Wie Sie Ihr CRM durch intelligente Integration des Teilnehmermanagements optimieren können

Der langfristige Wert von Teilnehmenden-Daten

Wenn Sie Veranstaltungen organisieren, wissen Sie, wie wichtig es ist, Ihre Teilnehmenden zu kennen und zu betreuen. Sie wollen nicht nur, dass sie sich für Ihre Veranstaltungen anmelden, sondern auch, dass sie zufrieden sind, wiederkommen und Sie weiterempfehlen.

Außerdem möchten Sie durch die Veranstaltungen nachhaltig mehr über Ihre Teilnehmenden erfahren. Damit Sie können sie nach der Veranstaltung noch zielgerichteter ansprechen.

Um dies zu erreichen, benötigen Sie ein effektives Teilnehmendenmanagement, mit dem Sie Ihre Teilnehmenden rund um die Veranstaltung sinnvoll und effizient verwalten.

Vorsicht vor Datensilos

Gerade bei größeren Unternehmen sind Veranstaltungsteams eigene Einheiten, die mit einem Teilnehmendenmanagementsystem eine auf Ihre Arbeit zugeschnittene Anwendung haben. Zugang zu dieser Software haben in der Regel nur die Mitarbeitenden des Veranstaltungsteams. Aber es wäre schade, wenn die im Rahmen von Veranstaltungen gewonnene Daten nur dort verbleiben, anstatt in einem unternehmensweiten Kontext verwendet werden zu können. Deshalb bietet es sich an, die Daten in Ihr Customer Relation Management (CRM) einzuspielen. Dort werden ja üblicherweise die Kundenbeziehungen über einen längeren Zeitraum und Abteilungsgrenzen hinweg verwaltet werden.

Durch eine CRM-Integration lassen sich die im Rahmen von Veranstaltungen gesammelten Daten mit anderen Daten verknüpfen, die Sie über Leads und Kund*innen im Unternehmen haben. Dies erlaubt Ihnen, ein umfassendes Bild Ihrer Leads und Kund*innen zu erstellen.

Verbinden Sie Teilnehmendendaten und Kundendaten via Ihrem CRM

Für CRM-Integrationen gibt es verschiedene Ausbaustufen, je nachdem, wie Ihre Anforderungen und Ressourcen aussehen. In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen drei mögliche Stufen vor und erläutern, welche Vorteile sie Ihnen bieten und wann sie sinnvoll sind. Dabei kommt es nicht auf die individuelle CRM Software, die bei Ihnen im Einsatz ist.  Durch die Vielzahl der vorhandenen Konnektoren in unserem Automatisierungs-Modul können Sie die Teilnehmenden-Daten in doo mit so gut wie jedem CRM-System verbinden.

Stufe 1: Einfache CRM-Integration

Die einfachste Variante der CRM-Integration besteht darin, dass Sie aus Ihrem Teilnehmendenmanagement heraus alle registrierten Teilnehmenden als neue Leads an Ihr CRM übergeben. So werden Ihre Teilnehmenden automatisch in Ihr CRM übertragen und dort als potenzielle Kund*innen speichern.

Laden Sie neue Teilnehmer als Leads in Ihr CRM

Dies hat den Vorteil, dass Sie die Daten nicht mehr manuell eingeben müssen, was Zeit spart und Fehler vermeidet. Außerdem stellen Sie sicher, dass Sie keine wertvollen Leads aus Ihren Veranstaltungen vergessen. Vor allem, wenn Sie viele Teilnehmende erwarten oder mehrere Veranstaltungen organisieren, stellt die Integration eine große Arbeitserleichterung dar. Lesen Sie dazu auch mehr in unserer Kundenfallstudie mit dem Premium Leader Club.

Um diese Stufe der CRM-Integration optimal zu nutzen, sollten Sie für jede Veranstaltung eine Kampagne in Ihrem CRM anlegen. Eine Kampagne ist eine Gruppe von Leads, die zu einem bestimmten Thema oder Anlass zusammengefasst werden. So können Sie Ihre Leads nach Veranstaltungen segmentieren und gezielt nachfassen.

Beispielansicht im Hubspot CRM

Ein gutes CRM bringt die Bordmittlel für eine Dublettenprüfung mit und gleicht beim Anlegen automatisch ab, ob die registrierten Personen bereits als Kontakte gespeichert sind. Auf diese Weise vermeiden Sie es, dieselbe Person mehrfach in Ihrem CRM zu haben. Gleichzeitig können Sie die Anmeldedaten nutzen, um Bestandsdaten zu aktualisieren. So halten Sie Ihre Datenbank aktuell und sauber und können eine konsistente und aktuelle Ansprache Ihrer Leads und Kund*innen gewährleisten.

Die konsequente Datenübertragung an Ihr CRM erlaubt Ihnen langfristig, den Erfolg Ihrer Veranstaltungen zu verfolgen. Sie können sehen, wie sich Ihre Teilnehmenden im Laufe der Zeit verhalten, ob sie weitere Interaktionen mit Ihrem Unternehmen hatten, ob sie zu Kund*innen geworden sind oder nicht und wie hoch der Umsatz ist, der mit ihnen generiert wurde. Auf dieser Grundlage lässt sich der Return on Investment (ROI) Ihrer Veranstaltungen berechnen und optimieren. Dies hilft Ihnen, Ihre Marketingstrategie datengestützt anzupassen und Ihre Zielgruppen effektiver anzusprechen.

Ein weiterer Datenpunkt, der sich vom Teilnehmendenmanagement an das CRM übermitteln lässt, ist eine Newsletteranmeldung, die gegebenenfalls sogar mit einem Double Opt-in-Prozess erhoben wird. Die Registrierung zu einer einer Veranstaltung ist ein großartiger Zeitpunkt, um Ihren Leads die Möglichkeit zu geben, sich auch gleich noch zum Newsletter anzumelden, ohne separat nochmal Daten eingeben zu müssen. Spielen Sie die Neuanmeldungen in Ihr CRM zurück, kann Ihr Marketingteam sie direkt weiter nutzen und bespielen.

Stufe 1 ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie Ihre Teilnehmenden ohne manuellen Aufwand einfach und schnell als Leads in Ihrem CRM erfassen möchten und der Großteil Ihrer Teilnehmenden neue Personen sind, die noch nicht im CRM erfasst sind. Auch für die Aktualisierung von Bestandsdaten oder das Einsammeln von Newsletteranmeldungen ist Stufe 1 die richtige Wahl.

Stufe 2: Bidirektionale CRM-Integration

Während Stufe 1 der CRM-Integration auf dem Datenfluss vom Teilnehmendenmanagement zum CRM aufbaut, ist die nächste Ausbaustufe der bidirektionale Datenaustausch. Das heißt, dass die Daten zusätzlich auch vom CRM in Ihr Teilnehmendenmanagement übertragen werden.

Der bidirektionale Datenaustausch mit dem CRM

Eine Art, diesen Kanal vom Teilnehmendenmanagement zum CRM zu nutzen, ist die Verwaltung von Einladungslisten. Sie können in Ihrem CRM Zielgruppen für die Einladung zu Ihrer Veranstaltung zusammenstellen und diese an Ihr Teilnehmendenmanagement übergeben. Im Idealfall werden die entsprechenden Einladungslisten sogar von den jeweiligen Account- oder Regionalmanager*innen zusammengestellt und dann automatisch über die Integration in das Teilnehmermanagement übertragen – das beschleunigt den Prozess und entlastet das Veranstaltungsteam. In unserer Kundenfallstudie mit dem BVMW, wie so über 200 Funktionsträger ihre Veranstaltungen reibungslos mit Salesforce und doo organisieren.

Durch die Einladungslisten können Sie Ihre bestehenden Kund*innen und Kontakte gezielt zu Ihren Veranstaltungen einladen, ohne diese Daten manuell übertragen zu müssen. Außerdem lassen sich die Daten, die Sie bereits von Ihren Kontakten haben, bei der Einladung zu Ihrer Veranstaltung vorbefüllen, was die Anmeldung für Ihre Teilnehmenden vereinfacht und komfortabler macht. Natürlich können Sie die Daten auch nutzen, um Ihre Einladungen und Buchungspfade zu personalisieren, insbesondere wenn Sie bereits eine Beziehung zu Ihren Interessenten aufgebaut haben und sie maßgeschneidert ansprechen wollen.

Ihre Vertriebsmitarbeitenden möchten vielleicht nicht nur ein Mitspracherecht dabei haben, wer eingeladen wird, sie wollen auch wissen, wie die von ihnen betreuten Kund*innen auf die Einladung reagieren oder ob sie am Event teilgenommen haben. Mit der richtigen Teilnehmendenmanagement-Software können Sie nun nicht nur das positive Ereignis (die gewünschte Person hat sich angemeldet), sondern auch weitere Ereignisse (die Person wurde kontaktiert, die Person hat die Einladung abgelehnt usw.) an Ihr CRM übermitteln. So erhalten alle im Unternehmen ein vollständigeres Bild der Leads und Kund*innen. Nichts ist ärgerlicher, als weiterhin zu einer Veranstaltung eingeladen zu werden, obwohl man bereits einmal abgesagt hat. Durch die Integration in das CRM kann auch der/die jeweilige Kundenbetreuende den Status (Einladung erhalten / Zusage / Absage / Check-In) direkt einsehen und im Kundengespräch entsprechend reagieren.

Stufe 2 ist sinnvoll, wenn Ihre Teilnehmenden bereits bekannt sind und aktiv von Ihrem Vertriebsteam gemanagt werden. Außerdem profitieren Sie von dieser Ausbaustufe,wenn Ihre Kund*innen und Leads von mehreren Abteilungen gleichzeitig bespielt werden und die betreuenden Personen ein möglichst umfassendes und aktuelles Bild der Aktivitäten und Interaktionen benötigen.

Stufe 3: Intelligente CRM-Integration

In Stufe 1 haben wir uns angesehen, wie die Daten vom Teilnehmendenmanagement zum CRM genutzt werden können. In Stufe 2 kam der Datenfluss in die umgekehrte Richtung hinzu. Nun geht es darum, nicht nur die Teilnahme einer Person an einer Veranstaltung in Ihrem CRM zu erfassen, sondern darüber hinaus qualifizierte Aussagen über deren inhaltliche Interessen zu treffen. Das bedeutet, dass Sie die verhaltensbasierten Daten in aggregierter Form an Ihr CRM übergeben können. So können Sie anfangen, daraus Erkenntnisse zu gewinnen, die über eine reine Widerspiegelung der Aktivitäten hinausgehen.

Datenaufbereitung vor der Übertragung in das CRM

Während einer Veranstaltung fallen viele verhaltensbasierte Daten über eine Person an. Welche Workshops hat sie besucht? Welche Antworten hat sie auf interaktive Umfragen gegeben? Zu welchen Themen hat sie Fragen gestellt?  Eine gute Teilnehmendenmanagement-Software kann diese Daten aus den verschiedenen Subsystemen sammeln und dabei vereinheitlichen. Wichtig ist, dass diese Daten dann klassifiziert und aggregiert werden, so dass Ihr CRM die inhaltlichen Interessen in einem sinnvollen Format erhält. Das heißt, das Teilnehmermanagement interpretiert die einzelnen Verhaltensdaten und generiert daraus zum Beispiel eine aggregierte und abstrahierte Kennzahl.

Dies ist besonders wertvoll, wenn Sie Ihre Veranstaltungen (auch) zur Lead-Qualifizierung nutzen möchten. Sie können Ihre Leads im Nachhinein nicht nur nach demografischen Merkmalen, sondern auch nach ihren Interessen und Bedürfnissen segmentieren. So können Sie Ihre Kommunikation und Ihr Angebot individuell auf Ihre Leads zuschneiden und Ihre Konversionsrate erhöhen. Dies ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu loyalen Kund*innen und langfristigen Beziehungen.

Stufe 3 ist sinnvoll, wenn Sie auf Ihren Veranstaltungen ein breites Spektrum an themenspezifischen Interaktionsmöglichkeiten bieten – und in Ihrem CRM bereits wichtige Interessens- oder Lifecycle-Kennzahlen hinterlegt haben.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine CRM-Integration Ihnen helfen kann, Ihre Datenbasis im CRM zu optimieren, indem Sie Ihre Daten synchronisieren, Ihre Leads qualifizieren und Ihre Kundenbeziehungen pflegen. Die Integration erlaubt es Ihnen, Prozesse zu automatisieren und gleichzeitig Erkenntnisse über Ihre (potenziellen) Kund*innen aus Veranstaltungsdaten zu gewinnen. Je nach Ihren Zielen und Ressourcen können Sie eine einfache, eine bidirektionale oder eine intelligente CRM-Integration nutzen, um den Erfolg Ihrer Veranstaltungen langfristig im Unternehmen zu verankern.