand für den Bearbeiter. Beispiele sind:

• eine Kontaktliste für die E-Mail Einladung erstellen
• die Auswertung dieser Kampagne in das Registrierungssystem laden
• Reminder Kampagnen erstellen
• allen Teilnehmern schlussendlich den Zugang zum digitalen Event zukommen lassen

Dies ist nur ein Bruchteil der nötigen Prozessschritte für ein digitales Event. 

Um diese manuellen Schritte zu eliminieren und nicht nur dem Teilnehmer, sondern auch dem Organisator ein reibungsloses Erlebnis zu bieten, haben plazz und doo eine gemeinsame automatisierte Schnittstelle entwickelt.

Funktionsweise der Schnittstelle doo <-> plazz

Wie funktioniert nun die neue Schnittstelle zwischen den beiden Systemen? 

1. Teilnehmer registriert sich für das digitale Event

Wie gewohnt meldet sich der Teilnehmer über eine der doo-Buchungsmöglichkeiten (z.B. Event-Webseite, Widget oder Standard-Event-Seite) zur Veranstaltung an. Dies kann eine rein digitale Veranstaltung oder eine hybride Veranstaltung sein. Je nach ausgewähltem Ticket entscheidet der Teilnehmer an welcher Variante des Events er/sie teilnehmen möchte. 

2. Bezahlung und/ oder Freigabe

Ist die Veranstaltung kostenpflichtig wird der übliche Zahlungsprozess eingeleitet. Sowohl die Zahlungsabwicklung über doo als auch der interne Zahlungsprozess können durchgeführt werden. Nach erfolgreicher Zahlungsabwicklung werden die Daten an plazz übergeben. 

Das Gleiche gilt für die Freigabe. Möchte der Veranstalter seine Buchungen erst aktiv überprüfen und freigeben, werden die Teilnehmer-Daten erst nach erfolgter Freigabe an plazz übergeben.

3. Teilnehmerprofil in plazz

Durch die Datenübergabe wird für den Teilnehmer automatisch ein Profil in der vorab angelegten, digitalen Veranstaltung erstellt. Mittels der doo-Buchung können sowohl Inhalte als auch Rechte des Profils festgelegt werden. 

Diese Rechte können beispielsweise bestimmen, welche digitalen Inhalte der Teilnehmer sieht oder an welchen Sessions er teilnehmen darf. 

4. Kommunikation der Zugangsdaten

Ein großer Mehrwert der neuen Schnittstelle ist die enge Verknüpfung der Systeme. So kann  doo bereits während der Buchung die passenden Zugangsdaten zum digitalen Event erstellen und in der Buchungsbestätigung kommunizieren. 

Die Erstellung der Registrierung und der digitalen Veranstaltung sind also zeitlich nicht mehr voneinander abhängig. 

5. Tag der Veranstaltung

Mit Hilfe der Zugangsdaten können sich alle Teilnehmer in die digitale Veranstaltung einloggen und die volle Leistungsfähigkeit der „mobile-event-app“ von plazz genießen. 

Planungssicherheit durch die Standard-Schnittstelle

Aktuell wird häufig erst sehr kurzfristig entschieden welche Art und Form der Veranstaltungen derzeit erlaubt und damit durchführbar sind. Durch die vollautomatisierte Schnittstelle gewinnen Sie Planungssicherheit für Ihre kommenden Events. 

Schalten Sie die Schnittstelle gleich bei Beginn des Buchungszeitraums hinzu. Sollte aus Ihrer Präsenz-Veranstaltung also kurzfristig eine digitale Veranstaltung werden, müssen Sie sich nicht mehr mit den typischen Sorgen der notwendigen Teilnehmerkommunikation und des Daten-Imports beschäftigen. Geben Sie sich mehr Zeit für die anderen Herausforderung in der zugegeben schweren Eventmanagement-Welt.

Fazit: Service und Partnerschaften sind wichtiger denn je

Wir bei doo haben uns sehr bewusst für ein sehr partnerschaftliches Netzwerk entschieden. Auf dem Markt gibt es in der heutigen Zeit deutlich mehr technische Dienstleister, Tools und Beratungsangebote als noch vor 2-3 Jahren. Durch Covid-19 wurde diese Entwicklung nochmals beschleunigt. Als Event-Experten prüfen wir laufend die Kompatibilität von passenden Systemen und kennen so die jeweiligen Stärken und Schwächen genau. Dies erlaubt uns unsere Kunden individuell zu Vor- und Nachteilen zu beraten.

Genau aus diesem Grund ist es wichtig nicht nur ein breites Portfolio an Schnittstellen und Partnern zu haben, sondern mit diesen auch sehr eng zusammen zu arbeiten. 

Durch die gemeinsame Entwicklung der Schnittstelle sind die Systeme von plazz und doo bereits perfekt aufeinander abgestimmt. Alle möglichen Schwächen wurden vorab erkannt und behoben sodass nun alle Stärken vollends ausgenutzt werden können. 

Durch den intensiven Austausch können wir Ihnen eine individuelle Beratung anbieten, die Ihnen eine mögliche Unsicherheit nimmt und gleichzeitig Ihr Vertrauen in die digitale Zukunft stärkt.

Fragen und Kontakt

Bei Fragen zum Thema „Schnittstellen bei digitalen Events“ oder bei Bedarf an einer persönlichen Beratung, können Sie sich jederzeit bei uns melden! Wir freuen uns auf Sie!