Mit einer digitalen Warteliste können Sie Interessierten die Möglichkeit geben, sich für bereits ausgebuchte Veranstaltungen vorzumerken, und sie nachrücken lassen, falls Plätze wieder frei werden.
Ein Event lebt von seinen Teilnehmenden. Und eine ausgebuchte Veranstaltung ist ein wichtiges Ziel des Organisationsteams. Bei den meisten Veranstaltungen gehören jedoch auch Stornierungen zum Alltag: es ist völlig normal, dass ein gewisser Anteil der registrierten Personen wieder absagt. Das Thema Warteliste und Stornierungen sind daher Themen, mit denen Veranstalter*innen sich unbedingt schon bei der Planung beschäftigen sollten.
Sie sollten sich vorab Gedanken machen, was geschehen soll, wenn die Veranstaltung ausgebucht ist. Wie wollen Sie mit Anfragen nach Restplätzen von Interessierten verfahren? Wie viele Stornierungen sind realistisch und wann gehen sie für gewöhnlich ein? Soll es eine Warteliste geben oder müssen die interessierten Personen selbständig regelmäßig die Veranstaltungswebseite besuchen, um nach freigewordenen Plätzen zu schauen?
Insbesondere bei kostenpflichtigen Veranstaltungen sollten die Buchungsbedingungen unbedingt einen Absatz zum Thema Stornierung enthalten und etwaige Rückerstattungsgebühren und -regelungen transparent kommunizieren.
Auch wenn viele Veranstalter*innen inzwischen mit einem Online-Teilnehmermanagement arbeiten, werden Wartelisten häufig noch manuell gepflegt. Diesen Aufwand können Sie sich jedoch sparen: Auch hierfür gibt es dedizierte, in Teilnehmermanagement-Plattformen integrierte Lösungen.
So funktioniert eine digitale Warteliste
Mit einer digitalen Warteliste können Organisator*innen Interessierten die Möglichkeit geben, sich selbstständig für ausgebuchte Events vorzumerken, um sie später nachrücken zu lassen, sollten Plätze frei werden.
Wie bei einer regulären Registrierung durchläuft die buchende Person eines Wartelistenplatzes den gewohnten Online-Anmeldeprozess, gibt die persönlichen Daten ein und erhält im Anschluss eine Bestätigungsmail über die Aufnahme auf die Warteliste.
Wenn ein Platz wegen einer Stornierung frei wird, kann der Veranstaltende die Wartelistenbuchung nachrücken lassen und die Person so auf die Teilnehmerliste setzen. Eine Bestätigungsmail, im Falle von kostenpflichtigen Veranstaltungen mit Zahlungsmöglichkeit, informiert die interessierte Person dann über ihr Glück.
Vorteile & Arbeitserleichterung einer digitalen Wartelisten-Funktion
Diese Lösung bietet viele Vorteile:
- Sie erhöhen die Chance auf eine ausgebuchte Veranstaltung, da im Falle einer Stornierung der freigewordene Platz direkt an eine andere Person weitergegeben wird.
- Die digitale Verwaltung der Warteliste direkt auf der Teilnehmermanagement-Plattform spart den Aufwand, manuell Listen zu pflegen und Teilnehmende händisch nachzubuchen.
- Die Wartelistenoption bietet Interessierten einen selbsterklärender und komfortabler Prozess, sich selbst in die Warteliste einzutragen. So reduzieren Sie Rückfragen von Interessierten.
- Sie gewinnen zusätzliche Kontakte: Interessierte Personen können kontaktiert und zum Beispiel zu Folgeveranstaltungen eingeladen werden.
- Auch bei einer digitalen Lösung behalten Sie die Kontrolle darüber, wer nachrückt – so können Sie Ihren VIPs den Vorrang gewähren.
Bei Fragen oder Interesse an einer digitalen Wartelisten-Lösung kontaktieren Sie uns gerne.
Weitere Informationen
Sie möchten mehr in die Tiefe gehen? Dann sprechen Sie uns gerne direkt unter 089 2488 153 – 55 oder über unser Kontaktformular an.
