Wie setzt doo eigene virtuelle Events um?

Am Dienstag, 2. Februar 2021 fand unser live Webinar zum Thema „How to doo it: Wie setzt doo eigene virtuelle Events um?” statt. 

Worum ging’s bei “How to doo it”?

Im 2. Teil der Reihe “Virtuelle Events: Welche technischen Lösungen gibt es?” zeigten wir den Teilnehmern, welche Lösung wir persönlich bei unseren virtuellen Events von doo einsetzen.

Alles aus einer Hand: Die Teilnehmer sahen aus Veranstaltersicht, wie der gesamte Planungsprozess von lediglich einer Person gesteuert werden kann. Außerdem wechselten wir die Perspektive und durchliefen die Prozesse aus Teilnehmersicht.

Diese Fragen wurden während des Webinars geklärt:

• Wie erstelle ich schnell und einfach Webinare oder virtuelle Events?
• Wie gestalte ich eine Einladung sowie die Event-Webseite in meiner CI?
• Wie sieht der Registrierungsprozess für den Teilnehmer aus?
• Wie integriere ich Gäste und Inhalte in den Live-Stream?

Aufzeichnung “How to doo it”

Fragen & Antworten aus dem Live-Chat

Nachfolgend haben wir alle Fragen, die uns live im Chat erreicht haben nochmals in folgenden Themengebieten zusammengefasst und beantwortet:

1. Event-Erstellung
2. Event-Kommunikation
3. Live-Streaming (vimeo)
4. Event-Webseite
5. Allgemeines

Sollten Sie noch weitere Fragen haben, melden Sie sich gerne bei uns.

1. Event-Erstellung

Simone B. – “Wird das TN-Einladungssystem bzw. die Adressen bei euch gehostet bzw. mit welchem Systemanbieter arbeitet ihr? Sitzt der in Dtl. (DSGVO-Konform)?”
Domingo: Hallo Simone, ja die Adressen werden bei uns gehostet. Wir sind selbstverständlich DSGVO-Konform und haben darüber hinaus einen deutschen Serverstandort. Die Dokumente dazu können wir gerne zukommen lassen. Bei Fragen oder Interesse einfach melden.
Simone B. – “Aber um Einladungen online zu versenden, MUSS man personenbezogene Daten beziehen, oder? Also, nochmal die Frage, wo werden diese Daten gespeichert und gehostet?”
Domingo: Also wenn Du Einladungen online versendet “hast” Du ja bereits personenbezogene Daten, sonst könntest Du keine Einladungen verschicken. Anderer Fall bei einer offenen Registrierung, dort werden personenbezogene Daten mit Einwilligung des Buchers erhoben. 

SW – “Kann mein Teilnehmer im nachhinein noch Nachbuchungen vornehmen, obwohl die Anmeldung schon vorgenommen wurde?”
Domingo: Ja das ist durchaus möglich und hier gibt es, je nach Wunsch des Veranstalters, diverse Möglichkeit in der Umsetzung. 

2. Event-Kommunikation

Marianne – “Kann ich an meine Mails Anhänge dranhängen? Wie viele?”
Domingo: So viele Sie sich wünschen.

Claudia – “Kann man in den Anmeldungen die Mailadresse ändern, wenn man sieht, dass der Teilnehmer seine Mail nicht richtig eingetragen hat?”
Hannah – “@Claudia in unserem Account können wir die “nachträgliche Buchungsbearbeitung” aktiviere. D.h. der Bucher kann die Daten auch nach der Buchung bearbeiten”

Jochen – “Kann man erkennen, wer sich abgemeldet hat?”
Domingo: Sie nicht. Spaß beiseite, natürlich sehen wir die diversen Bucher-Stati in der Buchungs- oder Teilnehmerübersicht. 

Nadine – “Bisher kann ich nur 1 Buchungsbedingung hinterlegen. 2 eigene Bedingungen (AGB und Datenschutz jeweils als PDF) funktionieren nicht. Ist angedacht, das noch zu ändern?”
Hannah – “@HG Wir laden unsere PDF Bedingungen immer hoch und fügen anschließend den Link hinzu”
Domingo: Hallo Nadine, hallo HG, auch hier gibt es durchaus Mittel und Wege, welche jedoch auch schon im Chat angeteasert wurden. Wenn Du möchtest, können wir dies auch nochmals in einem persönlichen Gespräch aufzeigen. Bei Interesse einfach melden. 

3. Live-Streaming (vimeo)

Dirk – “Wie lässt sich Vimeo mit der DSGVO vereinbaren?”
Dirk – “Teilnehmerdaten laufen auch über das Streaming Tool. Sonst kann die Software nicht erkennen, wer zum Stream zugelassen ist… ”  Dirk – “Somit DSGVO ein wichtiges Thema.”
Dirk – “Wenn auf der Website ein Plugin von Vimeo eingebunden ist, stellt der Browser eine direkte Verbindung zu den Servern von Vimeo her. Durch diese Einbindung erhält Vimeo die Information, dass ihr Browser die entsprechende Seite aufgerufen hat.”
Dirk – “Diese Information (einschließlich IP Adresse) wird an Vimeo in den USA übermittelt und dort gespeichert.”

Domingo: Hallo Dirk, als Erstes vielen Dank für Dein offensichtlich großes Interesse am Datenschutz von Vimeo. Einige Fragen wurden ja bereits live im Video angesprochen. Gerne kannst Du Dich bei weiteren Detailfragen direkt bei mir melden, ansonsten findest Du hier (https://vimeo.com/privacy) alle nötigen Informationen.

Jörg Ridder – “Wo befinden sich denn die Server von Vimeo? Wichtig für zahlreiche Auftraggeber.”
Domingo: Hallo Jörg, da Vimeo ein weltweites Unternehmen ist, befinden sich auch die Server in diversen Regionen. Nach Rücksprache mit dem Partner befinden sich neben europäischen auch in Deutschland (Frankfurt) Serverzentren.

Claudia – “Können sich bei Ihnen in den “webis” alle Teilnehmer sehen oder können die Referenten die Teilnehmer sehen?”
Domingo: Hallo Claudia, auch hier gibt es diverse Möglichkeiten in der Umsetzung. Gerne kann ich Tips geben, wenn ich den genauen Anwendungsfall und das gewünschte Ziel kenne.

Jörg Ridder – “Ist das Vimeo Portal dann ein geschützter Bereich? Ausschließlich für die Veranstaltung?”
Domingo: Hallo Jörg, generell möglich, heute nicht. 

Harry Sanne – “Welche technischen Hardware Voraussetzungen gibt es? Z.B. auch Kameras (wahrscheinlich reicht nicht irgendeine Webcam?). Wie kritisch ist Bandbreite beim Streamen dieser Art Veranstaltung mir eurer Technik?”
Domingo: Hallo Harry, wie bereits im Webinar angeschnitten gibt es natürlich technische Voraussetzungen, jedoch keine Mindestanforderung. Diese richtet sich oftmals nach den eigenen Wünschen sich zu präsentieren. Eine Bandbreite sollte natürlich vor allem im Upload ausreichend vorhanden sein. Einzigst der Rechner zur Übertragung sollte ggf. auch mind. 16gb Arbeitsspeicher zur Verfügung haben. 

Jörg Leu – “Wie stellt Ihr sicher, dass auch großer Traffic für doo kein Problem ist?”
Domingo: Hallo Jörg, wenn großer Traffic für uns ein Problem darstellen würde, könnten wir den Laden dicht machen. Bei vielen Teilnehmern muss natürlich eine geeignete Serverstruktur vorhanden sein, aber auch das ist problemlos mit den richtigen Systemen und Partnern umsetzbar. Bei Fragen gerne melden. 

4. Event-Webseite

Simon V – “Gibt es die Möglichkeit, die Seite für die mobile Nutzung individuell anzupassen?”
Domingo: Ja, die gibt es. Man kann spezielle Einstellungen und Ansichten jeweils für Desktop, Tablet und Smartphone festlegen.

Kim A. – “Kann ich auch meine bestehende Website weiterhin nutzen?”
Domingo: Auch dies ist möglich. Dazu kopieren Sie einfach den doo Widget-Code und platzieren ihn auf ihrer bestehenden Event-Webseite.

4. Allgemeines

Marianne – “Wo ist doo gehostet?”
Domingo: Je nach Kundenwunsch in Deutschland oder Europa. 

Jochen – “Gibt es ein sicheres Abstimmungstool um Vorstände wählen zu lassen?”
Domingo: Hallo Jochen, natürlich gibt es diese. Die Krux liegt aber im Detail. Wenn Du mir/uns mehr Infos schicken kannst, können wir den genauen Fall gerne prüfen. 

Anna Winter – “Gibt es bei Alternativen zu doo, die genau so flexibel sind wie ihr?”
Domingo: Natürlich nicht… 😉
“Das hab ich mir gedacht.” “Aber ich nutze euch schon länger und bin top zurfrieden.” “gerade die Flexibilität ist Klasse. Danke. Das sollte man hier auch mal sagen dürfen. ” “…auch wenn ich jetzt als doo Fangirl abgestempelt werde.”
Domingo: Definitiv….. nicht 🙂