Professionelles Gästemanagement für mehr Teilnehmer und zufriedene Gäste

“Der Gast ist immer der König!” Ein professionelles Gästemanagement ist der Schlüssel zum Erfolg. Die Frage lautet also: Wie genau funktioniert ein gezieltes Gästemanagement?

Die Umsetzung ist gar nicht so schwierig. Bei der Einladung, Anmeldung oder der Teilnehmerkommunikation gibt es einfache Regeln zu befolgen. Mit diesen Tipps erreicht man als Eventmanager schnell steigende Besucherzahlen und gleichzeitig glückliche Gäste.

Der Begriff Gästemanagement (oder auch Teilnehmermanagement, Besuchermanagement) umfasst alle Prozesse und Aktionen, die direkt mit den Teilnehmern der Veranstaltung in Verbindung stehen. Das Teilnehmermanagement teilt sich in Vorgänge vor, während und nach der Veranstaltung auf.

Es gibt drei Hauptbereiche, die zum Gästemanagement zählen:

• Einladungs-Management: Auswahl der Zielgruppe und professionelle Ansprache

• Teilnehmerregistrierung: Anmeldeprozess (z.B. mit einer Gästemanagement Software)

• Teilnehmerkommunikation: Betreuung der Teilnehmer vor, während und nach dem Event

Der Grundstein für ein gutes Gästemanagement wird bereits ganz am Anfang gelegt: Event-Idee und Event-Konzept. Bereits bei der Planung muss die Zielgruppe einer Tagung, Messe oder Veranstaltung klar definiert sein. Die jeweilige Ansprache bzw. Einladung wird dann direkt auf die jeweilige Zielgruppe abgestimmt.

Die ideale Einladung bringt den Gast dazu, sich schnell zu einem bestimmten Event unter Vielen anzumelden. Der erste Eindruck ist entscheidend. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Fachkonferenz, eine wissenschaftliche Tagung oder die Mitgliederversammlung eines Vereins oder Verbandes handelt. Erfolgreiche Einladung beachten die folgenden Punkte:

• Inhalte: Enthält die Einladung alle wichtigen Informationen zum Event? (Wie? Wo? Wann? Was? Wer?)
• Gestaltung: Macht die Einladung Lust das Event zu besuchen? Unterstützt das optische Design die Inhalte der Veranstaltung?
• Zielgruppe: Erreicht die Einladung einen Adressaten, der ein tatsächliches Interesse an der Veranstaltung hat?
• Preis: Ist die Teilnahme an einer Veranstaltung mit Kosten verbunden?

Tipp: In diesen Artikeln erfahren Sie, wie die ideale Einladung für Veranstaltungen aussieht oder wie Sie die Zielgruppe für Ihr Event definieren.

Ziel der Einladung ist eine schnelle Rückmeldung – sei es eine Zu- oder Absage. Der eingeladene Teilnehmer muss muss seine Antwort also intuitiv, einfach und vor allem schnell abgeben können.

Eine digitale Rückmeldung spart Zeit für Gäste als auch den Eventmanager selbst. Bei Interesse kann sich der Teilnehmer schnell und einfach online registrieren. Eine Absage per Klick erspart weitere unnötige Kommunikation.

Tipp: Nutzen Sie vorausgefüllte Anmeldeformulare, die der Teilnehmer nur noch per Klick bestätigen muss. Der geringe Anmeldeaufwand lässt Gäste schneller zu einem Event zusagen.

Wird die Einladung per Post verschickt, sollte eine Antwortkarte mit Ankreuzmöglichkeit beiliegen.

Von einem durchdachten Registrierungssystem profitieren nicht nur Teilnehmer, sondern auch der Veranstalter selbst.

Teilnehmer geben bei der Anmeldung in der Regel gerne Ihre Kontaktdaten als auch fachliche Interessen an. Diese Informationen können in der Datenbank hinterlegt und gezielt für die Vermarktung eingesetzt werden.

Tipp: In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Online Anmeldeformulare gezielt erstellen.

Die bei der Registrierung abgefragten Interessen können bei der Teilnehmerkommunikation gezielt eingesetzt werden.

Mit dem Versand von personalisierten Einladungen oder Remindern kann der Eventmanager beispielsweise direkt auf bestimmte Aussteller hinweisen, die für Teilnehmer interessant sind. Damit erhöht er die Relevanz des Angebotes für sie und senkt erfolgreich die No-Show-Rate.

Tipp: Weitere Tipps und Tricks, wie man die Teilnehmerzahl mit Hilfe von Personalisierung erfolgreich erhöht finden Sie im Artikel “How To: Personalisierung bei Events“.

Sobald sich ein Gast für ein Event registriert hat, beginnt die nächste Phase der Kommunikation.

In dieser erhalten Teilnehmer aktuelle Informationen zum Programm, Rednern, Workshops, oder Neuheiten.

Tipp: Versorgen Sie Ihre Teilnehmer über alles Wissenswerte über verschiedene Kanäle: Regelmäßige Newsletter, Event-Webseite oder separates Event-Portal zum Login, Event-App, etc.

Mit Hilfe von Social-Media-Kanälen kann sich der Veranstalter vor, während und nach der Veranstaltung mit den Teilnehmern austauschen. Dies unterstützt den Eventmanager gleichzeitig bei der passenden Programmgestaltung.

Tipp: Starten Sie beispielsweise bei einer Fachtagung bereits vorab eine Diskussion auf Facebook oder Twitter. So bringen Sie die Teilnehmer schon frühzeitig zusammen.

Während des Events können die Pausen zwischen dem Programm wiederum aktiv zum Netzwerken genutzt werden. Erstellen und vermarkten Sie einen neuen Hashtag für das Event, unter welchem die Teilnehmer sich untereinander austauschen können. 

Tipp: Auf einer “Social Media – Wall” vor Ort können Sie die beliebtesten Beiträge und Fotos zusammenstellen. Andere Teilnehmer werden so wiederum zum Networking motiviert.

Bei einzelnen kleinen Veranstaltungen ist es meist noch möglich, das Gästemanagement ohne fremde Hilfe zu meistern.

Werden die Veranstaltungen komplexer, größer oder finden regelmäßig statt, wird eine Gästemanagement Software erforderlich.

Die Anforderungen an das Gästemanagement System ergeben sich je nach Veranstaltungsart. Ein professionelles Gästemanagement Tool richtet sich gezielt auf die Anforderungen und Ziele ein – egal ob internationale Messe oder regionales Verlags-Event.

Ein professionelles Gästemanagement erzielt unter der Einhaltung bestimmter Punkte langfristig zufriedene Gäste und eine hohe Teilnehmerzahl:

• Planen Sie Ihr Event so, dass es Ihren Gästen/ Ihrer Zielgruppe gefällt.
• Verschicken Sie Einladungen, die aussagekräftig sind und zur Teilnahme leiten.
• Fragen Sie nicht nur ab, ob Ihre Gäste kommen, sondern auch, was Ihre Interessen beim Event sind.
• Halten Sie stets Kontakt zu Ihren Teilnehmern und versorgen Sie sie mit allen wichtigen und aktuellen Informationen.
• Bieten Sie Ihren Gästen beim Event Möglichkeiten, um untereinander ins Gespräch kommen.

Eine Gästemanagement Software verknüpft die Schritte vom Einladungsmanagement über die Teilnehmerregistrierung bis zur Teilnehmerkommunikation.