How to … Das Einlassmanagement nach dem Event weiterführen

Die Gäste sind drin, der Einlass gelaufen. Also Zeit zum Verschnaufen? Mitnichten! Jetzt geht es darum, sofort mit dem Einlassmanagement nach dem Event zu beginnen.

Denn: Auch wenn alles gut gegangen ist und alle Teilnehmer zügig zu Ihrer Konferenz, Messe oder zu Ihrem Konzert gekommen sind, können Sie doch noch jede Menge fürs nächste Mal lernen. Optimierungsbedarf besteht schließlich immer. Auswertung ist deshalb alles.

Mit unserer Blogreihe zum Einlassmanagement möchten wir Ihnen helfen, die ersten Schritte zu Ihrem Event möglichst reibungslos zu gestalten. Dazu bedarf es großer Bemühungen – und zwar vor, auf und nach dem Event. Im vorliegenden Beitrag geht es um die Nachbereitung. Denn wer wüsste das besser als Sie: Nach dem Event ist vor dem Event.

Am besten können dabei in der Regel Ihre Teilnehmer beurteilen, wie der Einlass gelaufen ist und an welchen Stellen es gehakt hat. Fragen Sie sie also am besten einfach.

Mit Umfragen können Sie mehr aus Ihrem Event rausholen – wenn Sie es richtig anstellen. Noch während der Veranstaltung kann es sinnvoll sein, mithilfe von Fragebögen oder auch einer persönlichen Befragung die wichtigsten Fakten herauszufinden:

• Wie lange haben Ihre Teilnehmer am Einlass warten müssen?

• Wie haben die Teilnehmer diese Wartezeit empfunden?

• Fanden sie, dass das Personal am Einlass geschult und zuvorkommend war?

• War die Technik, die am Einlass zum Einsatz kam, intuitiv bedienbar?

• Welches Verbesserungspotenzial ist vorhanden?

Einer der Nachteile derartiger Befragungen: Sie sind aufwändig. Fragebögen müssen gedruckt und verteilt respektive Interviewer beschäftigt werden.

Wollen Sie diesen Aufwand meiden, helfen Ihnen eventuell auch die sozialen Medien weiter. Zum Beispiel dann, wenn Ihre Teilnehmer auf Twitter unter dem Hashtag Ihrer Veranstaltung etwas zu Ihrem Event posten – und dabei Ihren Einlass loben oder kritisieren.

Zurückgreifen können Sie in vielen Städten auch auf die Jodel-App, die die gesamte Kommunikation im Umkreis Ihres Events einfängt. Starten Sie darüber zum Beispiel eine Diskussion mit Ihren Teilnehmern – und sammeln Sie so jene Informationen ein, die Sie für Ihr Einlassmanagement nach dem Event benötigen.

Darüber hinaus bieten moderne Event-Management-Softwares wie jene von doo die Möglichkeit, Feedback von den Gästen einer Veranstaltung zu erhalten. Über direkte Befragungstools ist das ganz einfach. Sie enthalten in der Regel die Voraussetzungen für eine Kommunikation mit den Teilnehmern sowie auch der Teilnehmer untereinander oder erlauben es, Social Media zu integrieren.

Zufriedene Gäste werden also ihre Erfahrungen mit anderen teilen, unzufriedene ihre Kritik direkt an Sie schicken. Beides – Lob wie auch Kritik – bekommen Sie direkt in Ihr Profil geliefert.

Vielleicht wollen Sie aber auch etwas tiefer schürfen – und sich auf die Suche nach objektiven, statistischen Informationen begeben. Wie Sie aus Schlagworten wie „Big Data“ und „Datamining“ wissen, sind Daten heutzutage ein wichtiger Erkenntnispool.

Die Herausforderung besteht darin, an gute Daten zu gelangen. Was vielen Veranstaltern nicht bewusst ist: Mit den richtigen technischen Mitteln lassen sich am Einlass und auch bereits vor sowie während der Veranstaltung sehr viele nützliche Informationen sammeln und auch sofort auswerten.

Zum Beispiel folgende:

Auf Ihrem Kongress haben sich 100 Teilnehmer angemeldet – das ist schön. Aber wie viele davon sind tatsächlich gekommen? Am Einlass wird die Besucherzahl registriert. Früher geschah das über Papierlisten, heute können Sie mithilfe von Barcode-Scannern oder dank RFID-Chips Ihre Gäste vollautomatisch registrieren. So wissen Sie auch, wer genau tatsächlich da war.

Nicht nur die anwesenden, sondern auch die anwesenden Teilnehmer interessieren Sie. Spezielle Teilnehmermanagement-Tools erlauben es Ihnen, die Anmeldungen für Ihr Event mit den Teilnehmenden abzugleichen. Was Ihnen das bringt? Sie können die betreffenden Personen kontaktieren und nach den Gründen für ihr Fernbleiben fragen. Eventuell erfahren Sie so etwas, was Ihnen bei der Planung Ihres nächsten Events hilft.

Allein am Eingang zu registrieren, dass Ihre Gäste angekommen sind, ist etwas wenig für eine qualitative Erfolgsmessung Ihres Events. Empfehlenswert ist neben dem Einlassmanagement auch eine Erfassung der Leute, die Ihr Gelände verlassen. So erfahren Sie etwas über die Verweildauer – und bekommen einen Hinweis darauf, ob Ihr Event bei den Besuchern ankam oder nicht. Um es simpel zu halten: Bleiben Ihre Gäste im Schnitt nur zwei Stunden auf einer ganztägigen Tagung, ist wohl irgendetwas falsch gelaufen.

Mithilfe von RFID-Chips lassen sich technologisch einfach Wartezeiten messen – ob am Haupteingang oder auch auf dem Event, zum Beispiel bei Workshops auf einer Messe. Am besten erläutern wir das am Beispiel einer Konferenz: Quasi im Vorübergehen wird jeder Teilnehmer am Einlass über den Chip, der sich etwa in seinem Namensschild befinden kann, registriert. Danach schließt sich erst die eigentliche Anmeldung an inklusive Ausgabe der Konferenzunterlagen. Die Zeit dazwischen wird registriert – und kann dann zu Auswertungszwecken dienen, um zu prüfen, ob die Gäste nicht etwas zu lang haben warten müssen.

Über Stationen am Eingang zu jedem Workshop lässt sich messen, wer den Raum wann betritt und wieder verlässt. Aus den Daten lassen sich Rückschlüsse über den Erfolg der verschiedenen Workshops ziehen: Herrscht eine hohe Fluktuation, kommen Thema und Referent eventuell nicht so gut an. Nehmen viele Gäste teil und verweilen auch im Raum, ist das Interesse offenkundig groß. Eine Wiederholung bietet sich förmlich an.

Die große Kunst besteht am Ende darin, die gesammelten Daten auszuwerten. Am einfachsten ist das, wenn Sie sie grafisch darstellen.

So können Sie bei mehrtägigen Veranstaltungen anhand von Balkendiagrammen gut vergleichen, wann die Besucher das Gelände betreten und wann verlassen haben sowie inwiefern die Verweildauer variiert. Auch erkennen Sie, welche die erfolgreichsten Tage waren – und welchen Eventtag Sie beim nächsten Mal womöglich einsparen können.

Hilfreich sind bei der Auswertung Ihres Einlassmanagements nach dem Event Analyse-Tools. Diese erfassen alle Daten gemeinsam und bereiten sie dann bildlich für Sie auf.

Nach dem Spiel ist vor dem Spiel – das gilt auch für Events. Vom Erfolg einer Veranstaltung können Sie deshalb gut fürs nächste Mal lernen und aus möglichen Schwächen die nötigen Schlüsse ziehen.

Voraussetzung ist, dass Ihr Einlassmanagement nach dem Event noch immer trägt. Das heißt, dass Sie die Geschehnisse an Ihren Zutrittskanälen aktiv hinterfragen und bewerten: sei es durch Umfragen unter den Teilnehmern, sei es durch Daten, die Sie mittels moderner Einlasstechnologien sammeln. Am meisten Erfolg verspricht natürlich eine Kombination von beidem.