Das kann die perfekte Seminar Software - 6 Anforderungen für eine bessere Planung

Klein aber fein – dieses Motto gilt insbesondere für den Veranstaltungstyp Seminar. Zu Recht erwartet Ihr Seminarpublikum individuelle Ansprache. Nein, dazu müssen Sie nicht jedem Seminaristen die Hand schütteln. Sie sollten jedoch jederzeit wissen, welche speziellen Erwartungen der einzelne Teilnehmer an Ihr Seminar stellt. Nur so haben Sie die Chance mit Ihrem Angebot zu überzeugen.

Mit Hilfe von Seminar Software beeindrucken Sie Ihre Teilnehmer durch kompetente und persönliche Ansprache und gewinnen sie für Folgeveranstaltungen. Achten Sie aber auf die richtige Software-Unterstützung. Diese Anforderungen sollte Seminar Software erfüllen.

Die Anzahl Ihrer Seminarteilnehmer ist überschaubar, die Atmosphäre persönlich, der Interaktionsgrad hoch. Sie sollten also wissen, ob Ihr Teilnehmer Wert auf eine besondere Rechnungsstellung legt, ob er Workshop A, B oder C belegt, ob er Zertifikate erwerben möchte und welche. Sie sollten außerdem auch seine bevorzugten Kommunikationswege kennen: Über welche Kanäle erreichen Sie diesen Teilnehmer am besten?

Unmöglich all diese individuellen Teilnehmerdaten im Kopf zu haben. Das aber ist Voraussetzung, um die jeweiligen Bedürfnisse bestmöglich zu befriedigen. Leisten Sie sich Ihr persönliches Backup! Die passende Seminar Software unterstützt Sie per Klick, liefert Ihnen die gewünschten Daten zum Teilnehmer und erledigt die Kundenanforderung umgehend und mit hoher Präzision.

Damit sind die Rahmenbedingungen für zufriedene Seminarteilnehmer erfüllt. Jetzt ist es an Ihnen, mit Hilfe Ihres Backups individuell auf Ihren Gast einzugehen.

Selbstverständlich ist das erste Umsatzziel eines jeden Events ein Full House. Das gilt insbesondere für eine Seminarveranstaltung. Dieser Veranstaltungstyp gerät in den seltensten Fällen zur Großveranstaltung. Umso relevanter ist es, das Ticketkontingent möglichst komplett gebucht zu bekommen.

Ein Seminar beansprucht hochpreisige Teilnahmegebühren für ein hochwertiges Angebot. Deshalb kann schon eine prozentual geringe Nichtauslastung zu deutlichen Umsatzeinbußen führen. Schließlich fallen Investitionskosten auch bei geringerer Teilnehmerzahl in gleichem Maße an: Trainer und Aktionsprogramm, Personal, Entwicklung von Webinaren und die Vermarktung der Folgeveranstaltungen etc. wollen bezahlt werden.

Umso wichtiger ist die exakte Datenerhebung zur Zielgruppe. Sie wollen und können es sich nicht leisten, Seminarteilnehmer missmutig zu stimmen aufgrund von

• Rechnungsstellungsfehlern oder Nichtberücksichtigung von Kundenwünschen,

• Usability-Schwächen des Online-Buchungsprozesses,

• unbefriedigendem Webinar-Handling sowohl für Teilnehmer als auch für Sie,

• ungenau ausgewiesenen Zertifikaten oder

• vertauschten Workshop-Anmeldungen

Eine passende Seminar Software unterstützt Sie nicht nur effizient bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer erfolgreichen Seminar-Veranstaltung. Die hochwertige Seminar Software leistet auch bereits einen nicht unerheblichen Investitionsschub für Ihre Folgeseminare: Die effiziente Datenerhebung und -verarbeitung von Teilnehmerdaten durch die Software stellt Ihnen einen wertvollen Schatz bereit.

Mit effizienten Analysemöglichkeiten, nutzen Sie ab sofort und ohne teuren Einkauf passgenaues Adresspotential, erweiterte Kontakt- und spezifische Branchendaten. Ihre Seminar Software sollte differenzierte Filteroptionen zulassen, damit Sie verschiedenste Auswertungen abrufen können.

Als Eventmanager wissen Sie, wie kostenintensiv und mühsam die Recherche von Zielgruppen und zuverlässigen Adressanbietern sein kann. Eine qualifizierte Seminar Software hat sich nicht nur schnell amortisiert. Sie können mit ihrer Unterstützung auch auf externe Anbieter verzichten und arbeiten mit bereits vorqualifizierten Datensätzen.

Die Anforderungen an den Veranstaltungstyp Seminar sind spezifisch. Die Software muss mindestens diese spezifischen Ansprüche erfüllen. Stellen Sie bei der Kaufentscheidung für eine Seminar Software sicher, dass folgende Aufgaben zuverlässig gelöst werden können:

1. Eine rein verwaltungstechnische Fähigkeit Ihrer Seminar Software sollte die Verarbeitung verschiedenster Zahlungsoptionen wie Kauf per Rechnung oder verschiedener Online-Bezahlsysteme sein. Außerdem muss sie die nachträgliche, sprich zeitversetzte Abrechnung von Ticketkäufen inklusive der Verwaltung offener Posten beherrschen.

2. Für den häufigen Fall, dass Ihr Weiterbildungsangebot in Seminarform nicht privat finanziert wird, sollte Ihre Seminar Software die arbeitgeberkonforme Rechnungsstellung mit Berücksichtigung von SAP-Nummer, Angabe von Kostenstelle etc. verarbeiten können.

3. Zur optimalen Auslastung Ihres Seminarangebots muss Ihre Seminar Software zwingend das Feature Nachrückerlisten verwalten beinhalten. Das gilt nicht nur für Seminarabsagen, sondern auch für verschiedenste Änderungswünsche wie zum Beispiel bei der Workshop-Anmeldung oder Teilanmeldung zu einzelnen Seminarbereichen.

4. Ihre Seminar Software muss das Zusammenspiel mit manuellen Buchungsfreigaben ermöglichen.

5. Die primäre Fähigkeit Ihrer Seminar Software bezieht sich auf Ihre Zielgruppe: Denn die Software gestaltet Ihr Adresspotential – Ihren wertvollsten Schatz. Sie soll Zielgruppenpotential für Folgeveranstaltungen erheben, verwalten und auswerten. Dazu verarbeitet sie Teilnehmerdaten, sowohl hinsichtlich ordnungsgemäßer Datenspeicherung, Datenvorhaltung, -qualifizierung und wertet sie nach unterschiedlichsten Fragestellungen und Vorgaben aus. Mit diesen qualifizierten Teilnehmerdaten steuern Sie

• primäre und sekundäre Zielgruppensegmente,

• testen Marketingaktionen und

• Webinare zur Kundenbindung,

• bestimmen Zielgruppenvolumina,

• versenden entsprechende Einladungen und

• analysieren den Erfolg Ihrer Aktionen.

6. Selbstverständlich sollte Ihre Seminar Software Zertifikatanforderung und –ausstellung verwalten können. Das heißt, Ihren Seminarteilnehmern sollte der komfortable Download-Abruf Teilnehmer- und Workshop bezogener Zertifikate möglich sein.

Wollen Sie sich in der Branchennische Seminaranbieter erfolgreich etablieren, können Sie auf die Unterstützung durch professionelle Seminar Software nur schwer verzichten. Müssen Sie auch nicht! Eine hochwertige Seminar Software, die Ihnen neben der schnellen und sicheren Buchungs- und Zahlungsverwaltung auch qualifizierte und differenzierte Teilnehmerdaten nach Ihren Vorgaben liefert, hat sich schnell amortisiert.

Die Investition in die richtige Seminar Software bedeutet einen enormen Gewinn an Überblick, mit dem Sie nicht nur die Veranstaltung selbst komfortabel managen, sondern auch Folgeveranstaltungen zielsicher strategisch planen und entwickeln können und sogar schon Ihr eigenes qualifiziertes Adresspotential zur Vermarktung bereitstellen. 3 Erfolgsfaktoren mit denen Sie sich und Ihre Teilnehmer überzeugen.