How to ... Mit perfektem Einlassmanagement auf dem Event punkten

Der große Tag, die Veranstaltung steigt – und schon am Anfang steht und fällt vieles mit dem Einlassmanagement auf dem Event. Hilfsbereites Personal, ein flotter Ablauf und eine freundliche Begrüßung ebnen bereits den Weg für eine erfolgreiche Konferenz, Messe oder Bildungstagung.

Je mehr Teilnehmer erwartet werden und je komplexer der Registrierungsprozess, als desto nützlicher erweisen sich technische Helfer. Diese geben Ihrem Einlassmanagement einen Schub. Von Self-Service-Stationen über RFID-basiertem Zutrittsmanagement bis hin zu Einlass-Apps stehen Ihnen massig Tools zur Verfügung.

In unserer Reihe zum perfekten Einlassmanagement geben wir Ihnen Expertentipps, wie Sie am Eingang für einen flüssigen und fehlerfreien Ablauf sorgen – und zwar durch optimal abgestimmte Prozesse vor, auf und nach dem Event. In diesem Beitrag steht das Einlassmanagement auf dem Event im Blickpunkt.

Aus Erfahrung wissen Sie: Als Veranstalter müssen Sie beim Einlass stets einen Spagat wagen. Ihre Teilnehmer wollen nicht lange warten, Sie dagegen sehen einen bestimmten Registrierungsprozess vor, der auch mal etwas dauern kann. Und das Thema Sicherheit dürfen Sie auch nicht aus den Augen verlieren.

Letzteres wird in Zeiten erhöhter Terrorgefahr gerade bei Großereignissen zur Notwendigkeit, sorgt aber wegen der zeitintensiveren Zutrittskontrollen bei den Gästen zunehmend für Frust.

Mithilfe von Abläufen und Technologieeinsatz wie auf Flughäfen bemühen sich Veranstalter, den Einlassprozess effizient zu gestalten. So gibt es vereinzelt bereits sogenannte „Fast Entry Lanes”, die die Gemüter beruhigen sollen. Scanner stellen sicher, dass kein Teilnehmer Waffen mit aufs Veranstaltungsgelände bringt.

Trotzdem gibt es viele gute Gründe sowie einige Mittel und Wege, das Einlassmanagement dabei noch kundenfreundlicher zu gestalten.

Den Schlüssel zu einem möglichst perfekten Einlassmanagement auf dem Event bilden erfahrungsgemäß drei zentrale Pfeiler:

Den Grundstein für den Erfolg Ihres Einlasses legen Sie bereits vor dem eigentlichen Event. Ziehen Sie bei der Planung folgende Faktoren ins Kalkül: Wie viele Gäste werden erwartet, gibt es bestimmte Stoßzeiten, wie viele verschiedene Zugänge müssen bedient werden und wie hoch ist an jedem von ihnen das erwartete Gästeaufkommen, wie viel Personal wird benötigt etc.

Je kürzer Sie brauchen, um einen Gast zu kontrollieren bzw. zu registrieren, desto schneller können Sie sich dem nächsten Gast widmen. Die Folge: Die Schlange wird schneller kürzer, die Wartezeiten verringern sich. Setzen Sie Ihr Personal also situationsabhängig ein – den Großteil immer dort, wo der Bedarf gerade am größten ist. Vorteil für Sie: Sie können Ihr Personal dann auch schneller mit anderen Aufgaben betrauen.

Das klingt erst einmal komisch – denn was soll an einer Eintrittskarte schon technisch sein. Doch tatsächlich wachsen die Möglichkeiten beinahe täglich. Nutzen Sie die neuesten Technologien wie zum Beispiel E-Tickets, RFID oder Wristbands. Der Effekt: Sie begeistern Ihre Gäste damit, wie einfach und schnell der Einlass vonstatten geht.

Der Mittel und Wege, das Einlassmanagement auf dem Event effizient zu gestalten, gibt es reichlich. Ausgedruckte Namenslisten gehören heutzutage eher nicht mehr dazu, stattdessen gibt es Soft- und Hardwarelösungen. Der Erfolg am Einlass steigt und fällt aber vor allem auch mit der Güte der Organisation.

Je mehr Teilnehmer Sie erwarten, desto mehr Check-in-Gates brauchen Sie. Soweit ist es klar. Doch was heißt das konkret für die benötigte Anzahl?

Unsere Eventprofis empfehlen im Allgemeinen einen Check-in auf 100 Teilnehmer. Das ist aber natürlich nur ein Mittelwert. Nutzen Sie Technologien wie Barcode-Scanner oder RFID-Chips, geht der Einlass viel schneller vonstatten und Sie kommen mit weniger Gates aus. Ist dagegen noch eine Registrierung bestimmter Gästeinformationen nötig oder wollen Sie Tagungsmaterial ausgeben, bedarf es mehrerer Einlässe.

Außerdem hilft es, Gäste bereits vorab (z. B. via Social Media) mit Informationen zu versorgen und über den Einlassprozess aufzuklären. Aber auch während des Einlasses schätzen es Ihre Besucher, wenn sie immer über die restliche Wartezeit informiert sind.

Ideal wäre es, wenn Ihre Gäste einfach nur das Eventgelände betreten und automatisch registriert würden. Soft- und hardwareseitig wartet der Markt bereits mit praktischen Lösungen auf:

• Event Management Software ist extrem hilfreich, wenn es darum geht, den Arbeitsaufwand im Ticketing und der Teilnehmerregistrierung zu minimieren. Die meisten Tools erlauben es, vor Ort die Gäste direkt zu erfassen. So bietet doo zum Beispiel eine E-Ticket-Funktion, durch die die Tickets Ihrer Teilnehmer inklusive QR-Code per Scan-App digital ausgelesen werden können. Automatisch werden alle Informationen dann an Ihr Online-Profil weitergeleitet. In Echtzeit können Sie somit verfolgen, wie viele Teilnehmer bereits anwesend sind.

• Gänzlich automatisieren lässt sich die Zutrittskontrolle mithilfe von RFID-Chips, die Sie zum Beispiel in Wristbänder oder ins Namensschild der Teilnehmer integrieren. Auf dem Chip sind sämtliche Ticketinformationen gespeichert. Beim Betreten der Event-Location werden diese Daten automatisch und drahtlos ausgelesen. Dazu dienen mobile Lesegeräte, welche einfach am Eingang stationiert werden. Der Zeitvorteil ist immens: Mithilfe der RFID-Technologie kann die Einlasskontrolle 2,5-mal schneller als ein Barcode-Scan erfolgen. Beim Hurricane-Festival wurde das bereits erfolgreich angewendet.

Selbst wenn Sie Technik einsetzen, spielt der Faktor Mensch am Einlass eine wichtige Rolle. Schließlich kann es zu Problemen kommen, Gäste können Fragen haben oder Sie wollen sich einfach präsent zeigen.

Sehen Sie für alle möglichen Schwierigkeiten, die am Einlass auftreten können, aber im engeren Sinne nichts mit dem reinen Einlassprozess zu tun haben, einen extra Ansprechpartner an einem Schalter vor. Sagt ein Gast, er sei angemeldet, aber am Einlass tritt ein Problem auf, sollte das in Ruhe abseits geklärt werden. Auf keinen Fall darf das zu einem Stau am Eingang führen.

Sollten Sie vor Ort Konferenzmaterial ausgeben wollen, sollte dies auch an einer zweiten Station geschehen – und nicht direkt am Einlass. Das ist psychologisch wichtig: Gäste, die erst einmal die erste Hürde passiert haben, sind weniger genervt, wenn es dann an einer zweiten Station mal eine Minute länger dauert.

Wenn’s mal wieder länger dauert – werden Ihre Teilnehmer bereits unleidlich, bevor sie Ihr Event überhaupt betreten haben. Das gilt es, unter allen Umständen zu verhindern.

Ein perfekt durchinszeniertes Einlassmanagement auf dem Event ist deshalb das A und O. Das Personal muss geschult und kompetent sein und an den richtigen Stellen eingesetzt werden. Technologien helfen zudem, Wartezeiten deutlich zu verkürzen und die Effizienz der Arbeit am Eingang zu erhöhen. Wenn Sie gut vorbereitet sind, ausreichend Einlass-Gates installiert und Ihren Check-in-Prozess optimiert haben, dann werden Ihre Gäste glücklich und zufrieden in das Event starten.

Bald schon twittern sie dann darüber, wie schnell die Warteschlange vorangeht – und nicht mehr darüber, wie lange sie warten mussten.