{"id":8112,"date":"2016-10-18T15:09:19","date_gmt":"2016-10-18T15:09:19","guid":{"rendered":"https:\/\/website.doo.net\/?p=8112"},"modified":"2017-02-02T13:02:29","modified_gmt":"2017-02-02T13:02:29","slug":"planung-event-kommunikation","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.doo.net\/de\/knowhow\/2016\/10\/18\/planung-event-kommunikation\/","title":{"rendered":"3 Schritte zur erfolgreichen Planung von Event-Kommunikation"},"content":{"rendered":"

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\"Event-Kommunikation\"

Content ist die Basis Ihrer Event-Kommunikation<\/p><\/div>\n

Content ist King! Ein Satz, der wie ein Damoklesschwert \u00fcber dem Online Marketing schwebt, und gleichzeitig f\u00fcr viele Eventmanager noch ein Mysterium ist.<\/p>\n

Inhalte sind ohne Frage essentiell f\u00fcr jede Veranstaltung, jedoch n\u00fctzt jeder noch so gute Content nichts, wenn er im Wust an Arbeit eines Eventmanagers versinkt. Eine ausgekl\u00fcgelte Kommunikationsstrategie hilft Ihnen dabei ihre Inhalte zu strukturieren und Ihre Zielgruppe kontinuierlich mit relevanten Content zu versorgen.<\/p>\n

Machen Sie Ihr Event f\u00fcr potentielle Kunden sichtbar! Je intensiver relevante Event-Kommunikation vor, w\u00e4hrend und nach der Veranstaltung stattfindet, desto mehr Touchpoints werden geschaffen.<\/p>\n

Nicht nur Ihre G\u00e4ste profitieren von einer besseren Event-Kommunikation<\/strong><\/span><\/h2>\n

Jeder Event Planner wird am Ende von einer vern\u00fcnftigen Kommunikationsstrategie profitieren. Potentielle Teilnehmer erhalten mehr Informationen \u00fcber die Veranstaltung und k\u00f6nnen so schneller und effektiver herausfinden, warum sie teilnehmen sollen. <\/span><\/p>\n

Die Verbreitung von hochwertigen Content unterst\u00fctzt also nicht nur Ihre G\u00e4ste, sondern wird auch Ihre Besucherzahlen in die H\u00f6he schnellen lassen.<\/span><\/p>\n

Z\u00fcgeln Sie sich!<\/strong><\/span><\/h4>\n

Aber Achtung: \u00dcbertreiben Sie es nicht. <\/span><\/p>\n

Der h\u00e4ufigste Fehler in der Event-Kommunikation ist das \u00fcbereifrige Ver\u00f6ffentlichen von s\u00e4mtlichen Inhalten auf einen Schlag. Wiederum andere Eventmanager stellen viel zu wenig Informationen zum Programm oder zu den Rednern zur Verf\u00fcgung. Und genau deshalb ist eine gute Planung essentiell! <\/span><\/p>\n

Wir erkl\u00e4ren Ihnen in 3 einfachen Schritten, wie sie Ihre Zielgruppe identifizieren, die richtigen Inhalte definieren und sie redaktionell umsetzen. <\/span><\/p>\n

Schritt 1: Suchen Sie nach relevanten Themen Ihrer Zielgruppe<\/strong><\/span><\/h2>\n

Jedes Event folgt einem bestimmten Ziel und einer vordefinierten Unternehmensstrategie. Ein Event kann aber nur dann zum Erfolg werden, wenn Sie Ihre Zielgruppe kennen und direkt deren Interessen ansprechen. <\/span><\/p>\n

Wer ist Ihre Zielgruppe?<\/strong><\/span><\/h4>\n

Der einfachste Weg, um Ihre Zielgruppe zu identifizieren, ist es in Ihren Datenbanken die bestehenden Kunden zu analysieren. Wenn Sie also zum Beispiel Meetings zu einem gewissen Produkt mit Leben f\u00fcllen wollen, dann halten Sie Ausschau nach bestehenden K\u00e4ufern dieses Produktes. Oder aber Sie suchen nach Teilnehmern, die bereits eine \u00e4hnliche Veranstaltung besucht haben.<\/span><\/p>\n

Danach wird es Zeit, diese Gruppe an potentiellen Klienten auf ihr Verhalten und gemeinsame Informationsmuster zu untersuchen: Kaufhistorie, Umsatz, Unternehmensgr\u00f6\u00dfe, Branche, Anzahl der Angestellten, Demographie usw. Gruppieren Sie sie nach \u00fcbereinstimmenden Charakteristika in sogenannte Cluster. Das repr\u00e4sentativste Cluster mit der h\u00f6chsten \u00dcbereinstimmungsquote stellt letztendlich dann Ihre Zielgruppe dar, nach der Sie Ihre Event-Kommunikation ausrichten.<\/span><\/p>\n

Was sind die Interessen Ihrer Zielgruppe?<\/strong><\/span><\/h4>\n

Wie stellt man aber nun sicher, dass das Event auch wirklich auf die Zielgruppe zugeschnitten ist? In einer Zeit, in der bei Events mehr die Weiterbildung als der Verkauf im Vordergrund steht, werden hohe Teilnehmerzahlen nur noch erreicht, wenn ein Mehrwert kommuniziert wird. <\/span><\/p>\n

Finden Sie also heraus, was Ihr Zielmarkt wirklich braucht. Was sind die Bed\u00fcrfnisse und W\u00fcnsche? Um in die K\u00f6pfe Ihrer G\u00e4ste zu schl\u00fcpfen, bedarf es jedoch vorher einer umfangreichen Recherche. Ein guter Ausgangspunkt sind die Sozialen Medien. Dort tauchen Trends, Probleme und aktuelle Themen immer als erstes auf. Umfragen unter der Zielgruppe k\u00f6nnen des Weiteren die recherchierten Brennpunkte festigen. <\/span><\/p>\n

Schritt 2: Schaffen Sie Inhalte um Teilnehmer anzulocken<\/strong><\/span><\/h2>\n

Content Marketing beschreibt die Vorgehensweise die richtigen Informationen, zur richtigen Zeit an den potentiellen Kunden zu vermitteln. Die richtigen Inhalte geben Einsichten zu relevanten Fragestellungen und konkrete Probleml\u00f6sungen. Auf Marketing Events ist deshalb der Content der machtvollste Kanal zur Kundengewinnung. <\/span><\/p>\n

Unterscheiden Sie zwischen Haupt- und Nebenthemen<\/strong><\/span><\/h4>\n

Jedoch wird Content Marketing f\u00fcr Events oft zu einseitig betrachtet. Meistens soll eine starke Liste an Referenten und Speakern ausreichen, um Teilnehmer anzulocken. Das stimmt zwar im besten Falle, jedoch tritt dieses Szenario nur selten ein. <\/span><\/p>\n

Stellt man sich ein Seminar oder eine Konferenz als das ultimative Marketinginstrument vor, wird man merken, dass es weitaus mehr M\u00f6glichkeiten gibt, wertvolle Inhalte zu transportieren. Manche sind f\u00fcr alle Besucher relevant und manche nur eingefleischte Fans. Decken Sie beide Parteien ab und sorgen Sie f\u00fcr eine hohe Zufriedenheit.<\/span><\/p>\n

Unterscheiden Sie nach der Quelle Ihrer Inhalte<\/strong><\/span><\/h4>\n

Wenn Sie auf die Suche nach neuen Inhalten gehen, dann ist es wichtig immer zwei Aspekte im Hinterkopf zu behalten: Ist das Thema relevant und ist es auch wirklich n\u00fctzlich? Die Themen Ihrer Veranstaltung m\u00fcssen schlussendlich Ihren Kunden gefallen und nicht Ihnen. Quellen f\u00fcr Ihre Informationen k\u00f6nnen dabei aus allen m\u00f6glichen Richtungen stammen. <\/span><\/p>\n

Die Basis sollte Ihr eigener Content \u00fcber Ihr Produkt sein. Gastbeitr\u00e4ge oder externe Referenten sorgen f\u00fcr frische, neue Ideen. Interviews und Behind-the-Scene-Informationen, zum Beispiel via Social Media oder auf der Homepage, geben Ihrer Veranstaltung eine pers\u00f6nliche Note. <\/span><\/p>\n

Zu guter Letzt sollten aber auch rein informative Inhalte, wie Anfahrt, Ablauf, Portraits und Rahmenprogramm nicht fehlen, um die G\u00e4ste nicht im Dunkeln tappen zu lassen.<\/span><\/p>\n

Unterscheiden Sie nach dem Format Ihrer Inhalte<\/strong><\/span><\/h4>\n

Wenn Sie dann alle Inhalte \u00a0zusammengetragen haben, gilt es nur noch das passende Format zur Event-Kommunikation f\u00fcr die einzelnen Themen herauszufinden. Popul\u00e4res Mittel sind Artikel auf der Event Homepage oder dem Event Blog. <\/span><\/p>\n

Unterst\u00fctzt werden diese meistens durch Bilder oder Galerien. Fotos sind ein wundervolles Mittel, um Content mehrfach \u00fcber diverse Kan\u00e4le zu streuen. Bauen Sie sich also ein gutes Fotoarchiv auf und scheuen Sie sich nicht davor dieses einzusetzen. <\/span><\/p>\n

Selbes gilt auch f\u00fcr Videos. Posten Sie Interviews auf YouTube, Zitate daraus auf der Homepage, nutzen Sie Screenshots als Fotos und teilen Sie die Clips \u00fcber Social Media. Visuelle Medien lassen sich optimal multiplizieren. <\/span>Wichtig ist nur: Achten Sie auf hohe Qualit\u00e4t. Nichts ist schlimmer als ein verpixeltes Bild, eine wackelige Kamera oder schlechter Ton. <\/span><\/p>\n

Manche Inhalte eignen sich \u00fcbrigens auch sehr gut als Download oder f\u00fcr interaktive Elemente. Seien Sie kreativ! <\/span><\/p>\n

K\u00fcmmern Sie sich und Ihre Teilnehmer<\/strong><\/span><\/h4>\n

Jeder Veranstaltungsteilnehmer ist nur menschlich. <\/span>Maslows Bed\u00fcrfnishierarchie<\/span><\/a> gilt also auch hier! Lassen Sie Ihre G\u00e4ste mit Ihrer Marke interagieren, indem Sie sich um diese Bed\u00fcrfnisse k\u00fcmmern. Orientierung ist lebensnotwendig f\u00fcr Ihre G\u00e4ste. Leiten Sie sie vor, w\u00e4hrend sowie nach dem Event und lassen Sie keine W\u00fcnsche offen. Nur dann werden sich die Teilnehmer \u00f6ffnen und anfangen sich zu vernetzen. <\/span><\/p>\n

Und ab diesem Punkt k\u00f6nnen sie beginnen das Event zu genie\u00dfen. Machen Sie es Ihren Kunden also so einfach wie m\u00f6glich und greifen Sie ihnen z. B. mit einem regelm\u00e4\u00dfigen Newsletter, pers\u00f6nlichem Kontakt und einer gut gepflegten Homepage unter die Hand. <\/span><\/p>\n

Pr\u00e4sentieren Sie Ihre Inhalte auf der Homepage<\/strong><\/span><\/h4>\n

F\u00fcr all Ihre Inhalte gibt es vor dem Event keine bessere Plattform als Ihre Webseite. Egal ob Video, Gallery, Blog oder Ablaufplan, alles l\u00e4uft dort zusammen. W\u00e4hlen Sie also Ihr Content Management System weise, ihren W\u00fcnschen und Kenntnisgrad entsprechend. WordPress reicht da meistens schon aus. Achten Sie darauf, dass Ihre Webseite auf Ihr Event und Ihre Marke abgestimmt ist. <\/span><\/p>\n

Eine gute Website ist der erste Schritt in Richtung Pre-Event-Marketing und sollte Lust auf die kommende Veranstaltung machen. Umso wichtiger ist es, dass Sie einen guten Masterplan f\u00fcr die Inhalte haben. Planen Sie schon im Voraus, was, wann \u00fcber welchen Kanal gepostet werden soll!<\/span><\/p>\n

\"Kommunikationsstrategie

Auf der Suche nach der richtigen Kommunikationsstrategie<\/p><\/div>\n

Schritt 3: Redaktionelle Planung<\/strong><\/span><\/h2>\n

Nun, da die Rahmenbedingungen gekl\u00e4rt sind, gilt es die optimalste Form der redaktionellen Organisation herauszufinden. Welche Ressourcen sind intern notwendig? Wie viel Arbeitszeit muss investiert werden? Und was passiert, wenn zeitweise Personalmangel herrscht? <\/span><\/p>\n

Um diese Fragen zu beantworten, sind zwei Tools essentiell: Ein umfangreicher Themenplan und ein gut gepflegter Redaktionsplan. <\/span><\/p>\n

Der Themenplan als langfristiges Planungsinstrument<\/strong> <\/span><\/h4>\n

Unabh\u00e4ngig davon wie am Ende der Redaktionsprozess inkl. Team aussieht, ben\u00f6tigt man auf jeden Fall eine kategorische Sammlung m\u00f6glicher Themen, um stets gen\u00fcgend Content vorr\u00e4tig zu haben.<\/span><\/p>\n

Das Bestreben ist es, Beitr\u00e4ge aus der Branche oder wiederkehrende Elemente auch langfristig im Voraus planen zu k\u00f6nnen. Der Themenplan hat deshalb auch keinen Anspruch auf Tagesaktualit\u00e4t oder Vollst\u00e4ndigkeit und kann laufend angeglichen werden. Er enth\u00e4lt, nach Kalenderwochen und Monaten sortiert, bereits bekannte Meilensteine, Motive sowie erste Ideen f\u00fcr Beitr\u00e4ge und Themenwochen. <\/span><\/p>\n

Es gilt also zu kl\u00e4ren, welche Materialien im Unternehmen bereits vorhanden sind, welche Themen oder Inhalte sich besonders gut promoten lassen und welche potentiellen Informationsquellen zur Verf\u00fcgung stehen. <\/span><\/p>\n

Der Redaktionsplan zur Gew\u00e4hrleistung der Kontinuit\u00e4t<\/strong> <\/span><\/h4>\n

Auf Basis des Themenplans kann jetzt ein Redaktionsplan entwickelt werden, der sich von nun an fortlaufend pflegen l\u00e4sst. Auch wenn viele Unternehmen auf einen Redaktionsplan verzichten, kann es f\u00fcr den K\u00fcmmerer eine starke St\u00fctze beim Bewahren des \u00dcberblicks und bei der langfristigen Umsetzung sein. <\/span><\/p>\n

Die Inhalte eines solchen Plans sind meistens einfach in einer Excel Tabelle angelegt, aber sie bilden einen Raum f\u00fcr spontane Ideen, aktuelle Themen aus dem Markt, Behind-the-Scenes- oder Gastbeitr\u00e4gen. Dementsprechend ist er sehr kurzfristig ausgelegt und plant die Beitr\u00e4ge mit ca. einen Monat Vorlauf. Er enth\u00e4lt die genauen Termine f\u00fcr anstehende Inhalte, Anfragen, Deadlines und die geplanten Ver\u00f6ffentlichungen. <\/span><\/p>\n

Neben der genauen zeitlichen Planung, sollte ein guter Redaktionsplan auch Punkte wie Ziele, Detailplanung, Texte und Bildmaterial, Vernetzung mit Social Media sowie regelm\u00e4\u00dfiges Monitoring der Beitr\u00e4ge abhaken. Nur so kann eine qualitativ hochwertige Event-Kommunikation zum Erfolg f\u00fchren. <\/span><\/p>\n

Fazit<\/strong><\/span><\/h2>\n

Keine Panik, Content-Marketing funktioniert nat\u00fcrlich auch im Kleinen. So wertvoll erstklassige Speaker, virale Themen oder emotionale Videos auch sind, so muss nicht jede Konferenz gleich zur n\u00e4chsten Apple Keynote werden. Jeder Inhalt wird Ihre G\u00e4ste \u00fcberzeugen, wenn Sie die Event-Kommunikation gut recherchieren, sorgf\u00e4ltig planen und auf die Zielgruppe abstimmen und dabei helfen Ihnen die drei oben genannten Schritte. Unsere Eventprofis sind sich in diesem Punkt mit Benjamin Franklin einig: <\/span><\/p>\n

\u201eSchreibe entweder etwas Lesenswertes oder tue etwas, wor\u00fcber es sich lohnt zu schreiben.\u201c<\/span><\/i><\/span><\/p><\/blockquote>\n

Am Ende sind es n\u00e4mlich immer noch Ihre G\u00e4ste, die ein Event zum Erfolg machen. Vergessen Sie das nie! <\/span>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row]<\/p>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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